Podpisy elektroniczne

Z łatwością twórz prawnie wiążące podpisy elektroniczne.

Chaindoc zapewnia prosty i bezpieczny sposób dodawania podpisów elektronicznych do dokumentów. Nasze podpisy są zgodne z międzynarodowymi standardami i wspierane przez weryfikację blockchain, co zapewnia maksymalną ważność prawną i integralność ścieżki audytu.

Rodzaje podpisów

Chaindoc obsługuje wiele typów podpisów, aby spełnić różne wymagania prawne i biznesowe:

Prosty podpis elektroniczny (SES)

Podstawowy podpis cyfrowy dla dokumentów niskiego ryzyka i umów wewnętrznych:

• Funkcja „kliknij, aby podpisać”
• Wymagana weryfikacja adresu e-mail
• Nadaje się do umów o zachowaniu poufności, zatwierdzeń wewnętrznych i nieformalnych porozumień.
• Szybki proces podpisywania bez opóźnień związanych z uwierzytelnianiem
• Podstawowa ścieżka audytu z sygnaturą czasową i adresem IP

Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) (dostępny od 2026 r.)

Zwiększone bezpieczeństwo dokumentów o znaczeniu krytycznym dla działalności firmy:

• Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (SMS, aplikacja uwierzytelniająca lub e-mail)
• Weryfikacja tożsamości przed podpisaniem
• Nadaje się do umów, umów o pracę i umów z dostawcami
• Kompleksowa ścieżka audytu z danymi uwierzytelniającymi sygnatariusza
• Certyfikat ukończenia zweryfikowany przez blockchain

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) (wprowadzenie planowane na 2026 r.)

Najwyższy poziom podpisu o statusie prawnym równoważnym z podpisem odręcznym:

• Certyfikowane przez zaufane urzędy certyfikacji
• Weryfikacja tożsamości za pomocą dokumentów wydanych przez organy rządowe
• Zgodność z eIDAS, ustawą ESIGN i UETA
• Wymagane w branżach podlegających ścisłej regulacji (prawniczej, finansowej, opieki zdrowotnej)
• Certyfikaty chronione modułem bezpieczeństwa sprzętowego (HSM)
• Niezmienny dowód podpisu w łańcuchu bloków

Zgodność z przepisami prawa

Podpisy Chaindoc są zgodne z głównymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych na całym świecie:

Normy międzynarodowe

• eIDAS (elektroniczna identyfikacja i usługi zaufania) – Unia Europejska
• Ustawa ESIGN (ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym) – Stany Zjednoczone
• UETA (Uniform Electronic Transactions Act) – Stany Zjednoczone
• PIPEDA (Ustawa o ochronie danych osobowych i dokumentów elektronicznych) – Kanada
• Ustawa o transakcjach elektronicznych – Australia
• Ustawa o technologii informacyjnej – Indie

Wymogi dotyczące zgodności

Aby zapewnić ważność prawną, Chaindoc wdraża:

• Wyraźna intencja podpisania (wymagana wyraźna zgoda)
• Zgoda na prowadzenie działalności gospodarczej drogą elektroniczną
• Powiązanie podpisu z rekordem
• Przechowywanie dokumentacji i zabezpieczone przed manipulacją archiwum
• Weryfikacja tożsamości podpisującego
• Ścieżka audytu z sygnaturami czasowymi i adresami IP
• Potwierdzenie integralności oparte na technologii blockchain

Proces podpisywania

Tworzenie prośby o podpis

Aby poprosić o podpisy, wykonaj następujące czynności:

1. Prześlij swój dokument (w formacie PDF, Word lub obrazu)
2. Dodaj sygnatariuszy wraz z ich adresami e-mail i nazwiskami.
3. Przypisz kolejność podpisywania (podpisywanie sekwencyjne lub równoległe)
4. Umieść pola podpisu w dokumencie
5. Skonfiguruj typ podpisu i wymagania dotyczące uwierzytelniania
6. Dodaj niestandardową wiadomość i termin (opcjonalnie).
7. Wyślij prośbę o podpis

Typy pól podpisu

Dostosuj swoje dokumenty za pomocą różnych typów pól:

• Podpis – pole podpisu elektronicznego
• Inicjały – do parafowania stron lub klauzul
• Data podpisania — automatycznie wypełniana datą podpisania
• Pole tekstowe — dla nazw, tytułów lub informacji niestandardowych
• Pole wyboru – w celu wyrażenia zgody lub potwierdzenia
• Rozwijane menu — do wyboru spośród predefiniowanych opcji
• Przyciski opcji — do wyboru jednej opcji

