इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

Chaindoc आपको किसी भी दस्तावेज़ में कानूनी रूप से मान्य ई-हस्ताक्षर जोड़ने की सुविधा देता है, जिसमें blockchain वेरिफिकेशन पहले से ही शामिल है। इस पेज पर तीन प्रकार के हस्ताक्षर, अनुपालन विवरण और साइनिंग वर्कफ्लो कैसे काम करता है—यह सब बताया गया है।

हर हस्ताक्षर blockchain पर रिकॉर्ड किया जाता है, जिससे एक छेड़छाड़-रोधी रिकॉर्ड बनता है जो कोर्ट में मान्य होता है। यह स्टैंडर्ड ऑडिट ट्रेल (टाइमस्टैम्प, IP एड्रेस, ऑथ मेथड) के अलावा है। अगर आप Chaindoc पर नए हैं, तो क्विक स्टार्ट गाइड आपको अपना पहला सिग्नेचर रिक्वेस्ट भेजने की प्रक्रिया समझाएगी।

हस्ताक्षर के प्रकार

Chaindoc ई-हस्ताक्षर के तीन लेवल सपोर्ट करता है। ज़्यादातर बिजनेस कॉन्ट्रैक्ट्स के लिए सिंपल हस्ताक्षर काफी होते हैं। रेगुलेटेड इंडस्ट्रीज को आम तौर पर एडवांस्ड या क्वालिफाइड की ज़रूरत पड़ती है।

सिंपल इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर (SES)

रोज़मर्रा के दस्तावेज़ों के लिए डिफॉल्ट। साइनर्स ईमेल वेरिफिकेशन के बाद क्लिक करके साइन करते हैं। कोई अतिरिक्त ऑथेंटिकेशन स्टेप नहीं है, इसलिए प्रोसेस तेज़ है।

• ईमेल वेरिफिकेशन के साथ क्लिक-टू-साइन
• NDA, इंटरनल अप्रूवल और अनौपचारिक एग्रीमेंट्स के लिए बेहतरीन
• टाइमस्टैम्प और IP एड्रेस के साथ ऑडिट ट्रेल
• ज़्यादातर दस्तावेज़ों के लिए साइनिंग एक मिनट से कम में हो जाती है

एडवांस्ड इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर (AES)

साइन करने से पहले मल्टी-फैक्टर ऑथेंटिकेशन जोड़ता है। साइनर SMS, ऑथेंटिकेटर ऐप या ईमेल कोड के ज़रिए अपनी पहचान साबित करता है। यह कॉन्ट्रैक्ट्स, एम्प्लॉयमेंट एग्रीमेंट्स और वेंडर एग्रीमेंट्स के लिए सही विकल्प है जहाँ आपको यह जानने के लिए मज़बूत सबूत चाहिए कि किसने साइन किया है।

• मल्टी-फैक्टर ऑथेंटिकेशन (SMS, ऑथेंटिकेटर या ईमेल)
• दस्तावेज़ एक्सेस करने से पहले पहचान वेरिफिकेशन
• ऑथेंटिकेशन डिटेल्स सहित पूरा ऑडिट ट्रेल
• blockchain-वेरिफाइड सर्टिफिकेट ऑफ कंप्लीशन

क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर (QES)

सबसे हाईएस्ट लेवल। EU में eIDAS के तहत QES की कानूनी वैल्यू हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर है। इसके लिए सरकारी ID वेरिफिकेशन और ट्रस्टेड अथॉरिटी से सर्टिफिकेट्स की ज़रूरत होती है। अगर आप लीगल, फाइनेंशियल सर्विसेज या हेल्थकेयर में हैं, तो यह शायद वही है जो आपकी कंप्लायंस टीम माँगेगी।

• ट्रस्टेड सर्टिफिकेट अथॉरिटीज द्वारा सर्टिफाइड
• सरकारी दस्तावेज़ों के साथ ID वेरिफिकेशन
• eIDAS, ESIGN Act और UETA के साथ अनुपालन
• HSM-प्रोटेक्टेड सर्टिफिकेट्स
• अपरिवर्तनीय blockchain प्रूफ ऑफ सिग्नेचर

कानूनी अनुपालन

Chaindoc हस्ताक्षर प्रमुख ई-हस्ताक्षर रेगुलेशन के साथ अनुपालन करते हैं। यहाँ बताया गया है कि क्या कवर किया गया है और यह प्रैक्टिस में कैसे काम करता है।

सपोर्टेड रेगुलेशन

• eIDAS — इलेक्ट्रॉनिक आइडेंटिफिकेशन और ट्रस्ट सर्विसेज (यूरोपीय संघ)
• ESIGN Act — इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर्स इन ग्लोबल एंड नेशनल कॉमर्स (संयुक्त राज्य अमेरिका)
• UETA — यूनिफॉर्म इलेक्ट्रॉनिक ट्रांजैक्शंस एक्ट (संयुक्त राज्य अमेरिका, 47 राज्यों में अपनाया गया)
• PIPEDA — पर्सनल इन्फॉर्मेशन प्रोटेक्शन एंड इलेक्ट्रॉनिक डॉक्यूमेंट्स एक्ट (कनाडा)
• इलेक्ट्रॉनिक ट्रांजैक्शंस एक्ट (ऑस्ट्रेलिया)
• इंफॉर्मेशन टेक्नोलॉजी एक्ट (भारत)

क्या बनाता है एक हस्ताक्षर को कानूनी रूप से वैध

Chaindoc ये रिक्वायरमेंट्स अपने आप हैंडल करता है, लेकिन यह जानना ज़रूरी है कि पर्दे के पीछे क्या हो रहा है:

• साइनर्स को स्पष्ट रूप से साइन करने की सहमति देनी होती है (कोई ऑटो-साइनिंग नहीं)
• हर हस्ताक्षर क्रिप्टोग्राफिकली दस्तावेज़ से जुड़ा होता है
• दस्तावेज़ छेड़छाड़-रोधी इंटिग्रिटी चेक्स के साथ स्टोर किए जाते हैं
• साइनर पहचान उस लेवल पर वेरिफाइड होती है जो आप कॉन्फ़िगर करते हैं
• पूरा ऑडिट ट्रेल: टाइमस्टैम्प, IP एड्रेस, ऑथ मेथड, डिवाइस इन्फो
• blockchain हैश इंडिपेंडेंट, परमानेंट प्रूफ देता है

एन्क्रिप्शन और एक्सेस कंट्रोल पर गहरी नज़र के लिए, सिक्योरिटी बेस्ट प्रैक्टिसेज गाइड देखें।

साइनिंग वर्कफ्लो

सिग्नेचर रिक्वेस्ट बनाना

आप वेब इंटरफेस या API के ज़रिए रिक्वेस्ट बना सकते हैं। दोनों तरीकों में स्टेप्स एक जैसे हैं:

1. अपना दस्तावेज़ अपलोड करें (PDF, Word या इमेज)
2. ईमेल एड्रेस के साथ साइनर्स जोड़ें
3. साइनिंग ऑर्डर चुनें (सीक्वेंशियल, पैरेलल या हाइब्रिड)
4. दस्तावेज़ पर सिग्नेचर फील्ड्स रखें
5. सिग्नेचर टाइप और ऑथेंटिकेशन लेवल चुनें
6. डेडलाइन और ऑप्शनल कस्टम मैसेज सेट करें
7. रिक्वेस्ट भेजें

अगर आप इसे कोड के ज़रिए कर रहे हैं, तो API docs में पूरा एंडपॉइंट रेफरेंस है। SDK मेथड `chaindoc.signatures.createRequest()` है।

