Управління запитами на електронний підпис: відстеження в режимі реального часу всіх запитів, запитів, що очікують на обробку, та завершених запитів

Нескінченні електронні листи для отримання контракту або дні очікування на підпис можуть призвести до втрати часу та грошей. Не знаючи про процес підписання, підприємства можуть зазнати збитків через пропущені терміни, пропущені платежі та втрачені можливості. У випадку фрілансерів та малих і середніх підприємств одна пропущена угода може вплинути на грошовий потік та відносини з клієнтами.

Організації, які впроваджують добре організований процес управління електронними підписами, виконують транзакції швидше, ніж організації, які покладаються на ручне затвердження. Більше того, за даними PwC, неправильне управління контрактами коштує бізнесу майже 9% його річного доходу. Ці цифри демонструють, що відстеження угод у режимі реального часу — це не розкіш, а необхідність.

Chaindoc забезпечує прозорість угод, їх безпеку та законність завдяки поєднанню відстеження підписів у реальному часі та документів на основі технології блокчейн.

Управління контрактами — це не тільки підписи, а й розуміння місцезнаходження всіх документів. За відсутності можливості відстежувати підписи в режимі реального часу фахівці витрачають дорогоцінний час на здогадки, пошуки та перевірки. Тут онлайн-документи Chaindoc роблять весь процес зрозумілим і контрольованим.

Поширені проблеми без відстеження

У робочих процесах, що базуються на електронній пошті або паперових документах, команди мають справу з:

• Запізнення з поданням робіт через забуті нагадування або забуті завдання
• Втрачені електронні листи з важливими угодами або вкладеннями
• Відсутність інформації про підпис та дату призводить до розбіжностей

Фрілансери, які чекають на оплату, або стартапи, які мають справу з декількома інвесторами, особливо чутливі до цих проблем. Навіть базові транзакції стають тривалими і болісними, якщо їх не бачити. Без онлайн-перевірки документів стає складно захищати контракти в разі суперечок.

Прозорість завдяки перевірці контрактів за допомогою блокчейну

Chaindoc вирішує цю проблему, зберігаючи всі дії в незмінному вигляді на блокчейні. Ви можете:

• Точно бачити, коли підписант відкрив і прочитав файл
• Перевіряйте час кожної дії, а не останній підпис
• Переконайтеся, що після затвердження не було внесено жодних змін

Це робить документи блокчейну безпечними та бездоганними. Це надає кадровим менеджерам докази підписаних контрактів із працівниками та юридичним командам докази, які можна захистити під час аудиту. Прозорість створює довіру, і підписувати онлайн-документи без вагань стає простіше.

Економія часу для фрілансерів та малих і середніх підприємств

Малі підприємства витрачають години свого життя на пошук клієнтів і супровід без відстеження. З Chaindoc ви:

• Переглядайте всі запити на підпис на одній панелі інструментів
• Надсилайте менше електронних листів, автоматизувавши нагадування
• Швидше підписуйте заповнені онлайн-контракти

Невидимість вбиває робочі процеси: пропускаються терміни, платежі не здійснюються вчасно, втрачається довіра. Онлайн-документи Chaindoc роблять усі етапи прозорими, безпечними та ефективними.

Коли ви маєте кілька угод одночасно, дуже легко забути, які документи знаходяться на розгляді, які вже завершені, а які потребують розгляду. Онлайн-документи Chaindoc централізують всю інформацію в єдиній панелі управління, надаючи всім фрілансерам, малим та середнім підприємствам і юридичним командам повний контроль над управлінням робочим процесом електронного підпису.

Перегляд активних та архівних угод

Ви можете миттєво переглянути:

• Діючі контракти, які ще не укладені
• Термін дії незавершених запитів на підпис закінчився
• Готові електронні контракти, які можна зберігати або виставляти в рахунках
• Довгострокові довідкові файли

Така відкритість зменшує ймовірність пропущення затверджень, а також виключає втрату документів блокчейну в поштовій скриньці користувача. У випадку міжнародних команд це означає, що менеджери не повинні чекати, щоб перевірити прогрес роботи за кордоном.