Opcje kolejności podpisów

• Sekwencyjny — sygnatariusze otrzymują dokument w określonej kolejności
• Równolegle – wszyscy sygnatariusze otrzymują dokument jednocześnie
• Hybrydowe — połącz sekwencyjne i równoległe grupy podpisów
• Warunkowe — kolejny podpisujący zależy od działania poprzedniego podpisującego

Doświadczenie sygnatariusza

Otrzymanie prośby o podpisanie dokumentu

Po otrzymaniu zaproszenia do podpisania dokumentu odbiorcy:

1. Otrzymuj powiadomienia e-mailowe z bezpiecznym linkiem
2. Kliknij link, aby uzyskać dostęp do dokumentu (do podpisania podstawowych dokumentów nie jest wymagane logowanie).
3. W razie potrzeby uwierzytelnij swoją tożsamość (MFA, kod SMS itp.).
4. Przejrzyj dokument z zaznaczonymi polami podpisu.
5. Dodaj podpis, inicjały i wypełnij wymagane pola.
6. Zweryfikuj informacje i potwierdź podpis.
7. Otrzymaj podpisany egzemplarz pocztą elektroniczną natychmiast

Opcje tworzenia podpisu

Podpisujący mogą tworzyć podpisy za pomocą:

• Podpis wpisany wieloma stylami czcionek
• Narysuj podpis za pomocą myszy lub ekranu dotykowego.
• Prześlij zdjęcie odręcznego podpisu
• Podpis mobilny palcem lub rysikiem
• Zapisany podpis (dla powracających użytkowników)

Weryfikacja łańcucha bloków

Każdy podpis jest zabezpieczony technologią blockchain:

Niezmienny dowód

• Hash dokumentu zapisany w łańcuchu bloków w momencie podpisania
• Unikalny identyfikator transakcji dla każdego zdarzenia podpisu
• Certyfikat weryfikacyjny zabezpieczony przed fałszerstwem
• Niezależna weryfikacja dostępna dla wszystkich stron
• Trwały zapis, który przetrwa zmiany organizacyjne

Proces weryfikacji

Każdy może zweryfikować podpisany dokument:

1. Wejdź na portal weryfikacyjny pod adresem verify.chaindoc.com
2. Prześlij podpisany dokument lub wprowadź kod weryfikacyjny
3. System oblicza skrót dokumentu
4. Porównanie skrótu z rekordem w łańcuchu bloków
5. Wynik weryfikacji pokazuje: integralność dokumentu, daty podpisów, szczegóły dotyczące osób podpisujących
6. Pobierz certyfikat weryfikacyjny (opcjonalnie)

Ścieżka audytu i certyfikat

Kompleksowa ścieżka audytu

Każdy podpis zawiera szczegółowe informacje dotyczące audytu:

• Podaj datę wysłania dokumentu i dane nadawcy.
• Dostarczanie wiadomości e-mail i znaczniki czasu otwarcia dla każdego odbiorcy
• Zapisz sygnatury czasowe dokumentu (kiedy podpisujący uzyskali dostęp do dokumentu).
• Metoda uwierzytelniania i logi sukcesów/porażek
• Podpisujcie daty i godziny z dokładnością do milisekund.
• Adresy IP i informacje o urządzeniach
• Dane geolokalizacyjne (jeśli są włączone)
• Data ukończenia dokumentu
• Identyfikator transakcji blockchain i numer bloku

Certyfikat ukończenia

Automatycznie generowany certyfikat zawiera:

• Tytuł dokumentu i unikalny identyfikator dokumentu
• Wszystkie strony pełniące określone role (nadawca, sygnatariusze, odbiorcy)
• Pełna chronologia wszystkich wydarzeń
• Podpisy obrazkowe i wpisane nazwy
• Zastosowane środki bezpieczeństwa (metody uwierzytelniania)
• Informacje dotyczące weryfikacji łańcucha bloków
• Zastrzeżenie prawne i odniesienie do warunków korzystania z usługi
• Kod QR do natychmiastowej weryfikacji

Funkcje zaawansowane

Podpisywanie osobiście

Zbieraj podpisy osobiście za pomocą jednego urządzenia:

