10 найпоширеніших помилок, яких припускаються компанії під час підписання онлайн-контрактів

Більшість проблем, пов'язаних із цифровими контрактами, не спричинені несправністю інструментів або відсутністю функцій. Вони базуються на тому, як команди можуть підписувати онлайн-документи в реальному світі.

Обмін файлами відбувається занадто швидко, перевірки обходять, і досить хороший робочий процес стає реальною юридичною та фінансовою загрозою.

Найцікавіше, що однакові помилки зустрічаються всюди. Ці шаблони повторюються незалежними фахівцями, компаніями, що розширюються, стартапами, які швидко зростають, і навіть відділами кадрів та юридичними командами.

Різні галузі, різні масштаби, але однакові звички, коли люди поспішають створити онлайн-документи та підписати їх у короткий термін.

Це не питання навмисної недбалості. Це тому, що більшість команд були навчені, як підписувати документи, але не як безпечно підписувати онлайн-документи.

Електронна пошта здається звичним засобом комунікації. PDF-файли здаються остаточними. А посилання для доступу зручні — доки щось не піде не так і ніхто не зможе стверджувати, що бачив, редагував або підписував щось.

У цій статті розглядаються 10 помилок, які компанії щодня допускають під час підписання контрактів. Кожна з них може здаватися незначною, але всі вони разом призводять до того, що цифрові контракти так часто стають причиною конфліктів, затримок і дорогих переробок.

Це одна з найбільших помилок, яку роблять компанії, коли підписують онлайн-документи. Проблема зазвичай починається з розрізнених файлів: ланцюжків електронних листів, спільних дисків і «final_v3_last_pdf».

Проблеми з контролем версій документів стають очевидними дуже швидко, коли команди створюють онлайн-документи без будь-якого контролю. Одна особа перевіряє один файл, а інша підписує дещо інший файл.

Обидва вважають, що пройшли правильний процес, проте з юридичної точки зору вони не підписали однакову угоду.

Небезпека стає зрозумілою пізніше:

• Суперечка щодо того, яка версія є дійсною
• Невідповідність очікувань сторін
• Недостатній правовий статус через відсутність доказів

Це типовий випадок ризиків, пов'язаних з цифровими контрактами, що виникають через незахищені робочі процеси електронного підпису. Недостатньо мати підпис, якщо версію документа неможливо перевірити.

Ця помилка уникнута завдяки дизайну онлайн-документів Chaindoc. Контракти мають перевірений аудиторський слід, одну історію та один документ.

Документи Blockchain забезпечують безпеку підписаної версії, а онлайн-перевірка документів гарантує, що було підписано і в який час.

Ця помилка виникає ще до підписання онлайн-документів. Команди поспішають створювати онлайн-документи за допомогою знайомих інструментів і вважають, що достатньо буде простого журналу змін. Це рідко буває достатньо.

Прості журнали змін вказують, що щось було змінено, але не вказують, хто несе за це відповідальність. Вони не запобігають паралельним редагуванням, перезаписуванню положень та мовчазним замінам.

Як наслідок, проблема контролю версій документів спостерігається ще до етапу підписання, що становить приховану загрозу для цифрових контрактів.

Типові результати включають:

• Одночасно використовувалося кілька існуючих версій
• Немає чіткого зв'язку між затвердженнями та редагуваннями
• Недостатні докази в разі суперечок або аудиту

Це призводить до виникнення небезпечних робочих процесів електронного підпису, коли підпис ставиться на документі, який навіть не має стабільної базової лінії.

Контроль версій онлайн-документів Chaindoc починається з моменту створення, а не з моменту підписання. Документи блокчейну забезпечують єдину історію початкового завантаження.

Разом з онлайн-перевіркою документів можна відстежувати всі зміни та забезпечити безпечну співпрацю над контрактом на початковому етапі.

Більшість команд вважають, що коли контракт надсилається на правильну електронну адресу, це підтверджує, що особистість перевірена. Насправді доступ до електронної пошти не може бути підтвердженням особи для контрактів. Це лише доставка.

Типові ситуації, які миттєво руйнують довіру:

• Контракти надсилаються третім сторонам
• Затвердження здійснюється через спільні поштові скриньки
• Доступ до вхідної пошти зберігається за колишніми співробітниками

Підписаний документ у таких випадках не має великої цінності. Відсутність онлайн-перевірки документів унеможливлює підтвердження того, хто ознайомився з угодою або затвердив її.

Це підриває автентифікацію електронного підпису та робить інакше дійсні контракти недійсними.

Онлайн-документи Chaindoc долають цю слабкість, відокремлюючи доступ та ідентичність. Аутентифікація відбувається до взаємодії, а не після підписання.

Разом із документами блокчейну та явним аудиторським слідом контрактів, усі підписи пов'язані з довіреною особою — підписи не вважаються дійсними.

Контракт може виглядати завершеним завдяки підпису на ньому, але без підтвердженої особи підпис може бути легко оскаржений.

