Takım Yönetimi

Ekibinizle etkili bir şekilde işbirliği yapın.

Ekip üyelerini davet edin, roller atayın ve izinleri yönetin, böylece kuruluşunuz genelinde sorunsuz bir işbirliği sağlayın. Chaindoc'un ekip yönetimi özellikleri, uyumluluk ve denetim izlerini korurken güvenli işbirliğini mümkün kılar.

Ekip Yapısı

Organizasyon Hiyerarşisi

Chaindoc'ta organizasyon yapınızı oluşturun:

• Organizasyon - Şirketiniz için en üst düzey varlık
• Departmanlar - Ekipleri işlevlerine göre düzenleyin (Hukuk, İK, Satış vb.)
• Takımlar - Departmanlar içindeki daha küçük gruplar
• Projeler - Belirli girişimler için geçici gruplar
• İç içe geçmiş yapılar - Departmanlar alt departmanlar içerebilir
• Çoklu kuruluş desteği - Tek bir hesaptan birden fazla kuruluşu yönetin

Takım Türleri

• Özel Takımlar - Yalnızca üyeler tarafından görülebilir
• Genel Takımlar - Tüm kuruluş tarafından görülebilir
• Çapraz işlevsel ekipler - Birden fazla departmandan üyeler
• Müşteri Ekipleri - Harici işbirlikçileri dahil edin
• Geçici Ekipler - Proje tamamlandıktan sonra otomatik olarak arşivleyin

Kullanıcı Rolleri ve İzinleri

Küresel Roller

Farklı izin düzeylerine sahip kuruluş genelindeki roller:

• Sahip - Tam yönetim kontrolü, faturalandırma ve kullanıcı yönetimi
• Yönetici - Kullanıcı yönetimi, ekip oluşturma ve sistem ayarları
• Yönetici - Atanan alanlarda ekip ve belge yönetimi
• Üye - Belge oluşturma ve imzalama haklarına sahip standart kullanıcı
• Misafir - Harici işbirlikçileri için sınırlı erişim
• Denetçi - Denetim izi görünürlüğü ile salt okunur erişim

İzin Matrisi

Her rolün yapabilecekleri:

• Sahip: Hesap silme dahil tüm izinler
• Yönetici: Kullanıcıları, ekipleri, faturaları, entegrasyonları ve güvenlik ayarlarını yönetin.
• Yönetici: Ekipler oluşturun, ekip üyelerini yönetin, belgeleri onaylayın
• Üye: Belge oluşturma/gönderme, imzalama, ekip belgelerini görüntüleme
• Misafir: Yalnızca atanan belgeleri görüntüleyin ve imzalayın
• Denetçi: Tüm belgeleri ve denetim izlerini görüntüleyin, raporlar oluşturun

Özel Roller

Özel ihtiyaçlar için özel roller oluşturun:

• Ayrıntılı izinler tanımlayın (görüntüleme, oluşturma, düzenleme, silme, onaylama)
• Belirli departmanlara veya ekiplere atayın
• Belge türüne özgü izinler (örneğin, yalnızca İK departmanı çalışan sözleşmelerine erişebilir)
• Son kullanma tarihi olan geçici rol atamaları
• Yaygın senaryolar için rol şablonları
• Kısıtlı erişime sahip uyumluluk rolleri

Kullanıcı Yönetimi

Kullanıcı Ekleme

Ekip üyelerini eklemenin çeşitli yolları:

• Özel karşılama mesajı içeren e-posta daveti
• CSV dosyası aracılığıyla toplu içe aktarma
• Tek Oturum Açma (SSO) otomatik provizyon
• Etki alanı tabanlı otomatik katılım (@company.com ile başlayan kullanıcılar)
• API tabanlı kullanıcı oluşturma
• Yönetici onayı ile self servis kayıt

Kullanıcı Profilleri

Her kullanıcı kapsamlı bir profile sahiptir:

• İsim, e-posta ve iletişim bilgileri
• Profil fotoğrafı ve biyografi
• İş unvanı ve departman
• Takım üyelikleri
• Atanan roller ve izinler
• Belge etkinlik istatistikleri
• Son oturum açma ve etkinlik durumu
• İki faktörlü kimlik doğrulama durumu

Kullanıcı Yaşam Döngüsü Yönetimi

• Onboarding - Otomatik hoş geldiniz e-postaları ve eğitim materyalleri
• Aktif - Atanan kaynaklara tam erişim
• Askıya alınmış - Geçici erişim kaldırma (tatil, soruşturma)
• Devre dışı bırakıldı - Kalıcı erişim kaldırma (ayrılan çalışanlar)
• Sahipliği aktarın - Belgeleri başka bir kullanıcıya yeniden atayın
• Kullanıcı verilerini arşivleyin - Ayrıldıktan sonra denetim izini koruyun

Takım İşbirliği

Paylaşılan Çalışma Alanları

Takım alanları içinde belgeler üzerinde işbirliği yapın:

• Üyeler için otomatik erişime sahip takım klasörleri
• Paylaşılan belge şablonları
• Takım genelinde kullanılan etiketler ve meta veriler
• Ortak düzenleme ve yorumlama
• Takım etkinliği panosu
• Paylaşılan imza iş akışları
• Takım analitiği ve raporları

İletişim Özellikleri

• Belge yorumlarını ve bahsetmeleri (@kullanıcıadı)
• Dahili notlar (imzalayanlar tarafından görülemez)
• Takım duyuruları ve bildirimleri
• Takım eylemleri için etkinlik akışı
• Belge olayları için e-posta bildirimleri
• Acil durumlar için uygulama içi mesajlaşma
• Slack, Microsoft Teams ile entegrasyon

Onay İş Akışları

Belgeleri onay zincirlerinden geçirin:

• Çok adımlı onay süreçlerini tanımlayın
• Sıralı veya paralel onaylar
• Belge değerlerine dayalı koşullu yönlendirme
• Zaman dilimi içinde onaylanmazsa otomatik olarak üst düzeye aktarılır
• Onay yetkisini devredin
• Onay geçmişi ve denetim izi
• Yaygın senaryolar için şablon tabanlı iş akışları

Dış İşbirliği

Misafir Erişimi

Dış taraflarla güvenli bir şekilde işbirliği yapın:

• Müşterileri, satıcıları veya ortakları konuk olarak davet edin
• Belirli belgelere veya klasörlere sınırlı erişim
• İç ekip belgelerine erişim yok
• Süre sınırlı misafir hesapları
• Denetim günlüklerinde izlenen konuk etkinliği
• Ek kullanıcı lisansı gerekmez
• Gerekirse tam üyeye kolayca dönüştürme

Müşteri Portalları

Dış işbirliği için markalı portallar oluşturun:

• Müşteriler için özel markalı arayüz
• Müşteri belgeleri için ayrılmış alan
• Müşteri dosya yükleyebilir ve indirebilir
• Müşteri ekibi ile güvenli mesajlaşma
• Müşteriye özel raporlama ve analizler
• Beyaz etiket seçeneği (Chaindoc markasını kaldırın)
• Farklı müşteriler için birden fazla portal

Erişim Kontrolü ve Güvenlik

Takım Düzeyinde İzinler

• Takım belgelerini kimlerin görüntüleyebileceğini kontrol edin
• Belge oluşturmayı belirli rollere sınırlandırın
• Hassas belgeler için onay gereklilikleri
• İndirmeyi veya yazdırmayı engelleyin
• Takım erişimi için IP adresi kısıtlamaları
• Cihaz kısıtlamaları (yalnızca kurumsal cihazlar)
• Coğrafi kısıtlamalar (belirli ülkeleri engelleme)

Kimlik Doğrulama Seçenekleri

Birden fazla kimlik doğrulama yöntemiyle ekip erişimini güvenli hale getirin:

• Güçlü şifre politikalarına sahip e-posta/şifre
• Çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) gereklidir
• SAML 2.0 aracılığıyla Tek Oturum Açma (SSO)
• Google Workspace / Microsoft 365 entegrasyonu
• LDAP/Active Directory entegrasyonu
• Mobil cihazlarda biyometrik kimlik doğrulama
• Donanım güvenlik anahtarları (FIDO2)

Oturum Yönetimi

• Etkinlik yokluğunda otomatik oturum kapatma
• Şifre değişikliğinde zorla çıkış yapın
• Cihazlar arasında etkin oturumları görüntüleyin
• Uzaktan oturum sonlandırma
• Rol bazında oturum zaman aşımı politikaları
• Eşzamanlı oturum sınırları
• Şüpheli etkinlikler için oturum açma uyarıları

Takım Analizi ve Raporlama

Takım Performans Metrikleri

Ekip üretkenliğini ve belge faaliyetlerini takip edin:

• Takım/kullanıcı başına oluşturulan belgeler
• İmza tamamlanma süresinin ortalaması
• En aktif kullanıcılar ve ekipler
• Belge onayındaki darboğazlar
• Kullanıcı giriş sıklığı
• Ekip başına depolama kullanımı
• İmza taleplerine yanıt süresi

Faaliyet Raporları

• Kullanıcı etkinlik günlükleri (giriş, belge erişimi)
• Takım işbirliği istatistikleri
• Belge durum raporları (beklemede, tamamlandı)
• Başarısız kimlik doğrulama girişimleri
• İzin değişiklikleri denetimi
• Harici kullanıcı erişim günlükleri
• E-posta yoluyla planlanmış raporlar

Uyum Raporlaması

• Düzenleyiciler için erişim denetim izlerine erişin
• Kullanıcı sertifika raporları
• Belge saklama uyumluluğu
• Güvenlik olayı raporları
• Rol atama geçmişi
• Veri yerleşim yeri doğrulaması
• Dış denetimler için raporları dışa aktarın

Faturalandırma ve Lisanslama

Kullanıcı Lisansları

Esnek lisanslama seçenekleri:

• Kullanıcı başına lisanslama (aylık veya yıllık)
• Ekstra ücret ödemeden sınırsız sayıda misafir kullanıcı
• İstediğiniz zaman kullanıcı ekleyin veya kaldırın
• Otomatik fatura düzeltmeleri
• Büyük ekipler için hacim indirimleri
• Kurumsal sınırsız kullanıcı planları
• Yeni kullanıcılar için ücretsiz deneme süresi

Kullanım Takibi

• Aktif ve pasif kullanıcı izleme
• Kullanıcı başına belge hacmi
• Ekip başına depolama kullanımı
• API çağrısı kullanımı
• Özellik kullanım istatistikleri
• Kullanıma göre lisansları optimize edin
• Sınırlara yaklaşıldığında uyarılar

Entegrasyon ve Otomasyon

Dizin Entegrasyonu

• Azure Active Directory senkronizasyonu
• Google Workspace dizin senkronizasyonu
• Okta kimlik sağlayıcısı
• OneLogin SSO entegrasyonu
• LDAP dizini içe aktarma
• Otomatik kullanıcı sağlama/kaldırma
• Dizinden grup eşlemesi

Takım İş Akışı Otomasyonu

• Belgeleri ekip üyelerine otomatik olarak atayın
• Rol bazlı otomatik klasör erişimi
• Takım liderlerine planlanmış raporlar
• Bekleyen belgelerin otomatik olarak üst düzeye taşınması
• Belge olaylarına dayalı iş akışı tetikleyicileri
• Proje yönetimi araçlarıyla entegrasyon
• Takım etkinlikleri için özel webhook'lar

En İyi Uygulamalar

Takım Kurulumu

• Net bir organizasyon yapısı ile başlayın
• Kullanıcı eklemeden önce roller ve izinleri tanımlayın
• Takım isimlendirme kuralları oluşturun
• Onay iş akışı şablonları oluşturun
• Kullanıcıları davet etmeden önce SSO'yu ayarlayın
• Ekip yapınızı ve politikalarınızı belgelendirin.
• Tüm ekibe uygulamaya geçmeden önce ekip liderlerini eğitin.

Güvenlikle İlgili En İyi Uygulamalar

• Tüm kullanıcılar için MFA'yı uygulayın
• Düzenli erişim incelemeleri (üç ayda bir)
• Ayrılan kullanıcıların hesaplarının derhal devre dışı bırakılması
• En az ayrıcalık ilkesini kullanın
• Misafir kullanıcı erişimini yakından izleyin
• Düzenli güvenlik farkındalık eğitimi
• Felaket kurtarma prosedürlerini test edin

İşbirliği Verimliliği

• Ortak ekip belgeleri için şablonlar kullanın
• Net onay zincirleri oluşturun
• Belge incelemeleri için SLA'lar belirleyin
• Belirli kullanıcıları bilgilendirmek için @mentions kullanın.
• Devam eden projeler için paylaşılan klasörler oluşturun.
• Etkin olmayan takımların düzenli olarak temizlenmesi
• Analitiği kullanarak darboğazları belirleyin

Yeni Ekip Üyelerini İşe Almak

• Başlangıç kılavuzu ile birlikte hoş geldiniz e-postası gönderin
• İlk hafta için mentor veya arkadaş atayın.
• Belge iş akışları hakkında eğitim verin.
• Erişimi aşamalı olarak verin (sınırlı olarak başlayın)
• İlk haftadan sonra kontrol randevusu alın
• Ekip kurallarını ve en iyi uygulamaları paylaşın
• İlgili ekiplere ve kanallara ekleyin.

Sorun Giderme

Sık Karşılaşılan Sorunlar

• Kullanıcı ekip belgelerine erişemiyor: Ekip üyeliğini ve rol izinlerini kontrol edin.
• Davet alınmadı: Spam klasörünü kontrol edin, e-posta adresini doğrulayın, daveti yeniden gönderin
• SSO oturum açma başarısız: SSO yapılandırmasını doğrulayın, BT yöneticisine danışın
• İzin reddedildi hatası: Kullanıcının daha yüksek bir rol veya belirli belge izinlerine ihtiyacı olabilir.
• Daha fazla kullanıcı ekleyemiyorum: Lisans sınırlarını kontrol edin, gerekirse planınızı yükseltin
• Kullanıcı iki kez görünüyor: Yönetici paneli aracılığıyla yinelenen hesapları birleştirin.

Yardım Alma

• Yönetici panosu yardım merkezi
• Yöneticiler için 7/24 sohbet desteği
• Özel hesap yöneticisi (Kurumsal planlar)
• Takım yönetimi video eğitimleri
• En iyi uygulamalar için topluluk forumu
• E-posta: admin-support@chaindoc.com
• Olaylar için acil güvenlik hattı