• Tryb hosta do zbierania wielu podpisów
• Każdy podpisujący podpisuje się na tym samym urządzeniu
• Indywidualna weryfikacja adresu e-mail każdego sygnatariusza
• Idealne rozwiązanie na imprezy, konferencje lub podpisywanie dokumentów w biurze
• Wszystkie podpisy rejestrowane z oddzielnymi ścieżkami audytu

Wysyłanie zbiorcze

Wyślij ten sam dokument do wielu odbiorców:

• Prześlij plik CSV z danymi odbiorców
• Połącz pola w celu personalizacji (imię i nazwisko, firma itp.).
• Wysyłaj do setek sygnatariuszy jednocześnie
• Indywidualne śledzenie każdego dokumentu
• Zgłaszanie statusu zbiorczego i przypomnienia

Przypomnienia i powiadomienia

• Automatyczne przypomnienia co 3 dni (konfigurowalne)
• Niestandardowe komunikaty przypominające
• Ostrzeżenia o wygaśnięciu przed upływem terminu
• Powiadomienia w czasie rzeczywistym o zdarzeniach dotyczących dokumentów
• Opcje powiadomień e-mailowych i w aplikacji

Odmowa podpisu i unieważnienie

Postępuj zgodnie z zasadami dotyczącymi odmowy podpisu i anulowania dokumentów:

• Sygnatariusze mogą odmówić, podając powód.
• Nadawca otrzymuje natychmiastowe powiadomienie
• Nadawca może unieważnić dokumenty przed ich ukończeniem
• Unieważnione dokumenty oznaczone jako anulowane w ścieżce audytu
• Wszystkie strony zostały powiadomione o odrzuceniu lub unieważnieniu działania.

Najlepsze praktyki

Przygotowanie dokumentu

• Używaj jasnych tytułów dokumentów, aby ułatwić ich identyfikację.
• Zoptymalizuj pliki PDF (skompresuj duże pliki, usuń zabezpieczenia).
• Umieść pola podpisu w logicznych miejscach.
• Oznacz pola w sposób jasny (np. „Podpis klienta”, „Zatwierdzenie kierownika”).
• Dodaj instrukcje lub opisy dla złożonych pól.
• Przed wysłaniem do ważnych odbiorców przetestuj proces podpisywania.

Zalecenia dotyczące bezpieczeństwa

• W przypadku dokumentów prawnych używaj podpisów zaawansowanych lub kwalifikowanych.
• Włącz MFA dla umów dotyczących danych wrażliwych
• Ustaw odpowiednie daty wygaśnięcia (zazwyczaj 7–30 dni).
• Wymagaj uwierzytelnienia w przypadku umów o wysokiej wartości
• Przechowuj podpisane dokumenty w bezpiecznym miejscu.
• Regularnie twórz kopie zapasowe podpisanych dokumentów i certyfikatów
• Sprawdź zapisy w łańcuchu bloków dla krytycznych dokumentów

Wskazówki dotyczące komunikacji

• W żądaniach dotyczących podpisu należy podawać jasne tematy wiadomości.
• Dodaj spersonalizowane wiadomości wyjaśniające dokument.
• Podaj informacje dotyczące kontekstu i terminu wykonania zadania.
• Dołącz dane kontaktowe na wypadek pytań.
• We wszystkich komunikatach używaj profesjonalnego tonu.
• W przypadku pilnych dokumentów skontaktuj się telefonicznie.

Rozwiązywanie problemów

Typowe problemy

Rozwiązania częstych problemów związanych z podpisywaniem:

• Podpisujący nie otrzymał wiadomości e-mail: sprawdź folder spam/śmieci, zweryfikuj adres e-mail, wyślij ponownie prośbę
• Link wygasł: nadawca może przedłużyć termin i ponownie wysłać wiadomość
• Uwierzytelnianie nie powiodło się: sprawdź, czy dane kontaktowe są zgodne z żądaniem, spróbuj alternatywnego uwierzytelniania
• Nie można narysować podpisu na urządzeniu mobilnym: upewnij się, że urządzenie umożliwia wprowadzanie danych dotykowych, spróbuj wpisać podpis
• Dokument nie ładuje się: sprawdź połączenie internetowe, spróbuj użyć innej przeglądarki, wyczyść pamięć podręczną
• Brakuje pola podpisu: skontaktuj się z nadawcą, aby dodać wymagane pola

Zasoby pomocnicze

• Pomoc techniczna przez e-mail: support@chaindoc.io
• Dokumentacja API dla programistów