团队管理

与团队高效协作。

邀请团队成员、分配角色并管理权限，确保组织内部顺畅协作。Chaindoc的团队管理功能在保障安全协作的同时，维持合规性并保留审计记录。

团队架构

组织层级

在Chaindoc中构建您的组织结构：

• 组织 - 公司的顶级实体
• 部门 - 按职能划分团队（法律、人力资源、销售等）
• 团队 - 部门内的较小团体
• 项目 - 特定计划的临时小组
• 嵌套结构 - 部门可包含子部门
• 多组织支持 - 通过单一账户管理多个实体

团队类型

• 私人团队 - 仅对成员可见
• 公开团队 - 整个组织可见
• 跨职能团队 - 来自多个部门的成员
• 客户团队 - 包含外部协作者
• 临时团队 - 项目完成后自动归档

用户角色与权限

全局角色

具有不同权限级别的全组织角色：

• 所有者 - 拥有完整管理权限、账单管理及用户管理权限
• 管理员 - 用户管理、团队创建及系统设置
• 经理 - 负责所辖区域内的团队与文档管理
• 成员 - 具备文档创建和签署权限的标准用户
• 访客 - 外部协作者的有限访问权限
• 审计员 - 仅限读取权限，可查看审计记录

权限矩阵

各角色可执行的操作：

• 所有者：拥有包括账户删除在内的所有权限
• 管理员：管理用户、团队、计费、集成、安全设置
• 经理：创建团队、管理团队成员、审批文档
• 成员：创建/发送文档，签署，查看团队文档
• 访客：仅可查看并签署已分配的文件
• 审计员：查看所有文档和审计记录，生成报告

自定义角色

根据特定需求创建自定义角色：

• 定义精细化权限（查看、创建、编辑、删除、审批）
• 分配给特定部门或团队
• 文档类型特定权限（例如：仅人力资源部门可访问员工合同）
• 临时角色分配（含有效期）
• 常见场景角色模板
• 受限访问的合规角色

用户管理

添加用户

添加团队成员的多种方式：

• 含自定义欢迎信息的电子邮件邀请函
• 通过CSV文件批量导入
• 单点登录（SSO）自动配置
• 基于域名的自动加入（拥有@company.com邮箱的用户）
• 基于API的用户创建
• 自助注册需经管理员批准

用户资料

每位用户均拥有完整的个人资料：

• 姓名、电子邮箱及联系方式
• 个人资料照片和简介
• 职位名称与部门
• 团队成员资格
• 分配的角色与权限
• 文档活动统计
• 最后登录时间与活动状态
• 双因素认证状态

用户生命周期管理

• 入职流程 - 自动化的欢迎邮件和培训材料
• 活跃 - 对分配资源拥有完全访问权限
• 暂停 - 临时访问权限撤销（休假、调查期间）
• 停用 - 永久访问权限撤销（离职员工）
• 转移所有权 - 将文档重新分配给其他用户
• 归档用户数据 - 离职后保留审计记录

团队协作

共享工作区

在团队空间内协作处理文档：

• 团队文件夹自动为成员开放访问权限
• 共享文档模板
• 团队通用标签与元数据
• 协作编辑与评论
• 团队活动仪表盘
• 共享签名工作流
• 团队分析与报告

通信功能

• 保留文档注释和提及内容（@用户名）
• 内部备注（签署方不可见）
• 团队公告与通知
• 团队操作动态信息流
• 文档事件的电子邮件通知
• 紧急事项请通过应用内消息联系
• 与 Slack、Microsoft Teams 的集成

审批流程

通过审批链处理文档：

• 定义多步骤审批流程
• 顺序或并行审批
• 基于文档值的条件路由
• 若未在时限内获批，则自动升级处理
• 授权审批权限
• 审批历史与审计追踪
• 基于模板的常见场景工作流

外部协作

访客访问

安全地与外部方协作：

• 邀请客户、供应商或合作伙伴作为访客
• 对特定文档或文件夹的访问权限受限
• 不得访问内部团队文档
• 限时访客账户
• 访客活动记录于审计日志中
• 无需额外用户许可
• 如有需要，可轻松转换为正式会员

客户门户

创建品牌门户以支持外部协作：

• 为客户定制的品牌化界面
• 客户文档专用空间
• 客户可上传和下载文件
• 与客户团队进行安全通信
• 客户专属报告与分析
• 白标选项（移除Chaindoc品牌标识）
• 为不同客户设置多个门户

访问控制与安全

团队级权限

• 控制团队文档的查看权限
• 限制特定角色创建文档
• 敏感文件审批要求
• 禁止下载或打印
• 团队访问的IP地址限制
• 设备限制（仅限企业设备）
• 地域限制（屏蔽特定国家）

认证选项

通过多种认证方式保障团队访问安全：

• 邮箱/密码需遵循强密码策略
• 需启用多因素认证（MFA）
• 通过SAML 2.0实现单点登录（SSO）
• Google Workspace / Microsoft 365 集成
• LDAP/Active Directory 集成
• 移动设备上的生物识别认证
• 硬件安全密钥（FIDO2）

会话管理

• 闲置后自动注销
• 强制在密码变更时注销
• 跨设备查看活跃会话
• 远程会话终止
• 按角色划分的会话超时策略
• 并行会议限制
• 可疑活动登录警报

团队分析与报告

团队绩效指标

追踪团队生产力并记录活动：

• 按团队/用户创建的文档
• 平均签名完成时间
• 最活跃的用户和团队
• 文档审批瓶颈
• 用户登录频率
• 团队存储使用情况
• 对签名请求的响应时间

活动报告

• 用户活动日志（登录、文档访问）
• 团队协作统计数据
• 文档状态报告（待处理、已完成）
• 身份验证失败尝试
• 权限变更审核
• 外部用户访问日志
• 通过电子邮件安排定期报告

合规报告

• 向监管机构提供访问审计记录
• 用户认证报告
• 文件保留合规性
• 安全事件报告
• 角色分配历史
• 数据驻留验证
• 导出报告以供外部审计

计费与许可

用户许可协议

灵活的许可选项：

• 按用户许可（按月或按年）
• 无限量访客用户，无需额外付费
• 随时可添加或移除用户
• 自动账单调整
• 团队大额订单可享批量折扣
• 企业无限用户计划
• 新用户免费试用期

使用情况追踪

• 活跃用户与非活跃用户监测
• 用户文档卷
• 团队存储使用情况
• API调用用法
• 功能使用统计
• 根据使用场景优化许可协议
• 临近限制的警报

集成与自动化

目录集成

• Azure Active Directory 同步
• Google Workspace 目录同步
• Okta 身份提供商
• OneLogin 单点登录集成
• LDAP目录导入
• 自动用户配置/撤销配置
• 目录中的组映射

团队工作流自动化

• 自动将文档分配给团队成员
• 基于角色的自动文件夹访问权限
• 定期向团队负责人提交报告
• 待处理文档的自动升级
• 基于文档事件的工作流触发器
• 与项目管理工具的集成
• 团队事件的自定义 webhook

最佳实践

团队设置

• 以清晰的组织结构开篇
• 在添加用户前需先定义角色与权限
• 创建团队命名规范
• 建立审批工作流模板
• 在邀请用户前请先配置单点登录（SSO）
• 记录团队架构与政策
• 在向整个团队推广前，先对团队负责人进行培训

安全最佳实践

• 为所有用户强制实施多因素认证
• 定期访问审查（每季度一次）
• 立即停用已离职用户
• 遵循最小权限原则
• 密切监控访客用户访问权限
• 定期安全意识培训
• 测试灾难恢复程序

协作效率

• 使用模板处理常见团队文档
• 建立清晰的审批流程
• 为文档审核设置服务等级协议（SLA）
• 使用@提及功能通知特定用户
• 为进行中的项目创建共享文件夹
• 定期清理不活跃团队
• 利用分析工具识别瓶颈

新团队成员入职流程

• 发送包含入门指南的欢迎邮件
• 为第一周安排导师或伙伴
• 提供文档工作流培训
• 逐步授予访问权限（初期限制访问）
• 安排在第一周后进行进度检查
• 分享团队指南和最佳实践
• 添加至相关团队和频道

故障排除

常见问题

• 用户无法访问团队文档：请检查团队成员资格和角色权限
• 未收到邀请函：请检查垃圾邮件文件夹，核实邮箱地址，重新发送邀请函
• 单点登录失败：请验证单点登录配置，联系IT管理员确认
• 权限拒绝错误：用户可能需要更高权限或特定文档权限
• 无法添加更多用户：请检查许可证限制，必要时升级方案
• 用户重复出现：通过管理面板合并重复账户

获取帮助

• 管理员仪表盘帮助中心
• 为管理员提供全天候在线聊天支持
• 专属客户经理（企业版方案）
• 团队管理视频教程
• 最佳实践社区论坛
• 电子邮箱：admin-support@chaindoc.com
• 事件应急安全热线