दस्तावेज़ प्रबंधन

Chaindoc आपके दस्तावेज़ों को ब्लॉकचेन सत्यापन, संस्करण नियंत्रण और पूर्ण ऑडिट ट्रेल के साथ सुरक्षित रखता है। यह पेज अपलोडिंग, व्यवस्थित करने, अनुमतियों, रिटेंशन और दस्तावेज़ों के जीवनचक्र के बारे में बताता है।

अगर आप किसी शेयर ड्राइव या बेसिक फ़ाइल स्टोरेज से आ रहे हैं, तो सबसे बड़ा अंतर यह है कि हर क्रिया लॉग हो जाती है और हर प्रकाशित दस्तावेज़ को ब्लॉकचेन हैश मिलता है। आप अनजाने में यह ट्रैक नहीं खो सकते कि किसने क्या बदला, या कब।

दस्तावेज़ जीवनचक्र

दस्तावेज़ विभिन्न अवस्थाओं से गुज़रते हैं क्योंकि वे बनाए जाते हैं, हस्ताक्षरों के लिए भेजे जाते हैं, और पूरे होते हैं। आपको स्थितियों को मैन्युअल रूप से मैनेज करने की ज़रूरत नहीं है; वे स्वचालित रूप से हस्ताक्षरकर्ताओं के कार्यों के आधार पर बदल जाती हैं।

दस्तावेज़ की अवस्थाएं

• Draft — अभी तैयार हो रहा है, अभी तक नहीं भेजा गया
• Pending — हस्ताक्षरों के लिए भेजा गया, पहले हस्ताक्षर का इंतज़ार है
• In progress — कम से कम एक हस्ताक्षर मिल गया, और भी बाकी हैं
• Completed — सभी हस्ताक्षर आ गए, दस्तावेज़ अंतिम रूप दिया गया
• Declined — किसी हस्ताक्षरकर्ता ने दस्तावेज़ अस्वीकार कर दिया
• Voided — आपने इसे पूरा होने से पहले रद्द कर दिया
• Expired — समय सीमा बीत गई बिना सभी हस्ताक्षरों के
• Archived — दीर्घकालिक भंडारण में स्थानांतरित

स्थिति परिवर्तन कैसे काम करते हैं

परिवर्तन स्वचालित हैं। जब आप draft भेजते हैं, यह "pending" हो जाता है। जब पहला हस्ताक्षरकर्ता हस्ताक्षर करता है, यह "in progress" में चला जाता है। जब आखिरी व्यक्ति हस्ताक्षर करता है, यह "completed" हो जाता है। आप किसी भी बिंदु पर दस्तावेज़ void कर सकते हैं, और हस्ताक्षरकर्ता किसी भी बिंदु पर अस्वीकार कर सकते हैं। अगर समय सीमा बीत जाती है, तो यह expire हो जाता है।

दस्तावेज़ अपलोड करना

समर्थित प्रारूप

Chaindoc अधिकांश सामान्य फ़ाइल प्रकारों को स्वीकार करता है। गैर-PDF फ़ाइलें अपलोड पर स्वचालित रूप से PDF में बदल जाती हैं (मूल डाउनलोड के लिए उपलब्ध रहता है)।

• PDF (अनुशंसित)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images: JPG, PNG, GIF, TIFF — OCR टेक्स्ट पहचान के साथ PDF में बदला जाता है
• Text files: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

अपलोड के तरीके

ब्राउज़र में drag और drop सबसे तेज़ तरीका है। आप फ़ाइल पिकर का उपयोग भी कर सकते हैं, Google Drive / Dropbox / OneDrive से आयात कर सकते हैं, या API के माध्यम से प्रोग्रामेटिक रूप से अपलोड कर सकते हैं। बल्क अपलोड के लिए, API एक ही अनुरोध में कई फ़ाइलें भेजने का समर्थन करता है।

अधिकतम फ़ाइल आकार 50MB है। अगर आप नियमित रूप से इस सीमा तक पहुंच रहे हैं, तो PDF को अपलोड करने से पहले compress करें।