सिग्नेचर फील्ड टाइप्स

आप अपने दस्तावेज़ों में अलग-अलग फील्ड टाइप्स जोड़ सकते हैं। हर दस्तावेज़ को इन सबकी ज़रूरत नहीं होती, लेकिन ये उपलब्ध हैं:

• सिग्नेचर — मुख्य ई-सिग्नेचर फील्ड
• इनिशियल्स — इंडिविजुअल पेज या क्लॉज़ को इनिशियल करने के लिए
• डेट साइंड — साइनिंग टाइमस्टैम्प के साथ ऑटो-फिल्ड
• टेक्स्ट फील्ड — नाम, टाइटल या कस्टम टेक्स्ट के लिए
• चेकबॉक्स — सहमति या अकॉलेजमेंट के लिए
• ड्रॉपडाउन और रेडियो बटन — ऑप्शन में से चुनने के लिए

साइनिंग ऑर्डर ऑप्शन

• सीक्वेंशियल — साइनर्स एक-एक करके, आपके सेट किए ऑर्डर में दस्तावेज़ पाते हैं
• पैरेलल — सबको एक साथ मिलता है और वो इंडिपेंडेंटली साइन कर सकते हैं
• हाइब्रिड — सीक्वेंशियल और पैरेलल ग्रुप्स मिक्स करें (जैसे, दोनों क्लाइंट्स पैरेलल में साइन करते हैं, फिर मैनेजर लास्ट में साइन करता है)
• कंडीशनल — अगला साइनर पिछले साइनर के किए गए काम पर निर्भर करता है

साइनर्स क्या देखते हैं

साइनर के एक्सपीरियंस को समझना ज़रूरी है अगर आप हाई कंप्लीशन रेट चाहते हैं। यहाँ उनके नज़रिए से फ्लो दिया गया है।

साइनिंग फ्लो

साइनर्स अपना हस्ताक्षर कैसे बनाते हैं

साइनर्स जो भी तरीका उनके लिए सबसे सहज लगे वो चुन सकते हैं:

• अपना नाम टाइप करें और फॉन्ट स्टाइल चुनें
• माउस, ट्रैकपैड या टचस्क्रीन से ड्रॉ करें
• अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर की इमेज अपलोड करें
• पिछली साइनिंग सेशन से सेव किया हुआ सिग्नेचर इस्तेमाल करें

blockchain वेरिफिकेशन

यही Chaindoc को स्टैंडर्ड ई-सिग्नेचर टूल्स से अलग करता है। हर साइंड दस्तावेज़ को एक हैश blockchain पर लिखा जाता है, जो एक परमानेंट, इंडिपेंडेंट प्रूफ बनाता है कि दस्तावेज़ साइनिंग के बाद से बदला नहीं गया है।

क्या रिकॉर्ड होता है

• साइंड दस्तावेज़ का एक क्रिप्टोग्राफिक हैश
• हर सिग्नेचर इवेंट के लिए यूनीक ट्रांजैक्शन ID
• blockchain नेटवर्क पर ब्लॉक नंबर और टाइमस्टैम्प
• रिकॉर्ड परमानेंट है और Chaindoc सहित किसी के द्वारा डिलीट नहीं किया जा सकता

दस्तावेज़ कैसे वेरिफाई करें

कोई भी साइंड दस्तावेज़ वेरिफाई कर सकता है, यहाँ तक कि Chaindoc अकाउंट के बिना भी:

1. verify.chaindoc.com पर वेरिफिकेशन पोर्टल पर जाएँ
2. साइंड दस्तावेज़ अपलोड करें या वेरिफिकेशन कोड डालें
3. सिस्टम दस्तावेज़ का हैश कैलकुलेट करता है और उसे blockchain के खिलाफ चेक करता है
4. आपको रिजल्ट दिखेगा: दस्तावेज़ इंटिग्रिटी स्टेटस, सिग्नेचर डेट्स और साइनर डिटेल्स
5. अपने रिकॉर्ड्स के लिए एक वेरिफिकेशन सर्टिफिकेट डाउनलोड करें अगर आपको चाहिए

ऑडिट ट्रेल और सर्टिफिकेट

हर सिग्नेचर एक डिटेल्ड ऑडिट ट्रेल और कंप्लीशन का सर्टिफिकेट जनरेट करता है। ऑडिट ट्रेल वही है जो आप कोर्ट या ऑडिटर को दिखाएँगे अगर कोई सिग्नेचर पर विवाद करता है।

ऑडिट ट्रेल क्या कैप्चर करता है

• दस्तावेज़ कब भेजा गया और किसने भेजा
• ईमेल डिलीवरी और हर रिसिपिएंट के लिए ओपन टाइमस्टैम्प
• हर साइनर ने कब दस्तावेज़ देखा
• ऑथेंटिकेशन मेथड और सक्सेस/फेलियर लॉग्स
• सिग्नेचर टाइमस्टैम्प (मिलीसेकंड प्रिसिजन)
• IP एड्रेस और डिवाइस इन्फॉर्मेशन
• जियोलोकेशन डेटा (अगर इनेबल्ड है)
• blockchain ट्रांजैक्शन ID और ब्लॉक नंबर

सर्टिफिकेट ऑफ कंप्लीशन

जब सभी पार्टीज ने साइन कर लिया तो अपने आप जनरेट होता है। यह सब कुछ एक दस्तावेज़ में बंडल करता है:

• दस्तावेज़ टाइटल और यूनीक ID
• सभी पार्टीज, उनके रोल और उनके एक्शन
• कंप्लीट इवेंट टाइमलाइन
• सिग्नेचर इमेज और टाइप किए नाम
• इस्तेमाल किए गए ऑथेंटिकेशन मेथड्स
• blockchain वेरिफिकेशन डेटा
• इंस्टेंट वेरिफिकेशन के लिए QR कोड

एडवांस्ड फीचर्स

इन-पर्सन साइनिंग

कभी-कभी आपको आमने-सामने हस्ताक्षर इकट्ठे करने की ज़रूरत होती है। Chaindoc का होस्ट मोड कई लोगों को एक ही डिवाइस पर साइन करने देता है, हर साइनर के लिए अलग ईमेल वेरिफिकेशन के साथ। इवेंट्स, कॉन्फ्रेंस या ऑफिस वॉक-इन के लिए उपयोगी।

बल्क सेंड

एक ही दस्तावेज़ दर्जनों (या सैकड़ों) लोगों को भेजना है? रिसिपिएंट इन्फो के साथ एक CSV अपलोड करें, पर्सनलाइज़ेशन के लिए मर्ज फील्ड्स इस्तेमाल करें, और हर एक को इंडिविजुअली ट्रैक करें। ऑनबोर्डिंग पैकेट्स, पॉलिसी अकॉलेजमेंट्स या एन्युअल रिन्यूअल्स के लिए सोचें।

रिमाइंडर और नोटिफिकेशन

डिफॉल्ट हर 3 दिन में ऑटोमैटिक रिमाइंडर जाते हैं (आप इंटरवल बदल सकते हैं)। आपको नोटिफिकेशन भी मिलते हैं जब दस्तावेज़ देखे जाते हैं, साइन किए जाते हैं या डिक्लाइन किए जाते हैं। वेबहुक सेटअप करें अगर आप चाहते हैं कि ये इवेंट्स रियल टाइम में आपके ऐप में पुश हों।

डिक्लाइन और वॉयड

साइनर्स एक रिक्वेस्ट डिक्लाइन कर सकते हैं और कारण दे सकते हैं। आपको तुरंत नोटिफिकेशन मिलता है। आपके एंड पर, आप कंप्लीशन से पहले किसी भी पॉइंट पर एक दस्तावेज़ वॉयड कर सकते हैं। दोनों एक्शन ऑडिट ट्रेल में लॉग होते हैं और सभी पार्टीज को नोटिफिकेशन मिलता है।

बेस्ट प्रैक्टिसेज

अपने दस्तावेज़ तैयार करना

कुछ बातें जो समय बचाती हैं और साइनिंग फ्रिक्शन कम करती हैं:

• साफ दस्तावेज़ टाइटल्स इस्तेमाल करें। "Q4 2025 कंसल्टिंग एग्रीमेंट" "Contract_v3_final_FINAL.pdf" से बेहतर है।
• बड़े PDFs को अपलोड करने से पहले कंप्रेस करें। मैक्स 50MB है, लेकिन छोटी फाइलें साइनर्स के लिए तेज़ लोड होती हैं।
• सिग्नेचर फील्ड्स वहाँ रखें जहाँ साइनर्स स्वाभाविक रूप से उम्मीद करेंगे।
• फील्ड को साफ लेबल करें: "क्लाइंट सिग्नेचर", "मैनेजर अप्रूवल", न कि सिर्फ "सिग्नेचर 1"。
• असली रिसिपिएंट्स को भेजने से पहले खुद साइनिंग फ्लो टेस्ट करें। आप जल्दी लेआउट इश्यू पकड़ लेंगे।

सिक्योरिटी टिप्स

सिग्नेचर टाइप को दस्तावेज़ के महत्व से मैच करें। इसे ओवर-इंजीनियर मत करें, लेकिन ज़रूरी कॉन्ट्रैक्ट्स के लिए ऑथेंटिकेशन मत छोड़ें।

• लीगल और फाइनेंशियल दस्तावेज़ों के लिए AES या QES इस्तेमाल करें
• कुछ भी जहाँ साइनर की पहचान क्रिटिकल है उसके लिए MFA इनेबल करें
• रीज़नेबल डेडलाइन सेट करें (ज़्यादातर कॉन्ट्रैक्ट्स के लिए 7-30 दिन)
• साइंड दस्तावेज़ बैकअप करके और एक्सेसिबल रखें
• हाई-वैल्यू कॉन्ट्रैक्ट्स के लिए, साइनिंग के बाद blockchain रिकॉर्ड वेरिफाई करें

ट्रबलशूटिंग

साइनर को ईमेल नहीं मिला

पहले उनका स्पैम/जंक फोल्डर चेक करें। अगर वहाँ नहीं है, तो ईमेल एड्रेस सही है वेरिफाई करें और रिक्वेस्ट फिर से भेजें। कुछ कॉर्पोरेट ईमेल फिल्टर्स साइनिंग लिंक्स ब्लॉक कर देते हैं, इसलिए हो सकता है आपको chaindoc.io को व्हाइटलिस्ट करना पड़े।

साइनिंग लिंक एक्सपायर हो गया

आप अपने डैशबोर्ड से डेडलाइन एक्सटेंड कर सकते हैं और फिर से भेज सकते हैं। साइनर को एक ताज़ा लिंक मिलता है।

मोबाइल पर सिग्नेचर ड्रॉ नहीं कर पा रहे

यकीन करें कि ब्राउज़र टच इनपुट की अनुमति देता है। अगर अब भी काम नहीं कर रहा, तो साइनर टाइप्ड सिग्नेचर पर स्विच कर सकता है। सभी सिग्नेचर मेथड्स की कानूनी वैधता एक जैसी होती है।

API-स्पेसिफिक इश्यू के लिए, API डॉक्यूमेंटेशन चेक करें। वेबहुक डिलीवरी प्रॉब्लम्स के लिए, वेबहुक डॉक्स में एक रीट्राई और डिबगिंग गाइड है। अगर आप टीम रोल्स और परमिशन सेटअप कर रहे हैं, तो वह टीम मैनेजमेंट सेक्शन में कवर किया गया है।