Автоматизація виставлення рахунків після електронного підпису: рахунки-фактури, передплати та депозити в Chaindoc

Фінансовий процес починається лише після підписання документа. Компанії стикаються з проблемами затримок платежів, плутаниною у звітності та ручним відстеженням періодичних платежів. Ось чому пост-підписне білінгування є необхідним для збереження стабільного грошового потоку — організація платежів, що підлягають сплаті після підписання контракту, робить операцію передбачуваною та дозволяє уникнути неоплачених залишків.

У попередній статті ми розповідали про функцію Sign-and-Pay, яка поєднує електронні підписи з миттєвою оплатою. У цій статті ми зробимо крок далі до автоматизації: тут ми обговоримо, як обробляти рахунки-фактури, передплати, депозити, нагадування про оплату та налаштування авторизації після підписання контракту.

• Для фрілансерів це буде гарантією своєчасної оплати
• Для агентств це простий аспект роботи з ретейнерами
• Для компаній це забезпечує стабільний грошовий потік при мінімальних зусиллях

Chaindoc — це прозора та зрозуміла система розрахунків після підписання договору, яка забезпечує контроль фінансів навіть після підписання угоди.

У більшості компаній підписання угоди не означає отримання оплати. Це створює одну велику прогалину: затримка між підписанням і фактичною оплатою заморожує оборотний капітал і дестабілізує фінансову систему. Затримки в оплаті або ручні платежі роблять майже неможливим прогнозування доходів, бюджету або кадрового забезпечення.

Chaindoc post-sign billing усуває цю прогалину, інтегруючи електронні підписи з логікою оплати після підписання. Ви добре знаєте, коли очікується надходження грошей, коли вони належать до сплати та коли оплачуються контракти. Така передбачуваність підвищує фінансову дисципліну та мінімізує раптові перебої в грошових потоках.

• Для фрілансерів це означає, що клієнти не можуть відкладати платежі «до закінчення свят»
• Для агентств це забезпечує більш чіткий графік доходів від передплати
• Для корпоративних команд це дозволяє точно прогнозувати доходи та аналізувати виконання контрактів у довгостроковій перспективі

При ручному виставленні рахунків всі етапи циклу оплати схильні до хаосу та затримок. Навіть незначні розбіжності накопичуються і з роками призводять до значних втрат доходів.

Поширені проблеми з ручним виставленням рахунків

• Людські помилки: неправильна сума, дублювання рахунків-фактур або депозитів є поширеними випадками, коли платежі здійснюються за допомогою електронних таблиць або електронної пошти
• Розрізнена комунікація: коли менеджери мають відповідати на десятки повідомлень електронної пошти, посилань на повідомлення та версій документів, це є марною тратою часу, який можна було б присвятити клієнтам або проектам
• Пропущені терміни та забуті платежі: якщо не використовувати автоматичні сповіщення, легко втратити пріоритети щодо того, коли клієнт повинен отримати рахунок, особливо коли одночасно управляється кілька контрактів
• Хаос у звітності: без централізованого моніторингу команди не матимуть чіткого уявлення про оплачені контракти, очікувані платежі та прострочені платежі. Це робить фінансові прогнози неточними
• Приховані фінансові розриви: гроші, зібрані у вигляді половини оплати або авансового платежу, зазвичай не зараховуються до певних документів. Це плаваючі транзакції, які спотворюють реальну ситуацію з готівкою
• Відсутність можливості аудиту: за відсутності зв'язку між платежами та контрактами бухгалтери не мають можливості відстежити, коли і чому відбулася транзакція
• Підірвана довіра та авторитет: відсутність послідовності в відстеженні платежів дратує клієнтів, породжує конфлікти та підриває довгострокові відносини

Chaindoc прагне забезпечити максимально плавний процес підписання документів. Коли клієнт підписує контракт або рахунок-фактуру, оплата негайно здійснюється через Stripe. Ви отримаєте список статусів усіх транзакцій — Оплачено, Очікується, Неоплачено або Помилка — на єдиній панелі управління, без необхідності переходити між електронною поштою та електронними таблицями.

Chaindoc дозволить вам реалізувати повторювані платежі під час підписання документа, якщо йдеться про передплату або будь-які інші довгострокові контракти. Це означає, що клієнт заздалегідь приймає графік платежів, а система автоматично ініціює наступні платежі на основі заздалегідь визначених умов.

