Die 10 häufigsten Fehler, die Unternehmen beim Online-Vertragsabschluss machen

Die meisten Probleme mit digitalen Verträgen kommen nicht von kaputten Tools oder fehlenden Funktionen. Sie hängen damit zusammen, wie Teams in der echten Welt Online-Dokumente unterschreiben können.

Dateien werden zu schnell geteilt, Kontrollen werden umgangen und ein eigentlich guter Arbeitsablauf wird zu einer echten rechtlichen und finanziellen Gefahr.

Das Interessanteste daran ist, dass überall die gleichen Fehler auffallen. Die Muster wiederholen sich bei unabhängigen Fachleuten, expandierenden KMUs, schnell wachsenden Start-ups und sogar bei Personal- und Rechtsabteilungen.

Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche Größenordnungen, aber die gleichen Gewohnheiten, wenn Personen in Eile sind, Online-Dokumente zu erstellen und diese in kurzer Zeit unterschreiben zu lassen.

Es geht hier nicht um absichtliche Nachlässigkeit. Die meisten Teams haben gelernt, wie man unterschreibt, aber nicht, wie man Online-Dokumente sicher unterschreibt.

E-Mails fühlen sich vertraut an. PDFs fühlen sich endgültig an. Und Zugriffslinks sind bequem – bis etwas schiefgeht und niemand behaupten kann, etwas gesehen, bearbeitet oder unterschrieben zu haben.

Dieser Artikel zeigt 10 Fehler bei Vertragsabschlüssen auf, die Unternehmen täglich machen. Jeder einzelne davon mag unbedeutend erscheinen, aber zusammen sind sie der Grund, warum digitale Verträge so oft zu Konflikten, Verzögerungen und teuren Nachbesserungen führen.

Das ist einer der größten Fehler, die Firmen machen, wenn sie Online-Dokumente unterschreiben. Das Problem fängt meistens mit unübersichtlichen Dateien an: E-Mail-Ketten, freigegebene Laufwerke und die „final_v3_last_pdf”.

Probleme bei der Versionskontrolle von Dokumenten werden schnell sichtbar, wenn Teams Online-Dokumente ohne jegliche Kontrolle erstellen. Eine Person überprüft eine Datei, eine andere unterschreibt eine leicht abweichende Datei.

Beide denken, dass sie den richtigen Prozess durchlaufen haben, aber rechtlich gesehen haben sie nicht dieselbe Vereinbarung unterschrieben.

Die Gefahr wird später deutlich:

• Die Frage, welche Version gültig ist, ist umstritten.
• Unterschiedliche Erwartungen der Beteiligten
• Schlechte Rechtslage, weil es keine Beweise gibt.

Das ist ein typischer Fall von Risiken bei digitalen Verträgen, die durch unsichere eSignature-Workflows entstehen. Es reicht nicht aus, eine Unterschrift zu haben, wenn die Version des Dokuments nicht überprüft werden kann.

Dieser Fehler wird bei Chaindoc-Online-Dokumenten von vornherein vermieden. Die Verträge haben einen überprüfbaren Prüfpfad, eine Historie und ein Dokument.

Blockchain-Dokumente sichern die signierte Version, und die Online-Dokumentenüberprüfung stellt sicher, was wann signiert wurde.

Dieser Fehler passiert sogar schon vor dem Unterzeichnen von Online-Dokumenten. Teams haben es eilig, Online-Dokumente mit bekannten Tools zu erstellen, und denken, dass eine einfache Versionshistorie ausreicht. Das ist aber selten der Fall.

Einfache Änderungsprotokolle zeigen, dass was geändert wurde, aber nicht, wer dafür verantwortlich ist. Sie verhindern keine parallelen Bearbeitungen, überschriebene Klauseln und stillschweigende Ersetzungen.

Deshalb taucht das Problem der Versionskontrolle von Dokumenten schon vor der Unterzeichnung auf und ist eine latente Gefahr für digitale Verträge.

Typische Ergebnisse sind:

• Mehrere vorhandene Versionen wurden gleichzeitig verwendet.
• Keine eindeutige Verbindung zwischen Genehmigungen und Bearbeitungen
• Schlechte Beweislage bei Kontroversen oder Prüfungen

Das führt zu unsicheren eSignature-Workflows, bei denen eine Unterschrift auf einem Dokument geleistet wird, das nicht mal eine stabile Basis hat.

Die Versionskontrolle für Chaindoc-Online-Dokumente beginnt bei der Erstellung, nicht bei der Unterzeichnung. Blockchain-Dokumente bieten eine einheitliche Historie des ursprünglichen Uploads.

Zusammen mit der Online-Dokumentenüberprüfung können alle Änderungen nachverfolgt und eine sichere Zusammenarbeit beim Vertrag schon in der Anfangsphase sichergestellt werden.

Die meisten Teams denken, dass die Identität bestätigt ist, wenn ein Vertrag an den richtigen Posteingang geschickt wird. Tatsächlich kann der Zugriff auf E-Mails keine Identitätsprüfung für Verträge sein. Es ist nur eine Zustellung.

Situationen, die typischerweise das Vertrauen sofort zerstören:

• Verträge werden an Dritte geschickt.
• Genehmigungen werden über gemeinsame Postfächer gemacht.
• Der Zugriff auf den Posteingang bleibt den ehemaligen Mitarbeitern erhalten.

Ein unterschriebenes Dokument bringt in solchen Fällen nicht viel. Da es keine Online-Dokumentenüberprüfung gibt, kann man nicht nachweisen, wer die Vereinbarung durchgesehen oder genehmigt hat.

Das macht die Authentifizierung von elektronischen Signaturen unsicher und kann sonst gültige Verträge ungültig machen.

Chaindoc-Online-Dokumente lösen dieses Problem, indem sie Zugriff und Identität voneinander trennen. Die Authentifizierung passiert vor der Interaktion und nicht nach der Unterzeichnung.

Zusammen mit Blockchain-Dokumenten und einem expliziten Prüfpfad für Verträge sind alle Unterschriften mit einer vertrauenswürdigen Person verknüpft – Unterschriften werden nicht als gültig vorausgesetzt.

Ein Vertrag kann aufgrund der Unterschrift auf dem Vertrag vollständig erscheinen, aber ohne die überprüfte Identität kann die Unterschrift leicht angefochten werden.

Identitätsprüfungen sind wichtig, weil es sonst zu großen digitalen Vertragsrisiken kommen kann, vor allem wenn Teams Dokumente online über Abteilungs- oder Ländergrenzen hinweg unterschreiben.

Dieser Fehler fällt am meisten auf in:

• HR-Verträge mit externen Bewerbern
• Ferngesteuerte Unterzeichnung von rechtlichen Verträgen
• Internationale Transaktionen, bei denen andere Compliance-Standards gelten

Ohne Identitätsprüfung für Verträge kann kein glaubwürdiger Nachweis darüber erbracht werden, wer die Person ist, die das Dokument tatsächlich genehmigt hat.

Das macht die eSignature-Authentifizierung bei Streitigkeiten unsicher und führt dazu, dass Teams eher Vermutungen anstellen, als Beweise zu liefern.

Es gibt sichere Abläufe, bei denen vor jeder Unterschrift die Identität überprüft wird. Eine nachträgliche Überprüfung macht die Vereinbarung nicht sicher, sondern zeigt nur das Problem auf.

Chaindoc-Online-Dokumente werden vor dem Zugriff oder der Unterzeichnung auf ihre Identität überprüft. Zusätzlich zur Online-Überprüfung von Dokumenten und einem sichtbaren Prüfpfad für Verträge werden durch diese Methode alle Unterschriften mit einer realen, etablierten Person verknüpft, wodurch Verträge gerechtfertigt und nicht mehr umstritten sind.

Eine der häufigsten Methoden, die Kontrolle über sensible Vereinbarungen zu verlieren, ist das Teilen von Verträgen über E-Mail-Anhänge oder offene Links.

