10 главных ошибок, которые компании делают при подписании контрактов онлайн

Большинство проблем, связанных с цифровыми контрактами, не связаны с неработающими инструментами или отсутствием функций. Они связаны с тем, как команды могут подписывать онлайн-документы в реальном мире.

Обмен файлами происходит слишком быстро, проверки обходятся, и достаточно хороший рабочий процесс становится реальной юридической и финансовой угрозой.

Самое интересное, что везде встречаются одни и те же ошибки. Эти шаблоны повторяют независимые специалисты, растущие малые и средние предприятия, быстро развивающиеся стартапы и даже HR- и юридические команды.

Разные отрасли, разные масштабы, но одинаковые привычки, когда люди спешат создать онлайн-документы и подписать их в короткие сроки.

Это не вопрос умышленной халатности. Просто большинство команд знают, как ставить подпись, но не знают, как безопасно подписывать документы онлайн.

Электронная почта кажется привычной. PDF-файлы кажутся окончательными. А ссылки для доступа удобны — пока что-то не пойдет не так и никто не сможет утверждать, что видел, редактировал или подписывал что-либо.

В этой статье рассказывается о 10 ошибках, которые компании часто допускают при подписании контрактов. Каждая из них может показаться незначительной, но все вместе они приводят к тому, что цифровые контракты часто становятся причиной конфликтов, задержек и дорогостоящих переделок.

Это одна из самых больших ошибок, которые компании делают, когда подписывают онлайн-документы. Проблема обычно начинается с разрозненных файлов: цепочек писем, общих дисков и «final_v3_last_pdf».

Проблемы с контролем версий документов быстро становятся очевидными, когда команды создают онлайн-документы без какого-либо контроля. Один человек проверяет один файл, а другой подписывает немного другой файл.

Оба думают, что все сделали правильно, но юридически они подписали разные соглашения.

Опасность становится понятной позже:

• Спор о том, какая версия считается правильной
• Несоответствие ожиданий между сторонами
• Плохая юридическая позиция из-за отсутствия доказательств

Это типичный пример рисков, связанных с цифровыми контрактами из-за небезопасных процессов электронной подписи. Недостаточно просто иметь подпись, если версию документа нельзя проверить.

Эту ошибку можно избежать, используя онлайн-документы Chaindoc. Контракты имеют проверяемый аудиторский след, одну историю и один документ.

Блокчейн-документы защищают подписанную версию, а онлайн-проверка документов гарантирует, что именно было подписано и когда.

Эта ошибка случается даже до того, как документы подписаны онлайн. Команды спешат сделать онлайн-документы с помощью каких-то знакомых инструментов и думают, что простой журнал изменений будет достаточно. Но это редко бывает так.

Простые журналы изменений показывают, что что-то было изменено, но не указывают, кто за это отвечает. Они не предотвращают параллельные правки, перезапись положений и незаметные замены.

В итоге, проблема с контролем версий документов возникает еще до подписания, что создает скрытую угрозу для цифровых контрактов.

Типичные результаты включают:

• Несколько существующих версий использовались одновременно
• Нет явной связи между одобрениями и правками
• Слабые доказательства в случае споров или проверок

Это приводит к появлению небезопасных процессов электронной подписи, когда подпись ставится на документе, у которого даже нет стабильной базовой линии.

Онлайн-документы Chaindoc контролируются с момента создания, а не с момента подписания. Документы блокчейна показывают всю историю первоначальной загрузки.

С помощью онлайн-проверки документов можно отслеживать все изменения и с самого начала обеспечить безопасное сотрудничество по контракту.

Большинство команд думают, что когда контракт отправляется в правильный почтовый ящик, это значит, что личность подтверждена. На самом деле, доступ к электронной почте не может быть подтверждением личности для контрактов. Это просто доставка.

Типичные ситуации, которые сразу подрывают доверие:

• Контракты отправляются третьим сторонам
• Утверждения делаются через общие почтовые ящики
• Доступ к почте остается у бывших сотрудников

Подписанный документ в таких случаях не имеет большого значения. Без онлайн-проверки документов невозможно доказать, кто прочитал соглашение или одобрил его.

Это может повредить аутентификации электронной подписи и сделать иначе действительные контракты недействительными.

Онлайн-документы Chaindoc решают эту проблему, разделяя доступ и идентификацию. Аутентификация происходит до взаимодействия, а не после подписания.

Вместе с документами блокчейна и четким контрольным журналом контрактов все подписи связаны с надежным человеком — подписи не считаются действительными.

Контракт может казаться завершенным из-за подписи на нем, но без подтвержденной личности подпись может быть легко оспорена.

Не стоит забывать о проверке личности, потому что это может привести к серьезным проблемам с цифровыми контрактами, особенно когда команды подписывают документы онлайн между отделами или между странами.

