Gestione del team

Lavora bene con il tuo team.

Invita i membri del team, assegna i ruoli e gestisci le autorizzazioni per garantire una collaborazione fluida all'interno della tua organizzazione. Le funzionalità di gestione del team di Chaindoc consentono una collaborazione sicura, mantenendo la conformità e le tracce di audit.

Struttura del team

Gerarchia organizzativa

Crea la struttura della tua organizzazione in Chaindoc:

• Organizzazione - Entità di primo livello per la tua azienda
• Dipartimenti: organizza i team in base alla funzione (legale, risorse umane, vendite, ecc.)
• Team - Piccoli gruppi all'interno dei dipartimenti
• Progetti - Gruppi temporanei per iniziative specifiche
• Strutture annidate: i dipartimenti possono avere dei sottodipartimenti.
• Supporto multi-organizzazione: gestisci più entità da un unico account

Tipi di team

• Team privati - Visibili solo ai membri
• Team pubblici: visibili a tutta l'organizzazione
• Team interfunzionali - Membri provenienti da più reparti
• Team dei clienti - Includi collaboratori esterni
• Team temporanei: archivia automaticamente dopo che il progetto è finito.

Ruoli e autorizzazioni degli utenti

Ruoli globali

Ruoli a livello di organizzazione con diversi livelli di autorizzazione:

• Proprietario - Controllo amministrativo completo, fatturazione e gestione degli utenti
• Admin - Gestione utenti, creazione team e impostazioni di sistema
• Manager - Gestione del team e dei documenti nelle aree assegnate
• Membro - Utente standard con il diritto di creare e firmare documenti
• Ospite - Accesso limitato per chi lavora con noi da fuori
• Auditor - Accesso in sola lettura con visibilità della traccia di audit

Matrice delle autorizzazioni

Cosa può fare ogni ruolo:

• Proprietario: tutti i permessi, compresa la cancellazione dell'account
• Amministratore: gestisci utenti, team, fatturazione, integrazioni, impostazioni di sicurezza
• Manager: crea team, gestisci i membri del team, approva i documenti
• Membro: crea/invia documenti, firma, visualizza i documenti del team
• Ospite: guarda e firma solo i documenti che ti sono stati assegnati
• Revisore: guarda tutti i documenti e le tracce di revisione, crea dei report

Ruoli personalizzati

Crea ruoli personalizzati per esigenze particolari:

• Definisci permessi dettagliati (visualizza, crea, modifica, elimina, approva)
• Assegna a dipartimenti o team specifici
• Autorizzazioni specifiche per tipo di documento (ad esempio, solo le risorse umane possono accedere ai contratti dei dipendenti)
• Assegnazioni temporanee di ruoli con date di scadenza
• Modelli di ruolo per scenari comuni
• Ruoli di conformità con accesso limitato

Gestione utenti

Aggiungere utenti

Ci sono diversi modi per aggiungere membri al team:

• Invia un'e-mail di invito con un messaggio di benvenuto personalizzato
• Importa tutto in blocco usando un file CSV.
• Provisioning automatico Single Sign-On (SSO)
• Auto-join basato sul dominio (utenti con @azienda.com)
• Creazione di utenti tramite API
• Registrazione fai da te con l'ok dell'amministratore

Profili utente

Ogni utente ha un profilo completo:

• Nome, e-mail e informazioni di contatto
• Foto del profilo e biografia
• Titolo di lavoro e reparto
• Membri del team
• Ruoli e permessi assegnati
• Documenta le statistiche delle attività
• Ultimo accesso e stato di attività
• Stato dell'autenticazione a due fattori

Gestione del ciclo di vita degli utenti

• Onboarding - Email di benvenuto automatiche e materiale formativo
• Attivo - Accesso completo alle risorse assegnate
• Sospeso - Accesso temporaneamente bloccato (vacanza, indagine)
• Disattivato - Accesso rimosso per sempre (dipendenti che se ne sono andati)
• Trasferisci la proprietà: riassegna i documenti a un altro utente
• Archivia i dati degli utenti - Tieni traccia di tutto dopo che se ne vanno

Collaborazione di gruppo

Aree di lavoro condivise

Lavora insieme agli altri sui documenti negli spazi del team:

