Zarządzanie zespołem

Skutecznie współpracuj ze swoim zespołem.

Zapraszaj członków zespołu, przypisuj role i zarządzaj uprawnieniami, aby zapewnić płynną współpracę w całej organizacji. Funkcje zarządzania zespołem Chaindoc umożliwiają bezpieczną współpracę przy zachowaniu zgodności z przepisami i ścieżkami audytu.

Struktura zespołu

Hierarchia organizacyjna

Zbuduj strukturę swojej organizacji w Chaindoc:

• Organizacja — najwyższy poziom struktury organizacyjnej twojej firmy
• Działy — organizuj zespoły według funkcji (prawna, kadry, sprzedaż itp.).
• Zespoły — mniejsze grupy w ramach działów
• Projekty – tymczasowe grupy tworzone w celu realizacji konkretnych inicjatyw
• Struktury zagnieżdżone — działy mogą zawierać podziały na poddziały
• Obsługa wielu organizacji — zarządzaj wieloma podmiotami z jednego konta

Rodzaje zespołów

• Prywatne zespoły — widoczne tylko dla członków
• Zespoły publiczne — widoczne dla całej organizacji
• Zespoły międzyfunkcyjne — członkowie z wielu działów
• Zespoły klientów — uwzględnij współpracowników zewnętrznych
• Zespoły tymczasowe — automatyczna archiwizacja po zakończeniu projektu

Role i uprawnienia użytkowników

Rola globalna

Role w całej organizacji z różnymi poziomami uprawnień:

• Właściciel – pełna kontrola administracyjna, rozliczenia i zarządzanie użytkownikami
• Admin – zarządzanie użytkownikami, tworzenie zespołów i ustawienia systemowe
• Kierownik – zarządzanie zespołem i dokumentami w przypisanych obszarach
• Członek – standardowy użytkownik z prawami do tworzenia dokumentów i podpisywania ich
• Gość — ograniczony dostęp dla zewnętrznych współpracowników
• Audytor – dostęp tylko do odczytu z widocznością ścieżki audytu

Matryca uprawnień

Co może zrobić każda rola:

• Właściciel: wszystkie uprawnienia, w tym usuwanie kont
• Administrator: Zarządzaj użytkownikami, zespołami, rozliczeniami, integracjami i ustawieniami bezpieczeństwa.
• Menedżer: Twórz zespoły, zarządzaj członkami zespołów, zatwierdzaj dokumenty
• Członek: Twórz/wysyłaj dokumenty, podpisuj, przeglądaj dokumenty zespołu
• Gość: przeglądaj i podpisuj wyłącznie przypisane dokumenty
• Audytor: przeglądaj wszystkie dokumenty i ścieżki audytu, generuj raporty

Role niestandardowe

Twórz niestandardowe role dostosowane do konkretnych potrzeb:

• Zdefiniuj szczegółowe uprawnienia (wyświetlanie, tworzenie, edytowanie, usuwanie, zatwierdzanie).
• Przypisuj do konkretnych działów lub zespołów
• Uprawnienia specyficzne dla typu dokumentu (np. tylko dział kadr ma dostęp do umów pracowników).
• Tymczasowe przypisanie ról z datami wygaśnięcia
• Szablony ról dla typowych scenariuszy
• Role zgodności z ograniczonym dostępem

Zarządzanie użytkownikami

Dodawanie użytkowników

Wiele sposobów dodawania członków zespołu:

• Zaproszenie e-mailowe z niestandardową wiadomością powitalną
• Importuj zbiorczo za pomocą pliku CSV.
• Automatyczne przydzielanie uprawnień w ramach pojedynczego logowania (SSO)
• Automatyczne dołączanie na podstawie domeny (użytkownicy z adresem @firma.com)
• Tworzenie użytkowników oparte na API
• Rejestracja samoobsługowa za zgodą administratora

Profile użytkowników

Każdy z was posiada kompleksowy profil:

• Imię i nazwisko, adres e-mail i dane kontaktowe
• Zdjęcie profilowe i biografia
• Stanowisko i dział
• Członkostwo w zespole
• Przypisane role i uprawnienia
• Statystyki aktywności dokumentu
• Ostatnie logowanie i status aktywności
• Status uwierzytelniania dwuskładnikowego

Zarządzanie cyklem życia użytkownika

• Wdrażanie nowych pracowników — automatyczne wiadomości powitalne i materiały szkoleniowe
• Aktywny – pełny dostęp do przypisanych zasobów
• Zawieszone – tymczasowe cofnięcie dostępu (urlop, dochodzenie)
• Dezaktywowane – trwałe usunięcie dostępu (pracownicy, którzy odeszli z firmy)
• Przenieś własność — przypisz dokumenty do innego użytkownika
• Archiwizuj dane użytkowników – zachowaj ścieżkę audytu po odejściu

Współpraca zespołowa

Wspólne obszary robocze

Współpracuj nad dokumentami w ramach przestrzeni zespołowych:

