Los 10 errores más comunes que cometen las empresas al firmar contratos en línea

La mayoría de los problemas relacionados con los contratos digitales no se deben a herramientas defectuosas o a la ausencia de funciones. Se basan en la forma en que los equipos pueden firmar documentos en línea en el mundo real.

El intercambio de archivos se realiza con demasiada rapidez, se omiten las comprobaciones y un flujo de trabajo que debería ser adecuado se convierte en una amenaza legal y financiera real.

Lo más interesante es que los mismos errores son evidentes en todas partes. Los patrones se repiten en profesionales independientes, pymes en expansión, startups que crecen a un ritmo rápido e incluso en equipos de recursos humanos y jurídicos.

Industrias variadas, escalas diferentes, pero los mismos hábitos cuando las personas tienen prisa por crear documentos en línea y hacer que se firmen en poco tiempo.

No se trata de una negligencia deliberada. La mayoría de los equipos recibieron formación sobre cómo firmar, pero no sobre cómo firmar documentos en línea de forma segura.

El correo electrónico resulta familiar. Los PDF parecen definitivos. Y los enlaces de acceso son cómodos, hasta que algo sale mal y nadie puede afirmar haber visto, editado o firmado nada.

Este artículo analiza 10 errores que cometen las empresas a diario al firmar contratos. Todos ellos pueden parecer insignificantes por separado, pero juntos contribuyen a que los contratos digitales sean tan a menudo motivo de conflictos, retrasos y costosas modificaciones.

Este es uno de los mayores errores que cometen las empresas cuando firman documentos en línea. El problema suele comenzar con archivos inconexos: cadenas de correos electrónicos, unidades compartidas y el «final_v3_last_pdf».

Los problemas de control de versiones de documentos se hacen evidentes muy rápidamente cuando los equipos generan documentos en línea sin ningún tipo de control. Una sola persona verifica un solo archivo y otra firma un archivo ligeramente diferente.

Ambos creen que han seguido el proceso correcto, pero, legalmente, no han firmado el mismo acuerdo.

El peligro queda claro más adelante:

• La controversia sobre qué versión es válida.
• Discrepancia entre las expectativas de las partes.
• Situación jurídica deficiente debido a la ausencia de pruebas.

Se trata de un caso típico de riesgos contractuales digitales debido a flujos de trabajo de firma electrónica inseguros. No es suficiente con tener una firma cuando no se puede comprobar la versión del documento.

Este error se evita por diseño con los documentos en línea de Chaindoc. Los contratos tienen un registro de auditoría verificable, un historial y un documento.

Los documentos blockchain protegen la versión firmada, y la verificación de documentos en línea garantiza lo que se firmó y en qué momento.

Este error se produce incluso antes de la firma de documentos en línea. Los equipos tienen prisa por crear documentos en línea con la ayuda de algunas herramientas conocidas y piensan que un simple historial de versiones será suficiente. Rara vez lo es.

Los registros de cambios simples indican que se ha modificado algo, pero no quién es el responsable. No impiden las ediciones paralelas, las cláusulas sobrescritas ni las sustituciones silenciosas.

En consecuencia, el problema del control de versiones de los documentos se observa incluso antes de la fase de firma, lo que supone una amenaza latente para los contratos digitales.

Los resultados típicos incluyen:

• Se estaban utilizando varias versiones existentes simultáneamente.
• No hay una conexión clara entre las aprobaciones y las ediciones.
• Evidencia insuficiente ante controversias o auditorías.

Esto da lugar a flujos de trabajo de firma electrónica inseguros, en los que se firma un documento que ni siquiera tiene una base estable.

El control de versiones de los documentos en línea de Chaindoc comienza en el momento de su creación, no en el momento de la firma. Los documentos de la cadena de bloques proporcionan un historial único de la carga inicial.

Junto con la verificación de documentos en línea, se pueden realizar un seguimiento de todos los cambios y garantizar una colaboración segura en el contrato desde la fase inicial.

