Чому безпечна перевірка особи є критично важливою для цифрових контрактів

У сучасному світі фрілансери, малі підприємства, юридичні команди, відділи кадрів та розподілені команди використовують онлайн-документи для укладення угод, підписання контрактів та організації щоденної діяльності. Однак, незважаючи на те, що цифрові контракти є швидшими та зручнішими, вони мають одну серйозну слабкість: ви часто не знаєте, хто насправді знаходиться по той бік екрану.

Сьогодні понад 50% спорів щодо контрактів малих та середніх підприємств виникають не через пошкоджені PDF-файли, а через те, що документ підписала не та особа, яка мала це зробити, або ж не підписала його та особа, яка мала це зробити.

Найпопулярніші джерела юридичних конфліктів зараз включають:

• Видавання себе за іншу особу
• Вкрадені електронні поштові акаунти
• Підроблені підписи
• Змінені PDF-файли

Головною проблемою рідко є сам документ — це ідентичність, що стоїть за підписом. Саме тому безпечна перевірка ідентичності (за допомогою KYC та автентифікації) стала одним із найважливіших засобів захисту для будь-якого бізнесу, що працює в Інтернеті.

Навіть найдосконаліший контракт не має ніякої цінності, якщо неможливо встановити, хто його фактично підписав. Довіра до цифрових робочих процесів базується не на PDF-файлі, а на ідентичності підпису. Ось чому перевірка ідентичності, зокрема перевірка на основі KYC, стала одним з основних рівнів захисту будь-якого бізнесу в онлайн-середовищі.

Сучасні ризики, пов'язані з цифровим підробленням особи

Однією з найпопулярніших підстав для договірних спорів зараз є цифрова імперсонація. Хакерам навіть не потрібні високі навички хакерства; все, що їм потрібно, — це електронна пошта або обліковий запис у хмарному сервісі.

Типові сценарії включають:

• Особа, яка має доступ до поштової скриньки іншої особи, є тією, яка підписує контракт
• Фрілансер виконує роботу, а клієнт відмовляється визнати, що він або вона прийняли умови
• Мале підприємство дізнається, що контракт було змінено після його розповсюдження через відкрите посилання

За відсутності перевірки особи KYC система розглядає самозванця як дійсного підписанта, і лише у разі виникнення спору компанія дізнається правду.

Що робить цифровий підпис юридично значущим

Електронний підпис є лише підписом, якщо він не пов'язаний із сертифікованою особою. Клієнти, партнери та команди з дотримання нормативних вимог зацікавлені в отриманні відповідей на прості запитання: Хто підписав це? Коли? З якого пристрою?

Гарантується перевірка особи:

• Невідмова — ніхто не може пізніше відмовитися від свого підпису
• Аутентифікація електронного підпису пов'язана з реальною, перевіреною особою
• Онлайн-перевірка документів, що викривають несанкціоновану поведінку, негайно
• Захищені від підробки аудиторські сліді та перевірка KYC, підтверджені блокчейном

Цифровий підпис перетворюється на надійну обіцянку завдяки перевірці особи. Компанії можуть мати автентифікований, вдосконалений за допомогою KYC засіб для підтвердження авторства, уникнення підробки особи та найчастіших джерел суперечок щодо контрактів, замість використання електронних адрес або припущень.

Більшість інструментів цифрового підписання зосереджуються на моменті, коли підпис ставиться, але більшість випадків шахрайства відбувається задовго до або задовго після підписання. Видавання себе за іншу особу, несанкціоновані редагування та приховані зміни є поширеними явищами, коли файл передається електронною поштою або через відкриті хмарні посилання.

Chaindoc також усуває ці ризики, оскільки забезпечує безпеку всіх етапів робочого процесу, а не тільки останнього. Маючи підтверджені ідентичності, керовані дозволи та захищені від підробки документи на блокчейні, платформа може забезпечити безпечне середовище, в якому шахрайство просто не має місця.

Захист до доступу, під час перегляду та після підписання

Більшість інструментів для підписання дозволяють переглянути документ перед підтвердженням своєї особи, що дає можливість видавати себе за іншу особу. Chaindoc змінює цей процес. Перевірка відбувається перед відкриттям документа, і тільки довірені користувачі можуть взаємодіяти з документом.