Не можна нехтувати перевіркою особи, оскільки її відсутність створює серйозні ризики для цифрових контрактів, особливо коли команди підписують онлайн-документи міжвідомчо або на міжнародному рівні.

Ця помилка найсильніше впливає на:

• HR-контракти з зовнішніми кандидатами
• Дистанційне підписання юридичних договорів
• Міжнародні транзакції, що передбачають дотримання інших стандартів відповідності

За відсутності перевірки особи для контрактів неможливо надати достовірних доказів того, хто насправді затвердив документ.

Це підриває автентичність електронного підпису в суперечках і змушує команди робити припущення, а не надавати докази.

Він має безпечні робочі процеси, що передбачають перевірку особи перед будь-яким підписанням. Постфактумна перевірка не забезпечує безпеку угоди, а лише фіксує проблему.

Онлайн-документи Chaindoc проходять перевірку ідентичності перед доступом або підписанням. На додаток до онлайн-перевірки документів та видимого аудиторського сліду контрактів, ця методологія пов'язує всі підписи з реальною, встановленою особою, що робить контракти обґрунтованими, а не суперечливими.

Одним із найпоширеніших способів втратити контроль над конфіденційними угодами є обмін контрактами через вкладення в електронних листах або відкриті посилання.

Після вилучення файлу з системи він більше не є частиною безпечного робочого процесу, що створює миттєві ризики для цифрових контрактів до підписання командами онлайн-файлів.

Маючи вкладення або публічні посилання, неможливо довести:

• Хто відкрив документ?
• Хто надіслав це іншим сторонам?
• Хто переглядав або завантажував його?

Це порушує безпечну співпрацю за контрактом і довіру сторін. У разі спору контракт не перевіряється надійно, і немає можливості перевірити документи в Інтернеті, щоб зрозуміти, що саме сталося з файлом.

Багато незахищених робочих процесів електронного підпису порушуються саме на цьому етапі: підпис може бути правильним, але механізм доставки — ні.

Навіть надійна аутентифікація електронного підпису без контрольованого доступу стає слабкою з точки зору правового забезпечення.

Контракти розповсюджуються у вигляді перевіреного доступу, а не файлів, за допомогою онлайн-документів Chaindoc. Це робить усі дії прозорими, контрольованими та перевіреними до, під час та після підписання.

Надання кожному права вносити поправки до контракту перед його підписанням здається спільним зусиллям, однак насправді це хаос.

Проблема контролю версій документів є неминучою, коли багато осіб можуть вносити зміни до самого кінця, а команди, ймовірно, поспішають підписувати онлайн-документи.

Це зазвичай призводить до ненавмисних змін безпосередньо перед підписом:

• Номери змінюються випадково
• Речення видаляються або переформулюються виключно з метою виправлення термінології
• Не всі сторони проходять редагування в останній момент

Як наслідок, підписаний документ може не відповідати тому, про що було домовлено. Це одна з найпоширеніших помилок при підписанні контрактів, яка значно збільшує ризики, пов'язані з цифровими контрактами, особливо в юридичних, кадрових та транскордонних відділах.

Відсутність чіткого розподілу ролей не дозволяє онлайн-перевірці документів довіряти затвердженій версії.

Онлайн-документи Chaindoc не дозволяють редагування і продовжують працювати без підпису. Існує суворе розподілення ролей, і коли настає час підпису, документ закривається, а довіра до угоди не втрачається.

Відповідальність втрачається, коли всім людям надаються однакові права доступу. Коли особа може переглядати, редагувати та підписувати один і той самий файл, у майбутньому неможливо чітко відповісти на важливе питання: хто мав право робити що?

Це одна з основних вад більшості незахищених робочих процесів електронного підпису.

За відсутності розподілу ролей дрібні дії легко перетворюються на серйозні проблеми:

• Перед підписанням особа вносить поправки до пункту
• Рецензент схвалює ненавмисно, а не просто переглядає
• Підписувач також змінює раніше узгоджені умови

У таких ситуаціях ризик, пов'язаний з цифровими контрактами, швидко зростає. У разі спору немає аудиторського сліду для контрактів, щоб визначити, чи були дії схвалені чи ні.

Навіть потужна аутентифікація електронного підпису стає марною, якщо дозволи є неоднозначними.

Контроль на основі ролей є основою безпечних методів підписання онлайн-документів. Перегляд, редагування та підписання повинні бути різними операціями з різними привілеями.

Онлайн-документи Chaindoc заздалегідь визначають ролі, тому тільки відповідні особи можуть вжити необхідних заходів на відповідному етапі. Така прозора система забезпечує підзвітність і допомагає уникнути дрібних помилок, які можуть перерости в юридичні суперечки.

Аудиторський слід контрактів може бути нелегким для читання, простим підписаним підтвердженням о 14:32. Часовий штамп не є описом того, що насправді відбувалося навколо підпису, і саме тут зазвичай починаються конфлікти.

Компанії не можуть продемонструвати:

• Хто переглянув документ і потім підписав його?
• Чи був доступ спільним або переадресованим
• У разі змін, внесених безпосередньо перед підписанням
• Хто мав право виступати на якій сцені?

