Gestione dei documenti

Metti in ordine e gestisci i tuoi documenti in modo efficiente.

Tieni tutti i tuoi documenti in un unico posto sicuro. Carica, organizza e condividi i documenti con il tuo team usando permessi dettagliati, archiviazione verificata tramite blockchain e audit trail completi.

Ciclo di vita del documento

Chaindoc gestisce i documenti durante tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione all'archiviazione:

Stati dei documenti

• Bozza - Documento in fase di preparazione, non ancora inviato
• In sospeso - Inviato per le firme, in attesa di completamento
• In corso - Parzialmente firmato, alcune firme ancora da mettere
• Fatto - Tutte le firme sono state raccolte, il documento è pronto
• Rifiutato - Il firmatario ha bocciato il documento
• Annullato - Il mittente ha cancellato prima di finire
• Scaduto - La scadenza è passata senza che sia stato completato
• Archiviato - Documento finito spostato nell'archivio a lungo termine

Transizioni automatiche di stato

I documenti passano automaticamente da uno stato all'altro in base alle azioni:

• Bozza → In attesa (quando inviato ai firmatari)
• In sospeso → In corso (prima firma ricevuta)
• In corso → Completato (tutte le firme raccolte)
• Qualsiasi → Annullato (il mittente cancella)
• Qualsiasi → Rifiutato (il firmatario non è d'accordo)
• In sospeso/In corso → Scaduto (scadenza raggiunta)

Organizzazione del documento

Struttura delle cartelle

Organizza i documenti con cartelle organizzate in modo flessibile:

• Crea tutte le cartelle e sottocartelle che vuoi
• Organizza per reparto, progetto, cliente o criteri personalizzati
• Sposta i documenti tra le cartelle con il drag-and-drop
• Cartelle condivise per lavorare insieme
• Cartelle personali per i singoli utenti
• Cartelle dei modelli per documenti riutilizzabili
• Crea delle cartelle di archivio per i documenti finiti.

Filtri e visualizzazioni intelligenti

Trova velocemente i documenti con filtri super efficaci:

• Filtra per stato (in sospeso, completato, scaduto)
• Filtra per intervallo di date (creazione, modifica, firma)
• Filtra per firmatario o mittente
• Filtra per tipo di documento o modello
• Filtra per tag e metadati personalizzati
• Salva le combinazioni di filtri personalizzate come visualizzazioni
• Accesso veloce ai documenti visti di recente

Funzionalità di ricerca

Ricerca avanzata in tutti i documenti:

• Cerca tutto il testo all'interno del documento
• Cerca per titolo del documento, descrizione o metadati
• Cerca per nome del firmatario o e-mail
• Cerca per campi personalizzati e tag
• Ricerca dell'ID della transazione blockchain
• Operatori booleani per query complesse
• Risultati di ricerca con evidenziazioni e anteprime

Caricamento e importazione di documenti

Formati di file supportati

• PDF (.pdf) - Formato consigliato
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Immagini (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• File di testo (.txt, .rtf)
• Formati OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Metodi di caricamento

• Trascina i file nel browser
• Scegli i file dal computer
• Importa dal cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Scatta foto con il cellulare per fare scansioni ovunque ti trovi
• Caricamento API per l'integrazione programmatica
• Carica un sacco di documenti in una volta sola
• Email-to-Chaindoc per gli allegati e-mail

Conversione automatica

Documenti convertiti automaticamente in PDF per uniformità:

• Word, Excel, PowerPoint convertiti in PDF
• Immagini convertite in PDF con OCR (riconoscimento del testo)
• Mantieni la formattazione, i caratteri e il layout
• File originale disponibile per il download
• La conversione avviene subito quando carichi il file.

