Як стартапи можуть скоротити юридичні витрати за допомогою автоматизованої перевірки документів

Юридичні витрати зростають не через складність адвокатських послуг, необхідних стартапам, а через ручну перевірку контрактів. Кожна пропущена правка, застарілий файл або навіть пропущене положення — це помилка, яку зрештою доведеться виправляти за гроші.

Засновники не витрачають гроші на юристів; вони витрачають гроші на помилки, яких можна було б уникнути і які юристам доводиться виправляти. З одного боку, коли команди поспішають підписати онлайн-документи або затвердити контракти, розкидані по дисках і електронних листах, навіть одна невелика невідповідність може стати предметом суперечки, за яку доведеться платити.

Багато стартапів працюють з шаленою швидкістю, але якщо вони не мають автоматизованих перевірок, вони також працюють наосліп. Коли кожна угода вимагає ручної перевірки замість онлайн-перевірки документів, помилка залишається невиявленою, поки не стане занадто пізно. Цей ручний процес виявляється неефективним, коли стартап починає отримувати десятки контрактів на місяць або коли він досягає 2-3 контрактів.

Стартапи не витрачають багато грошей на юристів через складні справи; вони витрачають багато грошей, тому що прості помилки, яких можна уникнути, вимагають годин оплачуваної роботи. Кожного разу, коли команди підписують онлайн-документи, які не є автоматизованими, кожна виправлення, повторна відправка або розбіжність є оплачуваним завданням. Навіть прості контракти без належного контролю версій документів стають дорогими процесами з багаторазовим обміном документами.

Ручні перевірки, що збільшують юридичні витрати

Більшість юридичних витрат пов'язані з повторенням перегляду одного і того ж файлу. Команди зазвичай виправляють дрібні деталі в декількох чернетках, а юристи виставляють рахунки за кожну раунд.

Типові сценарії включають:

• Різні чернетки були надіслані інвесторам або партнерам
• Команди вносять зміни в електронні листи або хмарні диски
• Перевірка термінів виконання, результатів роботи або цін між чернетками

За відсутності онлайн-перевірки документів юристи будуть змушені перевіряти кожне оновлення окремо, що швидко збільшить витрати. Один-єдиний помилковий варіант призведе до повного перегляду процесу — і до непотрібних витрат.

Вартість виправлення помилок після підписання

Вартість помилок значно зростає після підписання контракту. Усі пропущені деталі необхідно виправити в юридичному порядку.

Загальні витрати після підписання:

• Неправильні дати → штрафи або виправлення
• Неправильна IP-клаузула → Консультація щодо переписання (платна)
• Помилкові показники → перераховані угоди
• Відсутність обов'язків → додаткове вивчення та пояснення

Команди, що створюють документи в Інтернеті, зазвичай витрачають гроші на юристів, щоб виправити історію. Цього можна уникнути за допомогою автоматизованих перевірок та готових до аудиту документів на блокчейні, які виявляють проблеми перед підписанням.

Приховані витрати повільних юридичних процесів

Затримки з затвердженням призводять до збитків, що перевищують судові витрати. Затримки впливають на операції, графіки та доходи.

Фактори, що впливають на вартість, включають:

• Транзакції затримуються через контракти, що лежать у вхідних скриньках
• Впровадження було відкладено через неперевірені терміни
• Засновники відходили від роботи над продуктом, щоб шукати підписи

Онлайн-документи Chaindoc та безпечний доступ до документів дозволяють прискорити процес затвердження, а також мінімізувати юридичні витрати та операційні затримки.

Перевірка закону вручну є нудною, трудомісткою та дорогою. Онлайн-перевірка документів передбачає автоматизовані процеси, які замінюють десятки перевірок, що виконуються людьми, єдиною системою перевірки документів, яка перевіряє автентичність, відстежує дії та усуває помилки, перш ніж вони перетворяться на проблеми, що потребують оплати.

Одна система, яка виключає необхідність ручної перевірки

Автоматизація використовується для того, щоб кожна дія була перевірена одразу після її виконання, замість того, щоб юристи мали переглядати кожну рядок кожного оновленого файлу, щоб перевірити його правильність.

Chaindoc економить час, витрачений на юридичну експертизу, завдяки наданню:

• Аутентифікація електронного підпису, яка є автоматичною перевіркою ідентичності
• Редагування, що контролюються з метою уникнення несанкціонованих змін
• Онлайн-документи Chaindoc мають єдине джерело достовірної інформації
• Повідомлення в режимі реального часу, коли щось змінюється — до того, як це стане проблемою

Якщо команди не підписують онлайн-документи автоматично, вони мають використовувати ручну перевірку автентичності та контроль змін. Chaindoc усуває цю проблему, і стартапи не мають проходити десятки марних перевірок.

