Belge yönetimi

Chaindoc, belgelerinizi blok zinciri doğrulaması, sürüm kontrolü ve tam denetim kaydıyla saklar. Bu sayfa yükleme, organize etme, izinler, saklama süreleri ve belgelerin yaşam döngüsünde nasıl ilerlediğini kapsar.

Paylaşılan bir sunucudan veya temel dosya depolamadan geliyorsanız, en büyük fark her işlemin kaydedilmesi ve her yayınlanan belgenin blok zinciri hash'i almasıdır. Kimin neyi ne zaman değiştirdiğini takip etmeyi yanlışlıkla kaybetmezsiniz.

Belge yaşam döngüsü

Belgeler oluşturulduğunda, imzalar için gönderildiğinde ve tamamlandığında durumlar arasında hareket eder. Geçişleri manuel olarak yönetmenize gerek yok; imzalayanların yaptıklarına göre otomatik olarak gerçekleşir.

Belge durumları

• Draft — hâlâ hazırlanıyor, henüz gönderilmedi
• Pending — imzalar için gönderildi, ilkini bekliyor
• In progress — en az bir imza toplandı, devamı var
• Completed — tüm imzalar tamamlandı, belge sonuçlandırıldı
• Declined — bir imzalayan belgeyi reddetti
• Voided — siz tamamlanmadan önce iptal ettiniz
• Expired — tüm imzalar alınmadan son tarih geçti
• Archived — uzun vadeli depolamaya taşındı

Geçişler nasıl çalışır

Geçişler otomatiktir. Bir taslağı gönderdiğinizde "pending" olur. İlk imzalayan imzaladığında "in progress"a geçer. Sonuncusu imzaladığında "completed" olur. Bir belgeyi istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz ve imzalayanlar istediğiniz zaman reddedebilir. Son tarih geçerse süresi dolmuş olur.

Belge yükleme

Desteklenen formatlar

Chaindoc, yaygın dosya türlerinin çoğunu kabul eder. PDF dışındaki dosyalar yükleme sırasında otomatik olarak PDF'ye dönüştürülür (orijinal indirilmeye devam eder).

• PDF (önerilen)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Görseller: JPG, PNG, GIF, TIFF — OCR metin tanıma ile PDF'ye dönüştürülür
• Metin dosyaları: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Yükleme yöntemleri

Tarayıcıya sürükle-bırak en hızlı yoldur. Ayrıca dosya seçiciyi, Google Drive / Dropbox / OneDrive'dan içe aktarmayı veya API üzerinden programatik olarak yüklemeyi kullanabilirsiniz. Toplu yüklemeler için API, tek bir istekte birden fazla dosya göndermeyi destekler.

Maksimum dosya boyutu 50MB'dir. Bu sınırı düzenli olarak aşıyorsanız, PDF'lerinizi yüklemeden önce sıkıştırın.

Belgelerinizi organize etme

Klasörler

Sınırsız klasör ve alt klasör oluşturabilirsiniz. Çoğu ekip departman, müşteri veya proje bazında organize eder. Klasörler ekibinizle paylaşılabilir veya kişisel tutulabilir.

Belgeleri klasörler arasında taşımak için sürükle-bırak çalışır. Toplu yüklemelerden önce net bir yapı kurmaya değer, çünkü sonradan yeniden organize etmek zahmetli olur.

Filtreler ve arama

Filtreler, durum, tarih aralığı, imzalayan, belge türü veya özel etiketlere göre daraltmanıza izin verir. Filtre kombinasyonlarını görünümler olarak kaydedebilirsiniz, böylece her seferinde yeniden oluşturmanız gerekmez.

Arama, belge başlıkları, açıklamalar, meta veriler, imzalayan adları, e-postalar ve hatta blok zinciri işlem kimlikleri arasında çalışır. Belge içeriğinde tam metin araması da destekler, ancak bu büyük kitaplıklarda daha yavaştır.

