Automatisierung der Rechnungsstellung nach der elektronischen Signatur: Rechnungen, Abonnements und Einzahlungen in Chaindoc

Nach der Unterzeichnung eines Dokuments beginnt erst der eigentliche Finanzprozess. Unternehmen haben oft Probleme mit langsamen Zahlungen, Unklarheiten bei der Berichterstattung und der manuellen Nachverfolgung wiederkehrender Zahlungen. Deshalb ist die Rechnungsstellung nach der Unterzeichnung so wichtig für einen stabilen Cashflow – sie organisiert die Zahlungen nach Vertragsunterzeichnung, macht den Ablauf vorhersehbar und verhindert unbezahlte Rechnungen.

In unserem letzten Artikel haben wir über die Sign-and-Pay-Funktion gesprochen, die elektronische Signaturen mit Sofortzahlungen kombiniert. In diesem Artikel gehen wir noch einen Schritt weiter in Richtung Automatisierung: Wir schauen uns an, wie Rechnungen, Abonnements, Einzahlungen, Zahlungserinnerungen und Autorisierungseinstellungen nach Vertragsunterzeichnung gehandhabt werden.

• Für Freiberufler ist das eine Garantie für die pünktliche Bezahlung
• Für Agenturen ist das ein einfacher Aspekt bei der Abwicklung von Retainern
• Für Unternehmen sorgt es mit minimalem Aufwand für einen stabilen Cashflow

Chaindoc ist eine transparente und leicht verständliche Abrechnung nach Vertragsunterzeichnung, die sicherstellt, dass die Finanzen auch nach Vertragsabschluss unter Kontrolle bleiben.

In den meisten Firmen heißt das Unterzeichnen eines Vertrags nicht, dass man auch bezahlt wird. Das führt zu einer großen Lücke: Die Zeit zwischen der Unterschrift und der tatsächlichen Zahlung blockiert das Betriebskapital und macht das Finanzsystem unsicher. Durch verspätete oder manuelle Zahlungen ist es fast unmöglich, Einnahmen, Budgets oder Personalbedarf vorherzusagen.

Chaindoc Post-Sign-Abrechnung schließt diese Lücke, indem es elektronische Signaturen mit der Post-Sign-Zahlungslogik verbindet. Du weißt genau, wann Geld erwartet wird, wann Geld fällig ist und wann Verträge bezahlt werden. Diese Vorhersehbarkeit verbessert die Finanzdisziplin und minimiert plötzliche Unterbrechungen des Cashflows.

• Für Freiberufler heißt das, dass Kunden Zahlungen nicht „bis nach den Feiertagen” aufschieben können
• Für Agenturen gibt's einen klareren Zeitplan für die Einnahmen aus Abonnements.
• Für Unternehmensteams ermöglicht es eine genaue Prognose der Einnahmen und eine langfristige Analyse der Vertragsleistung

Bei der manuellen Rechnungsstellung kann es in allen Phasen des Zahlungszyklus leicht zu Chaos und Verzögerungen kommen. Selbst kleine Unstimmigkeiten summieren sich und führen im Laufe der Jahre zu erheblichen Einnahmeverlusten.

Häufige Probleme bei der manuellen Rechnungsstellung

• Menschliche Fehler: Falsche Beträge, doppelte Rechnungen oder Einzahlungen kommen oft vor, wenn die Zahlungen über Tabellenkalkulationen oder E-Mails gemacht werden
• Unübersichtliche Kommunikation: Wenn Manager auf Dutzende von E-Mail-Benachrichtigungen, Nachrichtenlinks und Dokumentversionen reagieren müssen, ist das Zeitverschwendung, die besser für Kunden oder Projekte genutzt werden könnte.
• Versäumte Fristen und vergessene Zahlungen: Wenn man keine automatischen Benachrichtigungen nutzt, kann man leicht den Überblick verlieren, wann ein Kunde die Rechnung bekommen soll – vor allem, wenn mehrere Verträge gleichzeitig verwaltet werden
• Chaos bei der Berichterstattung: Ohne eine zentrale Überwachung haben die Teams keinen klaren Überblick über bezahlte Verträge, ausstehende Zahlungen und überfällige Zahlungen. Das macht Finanzprognosen ungenau.
• Versteckte Finanzlücken: Das Geld, das in Form von Teilzahlungen oder Vorauszahlungen eingenommen wird, wird normalerweise nicht bestimmten Belegen zugeordnet. Es handelt sich um schwankende Transaktionen, die den tatsächlichen Cashflow verzerren
• Mangelnde Überprüfbarkeit: Da es keine Verbindung zwischen Zahlungen und Verträgen gibt, können Buchhalter nicht richtig nachverfolgen, wann und warum eine Transaktion stattgefunden hat.
• Verlorenes Vertrauen und Glaubwürdigkeit: Wenn Zahlungen nicht konsequent nachverfolgt werden, nervt das die Kunden, führt zu Konflikten und macht die langfristigen Beziehungen kaputt

