Құжаттарды басқару

Chaindoc құжаттарыңызды блокчейн растауы, нұсқа басқаруы және толық аудит журналымен сақтайды. Бұл бетте жүктеу, ұйымдастыру, рұқсаттар, сақтау мерзімі және құжаттардың өмірлік циклі бойынша қозғалуы қамтылған.

Егер сіз ортақ дискіден немесе негізгі файл сақтауынан көшкен болсаңыз, ең үлкен айырмашылық — әрбір әрекет журналдандырылады және әрбір жарияланған құжатқа блокчейн хэші беріледі. Кім нені, қашан өзгерткенін кездейсоқ жоғалтып алу мүмкін емес.

Құжаттардың өмірлік циклі

Құжаттар құру, қол қоюға жіберу және аяқталу сатылары арқылы қозғалады. Өзгерістерді қолмен басқарудың қажеті жоқ; олар қол қоюшылардың әрекеттеріне негізделген автоматты түрде жүреді.

Құжат күйлері

• Draft — әлі дайындалып жатыр, жіберілмеген
• Pending — қол қоюға жіберілді, біріншісін күтуде
• In progress — кем дегенде бір қол жиналды, тағы бар
• Completed — барлық қолдар жиналды, құжат қорытындыланды
• Declined — қол қоюшы құжатты қабылдамады
• Voided — сіз оны аяқталмай тұрып болдырмадыңыз
• Expired — мерзімі өтті, барлық қол жиналмады
• Archived — ұзақ мерзімді сақтауға көшірілді

Өзгерістер қалай жұмыс істейді

Өзгерістер автоматты түрде жүреді. Сіз жобаны жіберген кезде, ол «pending» күйіне айналады. Бірінші қол қоюшы қол қойғанда, ол «in progress» күйіне көшеді. Соңғысы қол қойғанда, ол «completed» болады. Сіз құжатты кез келген уақытта жарамсыз ете аласыз, ал қол қоюшылар кез келген уақытта бас тарта алады. Мерзімі өтсе, ол «expired» болады.

Құжаттарды жүктеу

Қолдау көрсетілетін пішімдер

Chaindoc көптеген кеңінен қолданылатын файл түрлерін қабылдайды. PDF емес файлдар жүктелген кезде автоматты түрде PDF-ке айналады (түпнұсқасы жүктеп алу үшін қол жетімді).

• PDF (ұсынылады)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Суреттер: JPG, PNG, GIF, TIFF — OCR мәтін танумен PDF-ке айналады
• Мәтіндік файлдар: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Жүктеу әдістері

Браузерге сүйреп апару ең жылдам жолы. Сондай-ақ файл таңдаушыны, Google Drive / Dropbox / OneDrive-тан импорттауды немесе API арқылы бағдарламалық жүктеуді қолдануға болады. Көп файлды жүктеу үшін API бір сұраныста бірнеше файлды жіберуді қолдайды.

Ең көп файл өлшемі — 50МБ. Егер сіз үнемі осы шектеуге тап болсаңыз, PDF-теріңізді жүктеу алдында сығыңыз.

Құжаттарыңызды ұйымдастыру

Қалталар

Шексіз қалталар мен ішкі қалталарды жасай аласыз. Көптеген топтар бөлім, клиент немесе жоба бойынша ұйымдастырады. Қалталарды топпен бөлісуге немесе жеке сақтауға болады.

Құжаттарды қалталар арасында жылжыту үшін сүйреп апару жұмыс істейді. Көп файлды жүктеу алдында анық құрылымды орнату маңызды, өйткені кейінірек қайта ұйымдастыру қиын.

Сүзгілер және іздеу

Сүзгілер күй, күн диапазоны, қол қоюшы, құжат түрі немесе теңшелетін тегтер бойынша тарылтуға мүмкіндік береді. Сүзгі комбинацияларын көріністер ретінде сақтай аласыз, сондықтан оларды әр жолы қайта құрудың қажеті жоқ.

Іздеу құжат атаулары, сипаттамалар, метадеректер, қол қоюшы аттары, электрондық пошталар және тіпті блокчейн транзакция ID-лері бойынша жұмыс істейді. Ол құжат мазмұны ішінде толық мәтінді іздеуді де қолдайды, бірақ үлкен кітапханаларда бұл баяуырақ.

