文档管理

高效组织和管理您的文档。

将所有文档集中存放于安全空间。通过精细化权限管理、区块链验证存储及完整审计追踪功能，实现文档上传、整理与团队共享。

文档生命周期

Chaindoc管理文档的整个生命周期，从创建到归档：

文档状态

• 草稿 - 文档正在准备中，尚未发送
• 待处理 - 已发送签名请求，等待完成
• 进行中 - 已部分签署，尚余若干签名
• 已完成 - 所有签名已收集完毕，文件最终定稿
• 已拒绝 - 签署人拒绝了该文件
• 作废 - 发送方在完成前取消
• 已过期 - 截止日期已过，任务未完成
• 已归档 - 已完成文档移至长期存储

自动状态转换

文档会根据操作自动在状态间转换：

• 草稿 → 待处理（发送给签署人时）
• 待处理 → 进行中（首次签收）
• 进行中 → 已完成（所有签名已收集完毕）
• 任何 → 失效（发件人取消）
• 任何 → 拒绝（签署方拒绝）
• 待处理/进行中 → 已过期（截止日期已到）

文档组织

文件夹结构

使用灵活的文件夹层级组织文档：

• 创建无限数量的文件夹及子文件夹
• 按部门、项目、客户或自定义标准进行分类
• 通过拖放操作在文件夹间移动文档
• 团队协作共享文件夹
• 个人用户专属文件夹
• 可复用文档的模板文件夹
• 已完成文档归档文件夹

智能筛选器与视图

通过强大的筛选功能快速查找文档：

• 按状态筛选（待处理、已完成、已过期）
• 按日期范围筛选（创建时间、修改时间、签署时间）
• 按签署人或发送者筛选
• 按文档类型或模板筛选
• 按标签和自定义元数据筛选
• 将自定义筛选组合保存为视图
• 快速访问最近查看的文档

搜索功能

跨所有文档的高级搜索：

• 在文档内容内进行全文搜索
• 按文档标题、描述或元数据搜索
• 按签署人姓名或电子邮件搜索
• 通过自定义字段和标签进行搜索
• 区块链交易ID查询
• 用于复杂查询的布尔运算符
• 带高亮和预览的搜索结果

文档上传与导入

支持的文件格式

• PDF (.pdf) - 推荐格式
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• 图片（.jpg, .png, .gif, .tiff）
• 文本文件（.txt, .rtf）
• OpenDocument格式（.odt、.ods、.odp）

上传方法

• 将文件拖拽至浏览器
• 从计算机中选择文件
• 从云存储导入（Google Drive、Dropbox、OneDrive）
• 移动相机拍摄，随时随地扫描
• API上传用于程序化集成
• 批量上传多个文档
• 邮件附件转链文档工具

自动转换

为保持一致性，文档将自动转换为PDF格式：

• 将Word、Excel、PowerPoint文件转换为PDF格式
• 通过OCR（文字识别）技术将图像转换为PDF格式
• 保留格式、字体和版式
• 原始文件可供下载
• 转换在上传时即时完成

文档存储与安全

安全存储

• 静态数据采用AES-256加密
• 传输中的TLS 1.3加密
• 地理分布式存储（多区域）
• 每6小时自动备份
• 99.99% 正常运行时间服务等级协议
• 符合GDPR、HIPAA及SOC 2标准的存储方案
• 数据驻留选项（欧盟、美国、亚洲）

区块链锚定

所有文件均锚定于区块链以实现防篡改验证：

• 文档哈希值在上传时记录于区块链
• 状态变更处添加额外哈希标记
• 不可篡改的文件存在性与完整性证明
• 所有相关方均可获取独立验证
• 即使Chaindoc服务终止仍可存续

版本控制

通过自动版本控制追踪文档变更：

• 上传相同文档时自动创建版本
• 查看带时间戳的版本历史记录
• 版本并排比较
• 如有需要，请恢复先前版本
• 每个版本均拥有唯一的区块链哈希值
• 审计记录显示每个版本的上传者

访问控制与权限

权限级别

文档和文件夹的精细化权限设置：

• 所有者 - 拥有完全控制权，可删除项目并管理权限
• 编辑者 - 可编辑、发送签名请求及管理文档
• 查看者 - 仅限读取权限，可查看和下载
• 签署人 - 可查看并签署分配的文件
• 评论者 - 可查看并添加评论（不可编辑）
• 无访问权限 - 被明确阻止查看

共享选项

• 通过电子邮件与特定用户共享
• 与整个团队或部门共享
• 与外部方（客户、供应商）共享
• 限时访问（设定时限后失效）
• 密码保护的共享链接
• 仅限查看的公共共享链接
• 临时访问的过期链接

访问审计日志

文档访问的完全可见性：

• 谁在何时访问了该文档
• 采取了哪些操作（查看、下载、编辑）
• IP地址和设备信息
• 地理位置数据（若已启用）
• 权限变更历史记录
• 访问尝试失败
• 导出审计日志以满足合规要求

文档元数据与标签

标准元数据

自动捕获的元数据：

• 文档标题与描述
• 创建日期与创建者
• 修改日期与最后修改者
• 文件大小与页数
• 文档状态与状态
• 签署方与收件方
• 完成日期（如适用）
• 区块链交易ID

自定义元数据

根据业务需求添加自定义字段：

• 创建自定义字段类型（文本、数字、日期、下拉菜单）
• 必填或可选字段
• 部门、项目或客户标识符
• 合同金额、到期日期
• 自定义类别与分类
• 与外部系统（CRM、ERP）的集成
• 批量编辑多个文档的元数据

标签与标记

• 在文档中添加无限数量的标签
• 采用颜色编码标签实现视觉化组织
• 从现有标签中自动补全
• 按标签筛选和搜索
• 批量为多个文档添加标签
• 根据文档内容提供标签建议
• 团队级标签库

文件保留与归档

保留政策

通过保留规则实现文档生命周期的自动化管理：

• 按文件类型设定保留期限（例如税务文件保留7年）
• 在保留期结束后自动归档
• 法律保留令以防止诉讼期间删除
• 遵守行业法规（GDPR、HIPAA、SOX）
• 归档期后自动删除（可选）
• 常见场景的保留政策模板
• 覆盖特定文档的策略

归档存储

• 已完成文档的长期存储
• 降低访问频率（冷存储）
• 成本低于活动存储
• 需要时即时检索
• 维护区块链验证
• 导出归档文件用于外部备份
• 归档文件的合规性报告

文档导出与下载

导出选项

• 下载单个文档为PDF格式
• 批量下载为ZIP压缩包
• 导出时包含审计记录和证书
• 将元数据导出为CSV或JSON格式
• 导出至云存储（Google Drive、Dropbox）
• 计划导出用于备份
• API导出用于系统集成

下载控制

控制文档下载权限：

• 禁用敏感文档的下载功能
• 在下载文件中添加用户信息水印
• 在审计日志中追踪所有下载事件
• 限制每位用户的下载次数
• 下载链接使用后失效
• 下载需额外身份验证

文档分析

使用统计

追踪文档和系统使用情况：

• 按状态统计的文档总数
• 平均完成时间
• 最活跃的用户和团队
• 记录随时间变化的体量趋势
• 常用文档类型与模板
• 存储使用情况与增长趋势
• API使用统计

合规报告

• 待签文件
• 过期或被拒绝的文件
• 访问审计报告
• 用户活动报告
• 保留政策合规性
• 区块链验证报告
• 自定义报告生成器

集成与自动化

云存储集成

• 与Google Drive双向同步
• Dropbox集成用于文件访问
• OneDrive 和 SharePoint 连接
• Box企业级存储
• 签名后自动上传至云端
• 系统间的文件夹映射

业务系统集成

• Salesforce - 附加到商机和客户账户
• HubSpot - 交易与联系人关联功能
• Microsoft Dynamics - CRM 集成
• SAP - ERP文档管理
• NetSuite - 财务文档工作流
• Zapier - 连接5000+应用
• 自定义API集成

最佳实践

文档组织

• 批量上传前请建立清晰的文件夹结构
• 使用一致的命名规范
• 立即添加标签和元数据
• 为重复出现的文档类型创建模板
• 定期归档旧文档
• 尽早设置保留策略
• 每季度审查并清理文件夹

安全与合规

• 每月审核访问权限
• 立即撤销离职员工的访问权限
• 对外部人员启用限时共享功能
• 为敏感文档启用下载水印功能
• 监控审计日志以发现异常活动
• 定期备份重要文件
• 对重要文件的区块链哈希值进行验证

性能优化

• 上传前请压缩大文件
• 对多个文档使用批量操作
• 归档已完成文档以减少杂乱
• 使用已保存的筛选器，避免重复搜索
• 在非高峰时段安排导出任务
• 清理草稿和已取消的文件

故障排除

常见问题

• 上传失败：检查文件大小（上限100MB），确认网络连接，尝试使用其他浏览器
• 无法找到文档：请使用搜索功能替代浏览，检查筛选条件及文件夹访问权限
• 权限被拒绝：请联系文档所有者或管理员获取访问权限
• 运行缓慢：清除浏览器缓存，减少当前显示的文档数量，归档旧文件
• 下载功能失效：请检查弹窗拦截器，确认下载权限，尝试使用其他浏览器
• 版本冲突：多人同时编辑——请与团队协调