Proforma invoice: o que é e o que ela não substitui

A proforma invoice abre praticamente toda importação. O exportador manda o documento, o importador usa para pedir o licenciamento, fechar o câmbio e liberar o adiantamento.

Ela descreve mercadoria, quantidade, preço, Incoterm e prazo. Parece uma fatura completa. Não é.

E a diferença aparece exatamente no pior momento: quando alguém tenta usá-la como documento fiscal, ou quando destaca nela um imposto que não deveria estar ali.

A proforma serve a três finalidades práticas, e todas antecedem o embarque.

A primeira é o licenciamento. Órgãos anuentes e bancos pedem um documento que descreva a operação antes de ela existir, e a proforma é justamente isso.

A segunda é o câmbio. Fechar contrato de câmbio para um adiantamento exige documentação que ampare o valor remetido.

A terceira é comercial e costuma ser subestimada. Uma proforma aceita por escrito registra o que foi combinado: quantidade, preço unitário, Incoterm, prazo de produção e condição de pagamento. Quando surge divergência meses depois, esse documento vale mais do que a troca de mensagens que o antecedeu.

Depois do embarque entra a commercial invoice, que acompanha a carga, ampara o desembaraço e reflete a operação efetivamente realizada. As duas convivem, com funções distintas, e a segunda não repete a primeira: ela registra o que de fato saiu.

No mercado interno os nomes se confundem no dia a dia, mas a lei os separa com clareza.

A Lei 5.474/1968, artigo 1º, determina que em todo contrato de compra e venda mercantil entre partes domiciliadas no território brasileiro, com prazo não inferior a trinta dias contado da entrega ou despacho das mercadorias, o vendedor extrairá a respectiva fatura para apresentação ao comprador. O parágrafo primeiro acrescenta que a fatura discriminará as mercadorias vendidas ou indicará somente os números e valores das notas parciais expedidas.

O artigo 2º trata do título. No ato da emissão da fatura, dela poderá ser extraída uma duplicata para circulação como efeito comercial, e a lei é categórica ao não admitir qualquer outra espécie de título de crédito para documentar o saque do vendedor pela importância faturada ao comprador.

Ou seja: a fatura documenta a venda a prazo, a duplicata é o título que circula, e a nota fiscal é o documento fiscal da operação. Três papéis, três funções.

A proforma invoice não pertence a nenhuma dessas categorias. Ela vive no comércio exterior, antes da operação, e não gera obrigação tributária.

A regra que mais surpreende vem da Europa, e vale conhecer porque afeta quem exporta para lá.

O artigo 283-3 do Código Geral de Impostos francês estabelece que toda pessoa que mencione o IVA em uma fatura torna-se devedora do imposto pelo simples fato de tê-lo faturado. Não por ter entregado algo. Por ter escrito o valor.

A Alemanha diz o mesmo no parágrafo 14c de sua lei do IVA: quem destaca um valor de imposto sem estar autorizado a destacá-lo deve o valor indicado.

E a definição alemã de fatura fecha o cerco, porque é mais ampla do que se imagina: fatura é qualquer documento com o qual se acerta uma entrega ou prestação, independentemente de como esse documento seja denominado no comércio. O cabeçalho não decide nada. O conteúdo decide.

Logo, uma proforma com imposto destacado não acerta operação nenhuma, não dá direito a crédito para quem a recebe, e ainda assim pode tornar o emitente devedor do valor impresso.

Mostre o valor sem tributos e explique o tratamento fiscal em texto corrido. Custa uma linha.

Quatro hábitos evitam quase todo o retrabalho.

Nomeie o documento pela função. Se nada foi entregue, é proposta ou proforma, e ela não consome numeração de documento fiscal.

Mantenha tributo fora de tudo que é provisório, pela regra da seção anterior.

Peça aceite por escrito na proforma. Assinatura, carimbo ou confirmação formal, com data. Esse é o documento que sustenta quantidade, preço e prazo se a negociação azedar, e ele normalmente antecede qualquer contrato assinado.

Confira a coerência entre proforma, commercial invoice, packing list e conhecimento de embarque antes do desembaraço. Divergência de peso, quantidade ou valor entre esses papéis é a causa mais banal de carga parada.

Depois disso, se a fatura correta não for paga, nosso guia sobre notificação extrajudicial mostra o que transforma um atraso em inadimplemento com efeito jurídico. E se a fragilidade estiver no contrato, comece por como redigir um contrato.