Comment signer un document en ligne quand on vous l'envoie

Quelqu'un vous a envoyé un contrat ou une offre, et le message dit de signer en ligne. Voici comment signer un document en ligne : ouvrez la demande, acceptez de signer électroniquement, lisez tout, cliquez sur les champs indiqués, adoptez une signature et terminez. Téléchargez ensuite votre copie.

Le vrai temps de l'opération ? Deux minutes de clics. Les deux vérifications autour prennent plus de temps et comptent davantage : la demande est-elle authentique, et le texte dit-il vraiment ce que vous acceptez ?

La plupart des guides s'adressent à l'expéditeur. Celui-ci s'adresse à vous, qui recevez. Signer dans Chaindoc se fait dans le navigateur, sans application à installer.

La façon dont le document arrive décide de la façon dont vous signez. Le lien d'un service de signature ouvre une page qui enregistre votre signature avec votre adresse e-mail et l'heure. Une pièce jointe, c'est autre chose : vous signez vous-même, vous renvoyez le fichier, et la seule trace est celle que vous et l'expéditeur conservez.

Pour signer un document reçu par e-mail, la première question est donc simple. Y a-t-il un bouton pour consulter ou signer, ou seulement un fichier ?

Sept cas couvrent presque tout ce que vous croiserez. Et si c'est vous qui devez recueillir des signatures, le côté expéditeur d'une demande de signature a son propre guide.

Les fausses demandes de signature sont un format classique d'hameçonnage : tout le monde en a déjà signé une, et personne ne veut retarder une affaire. DocuSign tient une liste des campagnes qui empruntent son nom. En juillet 2023, l'entreprise a signalé de faux envois partis de comptes de démonstration DocuSign, souvent déjà complétés avec le document en pièce jointe, rédigés pour créer l'urgence et soutirer des informations financières.

Avant de signer un document en ligne, ou même de l'ouvrir, passez en revue ceci :

• L'attendiez-vous ? Un contrat dont vous avez parlé hier, oui. Une « facture à signer » d'une entreprise que vous ne connaissez pas, non.
• Le nom de l'expéditeur et l'adresse qui se cache derrière. Un nom d'entreprise connu sur une adresse de messagerie gratuite est un signal d'alerte.
• La destination réelle du bouton. Survolez-le avec la souris, ou appuyez longuement dessus sur téléphone, et lisez le domaine.
• La pression. « Signez sous deux heures ou l'offre tombe » est une tactique, pas une échéance.
• Toute demande de mot de passe de messagerie ou de numéro de carte. Signer un document n'exige ni l'un ni l'autre.

En cas de doute, ouvrez le service vous-même. Les alertes de sécurité de DocuSign décrivent la voie sûre pour ses messages, résumée dans l'encadré ci-dessous. Pour une demande venue de quelqu'un que vous connaissez, un coup de fil règle la question.

Franchement, c'est la vérification que presque tout le monde saute, et celle qui coûte le plus cher quand on la saute.

Pour signer un contrat en ligne, on survole facilement ce qu'on lit sur un écran. Les champs brillent, le bouton est vif, et le service vous emmène droit vers la balise suivante. Ralentissez quand même.

Vérifiez ceci avant votre premier clic sur un champ de signature :

1. 1.
   Votre nom, votre société et votre fonction, bien orthographiés.
2. 2.
   Chaque chiffre : prix, frais, dépôt de garantie, pénalités, préavis.
3. 3.
   Les dates, y compris le début, la fin, la reconduction tacite et le dernier jour pour résilier.
4. 4.
   Tout ce à quoi le document renvoie sans l'inclure : conditions générales, annexe, grille tarifaire, politique de confidentialité. Vous les acceptez aussi.
5. 5.
   Les blancs. Un champ laissé vide « pour que l'autre partie le complète plus tard » est un chèque en blanc.
6. 6.
   Les pages à parapher. Chaque paraphe dit que vous avez lu la page.

Si le service permet de télécharger le document avant de signer, faites-le et lisez le PDF dans votre propre lecteur. C'est le même texte, sans la pression du service.

Les trois services que vous croiserez le plus souvent pour signer un document en ligne ont l'air différents, mais ils vous demandent la même chose.

Comment signer un document DocuSign

DocuSign indique qu'il n'est pas nécessaire d'avoir un compte DocuSign pour signer un document envoyé par DocuSign. Ouvrez le message, accédez au document grâce au bouton, acceptez de signer électroniquement, puis suivez les balises dans le document. La première balise de signature vous invite à adopter une signature. Cliquez sur Terminer : l'expéditeur reçoit automatiquement le document signé.

Envie de dire non ? Le menu « Autres actions » propose de refuser de signer. Vous indiquez un motif, le circuit s'arrête pour tous ceux qui n'ont pas encore signé, et les signatures déjà recueillies deviennent invalides.

