Chaindoc logoChaindoc

Zarządzanie dokumentami

Chaindoc przechowuje dokumenty z weryfikacją blockchain, kontrolą wersji i pełnym rejestrem audytu. Na tej stronie znajdziesz informacje o przesyłaniu, organizowaniu, uprawnieniach, retencji oraz cyklu życia dokumentów.

Jeśli przechodzisz z dysku współdzielonego lub podstawowej przestrzeni dyskowej, największą różnicą jest to, że każda akcja jest logowana, a każdy opublikowany dokument otrzymuje hash blockchain. Nie stracisz śladu tego, kto i kiedy wprowadził zmiany.

Cykl życia dokumentu

Dokumenty przechodzą przez różne stany podczas tworzenia, wysyłania do podpisów i finalizacji. Nie musisz zarządzać przejściami ręcznie – dzieją się one automatycznie w zależności od działań podpisujących.

Stany dokumentów

  • Draft — w trakcie przygotowania, jeszcze nie wysłany
  • Pending — wysłany do podpisów, oczekuje na pierwszy
  • In progress — zebrano co najmniej jeden podpis, czeka na kolejne
  • Completed — wszystkie podpisy zebrane, dokument sfinalizowany
  • Declined — podpisujący odrzucił dokument
  • Voided — anulowałeś go przed zakończeniem
  • Expired — minął termin bez zebrania wszystkich podpisów
  • Archived — przeniesiony do archiwum długoterminowego

Jak działają przejścia między stanami

Przejścia są automatyczne. Gdy wyślesz szkic, staje się "pending". Gdy pierwszy podpisujący podpisze, przechodzi do "in progress". Gdy ostatni podpisze, staje się "completed". Możesz unieważnić dokument w dowolnym momencie, a podpisujący mogą odrzucić go kiedy chcą. Jeśli minie termin, dokument wygasa.

Przesyłanie dokumentów

Obsługiwane formaty

Chaindoc akceptuje większość popularnych typów plików. Pliki nie-PDF są automatycznie konwertowane do PDF przy przesyłaniu (oryginał pozostaje dostępny do pobrania).

  • PDF (zalecany)
  • Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Obrazy: JPG, PNG, GIF, TIFF — konwertowane do PDF z rozpoznawaniem tekstu OCR
  • Pliki tekstowe: .txt, .rtf
  • OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Metody przesyłania

Przeciągnij i upuść do przeglądarki to najszybszy sposób. Możesz też użyć selektora plików, importować z Google Drive / Dropbox / OneDrive lub przesyłać programowo przez API. Dla masowych przesyłań API obsługuje wysyłanie wielu plików w jednym żądaniu.

Maksymalny rozmiar pliku to 50MB. Jeśli regularnie go przekraczasz, skompresuj PDF-y przed przesłaniem.

Organizowanie dokumentów

Foldery

Możesz tworzyć nieograniczoną liczbę folderów i podfolderów. Większość zespołów organizuje według działów, klientów lub projektów. Foldery można udostępniać zespole lub trzymać jako osobiste.

Przeciąganie działa przy przenoszeniu dokumentów między folderami. Warto ustalić przejrzystą strukturę przed masowym przesyłaniem, bo późniejsza reorganizacja jest żmudna.

Filtry i wyszukiwanie

Filtry pozwalają zawęzić wyniki według statusu, zakresu dat, podpisującego, typu dokumentu lub niestandardowych tagów. Możesz zapisywać kombinacje filtrów jako widoki, by nie budować ich za każdym razem.

Wyszukiwanie działa w tytułach, opisach, metadanych, nazwiskach i emailach podpisujących, a nawet ID transakcji blockchain. Obsługuje też pełnotekstowe przeszukiwanie treści dokumentów, choć to wolniejsze przy dużych bibliotekach.

Tagi i metadane

Każdy dokument automatycznie otrzymuje standardowe metadane: tytuł, twórcę, daty, rozmiar pliku, liczbę stron, status i ID transakcji blockchain. Możesz też dodać niestandardowe pola (tekst, liczba, data, lista rozwijana) dla wartości kontraktu, nazwy klienta czy kodu projektu.

Tagi działają na zasadzie hashtagów. Dodaj ich tyle, ile chcesz – będą autouzupełniane z istniejących. Tagowanie masowe działa, gdy trzeba oznaczyć partię dokumentów naraz.

Przechowywanie i bezpieczeństwo

Dokumenty są szyfrowane algorytmem AES-256 w spoczynku i TLS 1.3 w transmisji. Przechowywanie jest rozproszone na wiele regionów z automatycznymi backupami co 6 godzin. Więcej o szyfrowaniu i kontroli dostępu znajdziesz w przewodniku bezpieczeństwa.

Kotwiczenie w blockchain

Gdy publikujesz dokument, jego hash jest zapisywany w blockchain. Dodatkowe hashe rejestrowane są przy każdej zmianie stanu (podpisany, unieważniony itp.). Tworzy to niezależny dowód istnienia i integralności dokumentu, który przetrwa nawet gdyby Chaindoc przestał działać.

Kontrola wersji

Prześlij nową wersję tego samego dokumentu, a Chaindoc automatycznie śledzi historię. Możesz przeglądać, porównywać i przywracać poprzednie wersje. Każda wersja otrzymuje własny hash blockchain, a rejestr audytu pokazuje kto i kiedy przesłał co.

