O que é assinatura eletrônica e os três tipos da lei

Assinatura eletrônica é qualquer dado em formato eletrônico que uma pessoa usa para manifestar concordância com um documento. Nome digitado, caixa marcada, rabisco feito com o dedo, certificado criptográfico. Tudo isso entra na definição.

A amplitude costuma surpreender. A lei foi escrita assim de propósito, para não amarrar o direito a uma tecnologia que envelhece.

No Brasil o texto de referência é a Lei 14.063, de 2020. Ela não dá uma definição única de assinatura eletrônica: dá uma classificação em três tipos, e é dela que sai quase tudo o que importa na prática.

O que a assinatura eletrônica não é

Não é senha. Senha autentica um acesso, não manifesta vontade de se obrigar.

Não é o documento. O documento carrega o conteúdo, a assinatura carrega a concordância.

E não é sinônimo de assinatura digital, que é um procedimento criptográfico específico. A diferença parece acadêmica. Ela decide o que você consegue provar depois.

Por que a classificação importa mais que a definição

Perguntar se assinatura eletrônica vale é a pergunta errada. Vale, quase sempre.

A pergunta certa é qual tipo aquele documento exige, e o que você consegue demonstrar se alguém contestar. São duas coisas diferentes, e a segunda é onde as disputas acabam.

Este guia percorre a classificação da lei, o que cada tipo exige, quem pode recusar a sua assinatura e por quê. Sem entrar em como obter certificado, que é outro caminho.

O artigo 4º da Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três tipos. Vale ler cada um com atenção, porque as diferenças são específicas.

Assinatura eletrônica simples é, nos termos do inciso I, a que permite identificar o seu signatário e a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário.

Assinatura eletrônica avançada é a do inciso II: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. O mesmo inciso lista três características: estar associada ao signatário de maneira unívoca, utilizar dados de criação que o signatário possa, com elevado nível de confiança, operar sob seu controle exclusivo, e estar relacionada aos dados associados de modo que qualquer modificação posterior seja detectável.

Assinatura eletrônica qualificada é a do inciso III: a que utiliza certificado digital nos termos do parágrafo 1º do artigo 10 da Medida Provisória 2.200-2, de 2001. É a assinatura com certificado ICP-Brasil.

Repare no detalhe do inciso II: a avançada depende de ser admitida pelas partes ou aceita por quem recebe o documento. Isso não é formalidade. É a condição que a torna oponível.

O artigo 5º trata do uso das assinaturas nas interações com entes públicos, e o parágrafo 1º organiza a escala.

A assinatura eletrônica simples poderá ser admitida nas interações com ente público de menor impacto e que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo. A avançada poderá ser admitida, inclusive nessas mesmas hipóteses, e também no registro de atos perante as juntas comerciais. E a qualificada será admitida em qualquer interação eletrônica com ente público, independentemente de cadastramento prévio.

Ou seja: a qualificada abre todas as portas. As outras abrem portas específicas.

Onde a lei obriga a qualificada

O parágrafo 2º do mesmo artigo lista hipóteses em que o uso da assinatura eletrônica qualificada é obrigatório. Entre elas estão os atos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo, a emissão de notas fiscais eletrônicas, com exceção das emitidas por pessoas físicas e microempreendedores individuais, para quem o uso é facultativo, e os atos de transferência e registro de bens imóveis.

Fora dessas listas, a escolha volta a ser sua e da outra parte.

E fora do setor público

Entre empresas e pessoas, a lei não impõe tipo. Vale o que as partes combinarem, e é por isso que o inciso II fala em ser admitida pelas partes.

O passo a passo de assinatura no portal do governo está no guia sobre como assinar documento pelo gov.br, que é outro assunto: lá o tema é o serviço, aqui é a classificação.

Como decidir sem complicar

Comece pelo documento, não pela tecnologia. Três perguntas resolvem quase sempre.

Alguma norma impõe tipo para esse ato? Se impõe, a norma decide e não há escolha. A outra parte exige algo específico? Bancos, seguradoras e órgãos públicos exigem com frequência, e podem. O valor em jogo justificaria uma disputa judicial?

Três negativas significam que a simples com trilha de auditoria decente é a escolha proporcional. Puxar a qualificada para um acordo de confidencialidade custa tempo e dinheiro e não compra nada.

Esse é o tipo que menos gente conhece e o que mais resolve problema no dia a dia das empresas.

A avançada existe justamente para o caso em que não há certificado ICP-Brasil. O inciso II a define como a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica.

Esse "outro meio" é a porta larga. Uma plataforma de assinatura que identifique o signatário de maneira unívoca, mantenha os dados de criação sob controle exclusivo dele e torne detectável qualquer alteração posterior atende às três características do inciso.