Chaindoc will dafür sorgen, dass das Unterzeichnen von Dokumenten so reibungslos wie möglich läuft. Wenn ein Kunde einen Vertrag oder eine Rechnung unterschreibt, wird die Zahlung sofort über Stripe gestartet. Du bekommst eine Liste mit dem Status jeder Transaktion – Bezahlt, Ausstehend, Unbezahlt oder Fehler – in einem einzigen Dashboard und musst nicht zwischen E-Mails oder Tabellen hin- und herwechseln.

Mit Chaindoc kannst du wiederkehrende Zahlungen einrichten, wenn du ein Dokument für Abonnements oder andere langfristige Verträge unterschreibst. Das heißt, der Kunde stimmt dem Zahlungsplan im Voraus zu und das System startet automatisch die folgenden Zahlungen nach den vorher festgelegten Bedingungen.

Außerdem hilft die Website dabei, versäumte Zahlungen zu vermeiden. Du kannst Zahlungserinnerungen in derselben Oberfläche erstellen, ohne separate E-Mails oder Vorlagen erstellen zu müssen. Jede Aktion wird im Prüfprotokoll, in der Signatur, in der Zahlung, in der Erinnerung usw. als digitaler Nachweis dokumentiert.

Chaindoc organisiert nicht nur Finanzprozesse, sondern erfindet auch eine neue Zahlungskultur – indem es den Prozess der Unterzeichnung und Ausführung finanzieller Verpflichtungen zu einem einheitlichen, reibungslosen Ablauf macht.

Wenn es festgelegte Bedingungen gibt, müssen Zahlungen auf eine zuverlässige Art und Weise erfolgen. Chaindoc lässt Unternehmen das Zahlungsmodell wählen, das am besten zu ihrer Zusammenarbeit passt: einmalige Rechnung, wiederkehrendes Abonnement oder Anzahlungs-/Honorarsystem. Das sorgt für Ordnung bei den finanziellen Anforderungen und spart manuelle Arbeit.

Einmalige Rechnungen

Eine einzelne Rechnung ist super, wenn du eine Zahlung für einen Meilenstein in einer Dienstleistung oder einem Projekt annehmen musst. Chaindoc kann an den Vertrag angehängt werden, den der Kunde unterschreibt und damit die Bedingungen und die Zahlung bestätigt. Die Rechnung kann auch ein Fälligkeitsdatum, einen Zahlungsaufschub oder einen Ratenzahlungsplan enthalten, wenn das in der Vereinbarung erwähnt wird. Das sorgt für finanzielle Transparenz und spart Zeit.

Wiederkehrende Abonnements

Chaindoc ermöglicht wiederkehrende Zahlungen bei langfristigen Projekten oder Dienstleistungsverträgen, die direkt bei der Unterzeichnung konfiguriert werden. Der Nutzer kann einen monatlichen, vierteljährlichen oder individuellen Zeitplan festlegen. Sobald die Unterzeichnung erfolgt ist, werden die weiteren Transaktionen automatisch durchgeführt, ohne dass Erinnerungen oder doppelte Rechnungen erforderlich sind.

Das System ermöglicht dir Folgendes:

• Zahlungen vorübergehend aussetzen
• Überprüfe die Menge oder den Plan.
• Später weitermachen

Das ist besonders praktisch für Agenturen, Bildungsplattformen oder SaaS-Teams, deren Zusammenarbeit zyklisch ist.

Einlagen und Vorschüsse

Bei Verträgen, die in Phasen finanziert werden sollen, kannst du eine Anzahlung oder einen Vorschuss vereinbaren.

Eine Kaution dient als Leistungsgarantie und kann bei Beendigung eines Projekts hinterlegt oder gemäß den Vertragsbedingungen zurückgegeben werden.

Ein Retainer ist eine Vorauszahlung für fortlaufende Dienstleistungen – wie zum Beispiel Rechts- oder Marketingdienstleistungen.

Mit Chaindoc kannst du all diese Details direkt in den Vertrag eintragen – wann Geld gesperrt, freigegeben oder zurückerstattet wird. Das hilft, Konflikte zu vermeiden, und gibt dir die Möglichkeit, den gesamten Finanzzyklus zu kontrollieren.

