Twój pierwszy podpis w Chaindoc

Twój pierwszy podpis

Kompletny przewodnik dotyczący wysyłania pierwszego dokumentu do podpisu za pomocą Chaindoc. Zapoznaj się z procesem podpisywania dokumentów w zaledwie 5 minut.

Czego się nauczysz

Jak przesyłać i przygotowywać dokumenty Dodawanie odbiorców i pól podpisu Konfigurowanie opcji przepływu pracy związanych z podpisywaniem Śledzenie postępów w podpisywaniu Pobieranie podpisanych dokumentów z certyfikatem blockchain

Zanim zaczniesz

Upewnij się, że masz:

Konto Chaindoc (zarejestruj się bezpłatnie na stronie chaindoc.io)
Dokument do podpisania (format PDF, Word lub obraz)
Adresy e-mail osób, które muszą podpisać dokument
Podstawowa wiedza na temat podpisów cyfrowych

Przewodnik krok po kroku

Krok 1: Prześlij swój dokument

1Przejdź do DokumentówKliknij menu „Dokumenty” na pasku bocznym lub pulpicie nawigacyjnym.

2Kliknij „Nowy dokument”.Znajdź przycisk „Nowy dokument” lub „Prześlij” w prawym górnym rogu.

3Wybierz plikWybierz dokument (zalecany format PDF, maksymalnie 50 MB)

4Dodaj szczegółyWprowadź nazwę dokumentu, opis i tagi, aby ułatwić organizację

Wskazówka dla profesjonalistów

Używaj opisowych nazw, takich jak „Umowa o pracę – Jan Kowalski – 2024”. Dodaj hashtagi, takie jak #kontrakt, #2024, aby ułatwić wyszukiwanie. Wybierz dostęp „Prywatny”, jeśli dokument zawiera informacje poufne.

Krok 2: Skonfiguruj ustawienia dokumentu

Przed poproszeniem o podpisy skonfiguruj swój dokument:

Nazwa dokumentu — jasny, opisowy tytuł
Opis – krótkie streszczenie tego, co należy podpisać
Poziom dostępu — prywatny (tylko ty), zespół (udostępniony zespołowi) lub publiczny
Hasztagi — dodaj tagi, takie jak #kontrakt, #pilne, aby ułatwić organizację
Metadane — dodaj pola niestandardowe, takie jak nazwa klienta, wartość umowy itp.

terminal

{
  "name": "Service Agreement - Acme Corp",
  "description": "Annual service contract for 2024",
  "accessType": "private",
  "hashtags": ["#contract", "#2024", "#acme"],
  "meta": [
    { "key": "client", "value": "Acme Corp" },
    { "key": "value", "value": "$50,000" },
    { "key": "duration", "value": "12 months" }
  ]
}

Krok 3: Utwórz prośbę o podpis

Po przesłaniu dokumentu utwórz żądanie podpisu:

1Kliknij „Poproś o podpisy”.Znajdź przycisk na stronie szczegółów dokumentu

2Dodaj odbiorcówWprowadź adresy e-mail sygnatariuszy (jeden w każdym wierszu lub oddzielone przecinkami).

3Ustal kolejność podpisówWybierz opcję „Równolegle” (wszystkie podpisy jednocześnie) lub „Sekwencyjnie” (jeden po drugim).

4Ustal terminWybierz, kiedy podpisy muszą zostać wypełnione przez

5Dodaj wiadomośćNapisz spersonalizowaną wiadomość do sygnatariuszy, wyjaśniającą, co podpisują.

Opcje kolejności podpisów

Równolegle – wszyscy odbiorcy mogą podpisać się jednocześnie (szybciej) Sekwencyjny — odbiorcy podpisują się w określonej kolejności (przydatne w przypadku łańcuchów zatwierdzania) Mieszane — połącz oba podejścia w przypadku złożonych procesów roboczych.

Krok 4: Skonfiguruj opcje zaawansowane

Dostosuj sposób podpisywania:

Weryfikacja KYC — wymagaj weryfikacji tożsamości w przypadku dokumentów o wysokim poziomie bezpieczeństwa.
Przypomnienia – automatyczne przypomnienia e-mailowe przed upływem terminu
Dostęp po podpisaniu — zezwól podpisującym na pobranie dokumentu po zakończeniu
Powiadomienia — powiadomienia e-mailowe/SMS-owe o wydarzeniach związanych z podpisywaniem dokumentów
Wygasanie — automatyczne wygasanie wniosku po upływie terminu

Krok 5: Sprawdź i wyślij

Przed wysłaniem sprawdź wszystkie szczegóły:

terminal

✓ Document: Service Agreement - Acme Corp
✓ Recipients: 2 signers
  - john@acme.com (CEO)
  - jane@partner.com (Legal Counsel)
✓ Signing Order: Sequential (John → Jane)
✓ Deadline: December 31, 2024
✓ KYC Required: No
✓ Message: "Please review and sign our annual service agreement"

[Preview Document] [Cancel] [Send Request]

Co będzie dalej?

Odbiorcy otrzymują wiadomość e-mail z bezpiecznym linkiem do podpisania dokumentu. Sprawdzacie dokumenty i składacie podpisy elektroniczne. Otrzymujesz powiadomienia, gdy każda osoba się podpisuje Dokument jest weryfikowany przez blockchain po zakończeniu Wszystkie strony otrzymują kopię wraz z certyfikatem autentyczności.