अपने दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना

फ़ोल्डर

आप असीमित फ़ोल्डर और उप-फ़ोल्डर बना सकते हैं। अधिकांश टीमें विभाग, ग्राहक, या प्रोजेक्ट के अनुसार व्यवस्थित करती हैं। फ़ोल्डर को आपकी टीम के साथ साझा किया जा सकता है या निजी रखा जा सकता है।

फ़ोल्डर के बीच दस्तावेज़ ले जाने के लिए drag-and-drop काम करता है। किसी भी बल्क अपलोड से पहले एक स्पष्ट संरचना स्थापित करना बुद्धिमानी है, क्योंकि बाद में पुनर्गठन थकाऊ हो सकता है।

फ़िल्टर और खोज

फ़िल्टर आपको स्थिति, दिनांक सीमा, हस्ताक्षरकर्ता, दस्तावेज़ प्रकार, या कस्टम टैग द्वारा संकीर्ण करने देते हैं। आप फ़िल्टर संयोजनों को views के रूप में सहेज सकते हैं ताकि हर बार उन्हें फिर से न बनाना पड़े।

खोज दस्तावेज़ शीर्षकों, विवरणों, मेटाडेटा, हस्ताक्षरकर्ता नामों, ईमेलों, और यहां तक कि ब्लॉकचेन ट्रांज़ैक्शन ID में भी काम करती है। यह दस्तावेज़ सामग्री के भीतर full-text खोज का भी समर्थन करती है, हालांकि बड़ी लाइब्रेरियों पर यह धीमा हो सकता है।

टैग और मेटाडेटा

हर दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से मानक मेटाडेटा मिलता है: शीर्षक, निर्माता, तिथियां, फ़ाइल आकार, पेज गणना, स्थिति, और ब्लॉकचेन ट्रांज़ैक्शन ID। आप कॉन्ट्रैक्ट मूल्य, ग्राहक नाम, या प्रोजेक्ट कोड जैसी चीज़ों के लिए कस्टम फ़ील्ड (टेक्स्ट, नंबर, दिनांक, ड्रॉपडाउन) भी जोड़ सकते हैं।

टैग हैशटैग-आधारित हैं। जितने चाहें उतने जोड़ें, और वे आपके मौजूदा टैग से स्वतः पूर्ण होंगे। अगर आपको एक साथ दस्तावेज़ों का बैच लेबल करना है तो बल्क टैगिंग काम करती है।

स्टोरेज और सुरक्षा

दस्तावेज़ AES-256 के साथ rest में और TLS 1.3 के साथ transit में एन्क्रिप्टेड हैं। स्टोरेज कई क्षेत्रों में वितरित है और हर 6 घंटे में स्वचालित बैकअप होते हैं। एन्क्रिप्शन और पहुंच नियंत्रणों के बारे में अधिक जानने के लिए, सुरक्षा गाइड देखें।

ब्लॉकचेन एंकरिंग

जब आप कोई दस्तावेज़ प्रकाशित करते हैं, उसका हैश ब्लॉकचेन में लिख दिया जाता है। प्रत्येक स्थिति परिवर्तन पर अतिरिक्त हैश रिकॉर्ड किए जाते हैं (हस्ताक्षरित, voided, आदि)। यह दस्तावेज़ के अस्तित्व और अखंडता का एक स्वतंत्र प्रमाण बनाता है जो तब भी बचा रहता है जब Chaindoc खुद चला जाए।

संस्करण नियंत्रण

उसी दस्तावेज़ का कोई नया संस्करण अपलोड करें और Chaindoc स्वचालित रूप से इतिहास ट्रैक करता है। आप पिछले संस्करणों को देख, तुलना, और पुनर्स्थापित कर सकते हैं। प्रत्येक संस्करण को अपना ब्लॉकचेन हैश मिलता है, और ऑडिट ट्रेल दिखाता है कि किसने क्या और कब अपलोड किया।

पहुंच नियंत्रण

अनुमतियां नियंत्रित करती हैं कि हर व्यक्ति दस्तावेज़ के साथ क्या कर सकता है। आप इन्हें दस्तावेज़ या फ़ोल्डर स्तर पर सेट करते हैं।

अनुमति स्तर

• Owner — पूर्ण नियंत्रण, हटा सकता है और यह प्रबंधित कर सकता है कि और किसके पास पहुंच है
• Editor — संपादित कर सकता है, हस्ताक्षर के लिए भेज सकता है, और दस्तावेज़ प्रबंधित कर सकता है
• Viewer — केवल पढ़ने के लिए, देख और डाउनलोड कर सकता है
• Signer — सौंपे गए दस्तावेज़ देख और हस्ताक्षर कर सकता है
• Commenter — देख और टिप्पणी कर सकता है, लेकिन संपादित नहीं कर सकता
• No access — स्पष्ट रूप से अवरोधित

बाहरी पार्टियों के साथ साझा करना

आप अपनी टीम के बाहर के लोगों के साथ ईमेल द्वारा दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं। अस्थायी पहुंच के लिए, समय-सीमित या पासवर्ड-संरक्षित लिंक का उपयोग करें। आप ऑडिट ट्रेल में हर पहुंच घटना देखेंगे, असफल प्रयासों सहित।

रिटेंशन और संग्रहण

एक निश्चित अवधि के बाद दस्तावेज़ों के साथ क्या होता है इसे स्वचालित करने के लिए रिटेंशन नीतियां स्थापित करें। यह अनुपालन के लिए मायने रखता है: कर दस्तावेज़ों को 7 साल की आवश्यकता हो सकती है, रोजगार रिकॉर्ड को अधिक समय की आवश्यकता हो सकती है।

• दस्तावेज़ प्रकार के अनुसार रिटेंशन अवधियां निर्धारित करें
• अवधि समाप्त होने पर स्वचालित संग्रहण
• मुकदमे के दौरान हटाने से रोकने के लिए लीगल होल्ड
• GDPR, HIPAA, और SOX रिटेंशन आवश्यकताओं के अनुरूप
• संग्रहण अवधि के बाद वैकल्पिक स्वचालित विलोपन
• ज़रूरत पड़ने पर विशिष्ट दस्तावेज़ों के लिए नीतियों को ओवरराइड करें

संग्रहित दस्तावेज़ कोल्ड स्टोरेज में चले जाते हैं (कम लागत, वही retrieval गति)। ब्लॉकचेन सत्यापन अक्षुण्ण रहता है।

निर्यात और डाउनलोड

व्यक्तिगत दस्तावेज़ PDF के रूप में डाउनलोड करें, या ZIP के रूप में बल्क डाउनलोड करें। आप निर्यात में ऑडिट ट्रेल और पूर्णता प्रमाणपत्र शामिल कर सकते हैं। मेटाडेटा CSV या JSON में निर्यात होता है अगर आपको इसे किसी अन्य सिस्टम में खींचने की ज़रूरत है।

स्वचालित निर्यात के लिए, API का उपयोग करें। आप webhooks भी स्थापित कर सकते हैं जब कोई दस्तावेज़ एक विशिष्ट स्थिति तक पहुंचता है तो निर्यात ट्रिगर करने के लिए।

डाउनलोड नियंत्रण

संवेदनशील दस्तावेज़ों के लिए, आप पूरी तरह से डाउनलोड अक्षम कर सकते हैं, दर्शक के नाम के साथ वॉटरमार्क जोड़ सकते हैं, या प्रति व्यक्ति डाउनलोड की संख्या सीमित कर सकते हैं। सभी डाउनलोड घटनाएं ऑडिट ट्रेल में दिखाई देती हैं।

एनालिटिक्स और रिपोर्टिंग

डैशबोर्ड स्थिति के अनुसार दस्तावेज़ मात्रा, पूर्णता में औसत समय, सबसे सक्रिय उपयोगकर्ता, स्टोरेज उपयोग, और समय के साथ रुझान दिखाता है। अनुपालन के लिए, आप लंबित हस्ताक्षरों, समाप्त दस्तावेज़ों, पहुंच लॉग, और रिटेंशन नीति अनुपालन पर रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं।

अगर आपको कस्टम रिपोर्ट्स की ज़रूरत है, API आपको सभी अंतर्निहित डेटा तक पहुंच देता है।

एकीकरण

Chaindoc दो-तरफा सिंक के लिए क्लाउड स्टोरेज प्रदाताओं (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) के साथ जुड़ता है। यह Salesforce, HubSpot, और Microsoft Dynamics जैसे CRM और ERP सिस्टम के साथ भी एकीकृत होता है। किसी अन्य चीज़ के लिए, API या Zapier का उपयोग करें 5000+ ऐप्स से जुड़ने के लिए।

सर्वोत्तम अभ्यास

कुछ बातें जो समय बचाती हैं क्योंकि आपकी दस्तावेज़ लाइब्रेरी बढ़ती है:

• बल्क अपलोड से पहले अपनी फ़ोल्डर संरचना स्थापित करें। बाद में सैकड़ों दस्तावेज़ों को पुनर्गठित करना मज़ेदार नहीं है।
• सुसंगत नामकरण का उपयोग करें: "Q4 2025 Consulting Agreement" "Contract_v3_FINAL.pdf" से बेहतर है।
• बाद में नहीं, अपलोड के समय ही टैग लागू करें। पीछे रहना आसान है।
• पहुंच अनुमतियों की मासिक समीक्षा करें और जो टीम छोड़ चुके हैं उनकी पहुंच रद्द करें।
• अपने सक्रिय दृश्य को साफ रखने के लिए नियमित रूप से पूर्ण दस्तावेज़ संग्रहीत करें।
• रिटेंशन नीतियां जल्दी स्थापित करें ताकि आपको पीछे से सब कुछ वर्गीकृत न करना पड़े।

समस्या निवारण

अपलोड विफल होता है

फ़ाइल आकार (अधिकतम 50MB) और आपके इंटरनेट कनेक्शन की जांच करें। अगर यह Word या PowerPoint फ़ाइल है, तो PDF रूपांतरण भारी स्वरूपित दस्तावेज़ों पर विफल हो सकता है। पहले स्वयं PDF में बदलने और वह अपलोड करने का प्रयास करें।

दस्तावेज़ नहीं मिल रहा

ब्राउज़ करने के बजाय खोज का उपयोग करें। सत्यापित करें कि आपके फ़िल्टर इसे छुपा नहीं रहे हैं (एक सामान्य: स्थिति फ़िल्टर "active" पर सेट है लेकिन दस्तावेज़ संग्रहित है)। यह भी जांचें कि क्या आपके पास इसे देखने की अनुमति है।

अनुमति अस्वीकृत

दस्तावेज़ owner या अपने टीम एडमिन से संपर्क करें। वे दस्तावेज़ की साझाकरण सेटिंग्स से पहुंच प्रदान कर सकते हैं। अगर आप एडमिन हैं, तो यह देखने के लिए कि अनुमतियां फ़ोल्डर से दस्तावेज़ों तक कैसे cascade होती हैं, टीम प्रबंधन दस्तावेज़ देखें।

आगे क्या करें

• हस्ताक्षर — हस्ताक्षर प्रकारों और हस्ताक्षर कार्यप्रवाहों के बारे में जानें
• टीम प्रबंधन — भूमिकाएं, अनुमतियां, और टीम कार्यस्थान स्थापित करें
• API दस्तावेज़ — प्रोग्रामेटिक दस्तावेज़ प्रबंधन
• Webhooks — दस्तावेज़ स्थिति बदलने पर सूचित हों
• सुरक्षा — एन्क्रिप्शन, पहुंच नियंत्रण, और अनुपालन सेटिंग्स