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Firme elettroniche

Con Chaindoc puoi aggiungere firme elettroniche legalmente valide a qualsiasi documento, con verifica blockchain integrata. Questa pagina illustra i tre tipi di firma, i dettagli sulla conformità normativa e il funzionamento pratico del workflow di firma.

Ogni firma viene registrata sulla blockchain, creando un record a prova di manomissione che vale in tribunale. Questo si aggiunge alla classica audit trail (timestamp, indirizzi IP, metodo di autenticazione). Se sei nuovo su Chaindoc, la guida rapida ti accompagna nell'invio della tua prima richiesta di firma.

Tipi di firma

Chaindoc supporta tre livelli di firma elettronica. Per la maggior parte dei contratti commerciali vanno bene le firme semplici. I settori regolamentati di solito richiedono firme avanzate o qualificate.

Firma elettronica semplice (SES)

La scelta predefinita per i documenti di tutti i giorni. I firmatari cliccano per firmare dopo la verifica email. Non c'è alcun passaggio di autenticazione extra, quindi il processo è veloce.

  • Click-to-sign con verifica email
  • Ideale per NDA, approvazioni interne e accordi informali
  • Audit trail con timestamp e indirizzo IP
  • La firma richiede meno di un minuto per la maggior parte dei documenti

Firma elettronica avanzata (AES)

Aggiunge l'autenticazione multi-fattore prima della firma. Il firmatario dimostra la propria identità tramite SMS, app autenticatore o codice email. È la scelta giusta per contratti, accordi di lavoro e contratti con fornitori quando serve una prova più solida di chi ha firmato.

  • Autenticazione multi-fattore (SMS, autenticatore o email)
  • Verifica dell'identità prima che il firmatario possa accedere al documento
  • Audit trail completo con dettagli di autenticazione
  • Certificato di completamento verificato su blockchain

Firma elettronica qualificata (QES)

Il livello più alto. La QES ha lo stesso valore legale di una firma autografa nell'UE secondo eIDAS. Richiede la verifica con documento d'identità rilasciato dallo Stato e certificati di un'autorità affidabile. Se lavori nel settore legale, finanziario o sanitario, questo è probabilmente ciò che il tuo team di compliance richiederà.

  • Certificata da autorità di certificazione affidabili
  • Verifica ID con documenti rilasciati dallo Stato
  • Conforme a eIDAS, ESIGN Act e UETA
  • Certificati protetti da HSM
  • Prova di firma immutabile su blockchain

Conformità legale

Le firme Chaindoc sono conformi alle principali normative sulle firme elettroniche. Ecco cosa coprono e come funzionano nella pratica.

Normative supportate

  • eIDAS — Identificazione elettronica e servizi fiduciari (Unione Europea)
  • ESIGN Act — Electronic Signatures in Global and National Commerce (Stati Uniti)
  • UETA — Uniform Electronic Transactions Act (Stati Uniti, adottato in 47 stati)
  • PIPEDA — Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Canada)
  • Electronic Transactions Act (Australia)
  • Information Technology Act (India)

Cosa rende una firma legalmente valida

Chaindoc gestisce automaticamente questi requisiti, ma vale la pena sapere cosa succede dietro le quinte:

  • I firmatari devono dare consenso esplicito alla firma (nessuna firma automatica)
  • Ogni firma è legata crittograficamente al documento
  • I documenti sono conservati con controlli di integrità a prova di manomissione
  • L'identità del firmatario è verificata al livello che configuri
  • Audit trail completa: timestamp, indirizzi IP, metodo di autenticazione, info dispositivo
  • L'hash blockchain fornisce una prova indipendente e permanente

Per approfondimenti su crittografia e controlli di accesso, consulta la guida sulle best practice di sicurezza.

Workflow di firma

Creazione di una richiesta di firma

Puoi creare richieste tramite l'interfaccia web o via API. I passaggi sono gli stessi in entrambi i casi:

  1. Carica il tuo documento (PDF, Word o immagine)
  2. Aggiungi i firmatari con i loro indirizzi email
  3. Scegli l'ordine di firma (sequenziale, parallelo o ibrido)
  4. Posiziona i campi firma sul documento
  5. Scegli il tipo di firma e il livello di autenticazione
  6. Imposta una scadenza e un messaggio personalizzato opzionale
  7. Invia la richiesta

Se lo fai via codice, la documentazione API ha il riferimento completo degli endpoint. Il metodo SDK è `chaindoc.signatures.createRequest()`.

Tipi di campo firma

Puoi aggiungere diversi tipi di campo ai tuoi documenti. Non tutti i documenti ne hanno bisogno, ma sono disponibili:

  • Firma — il campo firma elettronica principale
  • Iniziali — per inizializzare singole pagine o clausole
  • Data firma — compilato automaticamente con il timestamp della firma
  • Campo testo — per nomi, titoli o qualsiasi testo personalizzato
  • Casella di spunta — per consenso o riconoscimento
  • Menu a discesa e pulsanti radio — per selezionare tra opzioni

Opzioni ordine di firma

  • Sequenziale — i firmatari ricevono il documento uno alla volta, nell'ordine stabilito
  • Parallelo — tutti lo ricevono contemporaneamente e possono firmare indipendentemente
  • Ibrido — mix di gruppi sequenziali e paralleli (es. entrambi i clienti firmano in parallelo, poi il manager firma per ultimo)
  • Condizionale — il firmatario successivo dipende da cosa ha fatto il precedente

Cosa vedono i firmatari

Capire l'esperienza del firmatario è fondamentale se vuoi tassi di completamento elevati. Ecco il flusso dal loro punto di vista.

Il flusso di firma

1Notifica via emailIl firmatario riceve un'email con un link sicuro. Non è richiesto un account Chaindoc per le firme di base.

2Autenticazione (se configurata)Per AES/QES, il firmatario verifica la propria identità tramite MFA, codice SMS o caricamento documento ID prima di accedere al documento.

3Revisione documentoIl documento si apre con campi evidenziati che mostrano esattamente dove firmare, inizializzare o inserire informazioni.

4Firma e confermaIl firmatario aggiunge la sua firma (digitata, disegnata o caricata), compila eventuali campi richiesti e conferma.

5Copia firmata consegnataTutti ricevono subito il documento firmato via email, con allegato il certificato di verifica blockchain.

Come i firmatari creano la loro firma

I firmatari possono scegliere il metodo che sentono più naturale:

  • Digitare il proprio nome e scegliere uno stile di font
  • Disegnare con mouse, trackpad o touchscreen
  • Caricare un'immagine della propria firma autografa
  • Usare una firma salvata da una sessione di firma precedente

Verifica blockchain

Questo è ciò che distingue Chaindoc dagli strumenti di firma elettronica standard. Ogni documento firmato riceve un hash scritto sulla blockchain, creando una prova permanente e indipendente che il documento non è stato modificato dalla firma.

Cosa viene registrato

  • Un hash crittografico del documento firmato
  • ID transazione unico per ogni evento di firma
  • Numero blocco e timestamp sulla rete blockchain
  • Il record è permanente e non può essere cancellato da nessuno, incluso Chaindoc

Come verificare un documento

Chiunque può verificare un documento firmato, anche senza un account Chaindoc:

  1. Vai al portale di verifica su verify.chaindoc.com
  2. Carica il documento firmato o inserisci il codice di verifica
  3. Il sistema calcola l'hash del documento e lo confronta con la blockchain
  4. Vedrai il risultato: stato integrità documento, date firme e dettagli firmatari
  5. Scarica un certificato di verifica se ne hai bisogno per i tuoi record

Audit trail e certificato

Ogni firma genera un'audit trail dettagliata e un certificato di completamento. L'audit trail è ciò che mostreresti a un tribunale o revisore se qualcuno contesta una firma.

