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文档管理

Chaindoc 提供区块链存证、版本控制和完整审计日志的文档存储方案。本文涵盖上传流程、分类组织、权限配置、保留策略，以及文档全生命周期的流转机制。

如果你之前用过共享盘或基础文件存储，最大的区别在于 Chaindoc 会记录每一个操作，每个发布的文档都会生成区块链哈希。你绝不会弄丢"谁在什么时候改了什么"这类关键信息。

文档生命周期

文档在创建、发起签名到最终完成的整个过程中会经历不同状态。状态切换无需手动干预，系统会根据签署人的行为自动推进。

文档状态说明

  • Draft — 仍在准备中，尚未发送
  • Pending — 已发送待签署，等待首位签署人
  • In progress — 已有签署人完成，尚需他人继续
  • Completed — 全部签署完毕，文档已最终定稿
  • Declined — 某位签署人拒绝了该文档
  • Voided — 在完成前被发起方取消
  • Expired — 截止日期已过，未收集全部签名
  • Archived — 已转入长期存储

状态如何自动流转

状态切换完全自动化。发送草稿后变为"pending"，首位签署人签字后进入"in progress"，最后一位签完则变为"completed"。发起方随时可以作废文档，签署人也可以随时拒绝。若超过截止日期，文档自动过期。

上传文档

支持的格式

Chaindoc 支持绝大多数常见文件类型。非 PDF 文件会在上传时自动转换为 PDF（原始文件仍可供下载）。

  • PDF（推荐格式）
  • Microsoft Office：Word (.doc, .docx)、Excel (.xls, .xlsx)、PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • 图片格式：JPG、PNG、GIF、TIFF — 自动转 PDF 并进行 OCR 文字识别
  • 文本文件：.txt、.rtf
  • OpenDocument：.odt、.ods、.odp

上传方式

拖拽到浏览器是最快的方式。你也可以用文件选择器、从 Google Drive / Dropbox / OneDrive 导入，或通过 API 编程上传。批量上传时，API 支持单次请求发送多个文件。

单文件上限 50MB。如果经常触及此限制，建议先压缩 PDF 再上传。

文档组织管理

文件夹

支持创建无限层级的文件夹和子文件夹。多数团队按部门、客户或项目来组织。文件夹可与团队共享，也可设为私有。

拖拽即可在文件夹之间移动文档。建议批量上传前先搭建好清晰的目录结构，后期再整理相当费时。

筛选与搜索

筛选条件包括状态、日期范围、签署人、文档类型或自定义标签。你可以将常用的筛选组合保存为视图，下次直接调用。

搜索覆盖文档标题、描述、元数据、签署人姓名、邮箱，甚至区块链交易 ID。也支持文档内容全文检索，不过在大容量库中速度较慢。

标签与元数据

系统会自动为每个文档生成标准元数据：标题、创建者、日期、文件大小、页数、状态、区块链交易 ID。你还可以添加自定义字段（文本、数字、日期、下拉框），用于记录合同金额、客户名称或项目编号等信息。

标签采用井号格式，数量不限，系统会根据已有标签自动补全。需要给一批文档打标签时，可使用批量标注功能。

存储与安全

文档采用 AES-256 加密存储，传输过程使用 TLS 1.3。数据分布在多地域，每 6 小时自动备份。加密和访问控制的更多详情，请参阅安全指南。

区块链存证

发布文档时，其哈希值会写入区块链。每次状态变更（签署、作废等）都会追加记录。这创建了独立的存证，证明文档的存在与完整性，即便 Chaindoc 本身出现问题也能保全证据。

版本控制

上传同一文档的新版本，Chaindoc 会自动追踪历史。你可以查看、对比、恢复到任意历史版本。每个版本都有独立的区块链哈希，审计日志会记录谁在何时上传了什么。

访问控制

权限决定每个人能对文档执行什么操作。你可以在文档或文件夹级别进行设置。

权限级别

  • Owner — 完全控制，可删除文档并管理他人权限
  • Editor — 可编辑、发起签名、管理文档
  • Viewer — 只读权限，可查看和下载
  • Signer — 可查看并签署被分配的文档
  • Commenter — 可查看和评论，但不能编辑
  • No access — 明确禁止访问

与外部人员共享

你可以通过邮箱与团队以外的人员共享文档。临时访问可使用限时链接或密码保护链接。每次访问事件都会记录在审计日志中，包括失败尝试。

保留与归档

设置保留策略，让系统在特定时期后自动处理文档。这对合规很重要：税务文件可能需要保存 7 年，人事记录或许需要更久。

  • 按文档类型设定保留期限
  • 到期自动归档
  • 诉讼期间可设置法律保留，阻止删除
  • 符合 GDPR、HIPAA 和 SOX 的保留要求
  • 归档期结束后可选择自动删除
  • 特定文档可覆盖默认策略

归档文档转入冷存储（成本更低，检索速度不变）。区块链验证依然有效。

导出与下载

可单独下载 PDF 文档，也可批量打包为 ZIP。导出时可附带审计日志和完成证书。元数据可导出为 CSV 或 JSON，方便接入其他系统。

自动化导出请使用 API。你也可以配置 webhooks，在文档达到特定状态时触发导出。

下载管控

敏感文档可完全禁止下载，或添加带查看者姓名的水印，或限制每人下载次数。所有下载事件都会记入审计日志。

分析与报表

仪表板展示按状态分布的文档量、平均完成时间、最活跃用户、存储使用情况及趋势变化。合规方面，可生成待签署文档、过期文档、访问日志和保留策略遵循情况的报告。

如需自定义报表，API 可访问所有底层数据。

系统集成

Chaindoc 支持与云存储服务商（Google Drive、Dropbox、OneDrive、SharePoint、Box）双向同步。也集成了 Salesforce、HubSpot、Microsoft Dynamics 等 CRM 和 ERP 系统。其他场景可通过 API 或 Zapier 连接 5000+ 应用。

最佳实践

以下建议能在文档库扩大后节省大量时间：

  • 批量上传前先搭建好文件夹结构，后期再整理几百份文档并不轻松。
  • 保持命名一致："Q4 2025 咨询服务协议"比"Contract_v3_FINAL.pdf"强得多。
  • 上传时就打好标签，别拖后。很容易忘记。
  • 每月检查一次访问权限，及时收回离职人员的权限。
  • 定期归档已完成文档，保持活跃视图整洁。
  • 尽早设置保留策略，避免后期重新分类所有文档。

故障排查

上传失败

检查文件大小（上限 50MB）和网络连接。如果是 Word 或 PowerPoint 文件，复杂格式可能导致 PDF 转换失败。建议先自行转为 PDF 再上传。

找不到文档

用搜索代替浏览。检查筛选条件是否隐藏了文档（常见情况：状态筛选设为"active"但文档已归档）。同时确认你具备查看权限。

权限被拒绝

联系文档所有者或团队管理员，他们可在文档的共享设置中授权。如果你是管理员，请查阅团队管理文档了解权限如何从文件夹级联到文档。

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