Archiviazione e sicurezza dei documenti

Archiviazione sicura

• Crittografia AES-256 a riposo
• Crittografia TLS 1.3 durante il trasferimento
• Archiviazione distribuita geograficamente (multiregione)
• Backup automatici ogni 6 ore
• SLA con uptime del 99,99%
• Archiviazione conforme a GDPR, HIPAA e SOC 2
• Opzioni di residenza dei dati (UE, Stati Uniti, Asia)

Ancoraggio blockchain

Ogni documento è collegato alla blockchain per una verifica a prova di manomissione:

• Hash del documento registrato sulla blockchain al momento del caricamento
• Aggiungi degli hashtag ogni volta che cambia qualcosa.
• Prova immutabile dell'esistenza e dell'integrità del documento
• Verifica indipendente disponibile per tutti
• Rimane anche se il servizio Chaindoc smette di funzionare

Controllo della versione

Tieni traccia delle modifiche al documento con il controllo automatico delle versioni:

• Creazione automatica di versioni al momento del caricamento dello stesso documento
• Guarda la cronologia delle versioni con i timestamp
• Confronta le versioni fianco a fianco
• Se serve, ripristina le versioni precedenti.
• Ogni versione ha un hash blockchain unico
• La traccia di controllo mostra chi ha caricato ogni versione

Controllo degli accessi e autorizzazioni

Livelli di autorizzazione

Autorizzazioni dettagliate per documenti e cartelle:

• Proprietario: ha il controllo totale, può cancellare e gestire i permessi
• Editor: può modificare, inviare per la firma e gestire i documenti
• Visualizzatore: accesso solo in lettura, puoi vedere e scaricare
• Firmato - Può vedere e firmare i documenti assegnati
• Commentatore - Può vedere e aggiungere commenti (senza poterli modificare)
• Accesso negato - Bloccato in modo esplicito dalla visualizzazione

Opzioni di condivisione

• Condividi con chi vuoi via e-mail
• Condividi con tutto il team o il reparto
• Condividi con chi è fuori (clienti, fornitori)
• Accesso a tempo (scade dopo un certo periodo)
• Link di condivisione protetti da password
• Link di sola visualizzazione per la condivisione pubblica
• Link in scadenza per accesso temporaneo

Accedi alla traccia di controllo

Visibilità completa sull'accesso ai documenti:

• Chi ha visto il documento e quando
• Che azioni sono state fatte (visualizzazione, download, modifica)
• Indirizzo IP e info sul dispositivo
• Dati di geolocalizzazione (se abilitati)
• Cronologia delle modifiche alle autorizzazioni
• Tentativi di accesso falliti
• Esporta i registri di controllo per la conformità

Metadati e tag del documento

Metadati standard

Metadati acquisiti automaticamente:

• Titolo e descrizione del documento
• Data di creazione e autore
• Data di modifica e ultimo modificatore
• Dimensione del file e numero di pagine
• Stato e condizione del documento
• Firmanti e destinatari
• Data di completamento (se applicabile)
• ID delle transazioni blockchain

Metadati personalizzati

Aggiungi campi personalizzati per le esigenze della tua attività:

• Crea tipi di campi personalizzati (testo, numero, data, menu a tendina)
• Campi obbligatori o facoltativi
• Identificatori di dipartimento, progetto o cliente
• Valore del contratto, date di scadenza
• Categorie e classificazioni personalizzate
• Integrazione con sistemi esterni (CRM, ERP)
• Modifica in blocco i metadati su più documenti

Tag ed etichette

• Aggiungi tag senza limiti ai documenti
• Etichette con colori diversi per organizzare meglio le cose
• Completa automaticamente dai tag già esistenti
• Filtra e cerca per tag
• Tagging in blocco per più documenti
• Suggerimenti di tag in base al contenuto del documento
• Librerie di tag per tutto il team

Conservazione e archiviazione dei documenti

Politiche di conservazione

Rendi automatico il ciclo di vita dei documenti con le regole di conservazione:

• Imposta i periodi di conservazione in base al tipo di documento (ad esempio, 7 anni per i documenti fiscali)
• Archiviazione automatica dopo il periodo di conservazione
• Conservazione legale per evitare la cancellazione durante un contenzioso
• Rispetta le regole del settore (GDPR, HIPAA, SOX)
• Cancellazione automatica dopo il periodo di archiviazione (facoltativo)
• Modelli di criteri di conservazione per scenari comuni
• Ignora le regole per documenti specifici

Archiviazione

• Archiviazione a lungo termine dei documenti finiti
• Riduci la frequenza di accesso (archiviazione a freddo)
• Costo inferiore rispetto all'archiviazione attiva
• Recupero istantaneo quando serve
• Verifica blockchain mantenuta
• Esporta gli archivi per fare un backup esterno
• Report di conformità dai documenti archiviati