Тегтер және метадеректер

Әрбір құжатқа стандартты метадеректер автоматты түрде беріледі: атау, құрушы, күндер, файл өлшемі, бет саны, күй және блокчейн транзакция ID-лері. Сондай-ақ келісімшарт құны, клиент аты немесе жоба коды сияқты нәрселер үшін теңшелетін өрістерді (мәтін, сан, күн, ашылмалы тізім) қосуға болады.

Тегтер хэштег негізіндегі. Қалағаныңызша қосыңыз, олар сіздің барлық тегтеріңізден автотолтырудан өтеді. Егер сізге бір уақытта топ құжаттарын белгілеу керек болса, топтық тегтеу жұмыс істейді.

Сақтау және қауіпсіздік

Құжаттар AES-256 арқылы тыныштықта және TLS 1.3 арқылы тасымалдау кезінде шифрланады. Сақтау әр 6 сағат сайын автоматты резервтік көшірмелермен бірге бірнеше аймаққа бөлінген. Шифрлау және қолжетімділік бақылаулары туралы қосымша ақпарат алу үшін қауіпсіздік нұсқаулығын қараңыз.

Блокчейн бекіту

Сіз құжатты жариялаған кезде, оның хэші блокчейнге жазылады. Қосымша хэштер әр күй өзгерісінде (қол қойылды, жарамсыз етілді және т.б.) тіркеледі. Бұл құжаттың бар болуы мен бүтіндігінің Chaindoc-тың өзі жоғалса да, сақталатын тәуелсіз дәлелін жасайды.

Нұсқа басқару

Сол құжаттың жаңа нұсқасын жүктеңіз, ал Chaindoc тарихты автоматты түрде қадағалайды. Сіз алдыңғы нұсқаларды көре, салыстыра және қалпына келтіре аласыз. Әрбір нұсқаға өз блокчейн хэші беріледі, ал аудит журналы кім нені, қашан жүктегенін көрсетеді.

Қолжетімділік бақылауы

Рұқсаттар әр адамның құжатпен не істей алатынын бақылайды. Сіз бұларды құжат немесе қалта деңгейінде орнатасыз.

Рұқсат деңгейлері

• Owner — толық бақылау, жоя алады және кімге басқа қолжетімділік бар екенін басқара алады
• Editor — өңдей алады, қол қоюға жібере алады және құжатты басқара алады
• Viewer — тек оқу, көре алады және жүктей алады
• Signer — тағайындалған құжаттарды көре алады және қол қоя алады
• Commenter — көре алады және пікір жаза алады, бірақ өңдей алмайды
• No access — нақты бұғатталған

Сыртқы тараптармен бөлісу

Сіз құжаттарды электрондық пошта арқылы топыңыздан тыс адамдармен бөлісе аласыз. Уақытша қолжетімділік үшін уақыт шектелген немесе парольмен қорғалған сілтемелерді қолданыңыз. Сіз аудит журналында сәтсіз әрекеттерді қоса алғанда, әр қолжетімділік оқиғасын көресіз.

Сақтау мерзімі және архивтеу

Белгілі бір уақыттан кейін құжаттарға не болатынын автоматтандыру үшін сақтау мерзімі саясаттарын орнатыңыз. Бұл сәйкестік үшін маңызды: салық құжаттарына 7 жыл қажет болуы мүмкін, жұмысқа қабылдау жазбаларына ұзақ уақыт қажет болуы мүмкін.

• Құжат түрі бойынша сақтау мерзімдерін орнатыңыз
• Мерзім аяқталғанда автоматты архивтеу
• Сот процесі кезінде жоюды болдырмау үшін заңдық ұстау
• GDPR, HIPAA және SOX сақтау талаптарына сәйкес
• Архивтеу мерзімінен кейін мүмкіндігі бойынша автоматты жою
• Қажет болғанда нақты құжаттар үшін саясатты елемеу

Архивтелген құжаттар суық сақтауға көшіріледі (төмен құны, сол қалпына келтіру жылдамдығы). Блокчейн растауы сақталады.

