Gestión de solicitudes de firma electrónica: seguimiento en tiempo real de todas las solicitudes, tanto pendientes como completadas.

Los interminables correos electrónicos para conseguir un contrato o los días de espera para obtener una firma pueden suponer una pérdida de tiempo y dinero. Al desconocer el proceso de firma, las empresas pueden sufrir incumplimientos de plazos, impagos y pérdida de oportunidades. En el caso de los autónomos y las pymes, un solo contrato perdido puede afectar al flujo de caja y a las relaciones con los clientes.

Las organizaciones que adoptan una gestión bien organizada del flujo de trabajo de las firmas electrónicas completan las transacciones más rápidamente que las organizaciones que dependen de aprobaciones manuales. Además, según PwC, una mala gestión de los contratos cuesta a las empresas casi el 9 % de sus ingresos anuales. Estas cifras demuestran que los acuerdos de seguimiento en tiempo real no son un lujo, sino una necesidad.

Chaindoc proporciona transparencia en las transacciones, así como seguridad y legalidad, gracias a la combinación del seguimiento de firmas en tiempo real y los documentos blockchain.

La gestión de contratos no solo se trata de firmas, sino también de comprender la ubicación de todos los documentos. Sin un seguimiento de las firmas en tiempo real, los profesionales terminan perdiendo un tiempo valioso adivinando, haciendo seguimientos y verificando. Aquí, los documentos en línea de Chaindoc hacen que todo el proceso sea claro y controlado.

Problemas comunes sin seguimiento

En los flujos de trabajo basados en correo electrónico o papel, los equipos tienen que lidiar con:

• Entrega tardía de los plazos debido a olvidos de recordatorios o actividades
• Correos electrónicos perdidos con acuerdos o archivos adjuntos importantes
• La falta de información sobre la firma y la fecha da lugar a desacuerdos

los autónomos que esperan recibir el pago o las empresas emergentes que tienen que lidiar con varios inversores son especialmente sensibles a estos problemas. Incluso las transacciones básicas se vuelven largas y dolorosas sin ser vistas. Sin la verificación de documentos en línea, resulta difícil defender los contratos en caso de disputas.

Transparencia con la verificación de contratos mediante blockchain

Chaindoc aborda esto almacenando todas las acciones de manera inmutable en la cadena de bloques. Tú puedes:

• Ver con precisión cuándo un firmante accedió y leyó el archivo
• Comprueba la hora de cada acción, no la última firma.
• Asegúrate de que no se realicen cambios después de la aprobación

Esto hace que los documentos de blockchain sean seguros e impecables. Ofrece pruebas de los contratos firmados por los empleados a los responsables de RR. HH. y pruebas defendibles para las auditorías de los equipos jurídicos. La transparencia generará confianza y será más fácil firmar documentos en línea sin ninguna duda.

Ahorro de tiempo para autónomos y pymes

Las pequeñas empresas pierden horas de tu vida buscando clientes y haciendo seguimientos sin control. Con Chaindoc, tú:

• Ver todas las solicitudes de firma en un único panel de control
• Envía menos correos electrónicos automatizando los recordatorios
• Firma más rápido los contratos completados en línea.

La invisibilidad perjudica los procesos de trabajo: se incumplen los plazos, los pagos no se realizan a tiempo y se pierde la confianza. Los documentos en línea de Chaindoc hacen que todas las etapas sean transparentes, seguras y eficientes.

Cuando tienes varios acuerdos simultáneamente, es muy fácil olvidar qué documentos están pendientes, cuáles están completados y cuáles requieren consideración. Los documentos en línea de Chaindoc centralizan toda la información en un único panel de control, lo que permite a todos los autónomos, pymes y equipos jurídicos tener un control total sobre la gestión de su flujo de trabajo de firmas electrónicas.

Visualización de acuerdos activos y archivados

Puedes ver al instante:

• Contratos activos que aún no se han aceptado
• Las solicitudes de firma pendientes han caducado
• Contratos electrónicos finalizados que se pueden almacenar o facturar
• Archivos de referencia a largo plazo

Esta exposición reduce las posibilidades de que se pasen por alto las aprobaciones y evita que se pierdan documentos de blockchain en la bandeja de entrada de una persona. En el caso de los equipos internacionales, esto implica que los gerentes no tienen que esperar para poder comprobar el progreso más allá de las fronteras.