Esportazione e download dei documenti

Opzioni di esportazione

• Scarica i singoli documenti in formato PDF
• Scarica tutto in un archivio ZIP
• Esporta con traccia di controllo e certificato
• Esporta i metadati in CSV o JSON
• Esporta su un servizio di archiviazione cloud (Google Drive, Dropbox)
• Esportazioni programmate per il backup
• Esportazione API per l'integrazione di sistema

Controlli di download

Controlla chi può scaricare i documenti:

• Disattiva i download per i documenti sensibili
• Aggiungi una filigrana ai download con le informazioni dell'utente
• Tieni traccia di tutti i download nell'audit trail
• Limita il numero di download per utente
• Fai scadere i link per il download dopo averli usati
• Chiedi un'autenticazione extra per i download

Analisi dei documenti

Statistiche di utilizzo

Tieni traccia dell'uso del documento e del sistema:

• Totale documenti per stato
• Tempo medio per finire
• Utenti e team più attivi
• Documenta l'andamento dei volumi nel tempo
• Tipi di documenti e modelli più usati
• Utilizzo e crescita dello spazio di archiviazione
• Statistiche sull'uso dell'API

Rapporti di conformità

• Documenti in attesa di firma
• Documenti scaduti o rifiutati
• Accedi ai rapporti di revisione
• Rapporti sull'attività degli utenti
• Rispetta le regole sulla conservazione dei dati
• Rapporti di verifica della blockchain
• Generatore di report personalizzati

Integrazione e automazione

Integrazione con il cloud storage

• Sincronizzazione bidirezionale con Google Drive
• Integrazione con Dropbox per accedere ai file
• Connessione a OneDrive e SharePoint
• Archiviazione aziendale Box
• Carica automaticamente sul cloud dopo aver firmato
• Mappatura delle cartelle tra i sistemi

Integrazione dei sistemi aziendali

• Salesforce - Collega a opportunità e account
• HubSpot - Collegamento a offerte e contatti
• Microsoft Dynamics - Integrazione CRM
• SAP - Gestione dei documenti ERP
• NetSuite - Flusso di lavoro dei documenti finanziari
• Zapier - Connettiti a più di 5000 app
• Integrazioni API personalizzate

Buone pratiche

Organizzazione del documento

• Crea una struttura chiara delle cartelle prima di caricare un sacco di file
• Usa nomi in modo coerente
• Metti subito i tag e i metadati
• Crea modelli per i tipi di documenti che usi spesso
• Archivia regolarmente i vecchi documenti
• Metti in atto le politiche di conservazione dei dati fin dall'inizio
• Controlla e pulisci le cartelle ogni tre mesi

Sicurezza e conformità

• Controlla ogni mese i permessi di accesso.
• Togli subito l'accesso ai dipendenti che non lavorano più qui.
• Usa la condivisione a tempo per chi è fuori dall'azienda
• Attiva il watermarking per il download dei documenti sensibili
• Tieni d'occhio le tracce di controllo per vedere se c'è qualcosa di strano.
• Fai backup regolari dei documenti importanti.
• Controlla gli hash della blockchain per i documenti importanti

Ottimizzazione delle prestazioni

• Comprimi i file grandi prima di caricarli
• Usa le operazioni in blocco per più documenti
• Archivia i documenti finiti per evitare confusione
• Usa i filtri salvati invece di fare ricerche ripetute
• Fai le esportazioni quando c'è meno traffico.
• Metti in ordine le bozze e i documenti cancellati

Risoluzione dei problemi

Problemi comuni

• Caricamento non riuscito: controlla la dimensione del file (max 100 MB), verifica la connessione Internet, prova con un altro browser
• Impossibile trovare il documento: usa la ricerca invece di sfogliare, controlla i filtri e l'accesso alle cartelle
• Accesso negato: chiedi al proprietario del documento o all'amministratore per poter accedere
• Prestazioni lente: svuota la cache del browser, riduci il numero di documenti visualizzati, archivia i vecchi file
• Il download non funziona: controlla i blocchi popup, verifica i permessi di download, prova un altro browser
• Conflitto di versione: più persone stanno modificando contemporaneamente - parla con il team