Эта ошибка больше всего бросается в глаза в:

• HR заключает контракты с внешними кандидатами
• Дистанционное подписание юридических договоров
• Международные сделки, где есть другие стандарты соответствия

Если нет проверки личности для контрактов, то нельзя достоверно сказать, кто на самом деле одобрил документ.

Это подрывает достоверность электронной подписи в спорах и заставляет команды делать предположения, а не предоставлять доказательства.

У него есть безопасные рабочие процессы, которые включают проверку личности перед любой подписью. Проверка после подписания не защищает соглашение, а просто фиксирует проблему.

Онлайн-документы Chaindoc проходят проверку личности перед доступом или подписанием. Помимо онлайн-проверки документов и видимого контрольного журнала контрактов, эта методика связывает все подписи с реальными людьми, что делает контракты обоснованными, а не спорными.

Один из самых распространенных способов потерять контроль над важными соглашениями — это делиться контрактами через вложения в электронных письмах или открытые ссылки.

После того, как файл выходит из системы, он больше не является частью безопасного рабочего процесса, и это создает риски для цифровых контрактов до того, как команды подпишут онлайн-файлы.

Если есть вложения или публичные ссылки, то невозможно доказать:

• Кто открыл документ?
• Кто отправил это другим людям?
• Кто это просматривал или скачивал?

Это нарушает безопасное сотрудничество по контракту и доверие сторон. В случае спора контракт не может быть надежно проверен, и нет возможности проверить документы онлайн, чтобы понять, что именно произошло с файлом.

Многие небезопасные рабочие процессы электронной подписи проваливаются именно на этом этапе: подпись может быть правильной, но механизм доставки — нет.

Даже надежная аутентификация с помощью электронной подписи без контролируемого доступа становится слабой с точки зрения правового обеспечения.

Контракты распространяются через проверенный доступ, а не через файлы, используя онлайн-документы Chaindoc. Это делает все действия прозрачными, контролируемыми и проверяемыми до, во время и после подписания.

Дать всем право вносить поправки в договор перед подписанием может показаться хорошей идеей, но на самом деле это приводит к хаосу.

Проблема с контролем версий документов неизбежна, когда много людей могут вносить изменения до самого конца, а команды, скорее всего, будут спешить подписывать онлайн-документы.

Это обычно приводит к непреднамеренным изменениям прямо перед подписью:

• Цифры случайно изменены
• Удаляйте или перефразируйте предложения, чтобы исправить терминологию
• Не все стороны проходят последнюю проверку

В результате подписанный документ может не соответствовать тому, о чём договаривались. Это одна из самых распространённых ошибок при подписании контрактов и значительный фактор риска при работе с цифровыми контрактами, особенно в юридических, кадровых и международных отделах.

Из-за отсутствия четкого разделения ролей онлайн-проверка документов не может доверять утвержденной версии.

Онлайн-документы Chaindoc не позволяют редактировать и продолжать без подписи. Есть строгое разделение ролей, и когда приходит время подписания, документ закрывается, и доверие к соглашению не теряется.

Когда у всех одинаковые права, ответственность теряется. Если кто-то может просматривать, редактировать и подписывать один и тот же файл, то потом будет сложно ответить на важный вопрос: кто что делал?

Это один из основных недостатков большинства небезопасных процессов электронной подписи.

Если нет разделения ролей, мелкие действия легко превращаются в большие проблемы:

• Человек вносит поправки в пункт перед подписанием
• Рецензент одобряет непреднамеренно, а не просто просматривает
• Подписавшийся также может изменить ранее согласованные условия

В таких случаях риск с цифровыми контрактами быстро растет. Если возникает спор, нет никаких аудиторских следов для контрактов, чтобы понять, были ли действия одобрены или нет.

Даже крутая аутентификация с помощью электронной подписи становится бесполезной, если права доступа неясны.

Управление на основе ролей — это основа безопасных методов подписания онлайн-документов. Просмотр, редактирование и подписание должны быть разными операциями с разными правами.

Онлайн-документы Chaindoc заранее определяют роли, поэтому только нужные люди могут делать нужные вещи в нужное время. Такая прозрачная система обеспечивает подотчетность и помогает избежать мелких ошибок, которые могут превратиться в юридические споры.

Контрольный журнал контрактов может быть не таким простым для чтения, как простое подписанное подтверждение в 14:32. Временная метка — это не описание того, что на самом деле произошло вокруг подписи, и именно здесь обычно начинаются конфликты.

Компании не могут показывать:

• Кто видел документ и потом подписал его?
• Был ли доступ общим или перенаправленным
• Если изменения сделаны прямо перед подписью
• Кто мог выступать на какой сцене?