La mayoría de los equipos creen que cuando un contrato se envía a la bandeja de entrada correcta, se confirma que la identidad está verificada. De hecho, el acceso a los correos electrónicos no puede servir como verificación de identidad para los contratos. Solo es una forma de entrega.

Situaciones que suelen destruir la confianza de inmediato:

• Los contratos se envían a terceros.
• Las aprobaciones se realizan a través de buzones compartidos.
• Los antiguos empleados conservan el acceso a la bandeja de entrada.

Un documento firmado en estos casos no sirve de mucho. La ausencia de verificación de documentos en línea hace imposible demostrar quién revisó el acuerdo o lo aprobó.

Esto socava la autenticación de la firma electrónica y convierte en responsabilidades contractuales contratos que, de otro modo, serían válidos.

Los documentos en línea de Chaindoc superan esta debilidad al desvincular el acceso y la identidad. La autenticación se produce antes de la interacción y no después de la firma.

Junto con los documentos de la cadena de bloques y un registro de auditoría explícito de los contratos, todas las firmas están asociadas a una persona de confianza; no se presume que las firmas sean válidas.

Un contrato puede parecer completo debido a la firma que figura en él, pero sin la identidad verificada, la firma puede ser fácilmente impugnada.

No se deben pasar por alto las comprobaciones de identidad, ya que omitirlas supone graves riesgos contractuales digitales, especialmente cuando los equipos firman documentos en línea entre departamentos o a nivel internacional.

Este error afecta más en:

• Contratos de RR. HH. con candidatos externos.
• Firma remota de contratos legales.
• Transacciones internacionales que impliquen otras normas de cumplimiento.

En ausencia de una verificación de identidad para los contratos, no se puede proporcionar ninguna prueba creíble de quién es la persona real que aprobó el documento.

Esto socava la autenticación de la firma electrónica en caso de disputas y hace que los equipos den por sentado en lugar de aportar pruebas.

Cuenta con flujos de trabajo seguros que incluyen comprobaciones de identidad antes de cualquier acción de firma. La verificación a posteriori no garantiza el acuerdo, sino que simplemente registra el problema.

Los documentos en línea de Chaindoc se someten a comprobaciones de identidad antes de acceder a ellos o firmarlos. Además de la verificación en línea de los documentos y un registro de auditoría visible de los contratos, esta metodología vinculará todas las firmas a una persona real y establecida, lo que hará que los contratos sean justificables en lugar de discutibles.

Una de las formas más comunes de perder el control sobre acuerdos confidenciales es compartir contratos a través de archivos adjuntos de correo electrónico o enlaces abiertos.

Una vez que un archivo sale del sistema, deja de formar parte de un flujo de trabajo seguro, lo que plantea riesgos inmediatos para los contratos digitales antes de que los equipos firmen los archivos en línea.

Al tener archivos adjuntos o enlaces públicos, es imposible demostrarlo:

• ¿Quién abrió el documento?
• ¿Quién lo envió a otras partes?
• ¿Quién lo ha visto o descargado?

Esto perturba la colaboración segura en el contrato y la confianza de las partes. El contrato no se audita de forma fiable en caso de disputa y no hay forma de verificar los documentos en línea para comprender qué ha sucedido exactamente con el archivo.

Muchos de los flujos de trabajo de firma electrónica inseguros fallan precisamente en este punto: la firma puede ser correcta, pero el mecanismo de entrega no lo es.

Incluso la autenticación fuerte mediante firma electrónica, sin un control de acceso, resulta débil en términos de aplicación legal.

Los contratos se distribuyen mediante acceso verificado en lugar de archivos utilizando documentos en línea Chaindoc. Esto hace que todas las acciones sean transparentes, supervisadas y verificables antes, durante y después de la firma.

Dar a todos el derecho a realizar modificaciones en un contrato antes de firmarlo parece ser un esfuerzo colaborativo; sin embargo, la realidad es que es un desastre.

El problema del control de versiones de los documentos es inevitable cuando muchas personas pueden realizar cambios hasta el último momento y los equipos suelen firmar documentos en línea con prisas.