• Cartelle di gruppo con accesso automatico per i membri
• Modelli di documenti condivisi
• Tag e metadati a livello di team
• Modifica e commenti collaborativi
• Pannello di controllo delle attività del team
• Flussi di lavoro condivisi per le firme
• Analisi e report del team

Funzioni di comunicazione

• Documenta i commenti e le menzioni (@nomeutente)
• Note interne (non visibili ai firmatari)
• Annunci e notifiche del team
• Feed delle attività per le azioni del team
• Notifiche via e-mail per gli eventi relativi ai documenti
• Messaggi in-app per questioni urgenti
• Integrazione con Slack, Microsoft Teams

Flussi di lavoro di approvazione

Fai passare i documenti attraverso le catene di approvazione:

• Definisci processi di approvazione in più fasi
• Approvazioni sequenziali o parallele
• Routing condizionale basato sui valori del documento
• Se non viene approvato in tempo, passa automaticamente al livello superiore.
• Dai a qualcuno il potere di approvare le cose.
• Cronologia delle approvazioni e tracciabilità dei controlli
• Flussi di lavoro basati su modelli per scenari comuni

Collaborazione esterna

Accesso ospite

Lavora con gli altri in modo sicuro:

• Invita clienti, fornitori o partner come ospiti
• Accesso limitato a documenti o cartelle specifici
• Non puoi accedere ai documenti interni del team.
• Account ospiti a tempo
• Attività degli ospiti tracciata nei registri di controllo
• Non serve nessun'altra licenza d'uso.
• Facile conversione a membro a pieno titolo, se necessario

Portali clienti

Crea portali con il tuo marchio per collaborare con gli altri:

• Interfaccia personalizzata con il marchio del cliente
• Spazio dedicato ai documenti dei clienti
• Il cliente può caricare e scaricare file
• Messaggistica sicura con il team del cliente
• Reportistica e analisi specifiche per il cliente
• Opzione white label (togli il marchio Chaindoc)
• Portali multipli per clienti diversi

Controllo degli accessi e sicurezza

Autorizzazioni a livello di team

• Controlla chi può vedere i documenti del team
• Limita la creazione di documenti a ruoli specifici
• Requisiti di approvazione per i documenti sensibili
• Non scaricare o stampare
• Limiti agli indirizzi IP per l'accesso del team
• Limiti dei dispositivi (solo quelli aziendali)
• Limiti geografici (blocca certi paesi)

Opzioni di autenticazione

Assicura l'accesso al team con diversi metodi di autenticazione:

• Email/password con regole per password sicure
• È richiesta l'autenticazione a più fattori (MFA)
• Accesso singolo (SSO) tramite SAML 2.0
• Integrazione con Google Workspace / Microsoft 365
• Integrazione LDAP/Active Directory
• Autenticazione biometrica su dispositivi mobili
• Chiavi di sicurezza hardware (FIDO2)

Gestione delle sessioni

• Logout automatico dopo un po' di inattività
• Fai il logout automatico quando cambi la password
• Guarda le sessioni attive su tutti i dispositivi
• Chiusura della sessione remota
• Regole di timeout della sessione in base al ruolo
• Limiti delle sessioni simultanee
• Avvisi di accesso per attività sospette

Team Analisi e reportistica

Metriche di rendimento del team

Tieni traccia della produttività del team e delle attività sui documenti:

• Documenti creati per team/utente
• Tempo medio per completare la firma
• Utenti e team più attivi
• Ostacoli all'approvazione dei documenti
• Frequenza di accesso dell'utente
• Utilizzo dello spazio di archiviazione per team
• Tempo di risposta alle richieste di firma

Rapporti sulle attività

• Registri delle attività degli utenti (accesso, consultazione dei documenti)
• Statistiche sulla collaborazione del team
• Documenta lo stato dei report (in sospeso, completati)
• Tentativi di autenticazione falliti
• Controllo delle modifiche alle autorizzazioni
• Registri di accesso degli utenti esterni
• Rapporti programmati via e-mail

Segnalazione di conformità

• Accedi alle tracce di controllo per le autorità di regolamentazione
• Rapporti di certificazione degli utenti
• Conformità alla conservazione dei documenti
• Segnalazioni di incidenti di sicurezza
• Cronologia dell'assegnazione dei ruoli
• Verifica della residenza dei dati
• Esporta i report per le verifiche esterne