Kontrola dostępu

Uprawnienia kontrolują, co każda osoba może zrobić z dokumentem. Ustawiasz je na poziomie dokumentu lub folderu.

Poziomy uprawnień

  • Owner — pełna kontrola, może usuwać i zarządzać dostępem innych
  • Editor — może edytować, wysyłać do podpisu i zarządzać dokumentem
  • Viewer — tylko do odczytu, może przeglądać i pobierać
  • Signer — może przeglądać i podpisywać przypisane dokumenty
  • Commenter — może przeglądać i komentować, ale nie edytować
  • No access — wyraźnie zablokowany

Udostępnianie zewnętrznym stronom

Możesz udostępniać dokumenty osobom spoza zespołu przez email. Dla tymczasowego dostępu użyj linków z ograniczonym czasem lub hasłem. Każde zdarzenie dostępu widzisz w rejestrze audytu, w tym nieudane próby.

Retencja i archiwizacja

Skonfiguruj polityki retencji, by automatyzować co dzieje się z dokumentami po określonym czasie. To ważne dla zgodności: dokumenty podatkowe mogą wymagać 7 lat, dokumenty kadrowe dłużej.

  • Ustaw okresy retencji według typu dokumentu
  • Automatyczna archiwizacja po zakończeniu okresu
  • Blokada prawna zapobiegająca usunięciu podczas sporów
  • Zgodne z wymaganiami retencji GDPR, HIPAA i SOX
  • Opcjonalne automatyczne usuwanie po okresie archiwizacji
  • Nadpisywanie polityk dla konkretnych dokumentów gdy potrzeba

Zarchiwizowane dokumenty trafiają do cold storage (niższy koszt, ta sama prędkość pobierania). Weryfikacja blockchain pozostaje nienaruszona.

Eksport i pobieranie

Pobieraj pojedyncze dokumenty jako PDF lub masowo jako ZIP. Możesz dołączyć rejestr audytu i certyfikat ukończenia do eksportu. Metadane eksportują do CSV lub JSON, jeśli potrzebujesz ich w innym systemie.

Dla zautomatyzowanych eksportów użyj API. Możesz też skonfigurować webhooki, by uruchamiać eksporty gdy dokument osiągnie określony stan.

Kontrola pobierania

Dla wrażliwych dokumentów możesz całkowicie wyłączyć pobieranie, dodać znaki wodne z nazwą przeglądającego lub ograniczyć liczbę pobrań na osobę. Wszystkie zdarzenia pobierania pojawiają się w rejestrze audytu.

Analizy i raportowanie

Dashboard pokazuje wolumen dokumentów według statusu, średni czas do ukończenia, najaktywniejszych użytkowników, zużycie przestrzeni i trendy w czasie. Dla zgodności możesz generować raporty o oczekujących podpisach, wygasłych dokumentach, logach dostępu i przestrzeganiu polityk retencji.

Jeśli potrzebujesz niestandardowych raportów, API daje dostęp do wszystkich podstawowych danych.

Integracje

Chaindoc łączy się z dostawcami przechowywania w chmurze (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) dla dwukierunkowej synchronizacji. Integruje się też z systemami CRM i ERP jak Salesforce, HubSpot i Microsoft Dynamics. Dla wszystkiego innego użyj API lub Zapiera do połączenia z 5000+ aplikacji.

Najlepsze praktyki

Kilka rzeczy, które zaoszczędzą czas wraz z rozrostem biblioteki dokumentów:

  • Ustaw strukturę folderów przed masowymi przesyłaniami. Reorganizowanie setek dokumentów później to nie przyjemność.
  • Używaj spójnego nazewnictwa: "Q4 2025 Consulting Agreement" bije na głowę "Contract_v3_FINAL.pdf".
  • Nakładaj tagi przy przesyłaniu, nie później. Łatwo mieć zaległości.
  • Przeglądaj uprawnienia miesięcznie i odbieraj dostęp osobom, które odeszły z zespołu.
  • Archiwizuj ukończone dokumenty regularnie, by utrzymać przejrzysty widok aktywnych.
  • Skonfiguruj polityki retencji wcześnie, by nie musieć klasyfikować wszystkiego wstecz.

Rozwiązywanie problemów

Przesyłanie nie działa

Sprawdź rozmiar pliku (max 50MB) i połączenie internetowe. Jeśli to Word lub PowerPoint, konwersja do PDF może się nie udać przy mocno sformatowanych dokumentach. Spróbuj przekonwertować do PDF samodzielnie i prześlij to.

Nie można znaleźć dokumentu

Użyj wyszukiwania zamiast przeglądania. Sprawdź czy filtry go nie ukrywają (częsty przypadek: filtr statusu ustawiony na "active" ale dokument jest zarchiwizowany). Sprawdź też czy masz uprawnienia do jego przeglądania.

Brak dostępu

Skontaktuj się z właścicielem dokumentu lub administratorem zespołu. Mogą przyznać dostęp w ustawieniach udostępniania. Jeśli jesteś adminem, sprawdź dokumentację zarządzania zespołem, jak uprawnienia dziedziczą się z folderów na dokumenty.

Co dalej