Esto suele dar lugar a modificaciones involuntarias justo antes de la firma:

• Los números se cambian accidentalmente.
• Las cláusulas se eliminan o reformulan simplemente para corregir la terminología.
• No todas las partes realizan modificaciones de última hora.

En consecuencia, es posible que el documento firmado no sea el que se acordó. Se trata de uno de los errores más frecuentes en la firma de contratos y uno de los factores que más contribuyen a los riesgos de los contratos digitales, especialmente entre los departamentos jurídicos, de recursos humanos y transfronterizos.

La ausencia de una división rígida de funciones no permite que la verificación de documentos en línea confíe en la versión que se aprobó.

Los documentos en línea de Chaindoc no permiten la edición y continúan sin firmar. Existe una estricta división de funciones y, cuando llega el momento de firmar, el documento se cierra y no se pierde la confianza en el acuerdo.

La responsabilidad se pierde cuando todas las personas tienen los mismos permisos. Cuando una persona puede ver, editar y firmar el mismo archivo, es imposible responder con claridad a una pregunta fundamental en el futuro: ¿quién estaba autorizado a hacer qué?

Este es uno de los defectos fundamentales de la mayoría de los flujos de trabajo de firma electrónica inseguros.

En ausencia de una separación de funciones, las acciones menores se transforman fácilmente en problemas graves:

• Una persona realiza modificaciones en una cláusula antes de firmar.
• Un revisor aprueba sin querer, en lugar de simplemente ver.
• Un firmante también modifica términos acordados previamente.

El riesgo de los contratos digitales aumenta rápidamente en este tipo de situaciones. En caso de disputa, no hay un registro de auditoría de los contratos que permita determinar si las acciones fueron aprobadas o no.

Incluso la potente autenticación de la firma electrónica se vuelve inútil en caso de que los permisos sean ambiguos.

El control basado en roles es la base de los métodos seguros de firma de documentos en línea. Ver, editar y firmar deben ser operaciones diferentes con privilegios diferentes.

Los documentos en línea de Chaindoc definen las funciones por adelantado, por lo que solo las personas adecuadas pueden tomar las medidas correctas en el momento oportuno. Este sistema transparente garantiza la responsabilidad y ayuda a evitar pequeños errores que pueden convertirse en disputas legales.

Un registro de auditoría de contratos puede no ser una confirmación firmada sencilla y fácil de leer a las 14:32. Una marca de tiempo no es una descripción de lo que realmente ocurrió en torno a la firma, y ahí es donde suelen surgir los conflictos.

Las empresas no pueden demostrar:

• ¿Quién vio el documento y luego lo firmó?
• Si hubo acceso compartido o reenviado.
• En caso de modificaciones realizadas justo antes de la firma
• ¿Quién podía actuar en qué escenario?

Esto plantea graves riesgos contractuales digitales, especialmente cuando los equipos firman documentos en línea dentro de un mismo departamento o entre departamentos o países.

La autenticación básica de la firma electrónica no funciona en las revisiones legales o de cumplimiento, ya que no está contextualizada.

Para saber cómo firmar documentos en línea de forma segura, todas las acciones deben ser rastreables, y no solo el último clic.

Los documentos en línea de Chaindoc abordan esta cuestión almacenando las vistas, las modificaciones de acceso y las firmas en un único historial, que lleva una marca de tiempo. Este alto grado de verificación de los documentos en línea hace que las firmas sean pruebas defendibles en lugar de suposiciones.

A primera vista, el uso del correo electrónico, las unidades en la nube, los editores de PDF y las aplicaciones de chat es flexible. En la práctica, esta configuración da lugar a flujos de trabajo de firma electrónica fragmentados e inseguros, en los que ningún sistema puede ofrecer una visión completa de lo que ha sucedido con un contrato.

En el proceso de firma de documentos en línea con diversas herramientas, se pierden pruebas importantes:

• Las reuniones se celebran en el chat y no se documentan.
• Drive se utiliza para editar archivos, que luego se envían a otros lugares para su firma.
• El acceso se comparte por correo electrónico sin control ni historial.

Esto significa que no es posible reconstruir los acontecimientos en caso de disputas o auditorías. Esto aumenta directamente los riesgos de los contratos digitales, ya que las pruebas están dispersas o brillan por su ausencia.

