Chaindoc logoChaindoc

Twój pierwszy podpis

Ten poradnik przeprowadzi Cię przez proces wysyłania pierwszego dokumentu do podpisu w interfejsie Chaindoc. Całość zajmuje około 5 minut.

Jeśli szukasz wersji API, zajrzyj do przewodnika szybkiego startu — tam znajdziesz zarówno ścieżkę przez interfejs, jak i kod. Ta strona skupia się wyłącznie na klikaniu w aplikacji webowej.

Czego będziesz potrzebować

  • Konto Chaindoc (darmowy plan wystarczy). Zarejestruj się tutaj, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
  • Dokument do podpisu — PDF sprawdza się najlepiej, ale Word i pliki graficzne też działają.
  • Adresy email osób, które muszą podpisać dokument.

Prześlij swój dokument

1Idź do DokumentówKliknij "Dokumenty" w panelu bocznym lub na dashboardzie.

2Kliknij "Nowy dokument"Znajdziesz go w prawym górnym rogu. Możesz też przeciągnąć plik bezpośrednio na stronę.

3Wybierz plikWybierz PDF, dokument Word lub obraz (maks. 50MB). Pliki inne niż PDF są konwertowane automatycznie.

4Uzupełnij szczegółyNadaj mu jasną nazwę ("Umowa konsultingowa Q4" zamiast "doc_final_v2.pdf"), dodaj opis i otaguj, jeśli chcesz. Ustaw poziom dostępu na Prywatny, jeśli dokument jest wrażliwy.

Utwórz prośbę o podpis

Gdy dokument jest przesłany, kliknij "Poproś o podpisy" na stronie dokumentu. Otworzy się kreator prośby.

1Dodaj odbiorcówWpisz adresy email osób podpisujących. Możesz dodać jedną lub wiele osób.

2Wybierz kolejność podpisywaniaRównolegle oznacza, że wszyscy podpisują jednocześnie. Sekwencyjnie oznacza, że podpisują jeden po drugim w ustalonej kolejności. W praktyce dla prostych dokumentów równolegle jest szybsze.

3Ustal terminWybierz, do kiedy podpisy muszą być złożone. 7-14 dni to standard dla większości umów. Chaindoc wysyła automatyczne przypomnienia, gdy termin się zbliża.

4Napisz wiadomośćDodaj notatkę wyjaśniającą, co podpisujący otrzymuje. Coś w stylu "Proszę o zapoznanie się i podpisanie naszej umowy konsultingowej na Q4" robi różnicę.

Ustawienia opcjonalne

Szczerze mówiąc, większość czasu nie będziesz ich potrzebować, ale są dostępne:

  • Weryfikacja KYC — wymagaj weryfikacji tożsamości przed podpisaniem. Potrzebne tylko dla dokumentów o wysokim poziomie zabezpieczeń.
  • Niestandardowe przypomnienia — zmień częstotliwość przypomnień (domyślnie co 3 dni).
  • Powiadomienia — wybierz, czy podpisujący otrzymują email, SMS czy oba.
  • Dostęp do pobrania — pozwól podpisującym pobrać dokument przed podpisaniem.

Sprawdź i wyślij

Zobaczysz podsumowanie wszystkiego przed wysłaniem. Sprawdź dokładnie adresy email odbiorców i kolejność podpisywania. Literówki w adresach email to numer jeden powód, dla którego prośby o podpis nie docierają.

Kliknij "Wyślij prośbę" i gotowe. Każdy odbiorca dostanie email z bezpiecznym linkiem do podpisania.

Co widzą Twoi podpisujący

Zrozumienie perspektywy podpisującego pomaga tworzyć lepsze prośby. Oto ich ścieżka:

1Email z linkiem do podpisaniaOtrzymują email z przyciskiem "Przejrzyj i podpisz". Nie potrzebują konta Chaindoc.

2Weryfikacja tożsamościJednorazowy kod jest wysyłany na ich email w celu weryfikacji. Jeśli KYC jest włączone, przejdą też weryfikację tożsamości.

3Przegląd dokumentuDokument otwiera się w przeglądarce, gdzie mogą przeczytać wszystko, powiększyć i nawigować.

4Złóż podpisMogą wpisać swoje imię, narysować podpis lub przesłać obraz odręcznego podpisu.

5GotoweOtrzymują email z potwierdzeniem i kopią podpisanego dokumentu.

Więcej o typach podpisów (prostych, zaawansowanych, kwalifikowanych) i co każdy oznacza dla zgodności z przepisami, znajdziesz w dokumentacji podpisów.

Śledź postęp

Wróć na stronę dokumentu, aby zobaczyć, kto podpisał, a kto nie. Zobaczysz oś czasu każdego zdarzenia: kiedy email został wysłany, kiedy został otwarty, kiedy podpisujący wyświetlił dokument i kiedy podpisał.

Jeśli ktoś zwleka, możesz wysłać ponownie zaproszenie lub wysłać ręczne przypomnienie. Automatyczne przypomnienia wychodzą domyślnie co 3 dni.

Pobierz podpisany dokument

Gdy wszyscy podpiszą, dostaniesz powiadomienie. Idź na stronę dokumentu i pobierz:

  • Podpisany PDF ze wszystkimi podpisami osadzonymi
  • Certyfikat weryfikacji blockchain (dowód, że dokument nie został zmodyfikowany)
  • Pełny audyt trail: znaczniki czasu, adresy IP, metody uwierzytelniania i informacje o urządzeniu

Dokument jest teraz zweryfikowany przez blockchain i wiążący prawnie. Wszystkie strony mają kopie. Audyt trail jest zachowany na stałe.

Częste pytania

Co jeśli podpisujący nie dostanie emaila?

Niech sprawdzi folder spam/niechciane najpierw. Firmowe filtry email czasem blokują linki do podpisów. Jeśli tam nie ma, zweryfikuj, czy adres email jest poprawny i wyślij ponownie ze strony statusu prośby. Możesz też dodać chaindoc.io do białej listy u ich zespołu IT.

Czy mogę anulować po wysłaniu?

Tak. Otwórz prośbę o podpis i kliknij "Anuluj". Wszyscy oczekujący podpisujący dostaną powiadomienie, że została anulowana. Zebrane już podpisy tracą ważność.

Co się dzieje, gdy mija termin?

Prośba wygasa automatycznie. Możesz utworzyć nową z nowym terminem, jeśli nadal potrzebujesz podpisów. Stara prośba pozostaje w historii w celach informacyjnych.

Czy podpisy są wiążące prawnie?

Tak. Podpisy Chaindoc są zgodne z eIDAS (UE), ustawą ESIGN i UETA (USA). Weryfikacja blockchain dodaje dodatkową warstwę dowodów, która może mieć znaczenie w sporach prawnych. Dla regulowanych branż rozważ użycie zaawansowanych lub kwalifikowanych typów podpisów.

Co zrobić dalej

Oto rzecz — teraz, gdy wysłałeś swój pierwszy podpis, oto gdzie iść w zależności od potrzeb: