Gestione documenti

Chaindoc conserva i tuoi documenti con verifica blockchain, controllo versioni e traccia di audit completa. Questa pagina copre il caricamento, l'organizzazione, i permessi, la conservazione e il flusso del ciclo di vita dei documenti.

Se arrivi da un'unità condivisa o da un semplice archivio file, la differenza principale è che ogni azione viene registrata e ogni documento pubblicato riceve un hash blockchain. Non puoi perdere accidentalmente traccia di chi ha fatto cosa, o quando.

Ciclo di vita del documento

I documenti attraversano vari stati mentre vengono creati, inviati per le firme e completati. Non devi gestire le transizioni manualmente; avvengono automaticamente in base alle azioni dei firmatari.

Stati del documento

• Draft — ancora in preparazione, non ancora inviato
• Pending — inviato per le firme, in attesa della prima
• In progress — almeno una firma raccolta, altre in arrivo
• Completed — tutte le firme inserite, documento finalizzato
• Declined — un firmatario ha rifiutato il documento
• Voided — hai annullato il documento prima del completamento
• Expired — scadenza superata senza tutte le firme
• Archived — spostato nell'archivio a lungo termine

Come funzionano le transizioni

Le transizioni sono automatiche. Quando invii una bozza, diventa "pending". Quando il primo firmatario firma, passa a "in progress". Quando l'ultimo firma, è "completed". Puoi annullare un documento in qualsiasi momento, e i firmatari possono rifiutare in qualsiasi momento. Se la scadenza passa, scade.

Caricamento documenti

Formati supportati

Chaindoc accetta i tipi di file più comuni. I file non PDF vengono convertiti automaticamente in PDF al caricamento (l'originale resta disponibile per il download).

• PDF (consigliato)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Immagini: JPG, PNG, GIF, TIFF — convertite in PDF con riconoscimento OCR del testo
• File di testo: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Metodi di caricamento

Il drag and drop nel browser è il modo più veloce. Puoi anche usare il selettore file, importare da Google Drive / Dropbox / OneDrive, o caricare programmaticamente tramite l'API. Per i caricamenti bulk, l'API supporta l'invio di più file in un'unica richiesta.

La dimensione massima del file è di 50MB. Se superi regolarmente questo limite, comprimi i tuoi PDF prima del caricamento.

Organizzazione dei documenti

Cartelle

Puoi creare cartelle e sottocartelle illimitate. La maggior parte dei team organizza per reparto, cliente o progetto. Le cartelle possono essere condivise con il tuo team o mantenute personali.

Il drag-and-drop funziona anche per spostare documenti tra cartelle. Conviene impostare una struttura chiara prima di fare caricamenti bulk, poiché riorganizzare in seguito è tedioso.

Filtri e ricerca

I filtri ti permettono di restringere per stato, intervallo di date, firmatario, tipo di documento o tag personalizzati. Puoi salvare le combinazioni di filtri come viste in modo da non doverle ricostruire ogni volta.

La ricerca funziona su titoli dei documenti, descrizioni, metadati, nomi ed email dei firmatari, e persino sugli ID transazione blockchain. Supporta anche la ricerca full-text all'interno del contenuto dei documenti, anche se è più lenta su grandi archivi.

Tag e metadati

Ogni documento riceve automaticamente metadati standard: titolo, creatore, date, dimensione file, numero di pagine, stato e ID transazione blockchain. Puoi anche aggiungere campi personalizzati (testo, numero, data, menu a discesa) per cose come valore del contratto, nome cliente o codice progetto.

I tag sono basati su hashtag. Aggiungine quanti ne vuoi, e verranno completati automaticamente dai tuoi tag esistenti. L'assegnazione bulk funziona se devi etichettare un lotto di documenti in una volta.

Archiviazione e sicurezza

I documenti sono crittografati con AES-256 a riposo e TLS 1.3 in transito. L'archiviazione è distribuita su più regioni con backup automatici ogni 6 ore. Per maggiori informazioni su crittografia e controlli di accesso, consulta la guida alla sicurezza.

Ancoraggio blockchain

Quando pubblichi un documento, il suo hash viene scritto sulla blockchain. Hash aggiuntivi vengono registrati ad ogni cambio di stato (firmato, annullato, ecc.). Questo crea una prova indipendente dell'esistenza e integrità del documento che sopravvive anche se Chaindoc stesso dovesse chiudere.

Controllo versioni

Carica una nuova versione dello stesso documento e Chaindoc traccia la cronologia automaticamente. Puoi visualizzare, confrontare e ripristinare versioni precedenti. Ogni versione riceve il proprio hash blockchain, e la traccia di audit mostra chi ha caricato cosa e quando.

Controllo accessi

I permessi controllano cosa può fare ogni persona con un documento. Li imposti a livello di documento o cartella.

Livelli di permesso

• Owner — controllo totale, può eliminare e gestire chi altro ha accesso
• Editor — può modificare, inviare per firma e gestire il documento
• Viewer — solo lettura, può visualizzare e scaricare
• Signer — può visualizzare e firmare documenti assegnati
• Commenter — può visualizzare e commentare, ma non modificare
• No access — esplicitamente bloccato

Condivisione con soggetti esterni

Puoi condividere documenti con persone esterne al tuo team via email. Per accesso temporaneo, usa link con scadenza o protetti da password. Vedrai ogni evento di accesso nella traccia di audit, inclusi i tentativi falliti.

Conservazione e archiviazione

Imposta politiche di conservazione per automatizzare cosa succede ai documenti dopo un certo periodo. Questo è importante per la conformità: i documenti fiscali potrebbero servire per 7 anni, i record del personale potrebbero servire più a lungo.

• Imposta periodi di conservazione per tipo di documento
• Archiviazione automatica alla fine del periodo
• Legal hold per impedire l'eliminazione durante una controversia legale
• Conforme ai requisiti di conservazione GDPR, HIPAA e SOX
• Eliminazione automatica opzionale dopo il periodo di archiviazione
• Sovrascrivi le politiche per documenti specifici quando necessario

I documenti archiviati vengono spostati nell'archiviazione a freddo (costo inferiore, stessa velocità di recupero). La verifica blockchain resta intatta.

Esportazione e download

Scarica documenti singoli come PDF, o scaricamento bulk come ZIP. Puoi includere la traccia di audit e il certificato di completamento nell'esportazione. I metadati si esportano in CSV o JSON se devi importarli in un altro sistema.

Per esportazioni automatizzate, usa l'API. Puoi anche configurare i webhook per attivare esportazioni quando un documento raggiunge uno stato specifico.

Controlli di download

Per documenti sensibili, puoi disabilitare completamente i download, aggiungere watermark con il nome del visualizzatore, o limitare il numero di download per persona. Tutti gli eventi di download compaiono nella traccia di audit.

Analytics e reporting

La dashboard mostra il volume di documenti per stato, il tempo medio per il completamento, gli utenti più attivi, l'utilizzo dello spazio di archiviazione e i trend nel tempo. Per la conformità, puoi generare report su firme in attesa, documenti scaduti, log di accesso e rispetto delle politiche di conservazione.

Se ti servono report personalizzati, l'API ti dà accesso a tutti i dati sottostanti.

Integrazioni

Chaindoc si connette con provider di archiviazione cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) per la sincronizzazione bidirezionale. Si integra anche con sistemi CRM ed ERP come Salesforce, HubSpot e Microsoft Dynamics. Per qualsiasi altra cosa, usa l'API o Zapier per connetterti a oltre 5000 app.

Best practice

Alcune cose che fanno risparmiare tempo man mano che la tua libreria documenti cresce:

• Imposta la struttura delle cartelle prima dei caricamenti bulk. Rorganizzare centinaia di documenti in seguito non è divertente.
• Usa denominazioni coerenti: "Q4 2025 Contratto Consulenza" batte "Contratto_v3_FINALE.pdf".
• Applica i tag al momento del caricamento, non dopo. È facile rimanere indietro.
• Rivedi i permessi di accesso mensilmente e revoca l'accesso a chi ha lasciato il team.
• Archivia regolarmente i documenti completati per mantenere pulita la vista attiva.
• Imposta le politiche di conservazione fin da subito così non dovrai classificare tutto retroattivamente.

Risoluzione problemi

Caricamento fallito

Controlla la dimensione del file (max 50MB) e la tua connessione internet. Se è un file Word o PowerPoint, la conversione PDF può fallire su documenti pesantemente formattati. Prova a convertire in PDF tu stesso prima e carica quello.

Non riesci a trovare un documento

Usa la ricerca invece di navigare. Verifica che i tuoi filtri non lo stiano nascondendo (uno comune: il filtro stato è impostato su "attivo" ma il documento è archiviato). Controlla anche di avere il permesso per visualizzarlo.

Permesso negato

Contatta il proprietario del documento o l'amministratore del tuo team. Possono concedere l'accesso dalle impostazioni di condivisione del documento. Se sei l'amministratore, controlla la documentazione gestione team per come i permessi si propagano dalle cartelle ai documenti.

Cosa fare dopo

• Firme — scopri i tipi di firma e i flussi di firma
• Gestione team — configura ruoli, permessi e spazi di lavoro team
• Documentazione API — gestione programmatica dei documenti
• Webhook — ricevi notifiche quando i documenti cambiano stato
• Sicurezza — crittografia, controlli di accesso e impostazioni di conformità