Adobe Acrobat Sign

Le lien pour consulter et signer ouvre l'accord dans votre navigateur. Remplissez les champs obligatoires, puis cliquez pour signer. Le menu Options peut proposer Refuser ou Déléguer, quand l'organisation de l'expéditeur les autorise. Refuser annule l'accord, et l'expéditeur doit en lancer un nouveau.

Comment signer un Google Doc

Une demande Google Docs arrive par e-mail avec un lien vers le document. D'après l'aide de Google sur la signature électronique, vous cliquez sur les champs colorés qui vous sont attribués, remplissez les champs de texte, puis vous choisissez « Marquer comme terminé » et « Accepter et continuer ». Vous pouvez aussi refuser la demande ; le demandeur en est informé par e-mail. Quand tout le monde a signé, Google génère un PDF final dont la dernière page est un journal d'audit.

Un détail piège beaucoup de monde. Seuls les propriétaires et les éditeurs d'un document peuvent envoyer une demande de signature électronique, et seulement avec Workspace Individual ou certaines offres Google Workspace dont l'administrateur a activé la fonction. Si quelqu'un a simplement partagé un Doc ordinaire en disant « signe-le », il n'y a aucune étape de signature. Réclamez une vraie demande de signature électronique, ou téléchargez le fichier en PDF et signez celui-ci.

Pas de lien de signature, juste un fichier ? C'est ce qui arrive quand un propriétaire vous envoie un bail en Word ou qu'un prestataire vous envoie son devis. Vous pouvez quand même signer un document électroniquement, mais vous êtes alors à la fois le signataire et celui qui garde la preuve.

Comment signer un document Word

Word propose deux choses qu'on appelle toutes les deux une signature. Une ligne de signature avec votre nom saisi ou une image de votre signature est une marque visible, suffisante pour un formulaire sans enjeu. Une signature numérique est cryptographique, et l'aide de Microsoft précise que pour en créer une, il faut un certificat de signature, qui prouve l'identité. Pour signer une ligne de signature, faites un clic droit dessus et choisissez « Signer ». Un document signé numériquement passe en lecture seule : faites donc vos modifications d'abord.

La plupart des gens n'ont pas de certificat sous la main. Dans ce cas, enregistrez le fichier en PDF et signez le PDF, ou ajoutez une signature électronique au document par un service de signature qui garde la trace de l'opération.

Un PDF joint à un e-mail

Notre guide pour signer un PDF présente les outils pour Mac, Windows et téléphone. En bref : utilisez un outil de remplissage et signature, placez la signature, enregistrez, et n'exportez plus le fichier ensuite.

Le renvoyer

Répondez dans le même fil, joignez le fichier signé et écrivez en une ligne ce que vous avez signé et quelle version. Si vous avez changé quelque chose, dites-le clairement. Un fichier signé qui diffère discrètement de celui de l'expéditeur, c'est le début d'une dispute, pas la fin.

Quand vous signez un document électroniquement, le droit s'intéresse moins à la forme de la signature qu'on ne le croit. En France, le principe est le consensualisme : un contrat naît de l'accord des parties, sauf quand la loi impose un écrit ou un acte notarié. La signature sert surtout à prouver.

Pour la preuve, l'article 1366 du Code civil donne à l'écrit électronique la même force probante qu'à l'écrit sur papier, à condition qu'on puisse identifier son auteur et qu'il soit établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité. L'article 1367 ajoute que la signature identifie son auteur et manifeste son consentement ; quand elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification qui garantit son lien avec l'acte. Cette fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, quand la signature est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie dans des conditions fixées par décret. Ce décret est le n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, et la présomption y joue pour une signature électronique qualifiée au sens du règlement eIDAS. En dessous, pas de présomption : si l'on conteste votre signature, il faut prouver que le procédé est fiable.

Le règlement eIDAS dit la même chose à l'échelle européenne. Son article 25 interdit de refuser à une signature son effet juridique et sa recevabilité comme preuve au seul motif qu'elle est électronique, et donne à la signature électronique qualifiée l'effet d'une signature manuscrite. L'article 26 fixe les quatre exigences de la signature avancée : lien univoque avec le signataire, identification, contrôle exclusif et détection de toute modification ultérieure.

Deux limites comptent pour vous. Personne n'est tenu d'accepter un procédé de signature que le contrat n'a pas prévu : une banque ou un gros client peut exiger un niveau précis. Et certains actes ne se concluent pas par un lien reçu par e-mail : l'acte authentique passe par un officier public, dont la signature lui confère l'authenticité, et un testament olographe doit être écrit en entier, daté et signé de la main du testateur (article 970). Si on vous demande de signer l'un de ceux-là à l'écran, demandez pourquoi.

