Software de assinatura eletrônica para pequenas empresas: planos, usuários e limites

Este comparativo de software de assinatura eletrônica reúne os sete serviços que uma equipe de três a dez pessoas tem mais chance de pré-selecionar: a Chaindoc, o DocuSign, a PandaDoc, o Dropbox Sign, o Adobe Acrobat Sign, o SignNow e a Youtrust (Yousign até julho de 2026). Cada preço vem da página de preços do fornecedor, com a data de verificação e o período de cobrança por extenso. Todos publicam em dólares ou em euros, não há preço em reais em nosso registro e não convertemos nada.

A versão curta? O preço por usuário pesa mais na conta do que qualquer recurso. O SignNow não tem preço por usuário, o plano de equipe da Adobe é o mais barato por licença em dólares com três usuários, e o DocuSign Standard é o plano de entrada mais caro em dólares que registramos.

A Chaindoc publica este guia e aparece em cada tabela com as mesmas regras. Se você só precisa de um contrato assinado hoje, enviar um documento para assinatura leva alguns minutos nos sete.

Duas etiquetas de preço podem parecer iguais e significar coisas diferentes. Quatro detalhes decidem se um comparativo de software de assinatura eletrônica é justo:

• A unidade. O DocuSign conta envelopes; um envelope pode conter vários documentos e signatários e conta uma vez quando é enviado, assinado ou não. O SignNow conta convites de assinatura, a Chaindoc assinaturas, a PandaDoc documentos.
• O período de cobrança. "Cobrado anualmente" é um único pagamento pelo ano. "Compromisso anual com pagamento mensal", que a página americana do DocuSign e a Adobe usam, são parcelas mensais que prendem você por doze meses do mesmo jeito.
• Quem ocupa um assento. Os preços por usuário valem para as pessoas da sua conta que enviam documentos. O cliente que assina o que você manda não é um dos seus assentos.
• O que "sem registro nosso" quer dizer. Não encontramos ou não anotamos esse dado na data indicada; ou seja, não consta em nossos registros. Não é uma afirmação de que o fornecedor não o tenha.

Esse último ponto pesa mais do que parece. Páginas de preços mudam sem aviso: se uma célula abaixo disser "sem registro nosso", abra a página do fornecedor e confira você mesmo.

Planos gratuitos são outra questão, e onde os planos gratuitos acabam está em uma página própria. Este comparativo começa no primeiro plano pago.

Esta parte do comparativo lista o plano que uma equipe de três pessoas compraria primeiro, como a página de preços de cada fornecedor o mostrava na data da última coluna. Os preços estão exatamente como foram publicados: dólares nas páginas dos EUA, euros nas europeias, sem conversão entre eles.

Olhe a quarta coluna. Cinco dos sete cobram por pessoa, o SignNow por conta, e a Chaindoc cobra um plano mais um adicional mensal por cada membro a mais.

O método é multiplicação simples: o preço publicado, vezes o número de usuários, vezes doze meses. Onde o fornecedor oferece cobrança anual, usamos essa, porque é o caminho mais barato. Tomamos os preços como os fornecedores os mostram, sem somar nem subtrair impostos, e deixamos de fora adicionais como as verificações de identidade.

As contas da Chaindoc saem do mesmo jeito. O plano Team custa € 182 por ano cobrado anualmente e cobre um membro; cada membro adicional é um adicional de € 19 por mês. Três pessoas dão € 182 mais 2 × € 228, ou seja, € 638 por ano.

O salto de três para dez usuários é onde o preço por usuário dói. Na página de preços do próprio DocuSign, o Standard nos EUA custa US$ 30 por usuário por mês em compromisso anual com pagamento mensal, então uma equipe vai de US$ 1.080 por ano com três usuários para US$ 3.600 com dez. O plano Business do SignNow fica em € 96 por ano para qualquer número de usuários, mas seus 100 convites de assinatura por ano viram dez por pessoa quando dez pessoas os dividem. Para ver cada plano e adicional do DocuSign em um lugar só, leia cada plano do DocuSign calculado.

Preços por assento escondem, em qualquer comparativo de software de assinatura eletrônica, um segundo custo: o recurso de que você de fato precisa pode estar um ou dois planos acima do que você calculou.

