Chaindoc logoChaindoc

La tua prima firma

Questa guida ti accompagna nell'invio del tuo primo documento per la firma tramite l'interfaccia web di Chaindoc. In pratica, ci vogliono circa 5 minuti.

Se preferisci la versione API, dai un'occhiata alla guida rapida — copre sia l'interfaccia che il codice. Questa pagina è dedicata esclusivamente all'uso dell'app web.

Cosa ti serve

  • Un account Chaindoc (funziona anche il piano gratuito). Registrati qui se non l'hai ancora fatto.
  • Un documento da firmare — il PDF è l'ideale, ma vanno bene anche Word e le immagini.
  • Gli indirizzi email di chi deve firmare.

Carica il tuo documento

1Vai su DocumentiClicca su "Documenti" nella barra laterale o sulla dashboard.

2Clicca "Nuovo Documento"Si trova in alto a destra. Puoi anche trascinare un file direttamente sulla pagina.

3Scegli il fileSeleziona un PDF, un documento Word o un'immagine (max 50MB). I file non PDF vengono convertiti automaticamente.

4Compila i dettagliDagli un nome chiaro ("Contratto Consulenza Q4" non "doc_finale_v2.pdf"), aggiungi una descrizione e un tag se vuoi. Imposta l'accesso su Privato se si tratta di dati sensibili.

Crea la richiesta di firma

Una volta caricato il documento, clicca su "Richiedi Firme" nella pagina del documento. Si aprirà il generatore di richieste.

1Aggiungi i destinatariDigita gli indirizzi email dei firmatari. Puoi aggiungerne uno o molti.

2Scegli l'ordine di firmaParallelo significa che tutti firmano contemporaneamente. Sequenziale significa che vanno uno dopo l'altro nell'ordine che stabilisci. Per documenti semplici, il parallelo è più veloce.

3Imposta una scadenzaScegli quando devono arrivare le firme. 7-14 giorni è tipico per la maggior parte dei contratti. Chaindoc invia promemoria automatici man mano che la scadenza si avvicina.

4Scrivi un messaggioAggiungi una nota che spieghi cosa sta guardando il firmatario. Qualcosa come "Ti prego di revisionare e firmare il nostro accordo di consulenza Q4" fa molta differenza.

Impostazioni opzionali

La maggior parte delle volte non ne avrai bisogno, onestamente, ma eccole qui:

  • Verifica KYC — richiede la verifica dell'identità prima della firma. Necessaria solo per documenti ad alta sicurezza.
  • Promemoria personalizzati — cambia la frequenza dei promemoria (predefinito: ogni 3 giorni).
  • Notifiche — scegli se i firmatari ricevono email, SMS o entrambi.
  • Accesso al download — permetti ai firmatari di scaricare il documento prima di firmare.

Revisiona e invia

Vedrai un riepilogo di tutto prima dell'invio. Controlla bene gli indirizzi email e l'ordine di firma. Gli errori di battitura negli indirizzi email sono la principale ragione per cui le richieste non arrivano.

Clicca su "Invia Richiesta" e hai finito. Ogni destinatario riceve un'email con un link sicuro per la firma.

Cosa vedono i tuoi firmatari

Capire il punto di vista del firmatario ti aiuta a impostare richieste migliori. Ecco il loro flusso:

1Email con link di firmaRicevono un'email con un pulsante "Revisiona e Firma". Non serve un account Chaindoc.

2Verifica identitàUn codice monouso viene inviato alla loro email per la verifica. Se KYC è abilitato, dovranno anche fare la verifica dell'identità.

3Revisione del documentoIl documento si apre in un visualizzatore dove possono leggere tutto, zoomare e navigare.

4Applica la firmaPossono digitare il loro nome, disegnare una firma o caricare un'immagine della firma manoscritta.

5FattoRicevono un'email di conferma con una copia del documento firmato.

Per saperne di più sui tipi di firma (semplice, avanzata, qualificata) e cosa significa ciascuna per la conformità, consulta la documentazione sulle firme.

Traccia i progressi

Torna alla pagina del documento per vedere chi ha firmato e chi no. Vedrai una timeline di ogni evento: quando l'email è stata inviata, quando è stata aperta, quando il firmatario ha visualizzato il documento e quando ha firmato.

Se qualcuno ci mette troppo, puoi reinviare l'invito o inviare un promemoria manuale. I promemoria automatici vengono inviati ogni 3 giorni per impostazione predefinita.

Scarica il documento firmato

Una volta che tutti hanno firmato, riceverai una notifica. Vai alla pagina del documento e scarica:

  • Il PDF firmato con tutte le firme incorporate
  • Il certificato di verifica blockchain (prova che il documento non è stato modificato)
  • La traccia di audit completa: timestamp, indirizzi IP, metodi di autenticazione e informazioni sul dispositivo

Il documento è ora verificato dalla blockchain e legalmente vincolante. Tutte le parti hanno copie. La traccia di audit è preservata permanentemente.

Domande frequenti

Cosa succede se un firmatario non riceve l'email?

Fagli controllare prima spam/junk. I filtri email aziendali a volte bloccano i link di firma. Se non c'è, verifica che l'indirizzo email sia corretto e reinvia dalla pagina di stato della richiesta. Puoi anche mettere in whitelist chaindoc.io con il loro team IT.

Posso annullare dopo l'invio?

Sì. Apri la richiesta di firma e clicca su "Annulla". Tutti i firmatari in attesa vengono avvisati che è stata annullata. Le firme già raccolte vengono annullate.

Cosa succede quando scade la scadenza?

La richiesta scade automaticamente. Puoi crearne una nuova con una nuova scadenza se hai ancora bisogno delle firme. La vecchia richiesta rimane nella cronologia per riferimento.

Le firme sono legalmente vincolanti?

Sì. Le firme Chaindoc sono conformi a eIDAS (UE), l'ESIGN Act e UETA (USA). La verifica blockchain aggiunge un ulteriore livello di evidenza che può essere determinante nelle controversie legali. Per settori regolamentati, valuta di usare tipi di firma avanzati o qualificati.

Cosa fare dopo

Ora che hai inviato la tua prima firma, l'essenziale è capire dove andare in base alle tue esigenze: