Как стартапы могут сократить юридические расходы с помощью автоматической проверки документов

Юридические расходы растут не из-за сложности услуг адвокатов, которые нужны стартапам, а из-за ручной проверки контрактов. Каждая пропущенная правка, устаревший файл или даже пропущенное положение — это ошибка, которую в итоге придется исправлять за деньги.

Основатели не тратят деньги на юристов; они тратят деньги на ошибки, которые можно было бы избежать и которые юристы должны исправлять. С одной стороны, когда команды спешат подписать онлайн-документы или утвердить контракты, разбросанные по дискам и электронным письмам, даже одно небольшое несоответствие может привести к спору, который приведет к дополнительным расходам.

Многие стартапы работают на полной скорости, но если у них нет автоматических проверок, то они как будто работают вслепую. Когда каждое соглашение нужно проверять вручную, а не онлайн, ошибки остаются незамеченными, пока не станет слишком поздно. Этот ручной процесс не работает, когда стартап начинает получать десятки контрактов в месяц или когда их количество достигает 2-3.

Стартапы не тратят кучу денег на юристов из-за сложных дел; они тратят много денег, потому что простые ошибки, которых можно избежать, требуют часов оплачиваемого времени. Когда команды подписывают онлайн-документы, которые не автоматизированы, каждая поправка, повторная отправка или несоответствие — это оплачиваемая задача. Даже простые контракты без адекватного контроля версий документов становятся дорогостоящими процессами с многократными пересылками.

Ручные проверки, которые увеличивают юридические счета

Большая часть юридических расходов связана с повторным просмотром одного и того же файла. Команды обычно исправляют мелкие детали в нескольких черновиках, а юристы выставляют счета за каждый раунд.

Типичные ситуации:

• Разные черновики были отправлены инвесторам или партнерам
• Команды вносят изменения в электронные письма или облачные диски
• Проверяйте сроки, результаты или цены между черновиками

Если нет онлайн-проверки документов, юристам придется проверять каждое обновление по отдельности, что быстро увеличивает расходы. Один опечатка приведет к полной перепроверке и ненужным расходам.

Цена исправления ошибок после подписания

Стоимость ошибок становится намного выше, как только договор подписан. Все упущенные детали нужно исправлять юридическим путем.

Обычные расходы после подписания:

• Неправильные даты → штрафы или исправления
• Неправильная формулировка положения об интеллектуальной собственности → Консультация по переработке (платная)
• Ложные показатели → пересчитанные соглашения
• Отсутствие обязанностей → дополнительное рассмотрение и объяснение

Команды, которые создают документы онлайн, обычно тратят деньги на юристов, чтобы исправить историю. Этого можно избежать с помощью автоматических проверок и готовых к аудиту документов на блокчейне, которые выявляют проблемы до подписания.

Скрытые издержки медленных юридических процессов

Задержки с утверждением приводят к потерям, которые больше, чем юридические расходы. Задержки влияют на работу, графики и доходы.

Факторы, влияющие на стоимость, включают:

• Сделки задерживаются из-за того, что контракты застряли в почтовых ящиках
• Внедрение задержалось из-за непроверенных терминов
• Основатели отвлекались от работы над продуктом, чтобы собирать подписи

Онлайн-документы Chaindoc и безопасный доступ к документам позволяют быстрее получать одобрения, а также минимизировать юридические издержки и операционные задержки.

Проверка законов вручную — это утомительно, долго и дорого. Онлайн-проверка документов использует автоматические процессы, которые заменяют кучу ручных проверок одной системой проверки документов, которая проверяет подлинность, отслеживает действия и устраняет ошибки, прежде чем они превратятся в проблемы, за которые придется платить.

Одна система, которая избавляет от ручной проверки

Автоматизация используется для того, чтобы каждое действие проверялось сразу же после его выполнения, вместо того, чтобы юристы просматривали каждую строку каждого обновленного файла для проверки его правильности.

Chaindoc экономит время на юридической проверке, предлагая:

• аутентификация электронной подписи, которая является автоматической проверкой личности
• Редактируйте так, чтобы избежать несанкционированных изменений
• Онлайн-документы Chaindoc — это единственный достоверный источник информации
• Уведомления в реальном времени, когда что-то меняется — до того, как это станет проблемой

Если команды не подписывают документы онлайн автоматически, им приходится вручную проверять подлинность и контролировать изменения. Chaindoc избавляет от этого, и стартапам не нужно проходить через кучу бесполезных проверок.

