Ata notarial: o que é, o que ela prova e quando você não precisa dela

Uma conversa de WhatsApp que some. Uma página que o concorrente apaga na semana seguinte. Um e-mail que a outra parte jura nunca ter recebido. Todos esses são fatos, e todos eles somem se ninguém os registrar.

A ata notarial é o instrumento que o direito brasileiro criou exatamente para isso: um tabelião vai até o fato, olha, e escreve o que viu. O documento que sai dali não julga nem interpreta. Ele apenas afirma, com fé pública, que naquele dia aquilo existia daquele jeito.

Este guia responde o que é uma ata notarial, o que ela consegue e o que não consegue provar, quanto costuma custar, e em que situações uma prova criptográfica resolve o mesmo problema sem ida ao cartório.

Ata notarial é o documento em que o tabelião de notas registra fatos que ele mesmo constata. O Código de Processo Civil a define em uma frase, e vale ler com atenção.

Art. 384 do CPC: "A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião."

Duas coisas se destacam. A primeira é a existência e o modo de existir: não basta dizer que o fato aconteceu, a ata descreve como ele se apresentava. A segunda é a requerimento do interessado: quem pede é a parte, não o juiz, e não é preciso processo em curso.

O parágrafo único fecha a porta que mais interessa hoje: "Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial."

Ou seja, print de tela, gravação, vídeo e página de internet cabem na ata por texto expresso de lei. Isso não foi uma construção jurisprudencial, veio escrito em 2015.

O uso mais comum hoje é digital, e a razão é simples: conteúdo online desaparece.

• Conversas de WhatsApp e mensagens. O tabelião abre o aparelho, navega, descreve a conversa e anexa as imagens.
• Páginas de internet e redes sociais. Publicação ofensiva, anúncio com preço enganoso, uso indevido de marca.
• Conteúdo de e-mail, incluindo cabeçalhos e anexos.
• Estado de um imóvel antes ou depois de uma obra, de uma locação, de uma reforma no vizinho.
• Assembleias e reuniões, quando alguém precisa registrar o que foi dito.
• Contratos e prazos. O que estava combinado depende de como o contrato foi redigido. Vale conferir antes de correr ao cartório.
• Prazos e entregas: constatar que a mercadoria chegou danificada, que a obra parou, que o equipamento não funciona.

Fora do alcance dela ficam três coisas. A ata não julga: se o conteúdo é verdadeiro, se houve dano, se cabe indenização, tudo isso é do juiz. A ata não cria direito: registrar que você usa uma marca há dez anos não lhe dá a marca. E a ata não alcança o passado: o tabelião registra o que existe no momento em que ele olha, não o que existia no ano anterior.

Três atos diferentes, feitos no mesmo cartório, confundidos o tempo todo.

A força probatória vem do art. 405 do CPC: "O documento público faz prova não só da sua formação, mas também dos fatos que o escrivão, o chefe de secretaria, o tabelião ou o servidor declarar que ocorreram em sua presença."

Repare no alcance: os fatos que o tabelião declarar que ocorreram em sua presença. É por isso que a ata precisa descrever o que ele viu, e não o que lhe contaram.

O custo varia por estado e segue a tabela de emolumentos do tribunal local. Costuma ficar na casa das centenas de reais para uma ata simples, subindo conforme o número de páginas, anexos e o deslocamento do tabelião.

A ata notarial resolve um problema específico: alguém com fé pública viu o fato. Mas nem todo problema de prova é esse.

Quando o que você precisa demonstrar é que um documento existia em determinada data e não foi alterado depois, existe outro caminho, e o próprio CPC o reconhece.

Art. 411 do CPC: "Considera-se autêntico o documento quando: I - o tabelião reconhecer a firma do signatário; II - a autoria estiver identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico, nos termos da lei; III - não houver impugnação da parte contra quem foi produzido o documento."

O inciso II é a chave, e quase ninguém o cita. A lei processual não exige tabelião para a autenticidade. Ela aceita qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico.

Na prática, isso separa dois cenários:

Vá ao cartório quando o fato está fora do seu controle: a página do concorrente, a conversa no aparelho da outra parte, o estado do imóvel alheio. Alguém precisa ir olhar, e esse alguém precisa ter fé pública.

Use prova criptográfica quando o fato é o seu próprio documento: um contrato assinado, uma proposta enviada, um laudo entregue. Um registro de data e a impressão digital do arquivo demonstram existência e integridade sem depender de horário de atendimento, e a verificação pode ser refeita por qualquer pessoa, quantas vezes quiser.

Os dois caminhos convivem. Um serve ao mundo lá fora. O outro serve aos seus arquivos. O erro é achar que só existe o primeiro.

O procedimento é mais simples do que a maioria imagina.

1. 1.
   Escolha um tabelionato de notas. Para o que você mesmo redige, comece por um modelo de contrato. Para atas, não há limite territorial rígido como no registro de imóveis: você pode procurar o cartório que atenda melhor.
2. 2.
   Descreva o fato por escrito. Quanto mais preciso o pedido, mais útil a ata. “Registrar a conversa no WhatsApp com o número X entre as datas Y e Z” funciona melhor do que “registrar mensagens”.
3. 3.
   Leve o suporte original. O aparelho, o computador, o acesso à conta. O tabelião precisa constatar na fonte, não em uma cópia que você trouxe.
4. 4.
   Peça a descrição, não só os anexos. Uma ata que apenas anexa prints vale menos do que uma que descreve o caminho percorrido: qual aplicativo, qual conta, qual sequência de telas.
5. 5.
   Guarde a via original e confira os emolumentos na tabela do tribunal do seu estado antes de fechar.

Um detalhe que economiza retrabalho: se o conteúdo pode sumir, aja rápido. A ata registra o que existe hoje. Amanhã pode não existir mais, e nenhum tabelião consegue voltar no tempo.