Et le paraphe ? Aucune règle générale n'impose de parapher un contrat page par page quand il est sous signature privée : la signature en bas de l'acte vous engage sur l'ensemble. Sur papier, parapher un contrat est une précaution de preuve, pour qu'aucune page ne soit remplacée. En ligne, c'est l'intégrité du fichier, protégée par le procédé de signature, qui joue ce rôle.

Pour aller plus loin, voyez nos guides sur ce qui rend une signature électronique solide devant un juge et sur la signature qualifiée.

Votre copie, c'est votre preuve. En cas de désaccord, vous voudrez la vôtre, pas la promesse que celle de l'expéditeur est identique.

Téléchargez deux choses : le document signé et la preuve qui l'accompagne. Les services la nomment différemment (certificat d'achèvement, journal d'audit, page d'historique) ; elle indique qui a signé, quand et depuis quelle adresse e-mail. Dans Chaindoc, les deux sont disponibles dès que tout le monde a signé, et le certificat d'achèvement porte le hash du document, de sorte que vous pouvez montrer plus tard que le fichier n'a pas changé.

Gardez le fichier exactement tel que vous l'avez téléchargé. L'imprimer en PDF ou le passer dans un convertisseur crée un nouveau fichier qui peut sembler identique et ne porter aucune donnée de signature. Le Code civil va dans le même sens : pour un contrat sous forme électronique, l'article 1375 considère l'exigence de plusieurs originaux comme satisfaite si l'acte est établi et conservé selon les articles 1366 et 1367 et si chaque partie peut disposer d'un exemplaire sur support durable ou y avoir accès. Votre exemplaire, c'est cet accès.

Pour contrôler plus tard un PDF signé, ouvrez-le dans un lecteur PDF qui affiche l'état des signatures, ou passez-le dans notre service de vérification de signature PDF, qui vous demande de confirmer votre adresse e-mail avant d'afficher le rapport.

Parfois, la bonne décision est d'attendre avant de signer un document en ligne. Les cas habituels :

• Le lien a expiré. Les liens expirent par sécurité. Demandez à l'expéditeur de le renvoyer.
• Le nom ou l'adresse e-mail de la demande est faux. L'expéditeur peut généralement changer le destinataire ; dans Chaindoc, il le peut jusqu'à la fin de la signature.
• Vous voulez une modification du texte. Refusez en indiquant un motif, ou écrivez à l'expéditeur avant d'ouvrir la page de signature. Ne modifiez pas une pièce jointe pour la renvoyer comme si de rien n'était.
• Quelqu'un d'autre doit signer, par exemple votre directrice. Adobe Acrobat Sign propose une option Déléguer quand l'expéditeur l'autorise ; sinon, indiquez à l'expéditeur qui est le bon signataire.
• On vous demande un contrôle d'identité. C'est le choix de l'expéditeur pour les documents à enjeu. Dans Chaindoc, une vérification d'identité est optionnelle pour chaque signataire, et la confirmation de l'adresse e-mail suffit pour une signature standard.
• L'expéditeur exige une signature électronique qualifiée. Vous vous authentifiez avec une identité numérique nationale ou un certificat. Dans le parcours qualifié de Chaindoc, c'est une identité numérique comme Smart-ID, Mobile-ID, ID Austria, itsme ou Chave Móvel Digital, et le certificat vient d'un prestataire de services de confiance qualifié, pas de Chaindoc.
• La loi réserve l'acte à une forme particulière. Un testament olographe ou un acte qui doit être reçu par un notaire : un simple clic n'y change rien.
• Vous préférez signer sur papier. C'est permis. Dites-le tôt.

Petite mise en garde : refuser n'est pas sans conséquences. Cela met généralement fin au circuit pour tout le monde, donc un message rapide en amont est souvent plus aimable que le bouton.

Avant le dernier clic, les sept points doivent être vrais :

1. 1.
   J'attendais cette demande, ou je l'ai confirmée auprès de l'expéditeur.
2. 2.
   Je l'ai ouverte depuis le site du service ou depuis un lien de confiance.
3. 3.
   Je sais ce que j'ai accepté sur l'écran de consentement.
4. 4.
   J'ai lu chaque page, et tout ce à quoi le document renvoie.
5. 5.
   Mon nom et chaque chiffre sont corrects, aucun champ n'est laissé en blanc.
6. 6.
   Je suis la bonne personne pour signer, et une signature électronique convient à ce document.
7. 7.
   Je télécharge la copie signée et sa preuve dès qu'elle est terminée.

Sept oui, puis Terminer. C'est ainsi qu'on signe un document en ligne sans le regretter ensuite.