Это создает серьезные риски для цифровых контрактов, особенно когда команды подписывают онлайн-документы внутри отделов, между отделами или за границей.

Базовая аутентификация электронной подписи не работает при юридической проверке или проверке на соответствие требованиям, потому что она не учитывает контекст.

Чтобы знать, как безопасно подписывать онлайн-документы, все действия должны быть отслеживаемыми, а не только последний клик.

Онлайн-документы Chaindoc решают эту проблему, сохраняя просмотры, изменения доступа и подписи в единой истории с отметкой времени. Такая высокая степень проверки онлайн-документов делает подписи обоснованными доказательствами, а не предположениями.

На первый взгляд, использование электронной почты, облачных дисков, редакторов PDF и приложений для чата кажется гибким. Но на самом деле такая организация приводит к фрагментированным и небезопасным рабочим процессам электронной подписи, в которых ни одна система не может дать полную картину того, что произошло с контрактом.

Когда подписываешь онлайн-документы в разных приложениях, теряются важные доказательства:

• Встречи проходят в чате и не фиксируются
• Для редактирования файлов используется Drive, а потом их отправляют в другие места для подписи
• Доступ делится по электронке без контроля или истории

Это значит, что восстановить события в случае споров или проверок не получится. Это сразу повышает риски цифровых контрактов, так как доказательства либо разбросаны, либо вообще отсутствуют.

Контракты требуют непрерывного потока, чтобы знать, как правильно подписывать онлайн-документы. Chaindoc online сохраняет создание, доступ, подписание и проверку в одной среде.

Это решение, вместе с онлайн-проверкой документов и журналами на основе блокчейна, обеспечит доказательства и позволит действительно безопасно работать над контрактами без дополнительных инструментов или ручной проверки.

Это самая дорогостоящая ошибка из всех. Когда команды подписывают онлайн-документы, все ошибки становятся юридическими вопросами, а не просто исправлениями.

Переговоры, юридическая проверка и потеря времени, которые могут возникнуть после подписания договора при изменении дат, положений, условий SLA или условий IP, обычно не нужны.

Проблема не в самой подписи, а в том, когда ее проверяют. В большинстве небезопасных процессов электронной подписи проверки считаются дополнительной задачей.

Только когда что-то идет не так, команды начинают проверять идентичность, версии и разрешения. К этому моменту контракты уже заключены.

Эффективная проверка документов онлайн позволяет контролировать их в нужное время — перед подписанием. Проверка версий, подтверждение личности и контроль доступа гарантируют, что команды утверждают именно то, что они действительно хотят утвердить.

Это и есть основа надежной аутентификации электронной подписи.

Chaindoc устраняет причины проблем на уровне рабочего процесса, а не решает их, когда они возникают. Платформа построена на простых архитектурных принципах, которые предотвращают повторение частых ошибок при подписании контрактов, даже в быстро работающих командах, которые ежедневно подписывают электронные документы.

Один документ, одна версия, одна временная шкала

Chaindoc — это единственный источник правдивой информации.

• Лучше один файл, чем куча файлов типа «final_final_v7.pdf»
• Только одна блокчейн-цепочка документирует временную шкалу, а не разрозненные цепочки
• Легко заметная история, которая показывает, что и когда было изменено, без необходимости вручную что-то уточнять

Эта стратегия не устраняет неопределенность на уровне структуры с помощью дополнительных проверок.

Проверка перед доступом, а не после подписания

Безопасность начинается еще до того, как кто-то откроет файл.

• Доступ дают только после проверки личности для контрактов
• Проверка не проводится после подписания
• Все взаимодействия связаны с реальным человеком, а не только с адресом электронной почты

Это делает онлайн-проверку документов стандартной процедурой, а не мерой по восстановлению.

Готовые к аудиту рабочие процессы без лишних ручных действий

Chaindoc — это режим записи контекста.

• Контрольный журнал для контрактов создается на лету
• Доступ, действия и время — это некоторые из вещей, которые есть в журналах, а не только подпись
• Никаких внешних журналов, скриншотов или ручного сбора доказательств

В результате, безопасное сотрудничество по контракту происходит естественно, без лишней нагрузки.

Большинство проблем, связанных с цифровыми контрактами, не связаны с электронными подписями, а скорее с тем, как команды решают подписывать документы онлайн.

Отсутствие проверки, беспорядок с версиями и непродуманные рабочие процессы превращают простые сделки в рискованные.

Суть в том, что процесс безопасной подписи должен быть простым. Командам не нужно думать о защите, когда идентификация, доступ и история являются частью рабочего процесса, так как это происходит автоматически.

Это решение о рабочем процессе, которое дает уверенность. Подписывать документы онлайн — это значит ясность, доказательства и уверенность, и как только контракты перестают быть угрозой, они становятся прочной основой для сотрудничества.