Krok 6: Śledź postępy

Monitoruj swoje wnioski o podpis w czasie rzeczywistym:

Pulpit statusu — zobacz, kto podpisał, a kto czeka na podpisanie
Oś czasu aktywności — wyświetl wszystkie zdarzenia wraz z sygnaturami czasowymi
Powiadomienia e-mailowe — otrzymuj powiadomienia o każdym podpisie
Przypomnienia — system wysyła automatyczne przypomnienia do osób oczekujących na podpisanie dokumentu.
Anuluj/Modyfikuj — anuluj żądanie lub wyślij ponownie do określonych odbiorców

terminal

Signature Request Status:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ John Doe (john@acme.com)
  Status: Signed
  Signed at: Dec 4, 2024, 10:30 AM
  IP: 192.168.1.1
  
⏳ Jane Smith (jane@partner.com)
  Status: Pending
  Sent: Dec 4, 2024, 10:15 AM
  Last reminded: Dec 4, 2024, 2:00 PM
  
Deadline: Dec 31, 2024, 11:59 PM
Progress: 1/2 signatures (50%)

Krok 7: Pobierz podpisany dokument

Po zebraniu wszystkich podpisów:

1Powiadomienie o zakończeniuOtrzymasz powiadomienie e-mailem, gdy wszystkie podpisy zostaną złożone.

2Pobierz dokumentKliknij „Pobierz”, aby uzyskać podpisany plik PDF ze wszystkimi podpisami.

3Certyfikat BlockchainPobierz certyfikat weryfikacji łańcucha bloków jako dowód autentyczności.

4Ścieżka audytuEksportuj pełną historię podpisów wraz z sygnaturami czasowymi i adresami IP.

Gratulacje!

Ukończyłeś swój pierwszy proces tworzenia podpisu! Dokument jest prawnie wiążący i zweryfikowany przez blockchain. Wszystkie strony posiadają kopie wraz z certyfikatami. Pełna ścieżka audytu jest zachowywana na zawsze.

Co widzą odbiorcy

Gdy odbiorcy otrzymają twoją prośbę o podpisanie:

1Powiadomienie e-mailoweOtrzymujecie wiadomość e-mail z przyciskiem „Przejrzyj i podpisz”.

2Weryfikacja tożsamościJednorazowe hasło (OTP) wysłane na wasz adres e-mail w celu zapewnienia bezpieczeństwa

3Przegląd dokumentuPełny podgląd dokumentu z możliwością powiększania i nawigacji

4Podpisz dokumentDodaj podpis, rysując, wpisując lub przesyłając obraz.

5PotwierdzenieOtrzymaj e-mail z potwierdzeniem wraz z kopią podpisanego dokumentu

Często zadawane pytania

Co zrobić, jeśli podpisujący nie otrzyma wiadomości e-mail?

Najpierw sprawdź folder spam. Jeśli tam nie ma, możesz ponownie wysłać zaproszenie ze strony statusu żądania podpisu. Kliknij „Wyślij ponownie” obok nazwy odbiorcy.

Czy mogę anulować prośbę o podpis?

Tak! Przejdź do żądania podpisu i kliknij „Anuluj żądanie”. Spowoduje to powiadomienie wszystkich oczekujących sygnatariuszy o anulowaniu żądania.

Co się stanie po upływie terminu?

Wniosek wygasa automatycznie i nie można zbierać dalszych podpisów. Otrzymasz powiadomienie i w razie potrzeby będziesz mógł utworzyć nowy wniosek z nowym terminem.

Czy podpisy są prawnie wiążące?

Tak! Podpisy Chaindoc są zgodne z przepisami eIDAS (UE), ESIGN Act (USA) i UETA. Weryfikacja blockchain zapewnia dodatkowy dowód prawny autentyczności dokumentu.

Czy podpisujący mogą pobrać dokument przed podpisaniem?

Domyślnie podpisujący mogą przeglądać dokumenty tylko online. W razie potrzeby możesz włączyć opcję „Pobierz przed podpisaniem” w ustawieniach zaawansowanych.

Kolejne kroki

Skonfiguruj zespół — zaproś współpracowników do współpracy nad dokumentami
Twórz przepływy pracy — automatyzuj powtarzające się procesy podpisywania dokumentów.
Przeglądaj szablony — oszczędzaj czas dzięki szablonom dokumentów wielokrotnego użytku
Integracja API — zintegruj Chaindoc ze swoimi aplikacjami
Najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa — dowiedz się więcej o zgodności z przepisami i ochronie danych

Profesjonalne wskazówki dotyczące sukcesu

Używaj jasnych, konkretnych nazw dokumentów. Dodaj kontekst w wiadomości do sygnatariuszy Ustal realistyczne terminy (co najmniej 7 dni). Najpierw przetestujcie samemu ten proces pracy. Sprawdź foldery ze spamem, jeśli sygnatariusze nie otrzymują wiadomości e-mail. Używaj sekwencyjnego podpisywania w procesach zatwierdzania. Włącz przypomnienia, aby uzyskać lepszy wskaźnik realizacji zadań.

Documentation