Це створює серйозні ризики для цифрових контрактів, особливо коли команди підписують онлайн-документи всередині відділів, між відділами або за межами країни.

Базова аутентифікація електронного підпису не працює в юридичних або нормативних перевірках, оскільки вона не контекстуалізована.

Щоб знати, як безпечно підписувати онлайн-документи, всі дії повинні бути відстежуваними, а не тільки останній клік.

Онлайн-документи Chaindoc вирішують цю проблему, зберігаючи перегляди, зміни доступу та підписи в єдиній історії з позначкою часу. Такий високий рівень перевірки онлайн-документів робить підписи надійним доказом, а не припущеннями.

На перший погляд, використання електронної пошти, хмарних дисків, редакторів PDF та чат-додатків є гнучким. На практиці така організація забезпечує фрагментовані та незахищені робочі процеси електронного підпису, в яких жодна система не може надати повну картину того, що відбулося з контрактом.

У процесі підписання онлайн-документів у різних інструментах втрачаються важливі докази:

• Зустрічі проводяться в чаті і не документуються
• Drive використовується для редагування файлів, які потім надсилаються в інші місця для підписання
• Доступ надається через електронну пошту без контролю та історії

Це означає, що відтворення подій у разі спорів або аудитів неможливе. Це безпосередньо підвищує ризики цифрових контрактів, оскільки докази або розрізнені, або повністю відсутні.

Контракти вимагають безперервного потоку, щоб знати, як правильно підписувати онлайн-документи. Chaindoc online зберігає записи про створення, доступ, підписання та перевірку в одному середовищі.

Це рішення, разом з онлайн-перевіркою документів та журналами, що підтримуються блокчейном, забезпечить докази та дозволить здійснювати дійсно безпечну співпрацю за контрактом без необхідності використання додаткових інструментів або ручної перевірки.

Це найдорожча помилка з усіх. Коли команди підписують онлайн-документи, всі помилки є юридичними питаннями, а не просто виправленнями.

Переговори, юридична експертиза та втрата часу, які, ймовірно, будуть супроводжувати виправлення дат, пунктів, умов SLA або умов IP після підписання, зазвичай є непотрібними.

Проблема полягає не в самому підписі, а в часі перевірки. Перевірки в більшості незахищених робочих процесів електронного підпису вважаються додатковим завданням.

Лише коли щось йде не так, команди переглядають ідентичність, версії та дозволи. На цей момент контракти вже укладені.

Ефективна перевірка документів в Інтернеті дозволяє здійснювати контроль у відповідний час — перед підписанням. Перевірка версій, ідентифікація та контроль доступу гарантують, що команди затверджують саме те, що вони насправді мають намір затвердити.

Це є основою надійної автентифікації електронного підпису.

Chaindoc усуває причини проблем на рівні робочого процесу, а не вирішує їх після виникнення. Платформа побудована на простих архітектурних принципах, які запобігають повторенню частих помилок при підписанні контрактів, навіть у командах, що працюють у швидкому темпі та щодня підписують електронні документи.

Один документ, одна версія, одна хронологія

Chaindoc має єдине джерело достовірної інформації.

• Один файл замість нескінченної кількості файлів «final_final_v7.pdf»
• Тільки один блокчейн документує хронологію, а не фрагментовані
• Легко помітна історія, яка описує, що було змінено і коли, без необхідності ручного уточнення

Ця стратегія не усуває невизначеності на рівні структури за допомогою додаткових перевірок.

Перевірка перед доступом, а не після підписання

Безпека починається ще до того, як хтось відкриє файл.

• Доступ надається тільки після перевірки особи для укладення договорів
• Після підписання перевірка не проводиться
• Усі взаємодії пов'язані з реальною особою, а не лише з адресою електронної пошти

Це робить онлайн-перевірку документів стандартною процедурою, а не заходом для відновлення.

Робочі процеси, готові до аудиту, без додаткових ручних кроків

Chaindoc — це режим запису контексту.

• Аудиторський слід для контрактів створюється на льоту
• Доступ, дії та час є деякими з елементів, що містяться в журналах, а не тільки підпис
• Ніяких зовнішніх журналів, скріншотів, ручного збору доказів

Таким чином, безпечна співпраця над контрактами відбувається природно, без додаткового операційного навантаження.

Більшість проблем, пов'язаних з цифровими контрактами, є не наслідком використання електронних підписів, а результатом того, як команди вирішують підписувати онлайн-документи.

Відсутність перевірки, анархія версій та нечіткі робочі процеси перетворюють прості угоди на дорогі ризики.

Суть дуже проста: безпечний процес підписання повинен бути простим. Командам не потрібно думати про захист, коли ідентифікація, доступ та історія є частиною робочого процесу, оскільки це відбуватиметься автоматично.

Це рішення про робочий процес, яке є рішенням про впевненість. Підписання онлайн-документів означає ясність, доказовість і впевненість, і коли контракти перестають бути загрозою, вони стають міцною основою для співпраці.