Сортування та фільтрування для чіткості

Чим більше зростає ваш бізнес, тим більше у вас контрактів. Онлайн-документи Chaindoc дозволяють вам:

• Фільтруйте за іменем або компанією учасника
• Ранжуйте за термінами виконання, щоб надати пріоритет терміновим угодам
• Пошук за типом контракту або ключовим словом

Це економить час на ручну перевірку та дозволяє уникнути плутанини у випадку десятків угод. Ви або навчаєтеся підписувати документи онлайн, або маєте справу з величезним обсягом угод; фільтри гарантують прозорість на всіх етапах процесу безпечного підписання документів.

Експорт записів для юридичного або внутрішнього використання

Підписаний файл іноді буває недостатнім; вам потрібні докази. Chaindoc дозволяє вам:

• Експорт аудиторського сліду, що відображає всю активність та дату
• Перевірка клієнта/відповідності або завантаження для заспокоєння клієнта
• Надайте чіткі записи на випадок юридичного захисту в разі спору

Такий експорт робить будь-яку угоду документом, який можна захистити в суді або навіть під час аудиту за допомогою онлайн-перевірки документів. Для малих і середніх підприємств це впевненість, що угода не буде оскаржена, а для юристів — це справа, яка витримає будь-яку перевірку.

Очікування підписів, які завжди запізнюються, є одним з найбільших розчарувань в управлінні контрактами. Онлайн-документи Chaindoc дозволяють бачити всі запити на підпис, що очікують на виконання, тому легко побачити, коли справи не рухаються, надіслати нагадування та внести зміни, щоб угода залишилася в силі.

Виявлення вузьких місць у процесі підписання

Відстеження підписів у режимі реального часу дає чіткий статус кожного одержувача, замість того, щоб гадати, хто затримує угоду. Ви можете миттєво побачити:

• Хто вже підписав документ
• Що повинні зробити решта одержувачів
• Дата та час завершення кожного кроку

Це метод, заснований на даних, який допомагає уникнути непорозумінь і зробити управління робочим процесом електронного підпису прозорим для всіх сторін.

Надсилання розумних нагадувань підписантам

Ручне відстеження забирає багато часу і зазвичай псує відносини з клієнтами. З Chaindoc ви можете:

• Встановіть сповіщення про цифровий підпис, які працюють автоматично
• Нагадування повинні бути персоналізованими, щоб гарантувати їх професійне написання
• Мінімізуйте людські помилки, переконавшись, що жоден контракт не пропустили

Зміна термінів або одержувачів у процесі роботи

Бізнес-ситуації є динамічними, тому й контракти повинні бути динамічними. Chaindoc дозволяє вам:

• Додайте час до кінцевих термінів, якщо підписант потребує додаткового часу для перегляду
• Змінюйте або додавайте нових підписантів без повторного запуску всього процесу
• Скасовуйте або змінюйте запити, зберігаючи контрольний слід документів блокчейну

Ця адаптивність дозволяє вам не сповільнюватися через заміну членів команди або зміни в умовах клієнта.

Після підписання контрактів підприємствам потрібні не просто PDF-файли, а гарантії. Онлайн-документи Chaindoc: кожна підписана угода супроводжується повною онлайн-верифікацією документа, захистом блокчейном та безпечним зберіганням.

Підтвердження того, хто підписав, коли і за яких умов

Використовуючи відстеження підписів у реальному часі, ви отримаєте детальний аудиторський слід, який фіксує:

• Ідентичність та імена окремих підписантів
• Коли і о котрій годині вони це зробили?
• Будь-які умови та положення угоди

Така прозорість забезпечує належну перевірку аудиторського сліду в разі спору та робить управління робочим процесом електронного підпису повністю обґрунтованим у суді або під час аудиту.