Los contratos requieren un flujo continuo para saber cómo firmar correctamente los documentos en línea. Los registros de Chaindoc online conservan la creación, el acceso, la firma y la verificación dentro de un mismo entorno.

Esta solución, junto con la verificación de documentos en línea y los registros respaldados por blockchain, garantizará las pruebas y permitirá una colaboración contractual verdaderamente segura sin necesidad de utilizar herramientas adicionales o verificaciones manuales.

Este es el error más costoso de todos. Cuando los equipos firman documentos en línea, todos los errores son cuestiones legales y no simples correcciones.

La renegociación, el escrutinio legal y la pérdida de tiempo que probablemente se produzcan tras fijar fechas, cláusulas, términos del acuerdo de nivel de servicio o condiciones de propiedad intelectual después de la firma suelen ser innecesarios.

El problema no es la firma en sí, sino el momento de la verificación. Las comprobaciones en la mayoría de los flujos de trabajo de firma electrónica inseguros se consideran una tarea de seguimiento.

No es hasta que algo sale mal que los equipos revisan la identidad, las versiones y los permisos. En ese momento, los contratos ya se han establecido.

La verificación eficaz de documentos en línea permite controlar el proceso en el momento adecuado: antes de la firma. Las comprobaciones de versiones, la verificación de identidades y los controles de acceso garantizan que los equipos aprueben lo que realmente pretenden aprobar.

Esto es lo que constituye la base de una autenticación sólida de la firma electrónica.

Chaindoc elimina las causas de los problemas a nivel del flujo de trabajo en lugar de resolverlos cuando se producen. La plataforma se basa en principios arquitectónicos sencillos que evitan que se repitan los frecuentes errores en la firma de contratos, incluso en equipos con un ritmo de trabajo intenso que firman documentos electrónicos a diario.

Un documento, una versión, una línea temporal

Chaindoc tiene una única fuente de verdad.

• Un único archivo en lugar de un número infinito de archivos «final_final_v7.pdf».
• Solo una cadena de bloques documenta la cronología, en lugar de varias fragmentadas.
• Un historial fácilmente visible que describa qué se ha cambiado y cuándo, sin necesidad de aclararlo manualmente.

Esta estrategia no elimina la incertidumbre a nivel estructural mediante comprobaciones adicionales.

Verificación antes del acceso, no después de la firma

La seguridad comienza incluso antes de que alguien abra un archivo.

• El acceso solo se concede tras la verificación de identidad para los contratos.
• La verificación no se realiza después de la firma.
• Todas las interacciones están relacionadas con una persona real, no solo con una dirección de correo electrónico.

Esto hace que la verificación en línea de los documentos sea una medida predeterminada, en lugar de una medida de recuperación.

Flujos de trabajo listos para auditorías sin pasos manuales adicionales

Chaindoc es un modo de grabación de contexto.

• Se crea sobre la marcha un registro de auditoría para los contratos.
• El acceso, las acciones y la sincronización son algunos de los datos que se incluyen en los registros, y no solo la firma.
• No se permiten registros externos, capturas de pantalla ni recopilación manual de pruebas.

En consecuencia, la colaboración segura en los contratos se produce de forma natural, sin una carga operativa adicional.

La mayoría de los problemas relacionados con los contratos digitales no son consecuencia de las firmas electrónicas en sí, sino de la forma en que los equipos deciden firmar los documentos en línea.

La falta de verificación, la anarquía de versiones y los flujos de trabajo endebles convierten los acuerdos sencillos en riesgos costosos.

La cuestión es muy sencilla: un proceso de firma seguro debe ser fácil. Los equipos no tienen que preocuparse por la protección cuando la identidad, el acceso y el historial forman parte del flujo de trabajo, ya que se gestiona automáticamente.

Es una decisión de flujo de trabajo que es una decisión de certeza. Firmar documentos en línea significa claridad, evidencia y confianza, y una vez que los contratos dejan de ser una amenaza, comienzan a ser una base sólida para la cooperación.