A PandaDoc é o caso mais claro: verificação de identidade e pagamentos começam no Business, que custa US$ 49 por assento por mês cobrado anualmente, e não no Starter. O DocuSign vende a verificação de identidade como adicional pago a partir do Standard: cinco tentativas grátis uma vez e depois a partir de € 2,35 por tentativa na UE ou US$ 2,40 nos EUA. A Chaindoc inclui em cada plano pago uma cota mensal de verificações de identidade: 1 no Personal, 5 no Team, 10 no Business. São opcionais, e você decide a cada solicitação se um signatário passa por uma.

A API é a outra armadilha. Vários fornecedores a vendem em uma lista de preços separada, então o plano do seu carrinho pode nem incluí-la.

Todo serviço deste comparativo é a escolha certa para alguém. Aqui está onde cada um lidera, dito uma vez e sem voltar atrás depois.

O SignNow vence para uma equipe que cresce mas envia pouco. O Business custa € 8 por mês cobrado anualmente para usuários ilimitados, e nada mais na tabela chega perto disso. O limite é o volume, 100 convites de assinatura por ano: serve para dez pessoas que enviam um punhado de contratos cada uma, não para três que enviam todo dia.

O Adobe Acrobat Standard for teams é o plano por licença mais barato em dólares com três usuários, e a mesma licença edita e converte PDF. A Adobe lista o Acrobat Standard e o Pro com transações ilimitadas, sujeitas a limites técnicos e de limitação de uso.

O DocuSign mostra acesso à API nos quatro planos que lista, além de aplicativos móveis e integração com o Microsoft 365. Se um desenvolvedor vai ligar a assinatura aos seus sistemas no ano que vem, isso importa mais do que o preço do assento hoje.

A PandaDoc é feita em torno de papelada de vendas. O resumo do Business cita propostas personalizadas, biblioteca de conteúdo e fluxos de aprovação, e o plano gratuito cobre 60 documentos por ano.

O Dropbox Sign tem um plano gratuito, e seu plano Essentials a US$ 10,05 por mês cobrado anualmente é o menor preço de entrada em dólares que registramos.

A Youtrust vende assinaturas eletrônicas qualificadas como adicional, a partir de € 10 cada nos planos Plus e Pro, e seu plano gratuito dá 2 solicitações de assinatura por mês.

A Chaindoc inclui verificações de identidade nos planos pagos, pode vincular uma fatura ao contrato e dá a cada documento assinado uma prova pública: o hash do arquivo vai para a blockchain quando o documento é publicado, e a prova de cada signatário é registrada quando a assinatura termina. O plano gratuito é permanente, 5 assinaturas por mês, sem cartão.

Para ser franco, nenhuma dessas vantagens é "uma assinatura melhor". Num contrato comum, a assinatura em si funciona do mesmo jeito nos sete. Você paga por volume, assentos e pelas provas que o serviço guarda.

Páginas setoriais adoram prometer conformidade. A pergunta útil é mais estreita: o seu tipo de documento carrega uma regra que o software precisa cumprir? Na maioria dos contratos, não.

Pequenas empresas

Para contratos de prestação de serviços, orçamentos aceitos e acordos de confidencialidade, a lei dá liberdade de forma: a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir (Código Civil, art. 107). A MP 2.200-2/2001 não impede outro meio de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que as partes o admitam ou quem recebe o documento o aceite (art. 10, § 2º). A Lei 14.063/2020 separa três tipos, simples, avançada e qualificada, e a qualificada é a que usa certificado digital da ICP-Brasil, a infraestrutura de chaves públicas do país (art. 4º). Para uma pequena empresa, a escolha se resume a preço, volume e à prova que você guarda. Em Portugal, o Decreto-Lei 12/2021 (art. 3.º) diz que o documento eletrónico satisfaz a forma escrita e que a assinatura eletrónica qualificada equivale à autógrafa.

Contadores

Aqui manda o órgão público, não o software. A Lei 14.063/2020 torna obrigatória a assinatura eletrônica qualificada na emissão de notas fiscais eletrônicas, exceto quando o emitente é pessoa física ou MEI, e admite a avançada no registro de atos nas juntas comerciais (art. 5º, § 2º, III, e § 1º, II, c). O contrato de prestação de serviços contábeis com o cliente, em contraste, é um contrato comum. As verificações de identidade da Chaindoc são KYC e não substituem o certificado que um órgão público exige. Se o seu caso pede certificado ICP-Brasil, pergunte a cada fornecedor, a Chaindoc inclusa, o que ele oferece.