Sobald eine Datei aus dem System entfernt wird, ist sie nicht mehr Teil eines sicheren Arbeitsablaufs, was sofortige Risiken für digitale Verträge mit sich bringt, bevor Teams Online-Dateien unterschreiben.

Bei Anhängen oder öffentlichen Links ist es unmöglich, Folgendes nachzuweisen:

• Wer hat das Dokument geöffnet?
• Wer hat es an andere weitergeschickt?
• Wer hat es angesehen oder heruntergeladen?

Das stört die sichere Zusammenarbeit beim Vertrag und das Vertrauen der Parteien. Der Vertrag kann bei Streitigkeiten nicht zuverlässig geprüft werden, und es gibt keine Möglichkeit, die Dokumente online zu überprüfen, um zu verstehen, was genau mit der Datei passiert ist.

Viele der unsicheren eSignature-Workflows scheitern genau an diesem Punkt: Die Signatur kann zwar korrekt sein, aber der Übermittlungsmechanismus ist es nicht.

Selbst eine starke eSignature-Authentifizierung ohne kontrollierten Zugriff ist in Bezug auf die rechtliche Durchsetzbarkeit nur schwach.

Verträge werden nicht als Dateien, sondern über Chaindoc-Online-Dokumente mit verifiziertem Zugriff verteilt. Dadurch sind alle Vorgänge vor, während und nach der Unterzeichnung transparent, überwachbar und überprüfbar.

Jedem das Recht zu geben, vor der Unterzeichnung eines Vertrags Änderungen vorzunehmen, scheint eine gemeinschaftliche Anstrengung zu sein; in Wirklichkeit ist es jedoch ein Chaos.

Das Problem der Versionskontrolle von Dokumenten ist unvermeidlich, wenn viele Leute bis zum Schluss Änderungen vornehmen können und die Teams Online-Dokumente wahrscheinlich in Eile unterschreiben.

Das führt oft zu unbeabsichtigten Änderungen direkt vor der Unterschrift:

• Zahlen werden versehentlich geändert.
• Sätze werden nur gelöscht oder umformuliert, um die Terminologie zu korrigieren.
• Nicht alle Beteiligten machen Last-Minute-Änderungen.

Das kann dazu führen, dass das unterschriebene Dokument nicht dem entspricht, was eigentlich vereinbart wurde. Das ist einer der häufigsten Fehler bei der Vertragsunterzeichnung und ein wichtiger Grund für die Risiken digitaler Verträge, vor allem in den Bereichen Recht, Personalwesen und grenzüberschreitende Abteilungen.

Da es keine klare Rollenverteilung gibt, kann man bei der Online-Dokumentenprüfung nicht darauf vertrauen, dass die genehmigte Version echt ist.

Chaindoc-Online-Dokumente lassen sich nicht bearbeiten und werden ohne Unterschrift fortgesetzt. Es gibt eine klare Aufgabenteilung, und wenn es Zeit zum Unterschreiben ist, wird das Dokument geschlossen, damit das Vertrauen in die Vereinbarung nicht verloren geht.

Die Verantwortung geht verloren, wenn alle Leute die gleichen Berechtigungen haben. Wenn jemand dieselbe Datei anzeigen, bearbeiten und unterschreiben kann, ist es unmöglich, in Zukunft eine wichtige Frage klar zu beantworten: Wer durfte was tun?

Das ist einer der grundlegenden Fehler der meisten unsicheren Workflows für elektronische Signaturen.

Wenn es keine klare Aufgabenteilung gibt, können kleine Probleme schnell zu großen Schwierigkeiten werden:

• Eine Person nimmt vor der Unterzeichnung Änderungen an einer Klausel vor.
• Ein Prüfer gibt eher aus Versehen seine Zustimmung, als dass er nur sieht
• Ein Unterzeichner ändert auch vorher vereinbarte Bedingungen.

In solchen Situationen steigt das Risiko digitaler Verträge schnell. Bei Streitigkeiten gibt's keinen Prüfpfad für Verträge, um festzustellen, ob die Maßnahmen genehmigt wurden oder nicht.

Selbst eine starke eSignature-Authentifizierung ist nutzlos, wenn die Berechtigungen nicht klar sind.