Schließlich bietet Chaindoc ein globales Abrechnungsmodell. Ob Einzelprojekt, langfristige Geschäftsbeziehung oder Vertrag auf Einlagenbasis – alle Zahlungen werden klar gekennzeichnet, gut gespeichert und den unterzeichneten Dokumenten beigefügt.

Bei Unternehmen, die regelmäßig mit Kunden zu tun haben, geht es nicht nur darum, bezahlt zu werden, sondern auch darum, zukünftige Transaktionen zu vereinfachen. Deshalb macht Chaindoc die sichere Speicherung von Zahlungsmethoden möglich. Das heißt, dass Kunden weitere Abbuchungen genehmigen können, ohne jedes Mal ihre Zahlungsdaten eingeben zu müssen, wenn sie einen neuen Vertrag unterschreiben oder ihr Abonnement verlängern.

Weitere Zustimmung zu Zahlungen

Wenn Nutzer einen Vertrag unterschreiben, können sie eine Klausel einfügen, die die Genehmigung für zukünftige Zahlungen erteilt. Das ist eine gesetzlich zulässige Option, um wiederkehrende oder meilensteinbezogene Zahlungen zu genehmigen. Diese Genehmigung ist während der Vertragslaufzeit verbindlich und kann vom Kunden jederzeit widerrufen werden. Sollte die Genehmigung ablaufen oder der Kunde seine Zahlungsmethode ändern, ermöglicht Chaindoc eine schnelle erneute Genehmigung – ohne unnötige Bestätigungen und Anfragen.

Der Service ist besonders nützlich für Firmen, die Abonnements oder mehrstufige Projekte anbieten. Der Kunde muss nur einmal unterschreiben und dem festgelegten Abrechnungsplan zustimmen, dann übernimmt das System automatisch die weiteren Zahlungen. Die Unternehmen bekommen so einen zuverlässigen Geldfluss, ohne dass sie sich um Mahnungen oder mehrere Zahlungen kümmern müssen.

Sicherheit und Zugriffskontrolle

Alle gespeicherten Zahlungsmethoden sind verschlüsselt – Kartendaten werden nie auf der Benutzerseite gespeichert. Chaindoc nutzt Stripe für die Abwicklung aller Transaktionen und entspricht dem internationalen Sicherheitsstandard PCI DSS.

Rollenbasierter Zugriff auf Zahlungstoken und Transaktionsstatus Nur autorisierte Teammitglieder können die Details von Transaktionen einsehen oder Zahlungen erneut auslösen. Dies entspricht einerseits dem Prinzip der geringsten Privilegien, wonach Finanzmanager uneingeschränkten Zugriff haben, während andere Teammitglieder nur den allgemeinen Zahlungsstatus einsehen können.

Chaindoc schafft den perfekten Ausgleich zwischen der Bequemlichkeit wiederkehrender Zahlungen und der vollständigen Kontrolle über den finanziellen Zugang – so werden Abrechnungsverfahren für alle Beteiligten einfach, transparent und sicher.

Anstatt uns mit allgemeinen Erklärungen für verspätete Zahlungen aufzuhalten, können wir uns damit beschäftigen, wie man das Verfahren in Chaindoc einrichtet – wie man Kunden an ausstehende Beträge erinnert und wie man Gebühren erneut berechnet, ohne neue Vereinbarungen zu treffen.

Zahlungserinnerungen

Du kannst den Kunden auch mit ein paar Klicks über das Chaindoc-Dashboard an die direkte Zahlung erinnern, falls die Zahlung nach Vertragsunterzeichnung nicht eingegangen ist. Die Nachricht wird an die mit dem Vertrag verknüpfte E-Mail-Adresse weitergeleitet und enthält einen Zahlungslink, der sofort angeklickt werden sollte.

Im System kannst du auswählen, an wen die Erinnerung gehen soll:

• Der Hauptunterzeichner
• Der Finanzkontakt des Unternehmens

Bei Verträgen mit festen Fristen kannst du eine Nachfrist festlegen, in der keine Strafgebühren anfallen, bis diese Frist abgelaufen ist. Wenn der Kunde nicht antwortet, wird der Zahlungsstatus auf „Unbezahlt” geändert und der Zugriff auf die Dienstleistung oder das Dokument kann je nach Vertragsbedingungen vorübergehend gesperrt werden.

Die Historie aller Zahlungsversuche und Mahnungen wird im Aktivitätsverlauf gespeichert, was die Nachverfolgung und Kommunikation vereinfacht.

