Belge Yönetimi

Belgelerinizi verimli bir şekilde düzenleyin ve yönetin.

Tüm belgelerinizi tek bir güvenli yerde saklayın. Ayrıntılı izinler, blok zinciri ile doğrulanmış depolama ve kapsamlı denetim izleri kullanarak belgeleri yükleyin, düzenleyin ve ekibinizle paylaşın.

Belge Yaşam Döngüsü

Chaindoc, belgeleri oluşturulmasından arşivlenmesine kadar tüm yaşam döngüsü boyunca yönetir:

Belge Durumları

• Taslak - Hazırlanmakta olan, henüz gönderilmemiş belge
• Beklemede - İmza için gönderildi, tamamlanmasını bekliyor
• Devam ediyor - Kısmen imzalandı, bazı imzalar kaldı
• Tamamlandı - Tüm imzalar toplandı, belge son haline getirildi
• Reddedildi - İmzalayan belgeyi reddetti
• Geçersiz - Gönderen tamamlanmadan önce iptal etti
• Süresi doldu - Son tarih geçildi, tamamlanmadı
• Arşivlendi - Tamamlanan belge uzun vadeli depolamaya taşındı

Otomatik Durum Geçişleri

Belgeler, eylemlere göre otomatik olarak aşamalardan geçer:

• Taslak → Beklemede (imzalayanlara gönderildiğinde)
• Beklemede → Devam ediyor (ilk imza alındı)
• Devam ediyor → Tamamlandı (tüm imzalar toplandı)
• Herhangi biri → İptal edildi (gönderen iptal etti)
• Herhangi biri → Reddedildi (imzalayan reddediyor)
• Beklemede/Devam Ediyor → Süresi Doldu (son tarih doldu)

Belge Düzenleme

Klasör Yapısı

Belgeleri esnek klasör hiyerarşileriyle düzenleyin:

• Sınırsız sayıda klasör ve alt klasör oluşturun
• Departman, proje, müşteri veya özel kriterlere göre düzenleyin
• Sürükle ve bırak yöntemiyle belgeleri klasörler arasında taşıyın
• Ekip işbirliği için paylaşılan klasörler
• Bireysel kullanıcılar için kişisel klasörler
• Yeniden kullanılabilir belgeler için şablon klasörleri
• Tamamlanan belgeler için arşiv klasörleri oluşturun.

Akıllı Filtreler ve Görünümler

Güçlü filtreleme özelliği ile belgeleri hızlıca bulun:

• Duruma göre filtreleyin (beklemede, tamamlandı, süresi doldu)
• Tarih aralığına göre filtreleyin (oluşturulma, değiştirilme, imzalanma tarihi)
• İmzalayan veya gönderenlere göre filtreleyin
• Belge türüne veya şablona göre filtreleyin
• Etiketler ve özel meta verilerle filtreleyin
• Özel filtre kombinasyonlarını görünümler olarak kaydedin
• Son görüntülenen belgelere hızlı erişim

Arama Özellikleri

Tüm belgelerde gelişmiş arama:

• Belge içeriğinde tam metin arama
• Belge başlığı, açıklaması veya meta verilerine göre arama yapın
• İmzalayanın adı veya e-posta adresiyle arama yapın
• Özel alanlara ve etiketlere göre arama yapın
• Blockchain işlem kimliği arama
• Karmaşık sorgular için Boole operatörleri
• Vurgulama ve önizlemeli arama sonuçları

Belge Yükleme ve İçe Aktarma

Desteklenen Dosya Biçimleri

• PDF (.pdf) - Önerilen format
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Görüntüler (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Metin dosyaları (.txt, .rtf)
• OpenDocument biçimleri (.odt, .ods, .odp)

Yükleme Yöntemleri

• Dosyaları tarayıcıya sürükleyip bırakın
• Bilgisayardan dosya seçin
• Bulut depolama alanından içe aktarın (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Hareket halindeyken tarama için mobil kamera yakalama
• Programatik entegrasyon için API yükleme
• Birden fazla belgenin toplu olarak yüklenmesi
• E-posta ekleri için Email-to-Chaindoc

Otomatik Dönüştürme

Tutarlılık için otomatik olarak PDF'ye dönüştürülen belgeler:

• Word, Excel, PowerPoint PDF'ye dönüştürüldü
• OCR (metin tanıma) ile PDF'ye dönüştürülen görüntüler
• Biçimlendirme, yazı tipleri ve düzeni koruyun
• Orijinal dosya indirilebilir
• Dönüştürme, yükleme sırasında anında gerçekleşir.