• Foldery zespołów z automatycznym dostępem dla członków
• Wspólne szablony dokumentów
• Tagi i metadane dla całego zespołu
• Wspólna edycja i komentowanie
• Pulpit nawigacyjny aktywności zespołu
• Wspólne przepływy pracy związane z podpisami
• Analizy i raporty zespołu

Funkcje komunikacyjne

• Dokumentuj komentarze i wzmianki (@nazwa_użytkownika)
• Notatki wewnętrzne (niewidoczne dla sygnatariuszy)
• Ogłoszenia i powiadomienia zespołu
• Kanał aktywności dla działań zespołu
• Powiadomienia e-mailowe o zdarzeniach związanych z dokumentami
• Wiadomości w aplikacji dotyczące pilnych spraw
• Integracja ze Slackiem, Microsoft Teams

Procesy zatwierdzania

Przekazuj dokumenty przez łańcuchy zatwierdzania:

• Zdefiniuj wieloetapowe procesy zatwierdzania
• Sekwencyjne lub równoległe zatwierdzanie
• Routing warunkowy oparty na wartościach dokumentu
• Automatyczna eskalacja, jeśli nie zostanie zatwierdzone w wyznaczonym terminie
• Przekaż uprawnienia do zatwierdzania
• Historia zatwierdzeń i ścieżka audytu
• Szablony przepływów pracy dla typowych scenariuszy

Współpraca zewnętrzna

Dostęp dla gości

Współpracuj bezpiecznie z podmiotami zewnętrznymi:

• Zaproś klientów, dostawców lub partnerów jako gości
• Ograniczony dostęp do określonych dokumentów lub folderów
• Brak dostępu do wewnętrznych dokumentów zespołu
• Konta gości z ograniczonym czasem dostępu
• Działania gości śledzone w dziennikach audytowych
• Nie jest wymagana dodatkowa licencja użytkownika.
• W razie potrzeby łatwa konwersja do pełnego członkostwa

Portale klientów

Twórz portale firmowe do współpracy zewnętrznej:

• Interfejs dostosowany do potrzeb klientów
• Specjalna przestrzeń na dokumenty klientów
• Klient może przesyłać i pobierać pliki
• Bezpieczna komunikacja z zespołem klienta
• Raportowanie i analityka dostosowane do potrzeb klienta
• Opcja white label (usunięcie brandingu Chaindoc)
• Wiele portali dla różnych klientów

Kontrola dostępu i bezpieczeństwo

Uprawnienia na poziomie zespołu

• Kontroluj, kto może przeglądać dokumenty zespołu
• Ogranicz tworzenie dokumentów do określonych ról
• Wymagania dotyczące zatwierdzania dokumentów wrażliwych
• Zapobiegaj pobieraniu lub drukowaniu
• Ograniczenia adresów IP dla dostępu zespołu
• Ograniczenia dotyczące urządzeń (tylko urządzenia firmowe)
• Ograniczenia geograficzne (blokuj określone kraje)

Opcje uwierzytelniania

Zabezpiecz dostęp zespołu za pomocą wielu metod uwierzytelniania:

• Adres e-mail/hasło z silnymi zasadami dotyczącymi haseł
• Wymagane uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)
• Pojedyncze logowanie (SSO) za pośrednictwem SAML 2.0
• Integracja z Google Workspace / Microsoft 365
• Integracja z LDAP/Active Directory
• Uwierzytelnianie biometryczne w urządzeniach mobilnych
• Sprzętowe klucze bezpieczeństwa (FIDO2)

Zarządzanie sesjami

• Automatyczne wylogowanie po braku aktywności
• Wymuś wylogowanie po zmianie hasła
• Wyświetlaj aktywne sesje na różnych urządzeniach
• Zakończenie sesji zdalnej
• Zasady dotyczące limitu czasu sesji według roli
• Ograniczenia dotyczące sesji równoległych
• Powiadomienia o podejrzanej aktywności

Analizy i raporty zespołu

Wskaźniki wydajności zespołu

Śledź produktywność zespołu i dokumentuj aktywność:

• Dokumenty tworzone przez zespół/użytkownika
• Średni czas potrzebny do złożenia podpisu
• Najbardziej aktywni użytkownicy i zespoły
• Przeszkody w zatwierdzaniu dokumentów
• Częstotliwość logowania użytkowników
• Wykorzystanie pamięci przez zespół
• Czas odpowiedzi na prośby o podpisanie

Raporty z działalności

• Dzienniki aktywności użytkowników (logowanie, dostęp do dokumentów)
• Statystyki współpracy zespołowej
• Dokumentuj statusy raportów (oczekujące, ukończone)
• Nieudane próby uwierzytelnienia
• Kontrola zmian uprawnień
• Zewnętrzne logi dostępu użytkowników
• Zaplanowane raporty wysyłane pocztą elektroniczną

Raportowanie zgodności

• Dostęp do ścieżek audytu dla organów regulacyjnych
• Raporty certyfikacji użytkowników
• Zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentów
• Raporty dotyczące incydentów związanych z bezpieczeństwem
• Historia przypisywania ról
• Weryfikacja lokalizacji danych
• Eksportuj raporty do audytów zewnętrznych

Rozliczenia i licencjonowanie

Licencje użytkownika

Elastyczne opcje licencjonowania:

• Licencja indywidualna (miesięczna lub roczna)
• Nieograniczona liczba użytkowników-gości bez dodatkowych kosztów
• Dodawaj lub usuwaj użytkowników w dowolnym momencie
• Automatyczne korekty rozliczeń
• Rabaty ilościowe dla dużych zespołów
• Nieograniczone plany użytkowników dla przedsiębiorstw
• Bezpłatny okres próbny dla nowych użytkowników

Śledzenie użytkowania

• Monitorowanie aktywnych i nieaktywnych użytkowników
• Objętość dokumentów na użytkownika
• Wykorzystanie pamięci przez zespół
• Wykorzystanie wywołań API
• Statystyki użytkowania funkcji
• Zoptymalizuj licencje w oparciu o sposób użytkowania
• Powiadomienia o zbliżających się limitach

Integracja i automatyzacja

Integracja katalogów

• Synchronizacja usługi Azure Active Directory
• Synchronizacja katalogu Google Workspace
• Dostawca tożsamości Okta
• Integracja OneLogin SSO
• Import katalogu LDAP
• Automatyczne przydzielanie/cofanie uprawnień użytkownikom
• Mapowanie grup z katalogu

Automatyzacja przepływu pracy zespołu

• Automatycznie przypisuj dokumenty do członków zespołu
• Automatyczny dostęp do folderów w oparciu o rolę
• Planowane raporty dla kierowników zespołów
• Automatyczne eskalowanie dokumentów oczekujących
• Wyzwalacze przepływu pracy oparte na zdarzeniach związanych z dokumentami
• Integracja z narzędziami do zarządzania projektami
• Niestandardowe webhooki dla wydarzeń zespołowych

Najlepsze praktyki

Konfiguracja zespołu

• Zacznij od jasnej struktury organizacyjnej
• Przed dodaniem użytkowników zdefiniuj role i uprawnienia
• Stwórz konwencje nazewnictwa zespołu
• Ustal szablony procesów zatwierdzania
• Skonfiguruj SSO przed zaproszeniem użytkowników
• Opisz strukturę swojego zespołu i zasady obowiązujące w nim
• Przeszkol kierowników zespołów przed wdrożeniem zmian w całym zespole.

Najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa

• Wprowadź uwierzytelnianie dwuskładnikowe (MFA) dla wszystkich użytkowników
• Regularne przeglądy dostępu (co kwartał)
• Natychmiastowa dezaktywacja użytkowników, którzy odeszli
• Stosuj zasadę minimalnych uprawnień.
• Ściśle monitoruj dostęp użytkowników-gości
• Regularne szkolenia z zakresu świadomości bezpieczeństwa
• Przetestuj procedury odzyskiwania danych po awarii.

Wydajność współpracy

• Korzystaj z szablonów dla typowych dokumentów zespołu.
• Ustal jasne łańcuchy zatwierdzania
• Ustal SLA dla przeglądów dokumentów
• Używaj @wzmianek, aby powiadamiać konkretnych użytkowników
• Twórz foldery współdzielone dla bieżących projektów
• Regularne czyszczenie nieaktywnych zespołów
• Wykorzystaj analitykę, aby zidentyfikować wąskie gardła

Wdrażanie nowych członków zespołu

• Wyślij wiadomość powitalną z przewodnikiem dla początkujących.
• Przydziel mentora lub partnera na pierwszy tydzień
• Przeprowadź szkolenie dotyczące przepływu dokumentów.
• Udzielaj dostępu stopniowo (zacznij od ograniczonego).
• Zaplanujcie sprawdzenie po pierwszym tygodniu.
• Udostępniaj wytyczne i najlepsze praktyki zespołu
• Dodaj do odpowiednich zespołów i kanałów.

Rozwiązywanie problemów

Typowe problemy

• Użytkownik nie ma dostępu do dokumentów zespołu: Sprawdź członkostwo w zespole i uprawnienia ról.
• Nie otrzymałem zaproszenia: sprawdź folder spam, zweryfikuj adres e-mail, wyślij zaproszenie ponownie
• Błąd logowania SSO: Sprawdź konfigurację SSO, skontaktuj się z administratorem IT.
• Błąd odmowy dostępu: Użytkownik może potrzebować wyższej roli lub określonych uprawnień do dokumentów.
• Nie można dodać więcej użytkowników: sprawdź ograniczenia licencji, w razie potrzeby zaktualizuj plan.
• Użytkownik pojawia się dwukrotnie: Połącz zduplikowane konta za pomocą panelu administracyjnego.

Pomoc

• Centrum pomocy panelu administracyjnego
• Całodobowa pomoc techniczna na czacie dla administratorów
• Dedykowany opiekun klienta (plany Enterprise)
• Filmy instruktażowe dotyczące zarządzania zespołem
• Forum społecznościowe poświęcone najlepszym praktykom
• E-mail: admin-support@chaindoc.com
• Numer alarmowy w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa