Zarządzanie dokumentami

Organizuj i zarządzaj dokumentami w efektywny sposób.

Przechowuj wszystkie dokumenty w jednym bezpiecznym miejscu. Przesyłaj, organizuj i udostępniaj dokumenty swojemu zespołowi, korzystając z szczegółowych uprawnień, pamięci masowej weryfikowanej za pomocą łańcucha bloków oraz kompleksowych ścieżek audytu.

Cykl życia dokumentu

Chaindoc zarządza dokumentami przez cały cykl ich życia, od utworzenia do archiwizacji:

Stany dokumentu

• Wersja robocza – dokument w trakcie przygotowywania, jeszcze nie wysłany
• W toku – wysłane do podpisania, oczekuje na zakończenie
• W trakcie realizacji – częściowo podpisane, pozostało kilka podpisów
• Zakończone — zebrano wszystkie podpisy, dokument jest gotowy
• Odrzucono — podpisujący odrzucił dokument
• Unieważnione — nadawca anulował przed zakończeniem
• Wygasło — termin upłynął bez zakończenia zadania
• Archiwizowane — ukończony dokument przeniesiony do długoterminowego magazynu

Automatyczne przejścia między stanami

Dokumenty automatycznie przechodzą przez kolejne etapy w zależności od podejmowanych działań:

• Wersja robocza → Oczekująca (po wysłaniu do sygnatariuszy)
• Oczekujące → W trakcie realizacji (otrzymano pierwszy podpis)
• W trakcie realizacji → Zakończone (wszystkie podpisy zebrane)
• Wszelkie → Unieważnione (nadawca anuluje)
• Wszelkie → Odrzucone (podpisujący odrzuca)
• Oczekujące/W trakcie realizacji → Wygasłe (termin upłynął)

Organizacja dokumentu

Struktura folderów

Organizuj dokumenty za pomocą elastycznej hierarchii folderów:

• Twórz nieograniczoną liczbę folderów i podfolderów
• Organizuj według działu, projektu, klienta lub niestandardowych kryteriów
• Przenoś dokumenty między folderami za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść”.
• Foldery współdzielone do współpracy zespołowej
• Osobiste foldery dla poszczególnych użytkowników
• Foldery szablonów dla dokumentów wielokrotnego użytku
• Archiwizuj foldery dla ukończonych dokumentów

Inteligentne filtry i widoki

Szybko znajduj dokumenty dzięki zaawansowanym filtrom:

• Filtruj według statusu (oczekujące, zakończone, wygasłe)
• Filtruj według zakresu dat (utworzone, zmodyfikowane, podpisane)
• Filtruj według sygnatariusza lub nadawcy
• Filtruj według typu dokumentu lub szablonu
• Filtruj według tagów i niestandardowych metadanych
• Zapisz niestandardowe kombinacje filtrów jako widoki
• Szybki dostęp do ostatnio przeglądanych dokumentów

Możliwości wyszukiwania

Zaawansowane wyszukiwanie we wszystkich dokumentach:

• Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentu
• Wyszukuj według tytułu dokumentu, opisu lub metadanych
• Wyszukuj według nazwiska lub adresu e-mail osoby podpisującej
• Wyszukuj według niestandardowych pól i tagów
• Wyszukiwanie identyfikatorów transakcji w łańcuchu bloków
• Operatory boolowskie dla złożonych zapytań
• Wyniki wyszukiwania z podświetleniem i podglądem

Przesyłanie i importowanie dokumentów

Obsługiwane formaty plików

• PDF (.pdf) – zalecany format
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Obrazy (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Pliki tekstowe (.txt, .rtf)
• Formaty OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Metody przesyłania

• Przeciągnij i upuść pliki do przeglądarki
• Wybierz pliki z komputera
• Importuj z pamięci w chmurze (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Mobilna kamera do skanowania w podróży
• Przesyłanie API w celu integracji programowej
• Masowe przesyłanie wielu dokumentów
• Email-to-Chaindoc dla załączników do wiadomości e-mail

Automatyczna konwersja

Dokumenty automatycznie konwertowane do formatu PDF w celu zachowania spójności:

• Word, Excel, PowerPoint przekonwertowane do formatu PDF
• Obrazy przekonwertowane do formatu PDF za pomocą funkcji OCR (rozpoznawanie tekstu)
• Zachowaj formatowanie, czcionki i układ
• Oryginalny plik dostępny do pobrania
• Konwersja następuje natychmiast po przesłaniu pliku.

Przechowywanie i bezpieczeństwo dokumentów

Bezpieczne przechowywanie

• Szyfrowanie AES-256 w stanie spoczynku
• Szyfrowanie TLS 1.3 podczas przesyłania
• Geograficznie rozproszona pamięć masowa (wiele regionów)
• Automatyczne kopie zapasowe co 6 godzin
• 99,99% czasu działania SLA
• Przechowywanie zgodne z przepisami RODO, HIPAA i SOC 2
• Opcje lokalizacji danych (UE, USA, Azja)

Kotwiczenie łańcucha bloków

Każdy dokument jest przypisany do łańcucha bloków w celu zapewnienia odporności na fałszerstwa:

• Hash dokumentu zapisany w łańcuchu bloków podczas przesyłania
• Dodatkowe znaki hash przy każdej zmianie stanu
• Niezmienny dowód istnienia i integralności dokumentu
• Niezależna weryfikacja dostępna dla wszystkich stron
• Zachowajcie je nawet w przypadku zaprzestania świadczenia usługi Chaindoc.