Захищені блокчейном завершені підписи

На відміну від традиційних PDF-файлів, документи на блокчейні не можна змінювати або підробляти після їх створення. Кожен підпис зберігається назавжди, що надає вам такі переваги:

• Незмінні документи всіх угод
• Дотримання нормативних вимог: перевірка контрактів на блокчейні
• Додаткова безпека для таких галузей, як фінанси, охорона здоров'я або юридичні послуги

Архівування та легке пошук підписаних контрактів

Підписані контракти не мають сенсу, якщо їх неможливо легко знайти в майбутньому. Chaindoc спрощує такі дії:

• Безпечна система архівування контрактів з можливістю пошуку
• Отримайте до них негайний доступ для перевірки, оновлення або звернення до клієнта
• Зберігайте структуровані документи без додаткової паперової роботи

Ця функція перетворює укладені цифрові угоди на довгострокові активи, що дозволить легко перевіряти їх на відповідність вимогам та ефективно управляти ними.

Довіра та своєчасність — два ключові фактори для кожного професіонала. Незалежно від того, чи є ви фрілансером, малим підприємством чи членом великої юридичної команди, втрата можливості контролювати управління робочим процесом електронного підпису може спричинити затримки, конфлікти або проблеми з дотриманням вимог.

Фрілансери забезпечують своєчасні виплати

У випадку фрілансерів та незалежних консультантів повільне підписання може призвести до затримки оплати. Завдяки відстеженню підписання в режимі реального часу ви зможете бачити час, коли клієнт підписує договір, і пов'язувати угоди безпосередньо з рахунками-фактурами.

Основні переваги для фрілансерів:

• Більш швидке закриття угод, пов'язаних з рахунками-фактурами
• Легко побачити, хто підписав і коли
• Менше конфліктів завдяки онлайн-перевірці документів

Малі та середні підприємства розширюються без втрати контролю

Чим більші малі та середні підприємства, тим більші контракти та кількість осіб, які беруть участь у затвердженні. Онлайн-документи Chaindoc дозволяють менеджерам відстежувати відкриті запити на підпис, сортувати список угод за відділами та зберігати завершені цифрові угоди в одному місці.

Переваги для малих та середніх підприємств включають:

• Всі контракти на панелі інструментів
• Сортування та фільтрування за командою, клієнтом або статусом
• Простий та безпечний процес підписання документів на етапах розробки

Юридичні команди набувають впевненості у дотриманні вимог

У випадку юридичних та кадрових команд дотримання вимог не підлягає обговоренню. У документах блокчейну реєструється кожен крок, включаючи запрошення та сам підпис. Така перевірка контракту блокчейну забезпечує аудиторський слід, який не піддається фальсифікації та є стійким до юридичної перевірки та регуляторних вимог.

Переваги для юридичного відділу:

• Журнал аудиту всіх підписів, який не можна змінювати
• Докази ідентичності та дата підписання
• Остаточно укладені цифрові угоди

Незалежно від того, чи працюєте ви самостійно, чи в команді, ви не втратите жодної можливості, оскільки робочий процес онлайн-документів Chaindoc можна контролювати.

Управління електронними підписами — це не просто натискання кнопки «Підписати». Це питання прозорості, довіри та ефективності на всіх рівнях процесу. Онлайн-документи Chaindoc роблять ваш робочий процес прозорим, безпечним і повністю контрольованим.

Chaindoc гарантує, що всі угоди будуть захищені від підробки та матимуть юридичну силу, поєднуючи відстеження підписів у реальному часі, технологію блокчейн та онлайн-перевірку документів. Незалежно від того, чи є ви фрілансером, малим або середнім підприємством, що розширюється, чи членом юридичної команди, спрощені робочі процеси призведуть до зменшення затримок і збільшення кількості можливостей, які будуть реалізовані вчасно.

Почніть керувати робочим процесом підписання з чіткістю в режимі реального часу вже сьогодні та перетворіть усі контракти на надійні бізнес-активи.