Управление запросами на электронную подпись: отслеживание в реальном времени всех запросов, ожидающих и завершенных

Бесконечные письма, чтобы получить контракт, или дни ожидания подписи могут стоить времени и денег. Не зная, как происходит подписание, компании могут пропустить сроки, не получить оплату и упустить возможности. Для фрилансеров и малых и средних предприятий одна упущенная сделка может повлиять на денежный поток и отношения с клиентами.

Компании, которые используют хорошо организованный процесс управления электронными подписями, быстрее завершают сделки, чем те, которые полагаются на ручные утверждения. Кроме того, по данным PwC, плохое управление контрактами обходится компаниям почти в 9% их годового дохода. Эти цифры показывают, что отслеживание соглашений в реальном времени — это не роскошь, а необходимость.

Chaindoc обеспечивает прозрачность сделок, их безопасность и законность благодаря сочетанию отслеживания подписей в реальном времени и документов на блокчейне.

Управление контрактами — это не только подписи, но и понимание, где находятся все документы. Без отслеживания подписей в реальном времени специалисты тратят кучу времени на догадки, поиски и проверки. Здесь онлайн-документы Chaindoc делают весь процесс понятным и контролируемым.

Частые проблемы без отслеживания

В электронной почте или бумажных документах команды сталкиваются с такими проблемами:

• Не сдавайте работы позже срока, потому что забыли о напоминаниях или заданиях
• Потерянные электронные письма с важными соглашениями или вложениями
• Если нет информации о подписи и дате, это может привести к разногласиям

Фрилансеры, которые ждут оплаты, или стартапы, которые имеют дело с несколькими инвесторами, особенно чувствительны к этим проблемам. Даже простые сделки становятся долгими и мучительными, если их не видно. Без онлайн-проверки документов становится сложно защитить контракты в случае споров.

Прозрачность с помощью проверки контрактов на блокчейне

Chaindoc решает эту проблему, сохраняя все действия в неизменном виде в блокчейне. Вы можете:

• Смотрите, когда именно подписавшийся открыл и прочитал файл
• Проверяйте время каждого действия, а не последнюю подпись
• Убедитесь, что после утверждения ничего не меняется

Это делает документы блокчейна безопасными и безупречными. Это дает HR-менеджерам доказательства подписанных контрактов с сотрудниками и убедительные доказательства для аудита юридическими командами. Прозрачность создает доверие, и без колебаний легче подписывать онлайн-документы.

Экономия времени для фрилансеров и малых и средних предприятий

Малые предприятия тратят кучу времени на поиск клиентов и отслеживание без какого-либо контроля. С Chaindoc вы:

• Смотрите все запросы на подпись на одной панели управления
• Отправляйте меньше писем, автоматизировав напоминания
• Подписывайте онлайн-контракты быстрее

Невидимость убивает рабочий процесс: пропускаются сроки, не вовремя делаются платежи, теряется доверие. Онлайн-документы Chaindoc делают все этапы прозрачными, безопасными и эффективными.

Когда у вас сразу несколько сделок, легко забыть, какие документы еще не подписаны, какие уже подписаны, а какие нужно еще посмотреть. Онлайн-документы Chaindoc собирают всю информацию в одном месте, так что все фрилансеры, малые и средние компании и юридические команды могут полностью контролировать процесс электронной подписи.

Просмотр действующих и заархивированных соглашений

Ты можешь сразу посмотреть:

• Действующие контракты, которые ещё не заключены
• Сроки действия запросов на подпись истекли
• Готовые электронные контракты, которые можно хранить или выставлять в счетах
• Долгосрочные справочные файлы

Такой подход снижает вероятность того, что утверждения будут упущены из виду, и никакие документы блокчейна не потеряются в почтовом ящике кого-то. В случае международных команд это означает, что менеджерам не нужно ждать, чтобы проверить прогресс за пределами своей страны.

Сортировка и фильтрация для ясности

Чем больше растет ваш бизнес, тем больше у вас контрактов. Онлайн-документы Chaindoc позволяют вам:

• Фильтруйте по имени или компании участника
• Расставьте приоритеты по срокам, чтобы срочные соглашения были впереди
• Ищите по типу контракта или ключевому слову

Это экономит время на ручной проверке и помогает избежать путаницы, когда речь идет о десятках соглашений. Вы либо учитесь подписывать документы онлайн, либо занимаетесь большим количеством сделок; фильтры гарантируют прозрачность на всех этапах безопасного процесса подписания документов.

Экспорт записей для юридического или внутреннего использования

Иногда подписанного файла недостаточно; нужны доказательства. Chaindoc позволяет вам:

• Экспорт журнала аудита, где видно всё, что делалось, и когда
• Проверка клиента/соответствия или загрузка файлов для подтверждения клиента
• Оставляйте четкие записи на случай юридической защиты при возникновении споров

Такой экспорт делает любое соглашение документом, который можно защитить в суде или даже при проверках с помощью онлайн-верификации документов. Для малых и средних предприятий это уверенность в том, что соглашение не будет поставлено под сомнение, а для юристов — это дело, которое будет иметь вес.

Ждать подписей, которые всегда опаздывают, — это одна из самых больших проблем при работе с контрактами. Онлайн-документы Chaindoc позволяют видеть все ожидающие подписи, так что легко заметить, когда что-то не движется, отправить напоминание и внести изменения, чтобы сделка не сорвалась.

