Chaindoc logoChaindoc

Firme elettroniche

Crea facilmente firme elettroniche che sono legalmente valide.

Chaindoc offre un modo semplice e sicuro per aggiungere firme elettroniche ai tuoi documenti. Le nostre firme sono conformi agli standard internazionali e supportate dalla verifica blockchain per la massima validità legale e integrità della tracciabilità di controllo.

Tipi di firma

Chaindoc supporta diversi tipi di firma per soddisfare diversi requisiti legali e aziendali:

Firma elettronica semplice (SES)

Firma digitale di base per documenti a basso rischio e accordi interni:

  • Funzione "clicca per firmare"
  • Verifica e-mail richiesta
  • Va bene per accordi di riservatezza, approvazioni interne e accordi informali.
  • Processo di firma veloce senza attese per l'autenticazione
  • Audit trail di base con data, ora e indirizzo IP

Firma elettronica avanzata (AES) (in arrivo nel 2026)

Maggiore sicurezza per i documenti importanti per il lavoro:

  • Autenticazione a più fattori (SMS, app di autenticazione o e-mail)
  • Verifica dell'identità prima della firma
  • Adatto per contratti, accordi di lavoro e accordi con i fornitori
  • Pista di controllo completa con i dettagli di autenticazione del firmatario
  • Certificato di completamento verificato tramite blockchain

Firma elettronica qualificata (QES) (in arrivo nel 2026)

Livello massimo di firma con lo stesso valore legale delle firme scritte a mano:

  • Certificato da autorità di certificazione affidabili
  • Verifica dell'identità con documenti rilasciati dal governo
  • Conforme a eIDAS, ESIGN Act e UETA
  • È una cosa importante per i settori molto regolamentati (legale, finanziario, sanitario).
  • Certificati protetti da modulo di sicurezza hardware (HSM)
  • Prova di firma immutabile su blockchain

Conformità legale

Le firme Chaindoc rispettano le principali normative internazionali in materia di firme elettroniche:

Standard internazionali

  • eIDAS (Identificazione elettronica e servizi fiduciari) - Unione Europea
  • ESIGN Act (Legge sulle firme elettroniche nel commercio globale e nazionale) - Stati Uniti
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act) - Stati Uniti
  • PIPEDA (Legge sulla protezione delle informazioni personali e dei documenti elettronici) - Canada
  • Legge sulle transazioni elettroniche - Australia
  • Legge sull'informatica - India

Requisiti di conformità

Per garantire la validità legale, Chaindoc fa così:

  • Intento chiaro di firmare (serve il consenso esplicito)
  • Accetta di fare affari in modo elettronico
  • Associazione della firma al documento
  • Conservazione dei documenti e archiviazione a prova di manomissione
  • Verifica dell'identità del firmatario
  • Tieni traccia di tutto con data e ora e indirizzi IP.
  • Prova di integrità supportata dalla blockchain

Flusso di lavoro della firma

Creare una richiesta di firma

Segui questi passaggi per chiedere le firme:

  1. Carica il tuo documento (in formato PDF, Word o immagine)
  2. Aggiungi i firmatari con i loro indirizzi e-mail e nomi
  3. Assegna l'ordine di firma (firma sequenziale o parallela)
  4. Metti i campi per la firma sul documento
  5. Configura il tipo di firma e i requisiti di autenticazione
  6. Aggiungi un messaggio personalizzato e una scadenza (facoltativo)
  7. Invia richiesta di firma

Tipi di campi firma

Personalizza i tuoi documenti con vari tipi di campi:

  • Firma - Campo firma elettronica
  • Iniziali - Per siglare pagine o clausole
  • Data di firma: viene inserita automaticamente con la data della firma.
  • Campo di testo - Per nomi, titoli o informazioni personalizzate
  • Casella di controllo - Per il consenso o l'accettazione
  • Menu a tendina - Per scegliere tra opzioni già pronte
  • Pulsanti radio - Per scegliere solo una cosa

Opzioni per l'ordine di firma

  • Sequenziale: i firmatari ricevono il documento nell'ordine specificato
  • Parallel - Tutti i firmatari ricevono il documento contemporaneamente
  • Ibrido: unisci gruppi di firma sequenziali e paralleli
  • Condizionale: il firmatario successivo dipende dall'azione del firmatario precedente

Esperienza del firmatario

Ricezione di una richiesta di firma

Quando viene chiesto di firmare, i destinatari:

  1. Ricevi una notifica via e-mail con un link sicuro
  2. Clicca sul link per vedere il documento (non serve fare il login per le firme di base)
  3. Se serve, conferma chi sei (MFA, codice SMS, ecc.)
  4. Controlla il documento con i campi della firma evidenziati
  5. Aggiungi firma, iniziali e compila i campi richiesti
  6. Controlla le informazioni e firma per confermare.
  7. Ricevi subito una copia firmata via e-mail

Opzioni per creare la firma

Chi firma può creare le firme usando:

  • Firma digitata con diversi stili di carattere
  • Disegna la firma con il mouse o il touchscreen
  • Carica l'immagine della firma autografa
  • Firma mobile con dito o stilo
  • Firma salvata (per gli utenti che tornano)

Verifica blockchain

Ogni firma è protetta con la tecnologia blockchain:

Prova immutabile

  • Hash del documento registrato sulla blockchain al momento della firma
  • ID transazione unico per ogni evento di firma
  • Certificato di verifica a prova di manomissione
  • Verifica indipendente disponibile per tutti
  • Documentazione permanente che resiste ai cambiamenti organizzativi