Чому це важливо:

• Запобігайте несанкціонованому доступу за допомогою спільних або пересланих посилань
• Тільки законні користувачі можуть переглядати, коментувати або підписувати
• Запобігає спробам підробки особи на першому рівні

Платформа Chaindoc eSignature має простий робочий процес: доступ-перевірка-підпис. На думку експертів, найважливіше — це захистити документ до того, як його відкриє хтось інший.

Рольовий безпечний контроль доступу до конфіденційних документів

Доступ не повинен бути однаковим для всіх людей, і більшість ризиків, пов'язаних з контрактами, виникають у випадках надмірних повноважень. Chaindoc вирішує цю проблему, надаючи чіткі ролі, які не дозволяють кожній особі робити все, що вона може зробити з документом.

Як це захищає команди:

• Переглядач не може редагувати або перезаписувати важливі слова, а лише читати їх
• Редактори можуть працювати разом, але не можуть підписувати та затверджувати від імені інших
• Підписувачі приймають умови без можливості внесення таємних змін до файлів
• Все пов'язано з перевіреними ідентичностями, що мінімізує внутрішні помилки та несанкціоновані редагування

Лист з пропозицією завантажується менеджером з персоналу. Кандидат може його прочитати та підписати, але умови оплати праці не можуть бути змінені, навіть випадково. Доступ залишається узгодженим з відповідальністю. Надання мінімальних привілеїв, необхідних кожному учаснику, усуває більшість ризиків, пов'язаних з робочим процесом, не створюючи конфліктів.

Коли команди працюють в Інтернеті, найслабшим аспектом зазвичай є не сам документ, а історія, яку важко довести. Більшість конфліктних ситуацій виникає через неможливість будь-якої зі сторін продемонструвати, яка з версій була підписана, хто відкрив файл і в який час було внесено зміни.

Дії з часовими мітками, що миттєво вирішують суперечки

У звичайному PDF вирішення суперечок може зайняти тижні. Аудиторський слід Chaindoc доступний одним кліком. Команди можуть відразу побачити:

• Часові мітки кожного перегляду, підпису або коментаря
• Підтверджена особистість користувача (підтвердження KYC, де це необхідно)
• Додавайте дані про IP/пристрої до кожної дії
• Хронологічна послідовність кожного контакту

Дві групи стверджують, що терміни часу були змінені, і вказують, хто це зробив. Незмінний журнал негайно відображає правду, усуваючи двозначність і запобігаючи суперечкам, перш ніж вони почнуться.

Повністю контрольований робочий процес від завантаження до довгострокового зберігання

Більшість платформ забезпечують захист лише частини процесу, проте для справжньої безпеки необхідний захист на всіх етапах. Chaindoc забезпечує повністю безпечний життєвий цикл: завантаження, доступ, перевірка, підписання, зберігання: кожен з етапів можна перевірити та контролювати.

Чому це важливо:

• Файли захищаються відразу після потрапляння в систему
• Доступ мають лише зареєстровані користувачі
• Аутентифікація електронного підпису не є просто вкладенням
• Журнали, захищені від несанкціонованого втручання, сприяють підзвітності
• Зберігання даних шифрується та готове до аудиту

Команди, яким потрібна належна та надійна документація, повинні мати аудиторські сліді. Chaindoc пропонує дії з часовими мітками, перевіряємі журнали та безпечний робочий процес, що забезпечує захист усіх етапів цифрової співпраці.

Зі збільшенням кількості підприємств, які переносять свої угоди в Інтернет, необхідно навчитися безпечно підписувати онлайн-документи. Для фрілансерів, малих і середніх підприємств, стартапів, HR-команд та юристів кілька простих звичок допоможуть захистити конфіденційні дані та уникнути дорогих конфліктів.

Прості правила підготовки безпечних робочих процесів з контрактами

Безпечний процес укладення договору починається задовго до підписання. Встановлення меж та попередня перевірка доступу допоможуть уникнути несанкціонованої взаємодії та мінімізувати можливість шахрайства.

Практичні правила включають:

• Встановіть кінцевий термін для підписання, щоб обмежити несанкціоновану діяльність
• Обмежте доступ виключно ключовими гравцями
• Запрошені адреси електронної пошти та перевірені двічі
• Проведіть перевірку особи всіх підписантів

Наприклад, один із стартапів уникнув значних фінансових втрат, заборонивши своєму фінансовому директору підписувати. Один із неавторизованих членів команди спробував затвердити контракт із постачальником, але це було заблоковано системою безпечного контролю доступу — ось як прості обмеження можуть допомогти уникнути серйозних збитків.