Kontrola wersji

Śledź zmiany w dokumencie dzięki automatycznemu wersjonowaniu:

• Automatyczne tworzenie wersji po przesłaniu tego samego dokumentu
• Wyświetl historię wersji z sygnaturami czasowymi
• Porównaj wersje obok siebie
• W razie potrzeby przywróć poprzednie wersje.
• Każda wersja ma unikalny hash łańcucha bloków
• Ślad audytowy pokazuje, kto przesłał każdą wersję

Kontrola dostępu i uprawnienia

Poziomy uprawnień

Szczegółowe uprawnienia dotyczące dokumentów i folderów:

• Właściciel – pełna kontrola, możliwość usuwania i zarządzania uprawnieniami
• Redaktor – może edytować, wysyłać do podpisu i zarządzać dokumentami
• Przeglądarka — dostęp tylko do odczytu, możliwość przeglądania i pobierania
• Podpisujący – możesz przeglądać i podpisywać przypisane dokumenty
• Komentator – możesz przeglądać i dodawać komentarze (bez możliwości edycji)
• Brak dostępu — wyraźnie zablokowany dostęp do przeglądania

Opcje udostępniania

• Udostępniaj konkretnym użytkownikom za pośrednictwem poczty elektronicznej
• Udostępnij całemu zespołowi lub działowi
• Udostępniaj informacje podmiotom zewnętrznym (klientom, dostawcom).
• Dostęp ograniczony czasowo (wygasający po upływie określonego czasu)
• Linki do udostępniania chronione hasłem
• Linki tylko do przeglądania do udostępniania publicznego
• Wygasające linki do tymczasowego dostępu

Dostęp do ścieżki audytu

Pełna widoczność dostępu do dokumentów:

• Kto uzyskał dostęp do dokumentu i kiedy
• Jakie działania zostały podjęte (wyświetlenie, pobranie, edycja)
• Adres IP i informacje o urządzeniu
• Dane geolokalizacyjne (jeśli są włączone)
• Historia zmian uprawnień
• Nieudane próby uzyskania dostępu
• Eksportuj dzienniki audytowe w celu zapewnienia zgodności z przepisami

Metadane i tagi dokumentu

Standardowe metadane

Automatycznie przechwycone metadane:

• Tytuł dokumentu i opis
• Data utworzenia i twórca
• Data modyfikacji i ostatni modyfikator
• Rozmiar pliku i liczba stron
• Status i stan dokumentu
• Sygnatariusze i odbiorcy
• Data zakończenia (jeśli dotyczy)
• Identyfikatory transakcji blockchain

Metadane niestandardowe

Dodaj pola niestandardowe dostosowane do potrzeb twojej firmy:

• Twórz niestandardowe typy pól (tekst, liczba, data, lista rozwijana)
• Pola wymagane lub opcjonalne
• Identyfikatory działów, projektów lub klientów
• Wartość umowy, daty wygaśnięcia
• Kategoryzuj i klasyfikuj według własnego uznania
• Integracja z systemami zewnętrznymi (CRM, ERP)
• Edytuj metadane zbiorczo w wielu dokumentach

Tagi i etykiety

• Dodawaj nieograniczoną liczbę tagów do dokumentów
• Etykiety oznaczone kolorami dla lepszej organizacji wizualnej
• Autouzupełnianie z istniejących tagów
• Filtruj i wyszukuj według tagów
• Zaznaczanie wielu dokumentów jednocześnie
• Sugestie tagów oparte na treści dokumentu
• Biblioteki tagów dla całego zespołu

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Zasady przechowywania danych

Zautomatyzuj cykl życia dokumentów za pomocą zasad przechowywania:

• Ustal okresy przechowywania według rodzaju dokumentów (np. 7 lat dla dokumentów podatkowych).
• Automatyczna archiwizacja po upływie okresu przechowywania
• Zabezpieczenie prawne zapobiegające usunięciu podczas postępowania sądowego
• Zgodność z przepisami branżowymi (RODO, HIPAA, SOX)
• Automatyczne usuwanie po upływie okresu archiwizacji (opcjonalnie)
• Szablony zasad przechowywania danych dla typowych scenariuszy
• Zastąp zasady dla określonych dokumentów

Archiwizacja

• Długoterminowe przechowywanie gotowych dokumentów
• Ograniczona częstotliwość dostępu (przechowywanie w trybie offline)
• Niższy koszt niż aktywna pamięć masowa
• Natychmiastowe wyszukiwanie w razie potrzeby
• Utrzymana weryfikacja łańcucha bloków
• Eksportuj archiwa w celu wykonania zewnętrznej kopii zapasowej
• Raportowanie zgodności na podstawie archiwalnych dokumentów