Документи блокчейну усувають суперечки ще до їх виникнення

Конфлікти виникають, коли команди не можуть дійти згоди щодо того, яка версія є правильною. З документами на основі блокчейну це питання просто зникає.

Chaindoc гарантує:

• Одна версія, яку бачать усі
• Одна прозора історія версій
• Один ланцюжок дій, який не можна змінювати

Юрист може витратити 2-3 години на порівняння, щоб знайти відмінності. Chaindoc робить це автоматично, забезпечуючи захист документа від несанкціонованого втручання та документуючи всі зміни. Для стартапів з невеликим бюджетом це означає економію годин юридичних витрат.

Audit-Ready Trail робить кожен контракт юридично чітким

Непідробний аудиторський слід означає, що докази генеруються, а не збираються людиною після конфлікту. Це найдорожчий аспект юридичної роботи, а саме документація та збір доказів, який у випадку стартапу відпадає.

Аудиторський слід надає вам наступне:

• Перелік осіб, які відкривали, редагували або підписували документ, перевіряється
• Незворотний хід подій
• Внутрішня відповідність без залучення юристів
• Можливість перегляду переговорів або аудитів у режимі реального часу

Затверджені робочі процеси перетворюють управління контрактами з дорогого ручного процесу на передбачуваний та автоматизований процес. Після відстеження всіх дій, перевірки всіх підписів та забезпечення безпеки всіх файлів стартапи не мають пройти процес юридичної перевірки кілька разів і допустити дорогі помилки.

Зменшення зовнішніх юридичних витрат

Зовнішні консультанти часто стягують плату за кожну перевірку, навіть якщо нова версія змінена лише на один рядок. Стартапам не потрібно платити знову за перевірку своїх онлайн-документів, оскільки вони вже готові до аудиту.

Як приклад, стартап витрачав 300 доларів на перегляд кожного контракту. Коли юрист переходить на онлайн-документи Chaindoc, він/вона лише перевіряє журнали, а не перечитує весь контракт заново.

Сертифіковані процеси знижують юридичні витрати, оскільки:

• Усі дії записуються в постійному аудиторському журналі
• Автентичність та ідентичність підтверджуються за допомогою електронного підпису
• Завдяки документам на основі блокчейну усуваються невідповідності між версіями
• Юристи не звертають уваги на дублікати, а дивляться на те, що має значення

Уникнення переробки та перегляду умов

Найдорожчі юридичні помилки трапляються після підписання контракту. Неправильно вказана цифра, дата або положення можуть призвести до перегорів, повернення коштів або штрафів. Ці ризики можна запобігти на самому початку за допомогою автоматизованої онлайн-перевірки документів.

Перевірка захищає стартапи шляхом:

• Автоматизовані перевірки виявляють неправильні значення перед підписанням
• Доступ до контрактів захищений
• Деякі журнали містять точні відомості про те, хто, що і коли змінив
• Під час підписання онлайн-документів командами не доводиться гадати

Швидше затвердження означає швидший дохід

Повільність у процесі укладення контрактів уповільнює отримання доходу. Автоматизовані затвердження усувають часовий лаг, який вбиває стартапи як у фінансовому, так і в динамічному плані.

Перевірені процеси прискорюють отримання доходу, оскільки:

• Довгі ланцюжки електронних листів замінюються автоматичними повідомленнями
• Керувані дозволи прискорюють робочі процеси, готові до аудиту
• Чіткі записи усувають плутанину для наступної особи, яка підпише документ
• Не витрачається час на передачу PDF-файлів

Компанії, які мають автоматизовані процеси затвердження, укладають угоди за кілька днів, а не тижнів.

Намагаючись обробляти контракти за допомогою розрізнених інструментів, засновники створюють приховані витрати: дублювання роботи, втрачені версії та юридичні перевірки. Ці проблеми усуваються за допомогою єдиного робочого процесу. Онлайн-документи Chaindoc інтегрують контроль доступу, перевірку та відстеження, готове до аудиту, усуваючи необхідність встановлювати додаткове програмне забезпечення, наймати додатковий персонал та витрачати додатковий час на виправлення помилок.

Один робочий процес замість п'яти інструментів

Більшість команд покладаються на дорогі, неорганізовані набори інструментів: електронну пошту для надсилання файлів, Google Drive для зберігання файлів, редактори PDF для внесення незначних змін, Slack для швидкої перевірки та юридичні служби для проведення всіх перевірок. Така фрагментація призводить до затримок, невідповідностей та зайвих юридичних витрат.