Strategien für erneute Versuche

Manchmal klappt die Zahlung aus technischen Gründen nicht, weil die Karte abgelaufen ist, die Bank gewechselt wurde oder das Netzwerk kurzzeitig nicht funktioniert hat. Mit Chaindoc kannst du in solchen Fällen eine Strategie zum erneuten Einziehen der Zahlung nutzen.

Du entscheidest, wann du es nochmal versuchen willst:

• Jetzt
• Nach einem Tag
• Wenn der Kunde seine Zahlungsmethode ändert

Wenn du eine neue Karte hinzufügst, wird eine automatisch mit den neuen Daten aktualisiert. Du kannst sogar die Zahlungsart ändern, z. B. von Karte zu Banküberweisung oder digitaler Währung, ohne die Vertragsstruktur zu ändern.

Dieser clevere Zahlungsalgorithmus hilft dabei, ausstehende Zahlungen zu minimieren und trotzdem Kunden zu behalten. Mit solchen Tools hast du ein robustes Finanzsystem, in dem selbst Verzögerungen den Cashflow deines Unternehmens nicht beeinträchtigen.

Chaindoc hat auch ein interaktives Dashboard, das deine ganze Finanzhistorie zeigt, sobald du einen Vertrag unterschreibst. So kannst du dir einen Überblick über deinen Cashflow verschaffen. Alle Zahlungen, Einzahlungen, Erinnerungen und erneuten Versuche werden automatisch dokumentiert. Jede Aktion wird zeitlich erfasst und hat einen Status, der dir hilft, deine finanzielle Situation in Echtzeit zu checken, ohne dass du manuell nachfragen musst.

Dashboard-Funktionen

Das Dashboard hilft dir dabei:

• Verfolge jede Zahlung und Einzahlung in Echtzeit
• Automatische Aktualisierungen von Erinnerungen und Wiederholungsversuchen anzeigen
• Check sofort deine aktuelle finanzielle Lage.

Im Bereich „Dokumente” kannst du den Vertrag zu jeder Transaktion sowie Bestätigungen oder Zahlungsbelege einsehen. Das erleichtert die Berichterstattung und sorgt für vollständige rechtliche Transparenz im Umgang mit Kunden. Bei Teams mit mehreren Verträgen gleichzeitig ersetzt das System die alten Tabellenkalkulationen, alle Schritte, Unterschriften, Restzahlungen usw. werden auf dem Bildschirm angezeigt.

Im Aktivitätsprotokoll werden nicht nur die Zahlungsstatus angezeigt, sondern auch die gesamte Kommunikationshistorie: wann die Erinnerung verschickt wurde, wann der Kunde das Dokument geöffnet hat oder wann die Zahlung gemacht wurde. Das heißt, es sind keine externen Überwachungssysteme nötig und du hast die volle Kontrolle über alle finanziellen Aktivitäten auf der Plattform.

So haben Teams nicht nur ein Buchhaltungstool, sondern auch ein benutzerfreundliches System zur Rechnungsanalyse, das zeigt, welche Geschäfte stabile Einnahmequellen sind, wo Zeit verschwendet wird und wie zukünftige Zahlungseingänge optimiert werden können.

Chaindoc lässt sich leicht in verschiedenen Geschäftsmodellen einsetzen, z. B. bei Freiberuflern oder Agenturen und Bildungseinrichtungen.

Agenturen und IT-Unternehmen

Chaindoc hilft Agenturen und Entwicklungsteams dabei, SLA-basierte Abrechnungen oder stündliche Pauschalzahlungen zu verwalten. So kann ein Unternehmen beispielsweise eine monatliche Zahlung für einen Stundenpool oder eine Projektphase planen. Alle Zahlungen werden elektronisch unterzeichnet und mit dem jeweiligen Vertrag verknüpft, was die Berichterstattung und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften erleichtert.

Anwaltskanzleien

Retainer sind in der Rechtsbranche üblich; es handelt sich dabei um Vorauszahlungen, die geleistet werden, um die Dienstleistungen fortzusetzen. In Chaindoc ist das völlig transparent: Der Kunde unterzeichnet die Vereinbarung, bestätigt die Zahlung und kann den Restsaldo in seinem Dashboard einsehen. Gleichzeitig kann die Kanzlei flexible Regeln festlegen, wie z. B. die automatische Verlängerung des Retainers bei dessen Ausschöpfung oder Erinnerungen an die Auffüllung.

Immobilien und Bildung

Chaindoc eignet sich auch gut für Branchen mit festen Zahlungsfristen. Einerseits kümmert es sich um Kautionen und monatliche Mieten für Vermieter, andererseits um Semester- oder Kursgebühren für Bildungseinrichtungen. Jede Transaktion wird registriert, und Kunden bekommen automatisch digitale Quittungen – niemand muss die Transaktionen manuell bestätigen.