Die rollenbasierte Kontrolle ist die Grundlage für sichere Methoden zum Signieren von Online-Dokumenten. Das Anzeigen, Bearbeiten und Signieren sollten unterschiedliche Vorgänge mit unterschiedlichen Berechtigungen sein.

Chaindoc-Online-Dokumente legen Rollen im Voraus fest, sodass nur die richtigen Leute die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit ergreifen können. So ein transparentes System sorgt für Verantwortlichkeit und hilft, kleine Fehler zu vermeiden, die zu Rechtsstreitigkeiten führen können.

Ein Prüfpfad von Verträgen ist vielleicht keine leicht lesbare, einfache unterschriebene Bestätigung um 14:32 Uhr. Ein Zeitstempel ist keine Beschreibung dessen, was tatsächlich rund um die Unterschrift passiert ist, und genau hier fangen die Konflikte normalerweise an.

Unternehmen können Folgendes nicht nachweisen:

• Wer hat das Dokument gesehen und dann unterschrieben?
• Ob es sich um einen geteilten oder weitergeleiteten Zugriff handelte
• Bei Änderungen, die kurz vor der Unterschrift vorgenommen wurden
• Wer durfte auf welcher Bühne auftreten?

Das bringt große digitale Vertragsrisiken mit sich, vor allem wenn Teams online Dokumente innerhalb oder zwischen Abteilungen oder Ländern unterschreiben.

Die grundlegende eSignature-Authentifizierung klappt nicht bei rechtlichen oder Compliance-Prüfungen, weil sie nicht kontextbezogen ist.

Damit du weißt, wie du Online-Dokumente sicher unterschreiben kannst, sollten alle Aktionen nachverfolgbar sein, nicht nur der letzte Klick.

Chaindoc-Online-Dokumente lösen das, indem sie Ansichten, Zugriffsänderungen und Signaturen in einem einzigen Verlauf mit Zeitstempel speichern. Durch diese gründliche Online-Dokumentenüberprüfung sind Signaturen eher ein verlässlicher Beweis als nur Vermutungen.

Auf den ersten Blick scheint die Nutzung von E-Mail, Cloud-Laufwerken, PDF-Editoren und Chat-Apps flexibel zu sein. In der Praxis führt das aber zu fragmentierten und unsicheren Workflows für elektronische Signaturen, bei denen kein System den kompletten Überblick über die Vertragsabwicklung bieten kann.

Beim Unterzeichnen von Online-Dokumenten in verschiedenen Tools gehen wichtige Beweise verloren:

• Meetings finden im Chat statt und werden nicht dokumentiert.
• Drive wird zum Bearbeiten von Dateien verwendet, die dann an andere Orte gesendet werden, um unterschrieben zu werden.
• Der Zugriff wird per E-Mail geteilt, ohne dass du das kontrollieren oder nachverfolgen kannst.

Das heißt, dass es bei Streitigkeiten oder Prüfungen nicht möglich ist, Ereignisse nachzuvollziehen. Das erhöht direkt die Risiken bei digitalen Verträgen, weil die Beweise entweder verstreut sind oder ganz fehlen.

Verträge brauchen einen durchgängigen Ablauf, damit man weiß, wie man Online-Dokumente richtig unterschreibt. Chaindoc Online speichert die Erstellung, den Zugriff, die Unterzeichnung und die Überprüfung in einer Umgebung.

Diese Lösung sorgt zusammen mit der Online-Dokumentenüberprüfung und Blockchain-gestützten Protokollen für Nachweise und ermöglicht eine wirklich sichere Zusammenarbeit bei Verträgen, ohne dass zusätzliche Tools oder manuelle Überprüfungen nötig sind.

Das ist der teuerste Fehler von allen. Wenn die Teams Online-Dokumente unterschreiben, sind alle Fehler rechtliche Angelegenheiten und nicht nur einfache Korrekturen.

Die Neuverhandlungen, rechtlichen Prüfungen und Zeitverluste, die wahrscheinlich nach der Festlegung von Terminen, Klauseln, SLA-Bedingungen oder IP-Bedingungen nach der Unterzeichnung folgen, sind normalerweise unnötig.