Ordenar y filtrar para mayor claridad

Cuanto más crece tu negocio, más contratos tienes. Los documentos en línea de Chaindoc te permiten:

• Filtra por el nombre o la empresa del participante
• Clasifica por fechas de vencimiento para dar prioridad a los acuerdos urgentes
• Busca por tipo de contrato o palabra clave

Esto ahorra tiempo en comprobaciones manuales y evita confusiones en el caso de docenas de acuerdos. Ya sea que estés aprendiendo a firmar documentos en línea o gestionando un gran volumen de operaciones, los filtros garantizan la transparencia en todas las etapas del proceso de firma segura de documentos.

Exportación de registros para uso legal o interno

A veces, un archivo firmado no es suficiente; necesitas pruebas. Chaindoc te permite:

• Exporta el registro de auditoría que muestra toda la actividad y la fecha
• Descargas de verificación de cumplimiento o de garantía del cliente
• Proporciona registros claros en caso de defensa legal en caso de disputa.

Estas exportaciones convierten cualquier acuerdo en un registro que puede defenderse ante los tribunales, o incluso en auditorías, mediante la verificación de documentos en línea. Para las pymes, es la tranquilidad de saber que no se cuestionará; para los abogados, es un caso que se sostendrá.

Esperar a recibir firmas que siempre llegan tarde es una de las mayores frustraciones en la gestión de contratos. Los documentos en línea de Chaindoc te permiten ver todas las solicitudes de firma pendientes, por lo que es fácil ver cuándo las cosas no avanzan, enviar un recordatorio y realizar cambios para mantener vivo el acuerdo.

Identificación de cuellos de botella en el proceso de firma

El seguimiento de firmas en tiempo real proporciona el estado definitivo de cada destinatario, en lugar de especular sobre quién está retrasando el acuerdo. Puedes ver al instante:

• Quién ha firmado ya el documento
• ¿Qué deben hacer los destinatarios restantes?
• La fecha y hora de finalización de cada paso

Se trata de un método basado en datos que ayuda a evitar malentendidos y hace que la gestión del flujo de trabajo de las firmas electrónicas sea transparente para todas las partes.

Envío de recordatorios inteligentes a los firmantes

El seguimiento manual es una pérdida de tiempo y suele arruinar las relaciones con los clientes. Con Chaindoc, puedes:

• Instala notificaciones de firma digital, que funcionan automáticamente
• Los mensajes recordatorios deben personalizarse para garantizar que estén redactados de forma profesional
• Minimiza los errores humanos asegurándote de que ningún contrato se quede sin revisar

Ajustar los plazos o los destinatarios durante el proceso

Las situaciones empresariales son dinámicas, y los contratos también deben serlo. Chaindoc te permite:

• Añade tiempo a los plazos cuando un firmante necesite más tiempo para revisar
• Cambia o añade nuevos firmantes sin reiniciar todo el proceso
• Cancela o modifica las solicitudes manteniendo el registro de auditoría de los documentos de la cadena de bloques

Esta adaptabilidad te permite no verte ralentizado por la sustitución de miembros del equipo o por cambios en las condiciones del cliente.

Tras firmar los contratos, las empresas no solo necesitan un PDF, sino también garantías. Documentos en línea de Chaindoc: cada acuerdo firmado va acompañado de una verificación completa del documento en línea, protección mediante cadena de bloques y almacenamiento seguro.

Confirmar quién firmó, cuándo y en qué condiciones

Al utilizar el seguimiento de firmas en tiempo real, dispondrás de un registro de auditoría detallado que recoge:

• La identidad y el nombre de los firmantes individuales
• ¿Cuándo y a qué hora lo hicieron?
• Cualquier término y condición del acuerdo

Esta transparencia proporciona una buena validación del registro de auditoría en caso de disputa y hace que la gestión del flujo de trabajo de tu firma electrónica sea totalmente defendible ante un tribunal o durante una auditoría.