Chaindoc hilft Unternehmen dabei, einen konstanten Finanzfluss zu haben – sie können Zahlungen pünktlich bekommen und den Cashflow gemäß dem Vertrag verwalten. Die automatisierte Zahlungsüberwachung hilft dabei, die Finanzabteilungen zu entlasten, Investitionen effektiver zu planen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Alle Transaktionen, ob Abonnements, Einzahlungen oder Einmalzahlungen, finden in einer klar definierten Umgebung statt, sodass die Verwaltung der Gelder strukturiert und nachvollziehbar ist.

Für Unternehmen heißt das eine genauere Budgetprognose und weniger Überraschungen. Die Kunden können ein klares, übersichtliches Zahlungssystem nutzen, ohne Mahnungen oder Zahlungsverzögerungen, was Vertrauen und Geschäftsbeziehungen stärkt. Die in Chaindoc gesammelten Infos zeigen Trends auf: Welche Verträge bringen stabile Einnahmen, wo werden Zahlungen ausgesetzt und wie kann sich das Verhalten von Kunden im Laufe der Zeit ändern? Diese Analysen ermöglichen Finanzstrategien, die auf Fakten basieren und nicht auf Vermutungen.

Schließlich wird die Abrechnung nach Unterzeichnung zu einem finanziellen Gleichgewichtspunkt – alle Zahlungen sind vorhersehbar, alle Transaktionen können in einen Zusammenhang gebracht werden und alle Entscheidungen werden auf der Grundlage quantifizierbarer Informationen getroffen.

Chaindoc sorgt nicht nur für mehr finanzielle Stabilität, sondern nimmt auch den Teams Arbeit ab. Mit der automatischen Rechnungsstellung müssen die Mitarbeiter nicht mehr manuell Zahlungen bestätigen, Mahnungen verschicken und doppelte Rechnungen erstellen: Das System erledigt das alles mit ein paar Klicks.

Wichtigste Vorteile

• Spart Zeit für die Finanz- und Betriebsteams
• Weniger manuelle Fehler und schnellere Bearbeitung
• Mehr Fokus auf Kunden und Produktentwicklung

Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Fehler und schnellere Prozesse. Die Teams können sich mehr auf die Kundenbeziehungen und die Produktentwicklung konzentrieren, statt sich mit Papierkram rumzuschlagen.

Dank der Flexibilität des Rollen- und Zugriffssystems der Plattform sieht jeder nur das, was er braucht: Manager können den Status von Zahlungen sehen, während Finanzspezialisten die Historie einer Transaktion einsehen können. Das macht die Teams effizienter und hilft dabei, interne SLAs einzuhalten.

Das sorgt für schnelleres Arbeiten, mehr Teamwork und weniger menschliche Fehler. Die automatisierte Rechnungsstellung von Chaindoc macht komplizierte Finanzprozesse zu einfachen, einheitlichen Vorgängen und gibt Teams während der ganzen Arbeit Klarheit und Sicherheit.

Die Bequemlichkeit der Abrechnung nach Unterzeichnung ist nicht die einzige strategische Säule für nachhaltiges finanzielles Wachstum. Sie sorgt für einen stabilen Cashflow, verkürzt die Zeit bis zum Zahlungseingang und gibt Unternehmen vollständige Transparenz über den Zeitpunkt und den Grund von Zahlungen. Dies hilft den Unternehmen, Risiken zu reduzieren, finanzielle Disziplin durchzusetzen und sich auf die Skalierung zu konzentrieren, anstatt ausstehende Rechnungen zu verfolgen.

Chaindoc macht das Ganze einfacher: Du machst einen Vertrag, legst die Zahlungsbedingungen fest und das System erledigt den Rest. Rechnungen, Anzahlungen, wiederkehrende Abonnements und Zahlungserinnerungen sind alle in einem einzigen Ablauf integriert – ohne dass du irgendwelche Integrationen oder technische Hürden überwinden musst.

Deshalb ist die Abrechnung nach Unterzeichnung der Grundlage für einen erfolgreichen Finanzzyklus, der Risiken minimiert, den Cashflow stabilisiert und es Unternehmen ermöglicht, sich nicht um die Verwaltung des Kontos kümmern zu müssen, sondern zu wachsen.

Richte die Rechnungsstellung nach der Unterzeichnung in Chaindoc ein – nutze Rechnungen, Anzahlungen, Abonnements und Mahnungen, um deine Zahlungen reibungslos und pünktlich abzuwickeln.