Das Problem ist nicht die Signatur selbst, sondern der Zeitpunkt der Überprüfung. In den meisten unsicheren eSignature-Workflows werden Überprüfungen als Folgeaufgabe betrachtet.

Erst wenn was schiefgeht, checken die Teams Identität, Versionen und Berechtigungen. Zu diesem Zeitpunkt sind die Verträge schon abgeschlossen.

Eine effektive Online-Dokumentenprüfung sorgt dafür, dass die Kontrolle zum richtigen Zeitpunkt erfolgt – vor der Unterzeichnung. Versionsprüfungen, Identitätsprüfungen und Zugriffskontrollen stellen sicher, dass die Teams das genehmigen, was sie auch wirklich genehmigen wollen.

Das ist die Grundlage für eine zuverlässige Authentifizierung von elektronischen Signaturen.

Chaindoc beseitigt die Ursachen von Problemen auf der Workflow-Ebene, anstatt sie erst zu lösen, wenn sie auftreten. Die Plattform basiert auf einfachen Architekturprinzipien, die verhindern, dass häufige Fehler bei der Vertragsunterzeichnung wiederholt werden, selbst in schnelllebigen Teams, die täglich elektronische Dokumente unterzeichnen.

Ein Dokument, eine Version, eine Zeitachse

Chaindoc hat eine einzige Quelle der Wahrheit.

• Verwende eine einzige Datei statt unzähliger Dateien mit Namen wie „final_final_v7.pdf“.
• Nur eine Blockchain dokumentiert die Zeitachse, nicht mehrere fragmentierte.
• Ein leicht erkennbarer Verlauf, der beschreibt, was wann geändert wurde, ohne dass manuell geklärt werden muss.

Diese Strategie beseitigt keine Unsicherheiten auf Strukturebene durch zusätzliche Überprüfungen.

Überprüfung vor dem Zugriff, nicht nach der Unterzeichnung

Die Sicherheit fängt schon an, bevor jemand eine Datei öffnet.

• Der Zugriff wird erst nach Identitätsprüfung für Verträge gewährt.
• Nach der Unterzeichnung gibt's keine Überprüfung mehr.
• Alle Interaktionen sind mit einer echten Person verbunden, nicht nur mit einer E-Mail-Adresse.

Dadurch wird die Online-Überprüfung von Dokumenten zur Standardfunktion und nicht mehr nur zu einer Notfallmaßnahme.

Audit-fähige Workflows ohne zusätzliche manuelle Schritte

Chaindoc ist ein Modus zum Aufzeichnen von Kontext.

• Für Verträge wird spontan ein Prüfpfad erstellt.
• Zugriff, Aktionen und Zeitangaben sind nur einige der Infos, die in Protokollen enthalten sind, nicht nur eine Signatur.
• Keine externen Protokolle, keine Screenshots, keine manuelle Beweissammlung

So läuft die Zusammenarbeit bei Verträgen ganz natürlich und ohne zusätzlichen Aufwand.

Die meisten Probleme mit digitalen Verträgen kommen nicht von den elektronischen Signaturen selbst, sondern davon, wie Teams sich entscheiden, Online-Dokumente zu unterschreiben.

Wenn man nicht alles überprüft, die Versionen durcheinanderbringt und die Arbeitsabläufe nicht richtig regelt, werden einfache Geschäfte zu teuren Risiken.

Der Punkt ist ganz einfach: Ein sicherer Signaturprozess muss einfach sein. Teams müssen sich keine Gedanken über den Schutz machen, wenn Identität, Zugriff und Verlauf Teil des Workflows sind, da dies automatisch geschieht.

Es ist eine Entscheidung des Arbeitsablaufs, die eine Entscheidung der Sicherheit ist. Das Unterzeichnen von Online-Dokumenten bedeutet Klarheit, Nachweisbarkeit und Vertrauen, und sobald Verträge keine Bedrohung mehr darstellen, werden sie zu einer soliden Grundlage für die Zusammenarbeit.