Etiketler ve meta veriler

Her belge otomatik olarak standart meta veriler alır: başlık, oluşturucu, tarihler, dosya boyutu, sayfa sayısı, durum ve blok zinciri işlem kimlikleri. Ayrıca sözleşme değeri, müşteri adı veya proje kodu gibi şeyler için özel alanlar (metin, sayı, tarih, açılır menü) da ekleyebilirsiniz.

Etiketler hashtag tabanlıdır. İstediğiniz kadar ekleyin ve mevcut etiketlerinizden otomatik tamamlanacaklardır. Toplu etiketleme, bir seferde bir grup belgeyi etiketlemeniz gerektiğinde çalışır.

Depolama ve güvenlik

Belgeler, bekleyen durumda AES-256 ve iletim sırasında TLS 1.3 ile şifrelenir. Depolama, 6 saatte bir otomatik yedekleme ile birden fazla bölgeye dağıtılmıştır. Şifreleme ve erişim kontrolleri hakkında daha fazla bilgi için güvenlik rehberine bakın.

Blok zinciri bağlantısı

Bir belgeyi yayınladığınızda, hash'i blok zincirine yazılır. Her durum değişikliğinde (imzalanmış, iptal edilmiş vb.) ek hash'ler kaydedilir. Bu, Chaindoc'un kendisi ortadan kalksa bile belgenin varlığı ve bütünlüğü için bağımsız bir kanıt oluşturur.

Sürüm kontrolü

Aynı belgenin yeni bir sürümünü yükleyin ve Chaindoc geçmişi otomatik olarak takip eder. Önceki sürümleri görüntüleyebilir, karşılaştırabilir ve geri yükleyebilirsiniz. Her sürüm kendi blok zinciri hash'ini alır ve denetim kaydı kimlerin neyi ne zaman yüklediğini gösterir.

Erişim kontrolü

İzinler, her kişinin bir belgeyle ne yapabileceğini kontrol eder. Bunları belge veya klasör düzeyinde ayarlarsınız.

İzin seviyeleri

• Owner — tam kontrol, silebilir ve kimin daha fazla erişimi olduğunu yönetebilir
• Editor — belgeyi düzenleyebilir, imza için gönderebilir ve yönetebilir
• Viewer — salt okunur, görüntüleyebilir ve indirebilir
• Signer — atanan belgeleri görüntüleyebilir ve imzalayabilir
• Commenter — görüntüleyebilir ve yorum yapabilir, ancak düzenleyemez
• No access — açıkça engellendi

Harici taraflarla paylaşım

Belgeleri ekibinizin dışındaki kişilerle e-posta yoluyla paylaşabilirsiniz. Geçici erişim için zaman sınırlı veya şifre korumalı bağlantılar kullanın. Başarısız denemeler de dahil olmak üzere her erişim olayını denetim kaydında göreceksiniz.

Saklama ve arşivleme

Belirli bir süre sonra belgelere ne olacağını otomatikleştirmek için saklama politikaları kurun. Bu, uyumluluk için önemlidir: vergi belgeleri 7 yıl, çalışan kayıtları daha uzun süre saklanabilir.

• Belge türüne göre saklama süreleri ayarlayın
• Süre sonunda otomatik arşivleme
• Dava sırasında silmeyi önlemek için yasal tutma
• GDPR, HIPAA ve SOX saklama gereksinimlerine uyumlu
• Arşivleme süresi sonunda isteğe bağlı otomatik silme
• Gerektiğinde belirli belgeler için politika geçersiz kılma

Arşivlenmiş belgeler soğuk depolamaya taşınır (daha düşük maliyet, aynı erişim hızı). Blok zinciri doğrulaması bozulmadan kalır.