Advogados

Duas regras concretas. A procuração geral para o foro pode ser assinada digitalmente, na forma da lei (CPC, art. 105, § 1º), mas o envio de petições por meio eletrônico exige assinatura digital com certificado de autoridade certificadora credenciada ou cadastro de usuário no Poder Judiciário, com credenciamento prévio (Lei 11.419/2006, arts. 1º, § 2º, III, e 2º). E a escritura pública é essencial para direitos reais sobre imóveis de valor acima de trinta vezes o maior salário mínimo (Código Civil, art. 108); nos atos de transferência e registro de imóveis, a assinatura qualificada é obrigatória (Lei 14.063/2020, art. 5º, § 2º, IV). Leia antes o que uma assinatura qualificada exige e pergunte pelo formato. A faixa qualificada da Chaindoc gera PAdES-BES, sem carimbo de tempo.

RH

O contrato individual de trabalho pode ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito (CLT, art. 443), e a MP 2.200-2 admite o documento eletrônico quando as partes aceitam o meio de comprovação (art. 10, § 2º). Na prática, como a forma é livre, contrato de admissão, aditivo e termo de confidencialidade vão bem com assinatura eletrônica. Pergunte a cada fornecedor como ele guarda o documento e entrega a via ao empregado.

Negócios com imóveis têm regras próprias, que tratamos em nosso artigo sobre assinar em operações imobiliárias.

A Chaindoc faz sentido quando você quer verificação de identidade, assinatura e fatura num lugar só, com uma prova de cada versão assinada registrada numa blockchain pública. Os planos, como a nossa página de planos os listava em 2026-09-20:

• Free: € 0, permanente, sem cartão, 5 assinaturas por mês, 1 usuário.
• Personal: € 9 por mês cobrado mensalmente, ou € 86 por ano cobrado anualmente; 15 assinaturas e 1 verificação KYC por mês.
• Team: € 19 por mês cobrado mensalmente, ou € 182 por ano cobrado anualmente, com gestão de equipe e 5 verificações KYC por mês.
• Business: € 29 por mês cobrado mensalmente, ou € 278 por ano cobrado anualmente; 100 assinaturas e 10 verificações KYC por mês, mais a API.

Cada membro adicional custa € 19 por mês e 10 assinaturas extras, € 9 por mês, então a conta por usuário vale para nós também.

Onde a Chaindoc não é a escolha: não há envio em massa nem login único SAML, e uma ordem de assinatura fixa só existe pelas rotas de aprovação do plano Business. Os aplicativos móveis nativos ainda estão em desenvolvimento, então assinar pelo celular acontece no navegador. Se você precisa de algo disso hoje, as tabelas acima apontam para outro lado. Para uma leitura plano a plano contra um único concorrente, veja como a Chaindoc se compara ao DocuSign.

Passe estas nove perguntas por dois ou três fornecedores. A maioria se resolve em um minuto na página de preços; as duas últimas pedem um e-mail.

1. 1.
   Quantas pessoas vão enviar documentos este ano, e no próximo?
2. 2.
   Quantos documentos o seu mês mais cheio gerou, na unidade do fornecedor?
3. 3.
   Cobrado anualmente, cobrado mensalmente ou compromisso anual com pagamento mensal?
4. 4.
   Qual método de identidade o fornecedor oferece (código por SMS, documento de identidade, perguntas de conhecimento), e quanto custa cada tentativa?
5. 5.
   A trilha de auditoria mostra quem assinou, quando e de qual endereço IP, e dá para exportá-la em PDF?
6. 6.
   Algum dos seus documentos exige assinatura qualificada, como a nota fiscal eletrônica, ou escritura pública?
7. 7.
   A API está no plano que você compra ou numa lista de preços separada?
8. 8.
   Você precisa de uma ordem de assinatura fixa, e qual plano a tem?
9. 9.
   Dá para exportar de uma vez todos os PDFs assinados e a trilha de auditoria antes de sair?

Responda a isso e a comparação de software de assinatura eletrônica se resolve quase sozinha. As tabelas acima só poupam a primeira hora.