O que precisa estar registrado

As três características do inciso II não se demonstram com uma declaração. Demonstram-se com registro.

Vínculo unívoco significa saber quem foi, com identidade verificada e não apenas um nome digitado. Controle exclusivo significa que só o signatário podia acionar aquela assinatura. Modificação detectável significa uma impressão criptográfica do arquivo no momento da assinatura, que deixa de bater se um único byte mudar.

Isso é o que uma trilha de auditoria decente registra: quem abriu, quem assinou, quando, de qual endereço IP e contra qual identidade de e-mail verificada.

Sem esse registro, você tem uma assinatura tecnicamente avançada e nada para mostrar. Para ver o que um arquivo assinado realmente carrega, use o verificador de PDF. Para conferir assinaturas com certificado ICP-Brasil, o caminho é outro e está no guia do validador ITI.

Os dois termos são trocados o tempo todo, e não querem dizer a mesma coisa.

Assinatura eletrônica é o conceito jurídico. Representa a vontade de alguém de se obrigar por um documento.

Assinatura digital é o procedimento criptográfico. Usa infraestrutura de chaves públicas e uma autoridade certificadora para ligar um par de chaves a uma identidade, e gera uma impressão do documento no instante da assinatura.

A assinatura digital é, portanto, uma forma de implementar uma assinatura eletrônica. Não é a única, e a lei não a exige para a maior parte dos acordos privados.

O que ela entrega tem nome: irretratabilidade. O signatário não consegue sustentar depois que não foi ele, porque a prova viaja dentro do arquivo e não no banco de dados de um fornecedor.

Imagem de assinatura não prova nada

Colar uma foto da assinatura à caneta num PDF parece assinar. Não demonstra coisa alguma.

A imagem não diz se a página quatro foi trocada depois. E se copia de um documento para outro sem que ninguém perceba.

Uma impressão criptográfica muda no instante em que um byte muda. Não é argumento de marketing. É aritmética, e qualquer um refaz a conta.

Assinatura recusada quase nunca é assinatura quebrada. Costuma ser incompatibilidade, e a solução muda conforme o caso.

Tipo insuficiente. O destinatário exige qualificada e você mandou simples. Reenviar não adianta. É preciso certificado digital nos termos exigidos.

Falta de acordo. Entre particulares ninguém é obrigado a aceitar seu método se ele não foi combinado. O próprio inciso II condiciona a avançada a ser admitida pelas partes.

Integridade rompida. O arquivo mudou depois de assinado. Salvar de novo no programa errado já basta para isso acontecer.

Certificado vencido. Todo certificado tem data final. Depois dela, novas assinaturas falham.

Um caso comum

Um fornecedor manda um contrato assinado. O jurídico abre, insere um comentário, salva e encaminha. O financeiro roda a verificação e recebe erro.

Ninguém agiu de má-fé. O comentário reescreveu o arquivo, a impressão deixou de bater com a capturada na assinatura, e o verificador fez exatamente o que devia. O documento estava certo. A cópia é que não estava mais.

A correção é de processo, não de tecnologia. O original assinado fica intocado num lugar só, e cópias circulam para leitura.

Contra os demais casos, uma cláusula resolve: escreva no contrato qual método de assinatura as partes aceitam, antes de alguém assinar. Os modelos de contrato já trazem essa cláusula.

Para a maior parte da rotina comercial, a simples resolve.

Propostas, pedidos, acordos de confidencialidade, contratos sem forma exigida em lei, aprovações internas: vale a liberdade contratual. O que as partes combinarem prevalece.

O que você precisa não é de um tipo mais caro. É de prova que a outra parte consiga conferir sozinha.

Guardar, senão a prova evapora

Uma assinatura que verificava bem no primeiro ano não vale nada no sexto se o arquivo sumiu. Prazos de guarda variam por tipo de documento e costumam durar mais que o software que gerou a prova.

Guarde o original assinado, não uma reexportação: ela parece igual e tem outra impressão. Guarde a trilha junto do arquivo, não num sistema separado, porque arquivos separados sempre divergem. E teste uma vez se os dois abrem sem assinatura ativa do serviço.

Se você só precisa de um visual de assinatura limpo para inserir num documento, o gerador de assinatura faz isso em um minuto. Para comparar planos, veja os preços do Chaindoc. E para um fluxo completo com vários signatários, veja como funciona a assinatura.

Três perguntas para qualquer fornecedor

O que acontece com a prova se você cancelar? Se a trilha vive só no banco de dados do fornecedor, encerrar o contrato pode custar a prova junto.

Um terceiro consegue conferir um documento assinado sem ter conta? Verificação independente é a diferença entre prova e alegação.

E o que o preço faz quando o volume cresce? Cobrança por envelope parece barata no piloto e fica cara exatamente quando o método pega.