Cosa cattura l'audit trail

  • Quando il documento è stato inviato e da chi
  • Timestamp consegna e apertura email per destinatario
  • Quando ogni firmatario ha visualizzato il documento
  • Metodo di autenticazione e log successo/fallimento
  • Timestamp firme (precisione al millisecondo)
  • Indirizzi IP e informazioni dispositivo
  • Dati geolocalizzazione (se abilitata)
  • ID transazione blockchain e numero blocco

Certificato di completamento

Generato automaticamente quando tutte le parti hanno firmato. Raggruppa tutto in un unico documento:

  • Titolo documento e ID univoco
  • Tutte le parti, i loro ruoli e le loro azioni
  • Timeline completa degli eventi
  • Immagini firma e nomi digitati
  • Metodi di autenticazione utilizzati
  • Dati di verifica blockchain
  • QR code per verifica istantanea

Funzionalità avanzate

Firma in presenza

A volte devi raccogliere firme di persona. La modalità host di Chaindoc permette a più persone di firmare sullo stesso dispositivo, con verifica email separata per ogni firmatario. Utile per eventi, conferenze o visite in ufficio.

Invio in blocco

Devi inviare lo stesso documento a decine (o centinaia) di persone? Carica un CSV con le info dei destinatari, usa campi di unione per la personalizzazione e traccia ognuno individualmente. Pensato a pacchetti di onboarding, riconoscimenti policy o rinnovi annuali.

Promemoria e notifiche

I promemoria automatici partono ogni 3 giorni di default (puoi cambiare l'intervallo). Riceverai anche notifiche quando i documenti vengono visualizzati, firmati o rifiutati. Configura i webhook se vuoi che questi eventi vengano invati alla tua app in tempo reale.

Rifiuto e annullamento

I firmatari possono rifiutare una richiesta indicando il motivo. Ricevi immediatamente una notifica. Da parte tua, puoi annullare un documento in qualsiasi momento prima del completamento. Entrambe le azioni sono registrate nell'audit trail e tutte le parti vengono notificate.

Best practice

Preparazione dei documenti

Alcuni accorgimenti che fanno risparmiare tempo e riducono l'attrito nella firma:

  • Usa titoli chiari per i documenti. "Contratto Consulenza Q4 2025" è meglio di "Contratto_v3_finale_FINALE.pdf".
  • Comprimi i PDF grandi prima del caricamento. Il max è 50MB, ma file più piccoli si caricano più velocemente per i firmatari.
  • Posiziona i campi firma dove i firmatari se li aspetterebbero naturalmente.
  • Etichetta chiaramente i campi: "Firma Cliente", "Approvazione Manager", non solo "Firma 1".
  • Testa il flusso di firma tu stesso prima di inviarlo a destinatari reali. Così cogli problemi di layout in anticipo.

Consigli di sicurezza

Abbina il tipo di firma all'importanza del documento. Non complicarlo troppo, ma non saltare l'autenticazione per contratti che contano.

  • Usa AES o QES per documenti legali e finanziari
  • Abilita MFA per qualsiasi cosa dove l'identità del firmatario è critica
  • Imposta scadenze ragionevoli (7-30 giorni per la maggior parte dei contratti)
  • Tieni i documenti firmati backuppati e accessibili
  • Per contratti di alto valore, verifica il record blockchain dopo la firma

Risoluzione problemi

Il firmatario non ha ricevuto l'email

Controlla prima la cartella spam/indesiderata. Se non c'è, verifica che l'indirizzo email sia corretto e reinvia la richiesta. Alcuni filtri email aziendali bloccano i link di firma, quindi potresti dover mettere chaindoc.io in whitelist.

Puoi estendere la scadenza dalla dashboard e reinviare. Il firmatario riceve un link fresco.

Non riesce a disegnare la firma su mobile

Assicurati che il browser consenta l'input touch. Se ancora non funziona, il firmatario può passare a una firma digitata. Tutti i metodi di firma hanno la stessa validità legale.

Per problemi specifici dell'API, consulta la documentazione API. Per problemi di consegna dei webhook, c'è una guida su retry e debug nella documentazione webhook. Se stai configurando ruoli team e permessi, è trattato nella sezione gestione team.