За допомогою онлайн-документів Chaindoc засновники зможуть позбутися всього цього за допомогою одного робочого процесу:

• Завантажуйте один раз
• Встановіть безпечний доступ до документів
• Перевірте особистість
• Впровадити аутентифікацію електронного підпису
• Слідкуйте за кожною дією в захищеному від фальсифікації аудиторському журналі

Єдина платформа означає менше передплат, менше ручних перевірок і менше точок відмови, що безпосередньо призводить до зниження юридичних витрат і операційного хаосу.

Безпечний доступ до документів запобігає плутанині та зловживанням

Більшість юридичних суперечок виникає через неконтрольовані редагування або підписання неправильної версії. Ці ризики усуваються за допомогою безпечного доступу до документів.

Як Chaindoc запобігає хаосу:

• Чіткі ролі: перегляд, коментар, підпис
• Ніхто не може перезаписувати терміни
• Жодних несанкціонованих редагувань або оновлених PDF-файлів
• Усі взаємодії пов'язані з ідентичністю
• Не витрачайте час на пошуки, намагаючись з'ясувати, хто змінив файл

Це мінімізує помилки, а також юридичні витрати на їх дослідження.

Нульові витрати на дотримання вимог

У випадку невеликих команд на початку їхньої діяльності зазвичай потрібна юридична допомога для дотримання вимог GDPR, eIDAS та стандартів аудиту, а юридична допомога є дорогою. Chaindoc автоматизує цю важку роботу.

Це полегшує дотримання вимог, оскільки:

• За своєю природою, документи блокчейну не можуть бути підроблені
• Усі підписи підтверджуються за допомогою онлайн-перевірки документів
• Журнали можна експортувати та перевіряти
• Збір доказів з посібника не вимагається
• Додаткові інструменти для забезпечення відповідності не потрібні

Засновники також економлять гроші, оскільки не мають нести юридичні витрати, необхідні для забезпечення відповідності робочих процесів контракту.

Паперові документи юридично затримують випуск продуктів, збір коштів та адаптацію нових співробітників. Онлайн-перевірка документів стартапи, які автоматизують цей процес, не потребують регулярної перевірки документів, економлять на витратах на юристів і працюють швидше, ніж ті, які продовжують працювати з PDF-файлами та ланцюжками електронних листів.

Чому інвестори віддають перевагу стартапам з автоматизованими документальними слідами

Неохайні процеси укладання контрактів є тривожним сигналом для інвесторів, оскільки вони свідчать про слабкий внутрішній контроль. Завдяки онлайн-документам Chaindoc кожен контракт супроводжується прозорим аудиторським слідом, захищеним від фальсифікацій, тому інвестори можуть одразу переглянути:

• Передбачувана відповідність вимогам
• Стабільний контроль версій документів
• Зрозуміла історія авторства та затвердження

Це виключає витрати на проведення комплексної перевірки та демонструє, що команда здатна здійснювати юридичні операції так само ретельно, як і розробку продукту.

Прозорість на основі блокчейну сприяє підвищенню довіри інвесторів до вас

Нестабільні файли, втрачені підписи та непередбачувані терміни викликають недовіру. Документи блокчейну є прозорими і не можуть спричинити жодних несподіванок, оскільки всі дії мають часові мітки, перевірені та не можуть бути змінені. Це дає інвесторам впевненість, що угоди, які вони читають сьогодні, не будуть змінені завтра — без переглядів, непередбачених зобов'язань та непорозумінь.

Закриті автоматизовані випробування надають стартапу зрілого вигляду ще до того, як він розшириться до рівня підприємства. Команди, які приймають спосіб безпечного підписання онлайн-документів, постійного зберігання даних та автоматизації дотримання вимог, швидше та ефективніше завойовують довіру інвесторів.

Стартапи не витрачають багато грошей на юристів, але вони витрачають багато грошей на помилки, які юристи повинні виправляти. Більшість цих прихованих витрат усуваються завдяки автоматизації процесу онлайн-перевірки документів: немає дублікатів, немає неоднозначних правок, немає суперечок щодо того, хто підписав який документ.

Онлайн-документи Chaindoc надають комплексну перевагу: менше помилок, менше юридичних перевірок, менше затримок і набагато більше часу, щоб зосередитися на продукті та зростанні, а не на паперовій роботі.

Коли ваша команда готова перейти до робочого процесу, в якому документи не потрібно перевіряти вручну, вам слід почати використовувати систему, яка була розроблена для забезпечення чіткості, швидкості та надійності.