Крім того, сайт допомагає усунути пропущені платежі. Ви маєте можливість створювати нагадування про оплату в тому ж інтерфейсі, не створюючи окремі електронні листи або шаблони. Кожна дія документується в журналі аудиту, підписі, оплаті, нагадуванні тощо як цифровий доказ.

Chaindoc не тільки організовує фінансові процеси, але й створює нову культуру платежів, коли процес підписання та виконання фінансових зобов'язань стає єдиним, безперебійним процесом.

Коли терміни узгоджені, платежі повинні здійснюватися без компромісів і передбачувано. Chaindoc дає компаніям можливість вибрати модель оплати, яка найкраще підходить для їхньої співпраці: одноразовий рахунок, періодична передплата або система депозитів/авансів. Це дозволяє впорядкувати фінансові вимоги та зменшити обсяг ручної праці.

Одноразові рахунки-фактури

Один рахунок-фактура підходить, коли вам потрібно отримати оплату за досягнутий етап у наданні послуги або реалізації проекту. Chaindoc, його можна додати до договору, де клієнт підпише договір і підтвердить умови та оплату. Рахунок-фактура також може мати термін оплати, відстрочку платежу або план розстрочки, якщо це зазначено в угоді. Це гарантує фінансову прозорість і зменшує втрату часу.

Повторні підписки

Chaindoc дозволяє здійснювати періодичні платежі у випадку довгострокових проектів або договорів про надання послуг, які налаштовуються безпосередньо під час підписання. Користувач може встановити щомісячний, щоквартальний або індивідуальний графік. Після підписання подальші транзакції відбуватимуться автоматично, без нагадувань та дублювання рахунків-фактур.

Система дозволить вам:

• Тимчасово призупиніть платежі
• Перегляньте суму або план
• Продовжуйте пізніше

Це особливо зручно для агентств, освітніх платформ або SaaS-команд, співпраця яких має циклічний характер.

Депозити та аванси

У випадках контрактів, які фінансуються поетапно, ви можете встановити депозит або аванс.

Депозит служить гарантією виконання і може бути внесений після завершення проекту або повернутий відповідно до умов договору.

Аванс — це плата за доступ, яка сплачується заздалегідь за продовження надання послуг, таких як юридичні або маркетингові послуги.

Chaindoc дозволяє безпосередньо вводити всі ці деталі в контракт — коли гроші заблоковані, вивільнені або повернені. Це допомагає уникнути конфліктів і дає можливість контролювати весь фінансовий цикл.

Нарешті, Chaindoc пропонує глобальну модель розрахунків. Будь то окремий проект, довгострокові відносини або контракт на основі депозиту, всі платежі чітко позначені, добре зберігаються та додаються до підписаних документів.

У випадку підприємств, які мають постійні клієнтів, важливим є не тільки отримання оплати, але й спрощення майбутніх транзакцій. Саме тому Chaindoc забезпечує безпечне зберігання платіжних методів. Це означає, що клієнти зможуть авторизувати наступні платежі без необхідності щоразу заповнювати платіжну інформацію при підписанні нового договору або поновленні передплати.

Додаткова згода на платежі

Підписуючи контракт, користувачі можуть додати пункт, що надає дозвіл на майбутні платежі, що є юридично дозволеним варіантом авторизації періодичних або етапних платежів. Ця згода є обов'язковою протягом терміну дії контракту і може бути відкликана клієнтом у будь-який час. Якщо термін дії авторизації закінчиться або клієнт змінить спосіб оплати, Chaindoc забезпечить швидку повторну авторизацію без зайвих підтверджень і запитів.

Ця послуга особливо корисна для компаній, які працюють з передплатами або багатоетапними проектами. Клієнт повинен підписати договір лише один раз і погодитися з встановленим графіком оплати, після чого система автоматично здійснюватиме подальші платежі. Компанії, зі свого боку, отримують надійний приплив грошових коштів без необхідності надсилати нагадування або здійснювати багаторазові платежі.

Безпека та контроль доступу

Усі збережені способи оплати шифруються — дані карток ніколи не зберігаються на стороні користувача. Chaindoc використовує Stripe для обробки всіх транзакцій, і це відповідає міжнародному стандарту безпеки PCI DSS.

Доступ до платіжних токенів та статусів транзакцій на основі ролей Доступ до деталей транзакцій або повторного ініціювання платежу можуть переглядати лише уповноважені члени команди. Це відповідає принципу мінімальних привілеїв: з одного боку, фінансові менеджери мають повний доступ, а з іншого боку, інші члени команди можуть переглядати лише загальні статуси платежів.

