Automatisierte Rechnungsstellung aus dem unterschriebenen Vertrag: Anzahlung, Abschlagszahlungen und wiederkehrende Zahlungen

Automatisierte Rechnungsstellung heißt: Software übernimmt die Teile des Geldeintreibens, die bisher Handarbeit waren. Sie legt die Rechnung an, verschickt sie, bucht die Karte oder das Konto zum vereinbarten Termin ab, erinnert an Offenes und ordnet Zahlungseingänge zu. Die meisten Tools setzen diese Kette bei der Rechnung an. Dieser Ratgeber beginnt einen Schritt früher, beim unterschriebenen Vertrag, denn dort werden Betrag, Termine und die Erlaubnis zum Abbuchen überhaupt erst vereinbart.

Zwei Begriffe werden gern vermischt. Rechnungen automatisieren meint meist die Ausgangsseite: Rechnungen gehen raus, ohne dass jemand sie abtippt. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung dreht die Richtung um und liest Eingangsrechnungen von Lieferanten aus, um sie in die Freigabe zu schicken. Beides läuft unter "Automatisierung". Nur das Erste bringt Geld auf Ihr Konto.

Die meisten Erklärtexte überspringen einen Schritt. Eine Rechnung ist nur so richtig wie die Konditionen, die sie abschreibt. Stehen Preis, Anzahlung oder Fälligkeit in einem E-Mail-Verlauf und jemand tippt die Rechnung aus dem Gedächtnis, verschickt die Automatisierung Fehler lediglich schneller. Hängen Sie die Abrechnung stattdessen an den unterschriebenen Vertrag, übernimmt die Rechnung Bedingungen, denen beide Seiten schon zugestimmt haben.

Das ist die Idee hinter vertragsgebundenen Zahlungen: Die Zahlungsbedingungen reisen im Vertrag mit, die Unterschrift ist der Auslöser. Es ist nicht der einzige Weg, und die Abschnitte unten behandeln auch die Alternativen. Aber es ist die Variante, bei der nichts neu abgetippt werden muss.

Verspätete Zahlung ist Alltag, kein Ausnahmefall. Im Zahlungspraxis-Barometer 2026 für Deutschland von Atradius berichten 87 % der deutschen Unternehmen von verspäteten B2B-Zahlungen, in Westeuropa insgesamt sind es 77 %. Auch Forderungsausfälle um die 5 % der B2B-Rechnungen melden in Deutschland deutlich mehr Firmen als im Regionsschnitt.

Ein Teil davon liegt am Kunden. Ein anderer Teil ist die Lücke zwischen "unterschrieben" und "abgerechnet": Der Vertrag steht am Dienstag, die Rechnung geht in der Woche darauf raus, und die Zahlungsfrist beginnt spät. Wer ab der Unterschrift abrechnet, schließt diese Lücke. Einen Kunden, der schlicht nicht zahlt, ändert das nicht.

Jedes dieser Modelle lässt sich automatisieren, aber nur, wenn der Vertrag genug sagt, damit Software damit arbeiten kann. Ein vages "die Hälfte vorab, den Rest am Ende" funktioniert unter Bekannten. Ein System braucht Betrag, Auslöser und Datum.

Als Checkliste taugt § 14 Abs. 4 UStG besser, als man denkt. Eine Rechnung muss unter anderem Art und Umfang der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen und den Steuersatz nennen. Was der Vertrag dazu nicht festhält, muss später jemand von Hand ergänzen. Bei Werkverträgen setzt außerdem § 632a BGB den Rahmen für Abschlagszahlungen, dazu mehr im Abschnitt über Meilensteine.

Wenn Sie nur eines automatisieren, dann die Anzahlung. Es ist eine einzige Abbuchung, der Auslöser ist nicht zu bestreiten (der Kunde hat unterschrieben), und sie verändert das Verhalten auf beiden Seiten. Wer 30 % angezahlt hat, taucht seltener ab. Und Sie fangen bei Kunden, die noch nichts bezahlt haben, später an.

Schreiben Sie die Anzahlung als Zahl in den Vertrag, nicht als Absichtserklärung: Betrag oder Prozentsatz, worauf sie angerechnet wird und ob etwas zurückfließt, wenn der Kunde absagt. Steuerlich zählt der Zeitpunkt des Geldeingangs. Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 a Satz 4 UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie das Entgelt vereinnahmt haben. Manche Betriebe schicken vor Arbeitsbeginn einen Beleg zum Bezahlen, damit die Buchhaltung des Kunden etwas zum Überweisen hat. Bei Zahlung zum Zeitpunkt der Unterschrift übernehmen der unterschriebene Vertrag und die Abbuchung diese Aufgabe gemeinsam.