Документы блокчейна устраняют споры, прежде чем они начинаются

Конфликты случаются, когда команды не могут договориться, какая версия правильная. С документами на блокчейне этот вопрос просто исчезает.

Chaindoc гарантирует:

• Одна версия, которую видят все
• Одна понятная история версий
• Одна цепочка действий, которую нельзя изменить

Юристу может понадобиться 2-3 часа, чтобы найти различия. Chaindoc делает это автоматически, блокируя документ, чтобы никто не мог его изменить, и фиксируя все изменения. Для стартапов с небольшим бюджетом это означает экономию нескольких часов на юридических услугах.

Audit-Ready Trail делает каждый контракт юридически понятным

Неподдельный аудиторский след означает, что доказательства создаются, а не собираются людьми после конфликта. Это самый дорогой аспект юридической работы — документирование и сбор доказательств — устраняется в случае стартапа.

Аудиторский след дает вам следующее:

• Проверяйте список тех, кто открывал, редактировал или подписывал документ
• Невозвратные действия
• Все в порядке без помощи юристов
• Видимость переговоров или аудитов в реальном времени

Утвержденные рабочие процессы превращают управление контрактами из дорогостоящего ручного процесса в предсказуемый и автоматизированный процесс. После того, как все действия отслежены, все подписи проверены и все файлы защищены, стартапам не нужно проходить процесс юридической проверки несколько раз и допускать дорогостоящие ошибки.

Сокращение внешних юридических расходов

Внешние консультанты часто берут плату за каждую проверку, даже если в новой версии изменилась всего одна строка. Стартапам не нужно снова платить за проверку своих онлайн-документов, потому что у нас есть проверка, готовая к аудиту.

Например, один стартап тратил 300 долларов на проверку каждого контракта. Когда юрист переходит на онлайн-документы Chaindoc, ему/ей нужно только посмотреть журналы, а не перечитывать весь контракт заново.

Сертифицированные процессы снижают юридические расходы, потому что:

• Все действия сохраняются в постоянном журнале аудита
• Подлинность и идентичность подтверждаются с помощью электронной подписи
• Благодаря блокчейн-документам больше нет проблем с разными версиями
• Юристы не обращают внимания на повторы, а смотрят на то, что действительно важно

Как избежать переделок и пересмотра условий

Самые дорогостоящие юридические ошибки случаются после подписания контракта. Неправильно указанная цифра, дата или условие могут привести к пересмотру условий, возмещению средств или штрафам. Эти риски можно предотвратить на начальном этапе с помощью автоматической онлайн-проверки документов.

Проверка защищает стартапы, потому что:

• Автоматические проверки выявляют неправильные значения перед подписанием
• Доступ к контрактам защищен
• В некоторых журналах есть точные сведения о том, кто, что и когда изменил
• При подписании онлайн-документов командами не нужно гадать

Быстрое одобрение значит быстрый доход

Медленный процесс заключения контрактов замедляет получение дохода. Автоматическое утверждение устраняет задержки, которые убивают стартапы как в финансовом плане, так и в плане динамики развития.

Проверенные процессы ускоряют получение дохода, потому что:

• Длинные цепочки писем заменяются автоматическими уведомлениями
• Управляемые разрешения ускоряют рабочие процессы, готовые к аудиту
• Четкие записи помогают избежать путаницы для следующего человека, который будет подписывать
• Не тратьте время на отправку PDF-файлов

Компании, которые автоматизировали процесс утверждения, заключают сделки за несколько дней, а не недель.

Когда пытаешься работать с контрактами с помощью разных инструментов, появляются скрытые затраты: дублирование работы, потерянные версии и юридические проверки. Эти проблемы можно решить с помощью единого рабочего процесса. Онлайн-документы Chaindoc объединяют контроль доступа, проверку и отслеживание, готовое к аудиту, избавляя от необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение, нанимать дополнительный персонал и тратить дополнительное время на исправление ошибок.

Один рабочий процесс вместо пяти инструментов

Большинство команд используют кучу разных инструментов: электронную почту для отправки файлов, Google Drive для хранения файлов, редакторы PDF для небольших изменений, Slack для быстрой проверки и юридический отдел для всех проверок. Такая фрагментация приводит к задержкам, несоответствиям и ненужным юридическим расходам.

С онлайн-документами Chaindoc основатели смогут избавиться от всего этого с помощью одного рабочего процесса:

• Загрузите один раз
• Установите безопасный доступ к документам
• Проверяйте личности
• Включите аутентификацию с помощью электронной подписи
• Следите за каждой операцией в защищенном от подделки журнале аудита

Одна платформа — это меньше подписок, меньше ручной проверки и меньше проблем, что значит меньше юридических затрат и меньше беспорядка в работе.

Безопасный доступ к документам помогает избежать путаницы и неправильного использования

Большинство юридических споров возникает из-за того, что кто-то что-то изменил или подписал не ту версию. Эти риски можно избежать, если обеспечить безопасный доступ к документам.

Как Chaindoc помогает избежать путаницы:

• Четкие роли: просмотр, комментирование, подписание
• Никто не может перезаписывать термины
• Никаких несанкционированных правок или обновленных PDF-файлов
• Все взаимодействия связаны с идентичностью
• Не тратьте время на поиски того, кто изменил файл

Это поможет избежать ошибок и сэкономить на юридических расходах, связанных с их поиском.

Нулевые затраты на соблюдение требований

Когда небольшие команды только начинают свою работу, им часто нужна юридическая помощь, чтобы соответствовать GDPR, eIDAS и стандартам аудита, а юридическая помощь стоит дорого. Chaindoc автоматизирует эту сложную работу.

Это упрощает соблюдение требований, потому что:

• По своей сути, документы блокчейна нельзя подделать
• Все подписи подтверждаются онлайн-проверкой документов
• Журналы можно экспортировать и проверять
• Не нужно собирать доказательства из руководств
• Никаких дополнительных инструментов для обеспечения соответствия не нужно

Основатели также экономят деньги, потому что им не нужно тратиться на юридические расходы, чтобы все контракты были в порядке.

Бумажная волокита задерживает выпуск продуктов, сбор средств и привлечение новых сотрудников. Стартапы, которые автоматизируют проверку документов онлайн, не должны постоянно перепроверять документы, экономят на услугах юристов и работают быстрее, чем те, кто продолжает использовать PDF-файлы и цепочки писем.

Почему инвесторы любят стартапы с автоматизированными документальными следами

Неупорядоченные процессы заключения контрактов вызывают подозрения у инвесторов, поскольку являются признаком слабого внутреннего контроля. С помощью онлайн-документов Chaindoc каждый контракт сопровождается защищенным от подделки аудиторским следом, который является прозрачным, и, таким образом, инвесторы могут сразу увидеть:

• Предсказуемое соответствие
• Стабильный контроль версий документов
• Понятное авторство и история одобрений

Это позволяет избежать затрат на должную осмотрительность и показывает, что команда может заниматься юридическими вопросами так же тщательно, как и разработкой продукта.

Прозрачность на основе блокчейна делает вас более надежным для инвесторов

Нестабильные файлы, потерянные подписи и непредсказуемые сроки вызывают недоверие. Документы блокчейна прозрачны и не могут вызвать никаких сюрпризов, поскольку все действия имеют временные метки, проверяются и не могут быть изменены. Это дает инвесторам уверенность в том, что сделки, которые они читают сегодня, не будут изменены завтра — никаких пересмотров, никаких непредвиденных обязательств, никаких недоразумений.

Закрытые автоматизированные испытания придают стартапу зрелый вид еще до того, как он расширится до уровня предприятия. Команды, которые принимают способ безопасного подписания онлайн-документов, постоянного хранения данных и автоматизации соблюдения нормативных требований, быстрее и легче завоевывают доверие инвесторов.

Стартапы не тратят много на юристов, но они тратят кучу денег на исправление ошибок, которые юристы должны исправлять. Большинство этих скрытых затрат устраняется благодаря автоматизации процесса онлайн-проверки документов: никаких дубликатов, никаких неоднозначных правок, никаких споров о том, кто подписал какой документ.

Онлайн-документы Chaindoc дают кучу плюсов: меньше ошибок, меньше юридических проверок, меньше задержек и гораздо больше времени, чтобы сосредоточиться на продукте и росте, а не на бумажной работе.

Когда ваша команда готова перейти на такой рабочий процесс, где документы не нужно проверять вручную, стоит начать использовать систему, которая разработана так, чтобы быть понятной, быстрой и надежной.