Chaindoc забезпечує оптимальний баланс між зручністю повторних платежів та повним контролем над фінансовим доступом, що робить процедури виставлення рахунків простими, відкритими та безпечними для всіх зацікавлених сторін.

Замість того, щоб зупинятися на загальних поясненнях затримки платежів, ми можемо розглянути способи налаштування процедури в Chaindoc — як нагадувати клієнтам про заборгованість і як повторно стягувати плату без укладення нових угод.

Нагадування про оплату

Ви також можете нагадати клієнту про пряму оплату через панель управління Chaindoc за допомогою декількох кліків, якщо оплата не надійшла після підписання контракту з клієнтом. Повідомлення пересилається на електронну адресу, пов'язану з контрактом, і містить посилання для оплати, яке слід негайно використати.

У системі ви можете вибрати, кому буде надіслано нагадування:

• Головний підписант
• Фінансовий контакт компанії

У разі контрактів із жорсткими термінами, існує можливість встановлення пільгового періоду, протягом якого оплата не штрафується до закінчення цього періоду. У разі, якщо клієнт не відповідає, статус оплати буде змінено на Неоплачений, а доступ до послуги або документа може бути тимчасово заблоковано відповідно до умов контракту.

Історія всіх спроб оплати та нагадувань реєструється в історії активності, що полегшує відстеження та комунікацію.

Стратегії повторних спроб

У деяких випадках платежі не приймаються через технічні причини: закінчення терміну дії картки, зміну банку або короткочасну несправність мережі. Chaindoc дозволяє використовувати стратегію повторної спроби збору платежів у таких випадках.

Ви самі вирішуєте, коли хочете повторити спробу:

• Зараз
• Через день
• Коли клієнт змінює спосіб оплати

При додаванні нової картки одна з них автоматично оновлюється з новими даними. Ви навіть маєте можливість змінити тип платежу, наприклад, з картки на банківський переказ або цифрову валюту, без будь-яких змін у структурі контракту.

Цей інтелектуальний алгоритм оплати допомагає мінімізувати прострочені платежі і при цьому утримувати клієнтів. За допомогою таких інструментів ви отримуєте надійну фінансову систему, в якій навіть затримки не впливають на грошові потоки вашого бізнесу.

Chaindoc також надає єдину інтерактивну панель, яка містить всю вашу фінансову історію після підписання контракту, що дає користувачам можливість переглянути повну картину своїх грошових потоків. Будь-які платежі, депозити, нагадування та повторні спроби також автоматично документуються. Кожна дія має час виконання та статус, що допомагає користувачам визначати свій фінансовий стан у режимі реального часу без необхідності ручного запиту.

Функції панелі інструментів

Панель інструментів допоможе вам:

• Відстежуйте кожну оплату та депозит у режимі реального часу
• Переглядайте автоматичні оновлення нагадувань та повторних спроб
• Миттєво оцініть своє поточне фінансове становище

У розділі «Документи» ви можете переглянути контракт, пов'язаний з кожною транзакцією, а також підтвердження або квитанції про оплату. Це спрощує складання звітності та забезпечує повну юридичну прозорість у відносинах з клієнтами. У разі команд, які мають кілька контрактів одночасно, система замінює старі таблиці, а всі етапи, підписи, остаточні платежі тощо відображаються на екрані.

У Журналі активності відображаються не тільки статуси платежів, але й уся історія комунікації: час надсилання нагадування, час відкриття документа клієнтом або час здійснення платежу. Це означає, що не потрібні жодні зовнішні системи моніторингу і можна повністю контролювати всі фінансові операції на платформі.

Таким чином, команди отримують не тільки інструмент для бухгалтерського обліку, але й зручну систему аналізу рахунків, яка покаже, які угоди є стабільними джерелами доходу, де відбувається втрата часу та як оптимізувати майбутні грошові надходження.

Chaindoc можна легко використовувати в різних бізнес-моделях, наприклад, фрілансерами, агентствами та навчальними закладами.

Агентства та ІТ-компанії

Chaindoc допомагає агентствам та командам розробників підтримувати білінг на основі SLA або погодинні пакетні платежі. Наприклад, компанія може планувати щомісячні платежі за певну кількість годин або за етапи проекту. Усі платежі підписуються електронно та пов'язані з відповідним контрактом, що спрощує звітність та відстеження дотримання вимог.