Bei hohen Anzahlungen neuer Kunden lohnt der Gedanke, wer da eigentlich unterschreibt. Eine optionale Identitätsprüfung vor der Unterschrift nimmt das "Das war ich nicht" später aus dem Spiel. Ehrlich gesagt braucht sie bei den meisten kleinen Aufträgen niemand.

Fairerweise: Zahlung bei Unterschrift funktioniert am besten, wenn der Kunde eine Privatperson oder eine kleine Firma mit Karte oder Konto ist. Größere Einkäufer brauchen oft eine Bestellnummer und ihren eigenen Zahlungslauf und bitten Sie, die Anzahlung in eine Rechnung mit Zahlungsfrist umzuwandeln. Halten Sie diese Vertragsvariante bereit.

Meilenstein-Abrechnung zerlegt den Projektpreis in Zahlungen, die an Ergebnisse gebunden sind: Entwurf freigegeben, Umsetzung geliefert, Livegang erledigt. Es ist das fairste Modell für Arbeit, die über Monate läuft, und das am schwersten zu automatisierende, weil der Auslöser kein Datum ist. Er besteht darin, dass jemand sagt: "Ja, das ist fertig."

Im Werkvertragsrecht hat das einen Namen. § 632a BGB erlaubt dem Unternehmer, eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der bereits erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen zu verlangen. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglichen muss, und bis zur Abnahme trägt der Unternehmer die Beweislast dafür, dass er vertragsgemäß geleistet hat. Wer seine Meilensteine sauber im Vertrag beschreibt, hat diese Aufstellung praktisch schon geschrieben.

Abnahme als Regel, nicht als Gefühl

Der Vertrag sollte sagen, was als Abnahme gilt. Üblich sind eine schriftliche Freigabe, eine Unterschrift unter dem Lieferschein oder Schweigen für eine feste Zahl von Tagen nach der Lieferung. Wählen Sie eine Variante. Ohne sie wird jede Abschlagszahlung zur neuen Verhandlung, und der Kunde bestimmt Ihren Kalender.

Beträge im Vertrag festhalten

Führen Sie jeden Meilenstein mit Betrag oder Anteil am Gesamtpreis auf, damit keine Rechnung zur Ermessensfrage wird. Ein dreimonatiges Projekt könnte so aufgeteilt sein: 30 % bei Unterschrift, 40 % bei der ersten Lieferung, 30 % zum Livegang. Rutscht ein Meilenstein, sollte der Vertrag auch sagen, ob seine Zahlung mitrutscht.

Hier wirken Fristen mit. Trägt jede Meilensteinrechnung 30 Tage, kann ein im März fertiges Projekt im Mai noch offen sein. Lesen Sie, was eine Frist von 30 Tagen wirklich kostet, bevor Sie sie für jede Etappe akzeptieren.

Wiederkehrende Abrechnung ist die Stelle, an der Automatisierung am meisten bringt und am leichtesten schiefgeht. Das Geld ist der einfache Teil: Eine gespeicherte Karte oder ein Lastschriftmandat wird jeden Monat oder jedes Quartal belastet. Schwierig ist die Erlaubnis dahinter.

Bei der SEPA-Lastschrift ist diese Erlaubnis das Mandat. Der Zahler ermächtigt Sie zum Einzug und weist zugleich seine Bank an, die Lastschrift einzulösen. Jedes Mandat trägt eine Mandatsreferenz, Sie brauchen eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die in Deutschland die Bundesbank vergibt, und vor jedem Einzug muss der Zahler Betrag und Datum erfahren, üblicherweise 14 Kalendertage vorher, sofern keine kürzere Frist vereinbart ist. Ein Vertrag kann diese Vorabinformation gleich mitliefern, wenn er Turnus und Betrag nennt. Stripe beschreibt dieselben Regeln aus Händlersicht in seiner Dokumentation zur SEPA-Lastschrift: Der Kunde muss ein Mandat bestätigen, und bei autorisierten Lastschriften kann er acht Wochen lang ohne Begründung zurückbuchen lassen.

Bei Karten zählt die Vereinbarung. Das Stored-Credential-Framework von Visa verlangt, dass ein Händler mit dem Karteninhaber eine Vereinbarung trifft, bevor er Kartendaten für spätere Zahlungen speichert. Sie regelt, wie die gespeicherte Karte verwendet wird, wie der Karteninhaber von Änderungen erfährt und gegebenenfalls Kündigung und Erstattung. Der Händler soll sie so lange aufbewahren, wie die Einwilligung gilt, und dem Kartenaussteller auf Anfrage vorlegen. Diese Anfrage kommt in der Praxis meist als Rückbuchung. Für Europa kommt die PSD2 hinzu: Laut Stripe-Dokumentation wird die Karte beim Speichern authentifiziert, und spätere Abbuchungen ohne Zutun des Kunden gelten als händlerinitiierte Zahlungen, für die eine Vereinbarung nötig ist. Diese Vereinbarung nennt die Zustimmung zu künftigen Zahlungen, die erwartete Häufigkeit und die Berechnung des Betrags.