Выявление узких мест в процессе подписания

Отслеживание подписей в реальном времени дает точное представление о статусе каждого получателя, вместо того, чтобы гадать, кто задерживает сделку. Вы можете сразу увидеть:

• Кто уже подписал документ
• Что должны делать остальные получатели
• Дата и время завершения каждого шага

Это метод, основанный на данных, который помогает избежать недопонимания и сделать процесс управления электронными подписями понятным для всех.

Отправка умных напоминаний подписантам

Ручная обработка — это пустая трата времени и обычно портит отношения с клиентами. С Chaindoc вы можете:

• Установите уведомления о цифровой подписи, которые работают автоматически
• Напоминания должны быть персонализированными, чтобы они выглядели профессионально
• Старайтесь не допускать ошибок, следя за тем, чтобы ни один контракт не ускользнул от внимания

Изменение сроков или получателей в процессе работы

Бизнес-ситуации динамичны, и контракты должны быть такими же. Chaindoc позволяет вам:

• Добавляйте время к срокам, если кому-то нужно больше времени на проверку
• Меняйте или добавляйте новых подписантов, не запуская весь процесс заново
• Отменяйте или изменяйте запросы, сохраняя при этом контрольный след документов блокчейна

Эта гибкость позволяет вам не замедлять работу из-за замены членов команды или изменений в условиях клиента.

После подписания контрактов компании нужен не просто PDF, а уверенность. Онлайн-документы Chaindoc: каждое подписанное соглашение сопровождается полной онлайн-верификацией документа, защитой блокчейном и безопасным хранением.

Подтверждение того, кто подписал, когда и при каких условиях

С помощью отслеживания подписей в реальном времени у вас будет подробный аудиторский след, который записывает:

• Идентичность и имена отдельных подписавшихся
• Когда и в какое время они это сделали
• Все условия соглашения

Эта прозрачность дает хорошую проверку в случае спора и делает управление вашим рабочим процессом электронной подписи полностью обоснованным в суде или во время аудита.

Защищенные блокчейном завершенные подписи

Документы на блокчейне нельзя изменить или подделать после того, как их создали, в отличие от обычных PDF-файлов. Каждая подпись хранится навсегда, что дает вам:

• Неизменяемые документы всех соглашений
• Соблюдение правил: проверка контрактов на блокчейне
• Дополнительная безопасность для таких отраслей, как финансы, здравоохранение или юридические услуги

Архивирование и простой поиск подписанных контрактов

Подписанные контракты бесполезны, если их нельзя легко найти в будущем. Chaindoc упрощает следующие действия:

• Безопасная и удобная для поиска система архивированных контрактов
• Имейте к ним быстрый доступ, чтобы проверять, обновлять или показывать клиенту
• Храните структурированные документы без лишней бумажной волокиты

Эта функция превращает готовые цифровые соглашения в долгосрочные активы, что позволяет легко проверять их на соответствие и эффективно управлять ими.

Доверие и своевременность — это два ключевых момента для любого профессионала. Независимо от того, фрилансер ты, малый бизнес или член большой юридической команды, потеря контроля над процессом электронной подписи может привести к задержкам, конфликтам или проблемам с соблюдением требований.

Фрилансеры, следите за своевременными выплатами

Если вы фрилансер или независимый консультант, медленная подпись может привести к задержке оплаты. Благодаря отслеживанию подписи в реальном времени вы сможете видеть, когда клиент подписал договор, и сразу привязывать договоры к счетам.

Основные плюсы для фрилансеров:

• Быстрее закрывайте сделки, связанные со счетами
• Легко понять, кто подписал и когда
• Меньше проблем благодаря онлайн-проверке документов

Малые и средние предприятия растут, не теряя контроля

Чем больше малые и средние предприятия, тем больше контрактов и людей, которые их утверждают. Онлайн-документы Chaindoc позволяют менеджерам отслеживать открытые запросы на подпись, сортировать список соглашений по отделам и хранить готовые цифровые соглашения в одном месте.

Плюсы для малых и средних предприятий:

• Панель управления всеми контрактами
• Сортировка и фильтрация по команде, клиенту или статусу
• Простой и безопасный процесс подписания документов на этапах разработки

Юридические команды уверены в соблюдении норм

С юридическим отделом и отделом кадров не обсуждаются вопросы соблюдения правил. В документах блокчейна записывается каждый шаг, включая приглашение и саму подпись. Эта проверка контракта блокчейна дает аудиторский след, который нельзя подделать и который выдерживает юридическую проверку и требования регулирующих органов.

Преимущества для юридического отдела:

• Контрольный журнал всех подписей, который нельзя изменить
• Доказательства личности и дата подписания
• Окончательно завершенные цифровые соглашения

Работаешь ли ты один или с командой, ты не упустишь возможности, потому что можно контролировать рабочий процесс онлайн-документов Chaindoc.

Управление электронными подписями — это не просто нажатие кнопки «Подписать». Это касается прозрачности, доверия и эффективности на всех уровнях процесса. Онлайн-документы Chaindoc делают ваш рабочий процесс прозрачным, безопасным и полностью контролируемым.

Chaindoc позаботится о том, чтобы все соглашения были защищены от подделки и имели юридическую силу, благодаря отслеживанию подписей в реальном времени, технологии блокчейн и онлайн-проверке документов. Неважно, кто ты — фрилансер, растущая малая или средняя компания или член юридической команды — упрощенные рабочие процессы помогут сократить задержки и увеличить количество своевременно закрытых сделок.

Начни управлять процессом подписания документов с ясностью в реальном времени уже сегодня и преврати все контракты в надежные бизнес-активы.