Юридичні фірми

Авансові платежі є поширеною практикою в юридичній галузі; це попередні платежі, які здійснюються для продовження надання послуг. У Chaindoc це повністю прозоро: клієнт підписує угоду, підтверджує оплату і може бачити залишок коштів на своїй інформаційній панелі. Тим часом фірма може встановити гнучкі правила, такі як автоматичне поновлення авансового платежу після його вичерпання або нагадування про поповнення.

Нерухомість та освіта

Chaindoc також добре підходить для галузей, де встановлені терміни оплати. З одного боку, він обробляє застави та щомісячну оренду від імені власників нерухомості, з іншого боку — семестрові або курсові внески від імені навчальних закладів. Кожна транзакція реєструється, а клієнтам автоматично надаються цифрові квитанції — ніхто не повинен підтверджувати транзакції вручну.

Chaindoc допомагає компаніям підтримувати постійний фінансовий потік — вони можуть отримувати платежі вчасно та управляти грошовими потоками відповідно до контракту. Автоматичне відстеження платежів допомагає полегшити навантаження на фінансові відділи та дозволяє ефективніше планувати інвестиції та уникати дефіциту грошових коштів. Усі транзакції, передплата, депозит або одноразовий платіж, відбуваються в чітко визначеному середовищі, тому управління грошима буде структурованим та простежуваним.

У випадку компаній це означає більш точний прогноз бюджету та зменшення кількості несподіванок. Клієнти можуть мати чітку, зрозумілу систему оплати без нагадувань або затримок платежів, що сприяє зміцненню довіри та ділових відносин. Інформація, що збирається в Chaindoc, показує тенденції: які контракти можуть принести стабільний дохід, де платежі призупинені та як поведінка клієнтів може змінюватися протягом певного періоду. Ці аналітичні дані дозволяють розробляти фінансові стратегії, що базуються на фактах, а не на припущеннях.

Нарешті, після підписання рахунку-фактури виникає фінансовий баланс — всі платежі можна передбачити, всі транзакції можна розглядати в контексті, а всі рішення приймати на основі кількісно вимірюваної інформації.

Chaindoc не тільки стабілізує фінанси, але й зменшує навантаження на команди. Завдяки автоматизованому виставленню рахунків співробітникам не потрібно вручну підтверджувати платежі, надсилати нагадування та дублювати рахунки: система робить все це за кілька кліків.

Ключові переваги

• Економія часу для фінансових та операційних команд
• Менше ручних помилок і швидша обробка
• Покращено фокус на клієнтах та розробці продуктів

Зменшення кількості ручних операцій означає зменшення кількості помилок і прискорення процесів. Команди можуть зосередитися на відносинах з клієнтами та розробці продуктів, а не на паперовій роботі.

Гнучкість системи ролей і доступу платформи означає, що кожна особа бачить тільки те, що їй потрібно: менеджери можуть бачити статус платежів, а фінансові спеціалісти — історію транзакцій. Це підвищує ефективність роботи команд і сприяє дотриманню внутрішніх угод про рівень обслуговування (SLA).

Це прискорює роботу, сприяє злагодженій роботі команд і мінімізує людські помилки. Автоматизація білінгу Chaindoc перетворює складні фінансові процеси на прості, послідовні дії, забезпечуючи командам стислість і впевненість протягом усього робочого процесу.

Зручність післяплатного виставлення рахунків — не єдиний стратегічний стовп сталого фінансового зростання. Вона забезпечує стабільний грошовий потік, скорочує час отримання грошей і дає компаніям повну прозорість щодо термінів і причин платежів. Це допомагає компаніям зменшити ризики, запровадити фінансову дисципліну та зосередитися на розширенні бізнесу, а не на стягненні прострочених рахунків.

Chaindoc спрощує цей процес: ви формуєте контракт, а потім вказуєте умови оплати, а система робить все інше. Рахунки, депозити, періодичні передплати та нагадування про оплату інтегровані в єдиний потік — інтеграції чи технічні перешкоди не потрібні.

Таким чином, пост-фактурне виставлення рахунків стає основою успішного фінансового циклу, що мінімізує ризики, стабілізує грошовий потік і дозволяє підприємствам не турбуватися про управління рахунком, а зосередитися на розвитку.

Налаштуйте післяпідписне виставлення рахунків у Chaindoc — використовуйте рахунки-фактури, депозити, передплати та нагадування, щоб ваші платежі здійснювалися безперебійно та вчасно.