Lesen Sie diese Liste noch einmal. Sie beschreibt eine gut geschriebene Klausel für wiederkehrende Zahlungen. Deshalb ist der unterschriebene Vertrag der natürliche Ort für die Einwilligung: Der Kunde liest Betrag, Turnus und Ausstieg, unterschreibt einmal, und Sie behalten einen datierten Nachweis. Ein vorangekreuztes Kästchen im Zahlungsformular beweist deutlich weniger. An der elektronischen Form scheitert es nicht: Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung verbietet es, einer elektronischen Signatur allein deshalb die Rechtswirkung abzusprechen, weil sie elektronisch ist.

Eine Meinung dazu: Weigert sich ein Kunde, eine Klausel zu unterschreiben, die sagt, wie oft Sie abbuchen und wie er aussteigt, hätte die Dauerbeziehung ohnehin nicht gehalten. Besser, Sie erfahren das vor der ersten Abbuchung als beim ersten Streit. Und halten Sie die Rechnungsseite sauber: Eine wiederkehrende Abbuchung ersetzt nicht die Rechnung, § 14 UStG gilt für jede einzelne.

Zahlungen scheitern meistens an banalen Dingen, selten an dramatischen. Gute Automatisierung macht die banalen billig und schont Ihre Kraft für den Rest.

• Abgelaufene oder ersetzte Karte. Der häufigste Grund bei wiederkehrenden Abbuchungen. Bitten Sie den Kunden, die Zahlungsart zu aktualisieren, und fordern Sie die Zahlung dann erneut an.
• Mangelnde Deckung. Warten Sie ein paar Tage und versuchen Sie es einmal erneut. Jeden Tag neu zu buchen nervt vor allem Bank und Kunden.
• Der Kunde bestreitet den Betrag: nicht weiter nachbuchen, sondern zurück zum unterschriebenen Vertrag. Sind die Bedingungen klar, ist es ein kurzes Gespräch.
• Der Kunde schweigt. Schicken Sie eine Erinnerung, die Klausel und Fälligkeit nennt, und eine Woche später eine bestimmtere.
• Auch nach der Frist, die Ihr Vertrag setzt, nichts? Dann ist eine förmliche Mahnung mit Verzugsandrohung an der Reihe, und der unterschriebene Vertrag samt Verlauf der gescheiterten Zahlung ist Ihre Akte.

Schreiben Sie die Verzugsregeln in den Vertrag, statt sich auf die gesetzlichen zu verlassen. Zur Orientierung: Im B2B-Geschäft kommt der Schuldner nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Der Verzugszins liegt im B2B-Geschäft neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).

Was Automatisierung nicht kann: entscheiden, wann Schluss mit höflich ist. Das bleibt Ihre Sache.

Unterschreiben Sie Verträge schon in einem E-Signatur-Tool, prüfen Sie, ob es auch die Zahlung einziehen kann, bevor Sie etwas dazukaufen. Einige können das, meist auf einem höheren Tarif als dem, mit dem kleine Teams starten.

DocuSign ist das bekannteste Beispiel. Laut der Zahlungsseite von DocuSign kann der Kunde im Moment der Unterschrift zahlen; genannt werden sechs Gateways (Authorize.net, Braintree, Cybersource, Elavon, Stripe und Zuora), und die Zahlungsarten der Unterzeichner lassen sich für spätere oder wiederkehrende Abbuchungen speichern. Diese Auswahl ist ein echter Vorteil von DocuSign, wenn Sie bereits ein Händlerkonto bei einem dieser Anbieter haben; die Zahlungen von Chaindoc laufen über Stripe. Der Haken ist der Tarif: DocuSign führt die Zahlungsfunktion bei Business Pro und den Enhanced-Tarifen auf, nicht bei Personal oder Standard.

Die Tabelle zeigt, wo welches Tool die Zahlungsfunktion ansiedelt und was dieser Tarif nach den Angaben des Anbieters kostet. Preise ändern sich, das Datum gehört deshalb zu den Daten. Für einen ausführlicheren Vergleich lesen Sie, wie Chaindoc im Vergleich zu DocuSign abschneidet.

Beide lösen verschiedene Hälften desselben Problems, und viele Betriebe landen bei beiden.

Wann eine Rechnungssoftware die bessere Anschaffung ist

Eigene Software für automatisierte Rechnungsstellung, in der Kategorie von Stripe Billing, Chargebee und Zuora, lohnt sich, wenn die Abrechnung selbst kompliziert ist: nutzungsabhängige Preise, anteilige Berechnung bei einem Tarifwechsel mitten im Monat, Umsatzsteuer über Ländergrenzen, Ertragsrealisierung, automatisiertes Mahnwesen, Abgleich mit der Buchhaltung, Hunderte Rechnungen im Monat. Das ist die Aufgabe eines Abrechnungssystems, und ein E-Signatur-Tool erledigt sie nicht gut. In Deutschland kommt die Buchhaltung dazu: Programme wie Lexware Office, sevdesk oder DATEV führen die Belege, und die Rechnung muss dort mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG landen.

Wann der Vertrag die Abrechnung übernehmen sollte

Besteht Ihre Abrechnung aus einer Anzahlung, ein paar Meilensteinen oder einem festen Monatsbetrag, und beginnt jede Zusammenarbeit mit einem unterschriebenen Vertrag, verdoppelt ein zweites System meist nur Daten. Rechnungen aus dem unterschriebenen Vertrag decken das ab, und die Bedingungen können nicht zwischen zwei Systemen auseinanderlaufen, weil es nur eines gibt.

Ein praktischer Test: Zählen Sie, wie oft der Rechnungsbetrag von der Zahl im Vertrag abweicht. Lautet die Antwort "nie, es ist immer die Vertragszahl", brauchen Sie wahrscheinlich keine zusätzliche Rechnungssoftware. Lautet sie "jeden Monat, weil sich die Nutzung ändert", brauchen Sie sie.

Ein Punkt gehört in Deutschland vor jede Entscheidung, nämlich die E-Rechnung. Empfangen können müssen Sie sie seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie nach der Übergangsregelung des Bundesfinanzministeriums ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt, und ab 2028 alle; als Formate nennt das Ministerium unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Zahlungsseite von Chaindoc beschreibt die Rechnung aus dem Vertrag nicht als E-Rechnung in einem dieser Formate. Wo die Pflicht gilt, ersetzt sie die E-Rechnung aus Ihrer Rechnungssoftware nicht.

Chaindoc sitzt am Vertragsende der automatisierten Rechnungsstellung. Sie hängen Zahlungsbedingungen (Betrag, Plan, Anzahlung) an den Vertrag, den Sie zur Unterschrift schicken. Unterschreibt der Kunde, entsteht aus dem unterschriebenen Vertrag eine Rechnung, und die Zahlung läuft über Stripe, je nach Region per Karte, ACH, SEPA oder IBAN-Überweisung, mit Mehrwährungsunterstützung für grenzüberschreitende Geschäfte. Der Kunde braucht kein Konto. Monatliche und andere wiederkehrende Pläne ergeben sich aus denselben Zahlungsbedingungen, und die Kartendaten speichert Stripe, nicht Chaindoc.

Zu den Gebühren: Die Zahlungsseite nennt 1 % je Zahlung; Gebühren von Stripe und Bank werden gesondert in Stripe ausgewiesen, und auf der Zahlungsseite fällt keine monatliche Gebühr an. Geht eine Zahlung nicht durch, wird sie als offen markiert, und Sie können von dort eine Erinnerung schicken oder die Zahlung erneut anfordern.

Was es nicht versucht

Auf der Zahlungsseite steht nichts zu Steuerberechnung, nutzungsabhängigen Preisen oder einem automatisierten Mahnablauf. Brauchen Sie das, setzen Sie eine Software für automatische Rechnungsstellung daneben. Die Prüfung, ob eine Rechnung alle Angaben nach § 14 UStG trägt und, wo die Pflicht gilt, als E-Rechnung rausgeht, bleibt in Ihrer Buchhaltung und nicht im Vertrag. Eine weitere Grenze: Die Blockchain-Aufzeichnung betrifft den Vertrag, nicht das Geld. Der Fingerabdruck der Fassung, die Sie senden, geht beim Veröffentlichen auf die Chain, und der Nachweis jedes Unterzeichners kommt hinzu, wenn die Unterschrift abgeschlossen ist. So lässt sich die Fassung, aus der Sie abgerechnet haben, später mit dieser Aufzeichnung abgleichen.

Beginnt Ihre Arbeit mit einem Vertrag und endet mit einer Rechnung, sollte die automatisierte Rechnungsstellung genau in dieser Lücke ansetzen.