Fatturazione e licenze

Licenze d'uso

Opzioni di licenza flessibili:

• Licenza per utente (mensile o annuale)
• Utenti ospiti illimitati senza costi aggiuntivi
• Aggiungi o rimuovi utenti quando vuoi
• Modifiche automatiche alla fatturazione
• Sconti sul volume per grandi team
• Piani Enterprise con utenti illimitati
• Periodo di prova gratuito per i nuovi utenti

Monitoraggio dell'utilizzo

• Monitoraggio degli utenti attivi e inattivi
• Volume dei documenti per utente
• Utilizzo dello spazio di archiviazione per team
• Uso delle chiamate API
• Statistiche sull'utilizzo delle funzionalità
• Ottimizza le licenze in base all'uso
• Avvisi per limiti in avvicinamento

Integrazione e automazione

Integrazione delle directory

• Sincronizzazione di Azure Active Directory
• Sincronizzazione della directory di Google Workspace
• Fornitore di identità Okta
• Integrazione SSO OneLogin
• Importazione della directory LDAP
• Provisioning/deprovisioning automatico degli utenti
• Mappatura dei gruppi dalla directory

Automazione del flusso di lavoro del team

• Assegna automaticamente i documenti ai membri del team
• Accesso automatico alle cartelle in base al ruolo
• Rapporti programmati ai capi squadra
• Passaggio automatico dei documenti in sospeso
• Attiva il flusso di lavoro in base a quello che succede nel documento
• Integrazione con gli strumenti di gestione dei progetti
• Webhook personalizzati per gli eventi del team

Buone pratiche

Configurazione del team

• Inizia con una struttura organizzativa chiara
• Prima di aggiungere utenti, decidi chi fa cosa e chi può fare cosa.
• Crea delle regole per i nomi del team
• Crea modelli di flusso di lavoro per l'approvazione
• Configura l'SSO prima di invitare gli utenti
• Metti per iscritto la struttura e le regole del tuo team
• Fai un po' di formazione ai capi dei team prima di lanciare tutto al team intero

Migliori pratiche di sicurezza

• Attiva l'autenticazione a più fattori (MFA) per tutti gli utenti
• Controlla regolarmente (ogni tre mesi)
• Disattiva subito gli utenti che non ci sono più.
• Segui il principio del privilegio minimo
• Tieni d'occhio l'accesso degli utenti ospiti
• Formazione regolare sulla sicurezza
• Prova le procedure di ripristino di emergenza

Efficienza nella collaborazione

• Usa i modelli per i documenti comuni del team
• Crea delle catene di approvazione chiare
• Imposta gli SLA per la revisione dei documenti
• Usa @mentions per avvisare chi vuoi
• Crea cartelle condivise per i progetti in corso
• Pulizia regolare dei team inattivi
• Usa l'analisi dei dati per capire dove ci sono problemi.

Inserimento dei nuovi membri del team

• Manda un'email di benvenuto con una guida introduttiva
• Assegna un mentore o un compagno per la prima settimana
• Fai un po' di formazione sui flussi di lavoro dei documenti.
• Concedi l'accesso in modo graduale (inizia con un accesso limitato)
• Fai un controllo dopo la prima settimana
• Condividi le linee guida e le buone pratiche del team
• Aggiungi ai team e ai canali giusti

Risoluzione dei problemi

Problemi comuni

• L'utente non riesce ad accedere ai documenti del team: controlla l'appartenenza al team e i permessi dei ruoli
• Invito non ricevuto: controlla la cartella spam, verifica l'indirizzo e-mail, invia nuovamente l'invito
• Errore di accesso SSO: controlla la configurazione SSO, chiedi all'amministratore IT.
• Errore di autorizzazione negata: potresti aver bisogno di un ruolo più alto o di autorizzazioni specifiche per il documento.
• Non riesci ad aggiungere altri utenti: controlla i limiti della licenza, se serve passa a un piano superiore
• Utente presente due volte: unisci gli account duplicati tramite il pannello di amministrazione

Come chiedere aiuto

• Centro assistenza del pannello di controllo amministrativo
• Assistenza chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per gli amministratori
• Account manager dedicato (piani Enterprise)
• Video tutorial sulla gestione del team
• Forum della community per le migliori pratiche
• Email: admin-support@chaindoc.com
• Numero di emergenza per la sicurezza in caso di incidenti