Belge Depolama ve Güvenlik

Güvenli Depolama

• AES-256 şifreleme
• Aktarım sırasında TLS 1.3 şifreleme
• Coğrafi olarak dağıtılmış depolama (çok bölgeli)
• 6 saatte bir otomatik yedekleme
• %99,99 çalışma süresi SLA
• GDPR, HIPAA ve SOC 2 uyumlu depolama
• Veri yerleşim seçenekleri (AB, ABD, Asya)

Blockchain Sabitleme

Her belge, tahrifat önleyici doğrulama için blok zincirine bağlanır:

• Yükleme sırasında blok zincirine kaydedilen belge hash'i
• Her durum değişikliğinde ek hash'ler ekleyin.
• Belgenin varlığı ve bütünlüğünün değiştirilemez kanıtı
• Tüm taraflar için bağımsız doğrulama imkanı
• Chaindoc hizmeti sonlandırılsa bile geçerliliğini korur

Sürüm Kontrolü

Otomatik sürümleme ile belge değişikliklerini takip edin:

• Aynı belgenin yüklenmesi üzerine otomatik sürüm oluşturma
• Zaman damgalı sürüm geçmişini görüntüleyin
• Sürümleri yan yana karşılaştırın
• Gerekirse önceki sürümleri geri yükleyin.
• Her sürümün benzersiz bir blok zinciri hash'i vardır
• Denetim izi, her sürümü kimin yüklediğini gösterir

Erişim Kontrolü ve İzinler

İzin Düzeyleri

Belgeler ve klasörler için ayrıntılı izinler:

• Sahip - Tam kontrol, izinleri silebilir ve yönetebilir
• Editör - Belgeyi düzenleyebilir, imzaya gönderebilir ve yönetebilir
• Görüntüleyici - Salt okunur erişim, görüntüleyebilir ve indirebilir
• İmzalayan - Atanan belgeleri görüntüleyebilir ve imzalayabilir
• Yorumcu - Yorumları görüntüleyebilir ve ekleyebilir (düzenleme yapamaz)
• Erişim Yok - Görüntüleme açıkça engellenmiştir

Paylaşım Seçenekleri

• Belirli kullanıcılarla e-posta yoluyla paylaşın
• Tüm ekip veya departmanla paylaşın
• Dış taraflarla (müşteriler, satıcılar) paylaşın.
• Sınırlı süreli erişim (belirlenen süre sonunda geçerliliğini yitirir)
• Parola korumalı paylaşım bağlantıları
• Genel paylaşım için salt görüntüleme bağlantıları
• Geçici erişim için süresi dolan bağlantılar

Erişim Denetim İzi

Belge erişimine tam görünürlük:

• Belgeye kimler ve ne zaman erişti?
• Hangi işlemler yapıldı (görüntüleme, indirme, düzenleme)
• IP adresi ve cihaz bilgileri
• Coğrafi konum verileri (etkinleştirilmişse)
• İzin değişiklikleri geçmişi
• Başarısız erişim girişimleri
• Uyumluluk için denetim günlüklerini dışa aktarın

Belge Meta Verileri ve Etiketleri

Standart Meta Veriler

Otomatik olarak yakalanan meta veriler:

• Belge başlığı ve açıklaması
• Oluşturulma tarihi ve oluşturucu
• Değiştirilme tarihi ve son değiştiren kişi
• Dosya boyutu ve sayfa sayısı
• Belge durumu ve durumu
• İmzalayanlar ve alıcılar
• Tamamlanma tarihi (varsa)
• Blockchain işlem kimlikleri

Özel Meta Veriler

İşletmenizin ihtiyaçlarına göre özel alanlar ekleyin:

• Özel alan türleri oluşturun (metin, sayı, tarih, açılır menü)
• Zorunlu veya isteğe bağlı alanlar
• Departman, proje veya müşteri tanımlayıcıları
• Sözleşme değeri, son kullanma tarihleri
• Özel kategoriler ve sınıflandırmalar
• Harici sistemlerle entegrasyon (CRM, ERP)
• Birden fazla belgede meta verileri toplu olarak düzenleyin

Etiketler ve Etiketler

• Belgelere sınırsız sayıda etiket ekleyin
• Görsel düzenleme için renk kodlu etiketler
• Mevcut etiketlerden otomatik tamamlama
• Etiketler ile filtreleyin ve arayın
• Birden fazla belge için toplu etiketleme
• Belge içeriğine göre etiket önerileri
• Takım genelinde etiket kitaplıkları

Belge Saklama ve Arşivleme

Saklama Politikaları

Saklama kuralları ile belge yaşam döngüsünü otomatikleştirin:

• Belge türüne göre saklama sürelerini belirleyin (örneğin, vergi belgeleri için 7 yıl).
• Saklama süresinden sonra otomatik arşivleme
• Dava sırasında silinmeyi önlemek için yasal saklama
• Sektör düzenlemelerine (GDPR, HIPAA, SOX) uygunluk
• Arşivleme süresinden sonra otomatik silme (isteğe bağlı)
• Yaygın senaryolar için saklama politikası şablonları
• Belirli belgeler için politikaları geçersiz kılma

Arşiv Depolama

• Tamamlanan belgelerin uzun süreli saklanması
• Erişim sıklığının azaltılması (soğuk depolama)
• Aktif depolamaya göre daha düşük maliyet
• İhtiyaç duyulduğunda anında erişim
• Blockchain doğrulaması korunur
• Harici yedekleme için arşivleri dışa aktarın
• Arşivlenmiş belgelerden uyumluluk raporlaması