Firmas completadas protegidas por cadena de bloques

Los documentos blockchain no se pueden modificar ni falsificar una vez creados, a diferencia de los PDF tradicionales. Cada firma se almacena de forma permanente, lo que te proporciona:

• Documentos irrenunciables de todos los acuerdos
• Cumplimiento normativo: verificación de contratos blockchain
• Seguridad adicional para sectores como el financiero, el sanitario o los servicios jurídicos

Archivado y fácil recuperación de contratos firmados

Los contratos firmados no son útiles a menos que se puedan recuperar fácilmente en el futuro. Chaindoc simplifica las siguientes tareas:

• Sistema seguro y con función de búsqueda de contratos archivados
• Accede a ellos inmediatamente para auditar, renovar o consultar a un cliente
• Almacena documentos estructurados sin papeleo adicional

Esta funcionalidad convierte los acuerdos digitales completados en activos a largo plazo, lo que permitirá comprobar fácilmente su cumplimiento y gestionarlos de manera eficiente.

La confianza y la sincronización son las dos claves para todo profesional. Independientemente de si eres autónomo, una pequeña empresa o miembro de un equipo jurídico más grande, perder la capacidad de controlar la gestión del flujo de trabajo de las firmas electrónicas puede generar retrasos, conflictos o problemas de cumplimiento.

Los autónomos garantizan pagos puntuales

En el caso de los autónomos y consultores independientes, una firma lenta puede traducirse en un pago lento. Gracias al seguimiento de la firma en tiempo real, podrás ver la hora en que el cliente firma y vincular los acuerdos directamente a las facturas.

Las principales ventajas para los autónomos:

• Cierre más rápido de acuerdos relacionados con facturas
• Es fácil ver quién ha firmado y cuándo
• Menos conflictos gracias a la verificación de documentos en línea.

Las pymes crecen sin perder el control

Cuanto más grandes son las pymes, más grandes son los contratos y el número de personas que participan en las aprobaciones. Los documentos en línea de Chaindoc permiten a los gerentes realizar un seguimiento de las solicitudes de firma pendientes, ordenar la lista de acuerdos por departamento y almacenar los acuerdos digitales completados en una única ubicación.

Las ventajas para las pymes incluyen:

• Panel de control de todos los contratos
• Clasificación y filtrado por equipo, cliente o estado.
• Proceso de firma de documentos sencillo y seguro en las fases de desarrollo

Los equipos jurídicos ganan confianza en el cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo no es negociable en el caso de los equipos jurídicos y de recursos humanos. En los documentos blockchain, se registra cada paso, incluida la invitación y la propia firma. Esta verificación de contratos blockchain proporciona un registro de auditoría que no se puede manipular y que es resistente a las inspecciones legales y a los mandatos normativos.

Ventajas de cumplimiento para el equipo jurídico:

• Registro de auditoría de todas las firmas, que no se puede modificar.
• Pruebas de identidad y fecha de la firma
• Acuerdos digitales completados de forma concluyente

Tanto si trabajas solo como en equipo, no hay posibilidad de perder oportunidades, ya que el flujo de trabajo de los documentos en línea de Chaindoc se puede controlar.

La gestión de las firmas electrónicas no es solo cuestión de hacer clic en el botón de firmar. Tiene que ver con la visibilidad, la confianza y la eficiencia en todos los niveles del proceso. Los documentos en línea de Chaindoc hacen que tu flujo de trabajo sea transparente, seguro y esté totalmente bajo control.

Chaindoc garantizará que todos los acuerdos sean a prueba de manipulaciones y legalmente vinculantes mediante la combinación del seguimiento de firmas en tiempo real, la tecnología blockchain y la verificación de documentos en línea. Independientemente de si eres un profesional independiente, una pyme en expansión o un miembro de un equipo legal, los flujos de trabajo simplificados darán lugar a menos retrasos y a más oportunidades que se cerrarán a tiempo.

Empieza hoy mismo a gestionar tu flujo de trabajo de firma con claridad en tiempo real y transforma todos los contratos en activos comerciales de confianza.