Dışa aktarma ve indirme

Tek tek belgeleri PDF olarak indirin veya toplu olarak ZIP olarak indirin. Dışa aktarmaya denetim kaydı ve tamamlama sertifikasını dahil edebilirsiniz. Meta veriler CSV veya JSON'a dışa aktarılır, böylece başka bir sisteme çekebilirsiniz.

Otomatik dışa aktarmalar için API kullanın. Ayrıca bir belge belirli bir duruma ulaştığında dışa aktarmaları tetiklemek için webhook'ları da ayarlayabilirsiniz.

İndirme kontrolleri

Hassas belgeler için indirmeleri tamamen devre dışı bırakabilir, görüntüleyenin adıyla filigran ekleyebilir veya kişi başı indirme sayısını sınırlayabilirsiniz. Tüm indirme olayları denetim kaydında görünür.

Analitik ve raporlama

Kontrol paneli, duruma göre belge hacmi, ortalama tamamlanma süresi, en aktif kullanıcılar, depolama kullanımı ve zaman içindeki trendleri gösterir. Uyumluluk için, bekleyen imzalar, süresi dolmuş belgeler, erişim kayıtları ve saklama politikası uyumu hakkında raporlar oluşturabilirsiniz.

Özel raporlara ihtiyacınız varsa, API tüm temel verilere erişim sağlar.

Entegrasyonlar

Chaindoc, iki yönlü senkronizasyon için bulut depolama sağlayıcıları (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) ile bağlanır. Ayrıca Salesforce, HubSpot ve Microsoft Dynamics gibi CRM ve ERP sistemleriyle de entegre olur. Diğer her şey için API veya Zapier kullanarak 5000+ uygulamaya bağlanın.

En iyi uygulamalar

Belge kitaplığınız büyüdükçe zaman kazandıran birkaç şey:

• Toplu yüklemelerden önce klasör yapınızı kurun. Yüzlerce belgeyi sonradan yeniden organize etmek eğlenceli değil.
• Tutarlı adlandırma kullanın: "Q4 2025 Danışmanlık Anlaşması", "Contract_v3_FINAL.pdf"den daha iyidir.
• Etiketleri yükleme zamanında uygulayın, sonra değil. Geride kalmak kolaydır.
• Erişim izinlerini aylık olarak gözden geçirin ve ekipten ayrılanların erişimini iptal edin.
• Aktif görünümünüzü temiz tutmak için tamamlanan belgeleri düzenli olarak arşivleyin.
• Her şeyi geriye dönük olarak sınıflandırmak zorunda kalmamak için saklama politikalarını erken kurun.

Sorun giderme

Yükleme başarısız

Dosya boyutunu (maksimum 50MB) ve internet bağlantınızı kontrol edin. Word veya PowerPoint dosyasıysa, yoğun biçimlendirilmiş belgelerde PDF dönüşümü başarısız olabilir. Önce kendiniz PDF'ye dönüştürmeyi ve bunu yüklemeyi deneyin.

Belge bulunamıyor

Göz atmak yerine arama kullanın. Filtrelerinizin bunu gizlemediğinden emin olun (yaygın bir durum: durum filtresi "aktif" olarak ayarlanmış ancak belge arşivlenmiş). Ayrıca görüntüleme izniniz olduğunu da kontrol edin.

İzin reddedildi

Belge sahibine veya ekip yöneticinize başvurun. Belgenin paylaşım ayarlarından erişim izni verebilirler. Yöneticiyseniz, izinlerin klasörlerden belgelere nasıl kademelendiğini öğrenmek için ekip yönetimi dokümanlarına bakın.

Sırada ne var

• İmzalar — imza türleri ve imza iş akışları hakkında bilgi edinin
• Ekip yönetimi — roller, izinler ve ekip çalışma alanları ayarlayın
• API dokümantasyonu — programatik belge yönetimi
• Webhook'lar — belgeler durum değiştirdiğinde bildirim alın
• Güvenlik — şifreleme, erişim kontrolleri ve uyumluluk ayarları