Processo di verifica

Chiunque può controllare un documento firmato:

  1. Accedi al portale di verifica all'indirizzo verify.chaindoc.com
  2. Carica il documento firmato o inserisci il codice di verifica
  3. Il sistema calcola l'hash del documento
  4. Hash confrontato con il record della blockchain
  5. Il risultato della verifica mostra: integrità del documento, date delle firme, dettagli dei firmatari
  6. Scarica il certificato di verifica (facoltativo)

Audit Trail e certificato

Percorso di audit completo

Ogni firma ha informazioni di controllo dettagliate:

  • Metti la data e l'ora di invio del documento e i dettagli del mittente.
  • Consegna delle e-mail e timestamp di apertura per ogni destinatario
  • Tieni traccia dei timestamp di visualizzazione del documento (quando i firmatari hanno aperto il documento).
  • Metodo di autenticazione e registri di successo/fallimento
  • Metti la data e l'ora con precisione al millisecondo
  • Indirizzi IP e informazioni sui dispositivi
  • Dati di geolocalizzazione (se abilitati)
  • Data di completamento del documento
  • ID transazione blockchain e numero di blocco

Certificato di completamento

Il certificato generato automaticamente include:

  • Titolo del documento e ID univoco del documento
  • Tutte le parti coinvolte (mittente, firmatari, visualizzatori)
  • Cronologia completa di tutti gli eventi
  • Immagini delle firme e nomi digitati
  • Misure di sicurezza applicate (metodi di autenticazione)
  • Informazioni sulla verifica della blockchain
  • Dichiarazione di non responsabilità legale e riferimento ai termini di servizio
  • Codice QR per una verifica veloce

Funzioni avanzate

Firma di persona

Raccogli le firme di persona con un solo dispositivo:

  • Modalità host per raccogliere più firme
  • Ogni firmatario firma sullo stesso dispositivo
  • Verifica individuale dell'indirizzo e-mail per ogni firmatario
  • Perfetto per eventi, conferenze o firme in ufficio
  • Tutte le firme registrate con tracciati di controllo separati

Invio in blocco

Invia lo stesso documento a più destinatari:

  • Carica il file CSV con le informazioni sui destinatari
  • Unisci i campi per personalizzare (nome, azienda, ecc.)
  • Invia a centinaia di firmatari contemporaneamente
  • Monitoraggio individuale per ogni documento
  • Segnalazioni di stato in blocco e promemoria

Promemoria e notifiche

  • Promemoria automatici ogni 3 giorni (configurabili)
  • Messaggi di promemoria personalizzati
  • Avvisi di scadenza prima della data limite
  • Notifiche in tempo reale per gli eventi relativi ai documenti
  • Opzioni di notifica via e-mail e in-app

Rifiuto e annullamento della firma

Gestisci i rifiuti delle firme e la cancellazione dei documenti:

  • Chi firma può dire di no spiegando perché.
  • Il mittente riceve subito una notifica
  • Il mittente può annullare i documenti prima che siano finiti.
  • Documenti annullati contrassegnati come cancellati nella traccia di audit
  • Tutte le parti sono state informate del rifiuto o dell'annullamento dell'azione.

Buone pratiche

Preparazione del documento

  • Usa titoli chiari per i documenti, così sono più facili da trovare
  • Ottimizza i PDF (comprimi i file grandi, togli la protezione)
  • Metti i campi della firma in posti logici
  • Metti delle etichette chiare ai campi (tipo "Firma del cliente", "Approvazione del responsabile")
  • Aggiungi istruzioni o descrizioni per i campi più complicati
  • Prova il flusso di firma prima di mandare il documento a destinatari importanti.

Raccomandazioni di sicurezza

  • Usa firme avanzate o qualificate per i documenti legali
  • Attiva l'autenticazione a più fattori (MFA) per gli accordi sensibili
  • Metti delle date di scadenza giuste (di solito tra 7 e 30 giorni)
  • Richiedi l'autenticazione per i contratti di alto valore
  • Tieni i documenti firmati in un posto sicuro
  • Fai regolarmente il backup dei documenti firmati e dei certificati.
  • Controlla i registri blockchain per i documenti importanti.

Consigli per la comunicazione

  • Metti un oggetto chiaro nelle richieste di firma
  • Aggiungi dei messaggi personalizzati che spiegano il documento.
  • Dai un po' di contesto e le scadenze
  • Metti le informazioni di contatto per eventuali domande
  • Usa un tono professionale in tutte le comunicazioni
  • Se hai bisogno di documenti urgenti, chiama per confermare.

Risoluzione dei problemi

Problemi comuni

Soluzioni per i problemi di firma più comuni:

  • Il firmatario non ha ricevuto l'e-mail: controlla la cartella spam/posta indesiderata, verifica l'indirizzo e-mail, invia nuovamente la richiesta
  • Link scaduto: chi ha mandato il messaggio può allungare il tempo e mandarlo di nuovo
  • Autenticazione fallita: controlla che le informazioni di contatto corrispondano alla richiesta, prova un'autenticazione alternativa
  • Non riesci a disegnare la firma sul cellulare: assicurati che il dispositivo supporti l'input tattile, prova a digitare la firma
  • Il documento non si carica: controlla la connessione Internet, prova un altro browser, svuota la cache
  • Campo firma mancante: contatta il mittente per aggiungere i campi richiesti

Risorse di supporto