Belge Dışa Aktarma ve İndirme

Dışa Aktarma Seçenekleri

• Tek tek belgeleri PDF olarak indirin
• ZIP arşivi olarak toplu indirme
• Denetim izi ve sertifika ile dışa aktarın
• Meta verileri CSV veya JSON formatında dışa aktarın
• Bulut depolama alanına aktarın (Google Drive, Dropbox)
• Yedekleme için planlanmış dışa aktarmalar
• Sistem entegrasyonu için API dışa aktarımı

İndirme Denetimleri

Belgeleri kimlerin indirebileceğini kontrol edin:

• Hassas belgeler için indirmeyi devre dışı bırakın
• İndirilen dosyalara kullanıcı bilgilerini içeren filigran ekleyin.
• Denetim izinde tüm indirme olaylarını takip edin
• Kullanıcı başına indirme sayısını sınırlayın
• Kullanımdan sonra indirme bağlantılarının süresini doldu
• İndirmeler için ek kimlik doğrulama gerektirin

Belge Analizi

Kullanım İstatistikleri

Belge ve sistem kullanımını takip edin:

• Duruma göre toplam belge sayısı
• Ortalama tamamlanma süresi
• En aktif kullanıcılar ve ekipler
• Zaman içindeki hacim eğilimlerini belgelendirin.
• Popüler belge türleri ve şablonlar
• Depolama kullanımı ve büyümesi
• API kullanım istatistikleri

Uyum Raporları

• İmza bekleyen belgeler
• Süresi dolmuş veya reddedilmiş belgeler
• Denetim raporlarına erişin
• Kullanıcı etkinlik raporları
• Saklama politikasına uygunluk
• Blockchain doğrulama raporları
• Özel rapor oluşturucu

Entegrasyon ve Otomasyon

Bulut Depolama Entegrasyonu

• Google Drive ile iki yönlü senkronizasyon
• Dosya erişimi için Dropbox entegrasyonu
• OneDrive ve SharePoint bağlantısı
• Box kurumsal depolama
• İmzaladıktan sonra otomatik olarak buluta yükleme
• Sistemler arası klasör eşlemesi

İş Sistemi Entegrasyonu

• Salesforce - Fırsatlara ve hesaplara ekleyin
• HubSpot - Anlaşmalara ve kişilere bağlantı
• Microsoft Dynamics - CRM entegrasyonu
• SAP - ERP belge yönetimi
• NetSuite - Finansal belge iş akışı
• Zapier - 5000'den fazla uygulamaya bağlanın
• Özel API entegrasyonları

En İyi Uygulamalar

Belge Düzenleme

• Toplu yüklemelerden önce net bir klasör yapısı oluşturun.
• Tutarlı adlandırma kuralları kullanın.
• Etiketler ve meta verileri hemen uygulayın
• Tekrarlayan belge türleri için şablonlar oluşturun
• Eski belgeleri düzenli olarak arşivleyin.
• Saklama politikalarını erken oluşturun
• Klasörleri üç ayda bir gözden geçirin ve temizleyin.

Güvenlik ve Uyumluluk

• Erişim izinlerini aylık olarak gözden geçirin.
• Ayrılan çalışanların erişim haklarını derhal iptal edin.
• Dış taraflar için zaman sınırlı paylaşım kullanın
• Hassas belgeler için indirme filigranını etkinleştirin
• Olağandışı etkinlikler için denetim izlerini izleyin
• Önemli belgelerin düzenli olarak yedeklenmesi
• Önemli belgeler için blok zinciri hash'lerini doğrulayın.

Performans Optimizasyonu

• Büyük dosyaları yüklemeden önce sıkıştırın.
• Birden fazla belge için toplu işlemleri kullanın
• Dağınıklığı azaltmak için tamamlanan belgeleri arşivleyin
• Tekrarlanan aramalar yerine kaydedilmiş filtreleri kullanın
• Dışarıda yoğun olmayan saatlerde dışa aktarımları planlayın
• Taslakları ve iptal edilen belgeleri temizleyin.

Sorun Giderme

Sık Karşılaşılan Sorunlar

• Yükleme başarısız: Dosya boyutunu kontrol edin (maks. 100 MB), internet bağlantısını doğrulayın, farklı bir tarayıcı deneyin
• Belge bulunamıyor: Göz atmak yerine arama kullanın, filtreleri ve klasör erişimini kontrol edin
• İzin reddedildi: Erişim için belge sahibine veya yöneticiye başvurun
• Yavaş performans: Tarayıcı önbelleğini temizleyin, görüntülenen belge sayısını azaltın, eski dosyaları arşivleyin
• İndirme çalışmıyor: Pop-up engelleyicileri kontrol edin, indirme izinlerini doğrulayın, farklı bir tarayıcı deneyin
• Sürüm çakışması: Birden fazla kullanıcı aynı anda düzenleme yapıyor - ekiple koordinasyon sağlayın