Eksportowanie i pobieranie dokumentów

Opcje eksportu

• Pobieraj poszczególne dokumenty w formacie PDF
• Pobierz zbiorczo jako archiwum ZIP
• Eksportuj z ścieżką audytu i certyfikatem
• Eksportuj metadane do pliku CSV lub JSON
• Eksportuj do pamięci w chmurze (Google Drive, Dropbox)
• Zaplanowane eksporty w celu tworzenia kopii zapasowych
• Eksport API do integracji systemowej

Pobieranie elementów sterujących

Kontroluj, kto może pobierać dokumenty:

• Wyłącz pobieranie poufnych dokumentów
• Pobieraj pliki z informacjami o użytkowniku w postaci znaku wodnego.
• Śledź wszystkie zdarzenia związane z pobieraniem plików w ścieżce audytu.
• Ogranicz liczbę pobrań na użytkownika
• Po użyciu wygasaj linki do pobrania
• Wymagaj dodatkowego uwierzytelniania w celu pobrania plików.

Analiza dokumentów

Statystyki użytkowania

Śledź wykorzystanie dokumentów i systemu:

• Łączna liczba dokumentów według statusu
• Średni czas realizacji
• Najbardziej aktywni użytkownicy i zespoły
• Dokumentuj trendy dotyczące wielkości w czasie
• Popularne typy dokumentów i szablony
• Wykorzystanie i wzrost pamięci masowej
• Statystyki użytkowania API

Raporty zgodności

• Dokumenty oczekujące na podpisanie
• Dokumenty, które straciły ważność lub zostały odrzucone
• Dostęp do raportów z audytu
• Raporty dotyczące aktywności użytkowników
• Zgodność z polityką przechowywania danych
• Raporty weryfikacyjne dotyczące łańcucha bloków
• Kreator niestandardowych raportów

Integracja i automatyzacja

Integracja z pamięcią w chmurze

• Dwukierunkowa synchronizacja z Google Drive
• Integracja z Dropbox w celu uzyskania dostępu do plików
• Połączenie z OneDrive i SharePoint
• Pamięć masowa Box dla przedsiębiorstw
• Automatyczne przesyłanie do chmury po podpisaniu
• Mapowanie folderów między systemami

Integracja systemów biznesowych

• Salesforce — dołącz do możliwości i kont
• HubSpot — link do transakcji i kontaktów
• Microsoft Dynamics — integracja CRM
• SAP – zarządzanie dokumentami ERP
• NetSuite — przepływ dokumentów finansowych
• Zapier — połącz się z ponad 5000 aplikacjami
• Niestandardowe integracje API

Najlepsze praktyki

Organizacja dokumentu

• Przed zbiorczym przesyłaniem plików ustal jasną strukturę folderów.
• Stosuj spójne konwencje nazewnictwa.
• Natychmiast dodawaj tagi i metadane.
• Twórz szablony dla powtarzających się typów dokumentów
• Regularnie archiwizuj stare dokumenty.
• Wcześnie ustal zasady przechowywania danych
• Co kwartał przeglądaj i porządkuj foldery.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

• Co miesiąc sprawdzaj uprawnienia dostępu.
• Natychmiast cofnij dostęp byłym pracownikom.
• Korzystaj z udostępniania ograniczonego czasowo dla podmiotów zewnętrznych.
• Włącz znak wodny pobierania dla poufnych dokumentów
• Monitoruj ścieżki audytu pod kątem nietypowych działań
• Regularne tworzenie kopii zapasowych ważnych dokumentów
• Sprawdź skróty blockchain dla ważnych dokumentów.

Optymalizacja wydajności

• Przed przesłaniem skompresuj duże pliki.
• W przypadku wielu dokumentów korzystaj z operacji zbiorczych.
• Archiwizuj gotowe dokumenty, aby zmniejszyć bałagan.
• Korzystaj z zapisanych filtrów zamiast powtarzać wyszukiwania
• Zaplanuj eksportowanie poza godzinami szczytu.
• Usuńcie szkice i anulowane dokumenty.

Rozwiązywanie problemów

Typowe problemy

• Nie udało się przesłać pliku: sprawdź rozmiar pliku (maks. 100 MB), sprawdź połączenie internetowe, spróbuj użyć innej przeglądarki
• Nie można znaleźć dokumentu: zamiast przeglądać, skorzystaj z funkcji wyszukiwania, sprawdź filtry i dostęp do folderów
• Odmowa dostępu: skontaktuj się z właścicielem dokumentu lub administratorem, aby uzyskać dostęp
• Niska wydajność: wyczyść pamięć podręczną przeglądarki, zmniejsz liczbę wyświetlanych dokumentów, zarchiwizuj stare pliki
• Pobieranie nie działa: sprawdź blokady wyskakujących okienek, zweryfikuj uprawnienia do pobierania, spróbuj użyć innej przeglądarki
• Konflikt wersji: Wielu użytkowników edytuje jednocześnie — koordynujcie działania z zespołem.