Типові ознаки шахрайства, на які слід звертати увагу під час створення онлайн-документів

Шахрайство може бути приховане в дрібних деталях, які не дуже помітні. Важливо вчасно помічати перші ознаки, щоб команди могли вжити заходів до того, як документ буде порушено.

Як створювати онлайн-документи, які важче піддаються маніпуляціям

Добре підготовлені документи менш схильні до маніпуляцій. Хоча користувачі Chaindoc не створюють файли, а завантажують готові, деякі підготовчі кроки будуть дуже корисними і сприятимуть підвищенню безпеки.

Перелік заходів для безпечної підготовки документів:

• Використовуйте фіксовані формати, такі як PDF, щоб запобігти непередбаченому редагуванню
• Обчислюйте хеш документа, коли потрібні конфіденційні контракти
• Організуйте вміст таким чином, щоб можна було виявити несанкціоновані зміни
• Не надсилайте редаговані версії електронною поштою перед завантаженням

Усі цифрові угоди базуються на довірі. Коли особи беруть участь у взаємодії за договорами через Інтернет, вони хочуть розуміти, чи є документ справжнім, чи є підписант дійсним і чи є робочий процес безпечним від початку до кінця.

Перевірка особи є важливою частиною процесу і дозволяє фрілансерам, малим та середнім підприємствам, кадровим службам та юристам довіряти цифровим контрактам. Chaindoc надає можливість перетворити кожен підпис на надійний доказ, інтегруючи перевірені особисті дані з онлайн-перевіркою документів.

Для фрілансерів та малих і середніх підприємств — доказ, що захищає ваш бізнес

Менші команди, як правило, працюють на основі довіри, однак довіру слід підтримувати. Перевірка особистісних даних зменшує ризики, які є типовими для фрілансерів та малих і середніх підприємств: неоплачені рахунки, суперечки щодо підписів та несанкціоновані редагування.

Переваги включають:

• Впевненість, що кожен підписант є тим, за кого себе видає
• Мінімізовані шанси на підробку особи або шахрайське затвердження електронних листів
• Доказова історія, що підтверджує незаперечність
• Захист від підробки підписів при дистанційній роботі

Для юридичного відділу та відділу кадрів — дотримання вимог без додаткової роботи

Команди HR та юристи щодня мають справу з конфіденційними документами, і в більшості випадків законодавчі рамки є дуже суворими. Chaindoc полегшує це завдання, інтегруючи в робочий процес перевірку, контроль доступу та незмінні журнали.

Переваги дотримання вимог:

• Дотримання стандартів GDPR та eIDAS
• Журнали аудиту кожної взаємодії автоматизовані
• Аутентифіковані ідентичності з аутентифікацією електронного підпису
• Належне ведення записів про те, хто отримав доступ, переглянув або підписав документ

Для глобальних команд — стандарт довіри, що не знає кордонів

Розподілені команди зазвичай стикаються з проблемою розбіжності інструментів, незахищеної передачі файлів та розбіжностей у робочому процесі між країнами. Перевірка ідентичності встановлює загальний стандарт, який замінює невизначеність ясністю.

Чому це важливо:

• Телепрацівники можуть працювати разом без порушення безпеки
• Усі підписанти мають однакові вимоги щодо верифікації
• Документи блокчейну гарантують, що кожна частина світу має єдиний надійний запис
• Міжнародні угоди стають більш легітимними

Висновок

У цифровому світі контракт є настільки ж надійним, як і підпис. Незалежно від рівня деталізації та структури документа, він не може забезпечити повний захист, якщо особа, яка його підписує, не пройде належну перевірку. Цифрова перевірка особи перетворює онлайн-угоди на безпечні файли та гарантує, що всі підписи є дійсними, відповідальними та юридично зобов'язуючими.

Chaindoc базується на цій основі, інтегруючи перевірену ідентичність із безпечним контролем доступу та онлайн-перевіркою документів, роблячи це невід'ємною частиною робочого процесу. Фрілансери, малі та середні підприємства, HR-команди, юридичні відділи та будь-які інші користувачі можуть мати безпечний простір для роботи, де контракти завжди є послідовними, незмінними та підкріпленими прозорими аудиторськими слідовими даними.

Зі зростанням цифрової співпраці безпечний робочий процес перестає бути опцією, а стає необхідністю. Настав час прийняти процедури підписання для перевірки всіх дій, забезпечення безпеки всіх угод та надання командам перевіреної та доведеної довіри.