Экспорттау және жүктеп алу

Жеке құжаттарды PDF ретінде немесе көлемді жүктеп алуды ZIP ретінде жүктеңіз. Экспортқа аудит журналын және аяқтау куәлігін қосуға болады. Метадеректер CSV немесе JSON-ға экспортталады, егер оларды басқа жүйеге тарту қажет болса.

Автоматты экспорттар үшін API қолданыңыз. Сондай-ақ құжат нақты күйге жеткенде экспорттарды іске қосу үшін вебхуктерді орната аласыз.

Жүктеп алу бақылаулары

Сезімтал құжаттар үшін сіз жүктеп алуды толығымен өшіре аласыз, көрермен атымен су белгілерін қоса аласыз немесе адам басына жүктеп алу санын шектеуге болады. Барлық жүктеп алу оқиғалары аудит журналында көрінеді.

Аналитика және есеп беру

Басқару панелі күй бойынша құжат көлемін, аяқтауға орташа уақыт, ең белсенді пайдаланушылар, сақтау қолдануы және уақыт бойынша трендтерді көрсетеді. Сәйкестік үшін сіз кpending қолдар, мерзімі өткен құжаттар, қолжетімділік журналдары және сақтау мерзімі саясатына сәйкестік туралы есептер жасай аласыз.

Егер сізге теңшелетін есептер қажет болса, API барлық негізгі деректерге қолжетімділік береді.

Интеграциялар

Chaindoc бұлттық сақтау провайдерлерімен (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) екі жақты синхрондау үшін қосылады. Сондай-ак Salesforce, HubSpot және Microsoft Dynamics сияқты CRM және ERP жүйелерімен интеграцияланады. Басқа нәрселер үшін API немесе Zapier арқылы 5000+ қолданбаларға қосылыңыз.

Үздік тәжірибелер

Құжаттар кітапханаңыз өскен сайын уақытты үнемдейтін бірнеше нәрсе:

• Көп файлды жүктеу алдында қалта құрылымыңызды орнатыңыз. Жүздеген құжаттарды кейінірек қайта ұйымдастыру қызық емес.
• Тұрақты атауларды қолданыңыз: «Q4 2025 Консалтинг келісімі» «Contract_v3_FINAL.pdf»-ден жақсы.
• Тегтерді жүктеу уақытында қолданыңыз, кейін емес. Артына қалу оңай.
• Қолжетімділік рұқсаттарын ай сайын қарап шығыңыз және топтан кеткен адамдардың қолжетімділігін тоқтатыңыз.
• Белсенді көріністі таза ұстау үшін аяқталған құжаттарды үнемі архивтеңіз.
• Барлығын кейіннен жіктеу қажет болмас үшін сақтау мерзімі саясаттарын ерте орнатыңыз.

Ақаулықтарды жою

Жүктеу сәтсіз болады

Файл өлшемін (ең көп 50МБ) және интернет байланысыңызды тексеріңіз. Егер бұл Word немесе PowerPoint файлы болса, PDF түрлендіру ауыр пішімделген құжаттарда сәтсіз болуы мүмкін. Алдымен өзіңіз PDF-ке түрлендіріп, содан кейін жүктеп көріңіз.

Құжатты таба алмайсыз

Шолудың орнына іздеуді қолданыңыз. Сүзгілеріңіз оны жасырмайтынына көз жеткізіңіз (жиі кездесетіні: күй сүзгісі «белсенді» деп орнатылған, бірақ құжат архивтелген). Сондай-ақ сізде оны көру рұқсаты бар екенін тексеріңіз.

Рұқсат берілмеді

Құжат иесі немесе топ әкімшіге хабарласыңыз. Олар құжаттың бөлісу параметрлерінен қолжетімділік бере алады. Егер сіз әкімші болсаңыз, қалталардан құжаттарға рұқсаттар қалай тарайтынын білу үшін топты басқару құжаттарын қараңыз.

Келесі не істеу керек

• Қол қою — қол қою түрлері және қол қою үрдістері туралы біліңіз
• Топты басқару — рөлдер, рұқсаттар және топ жұмыс орындарын орнатыңыз
• API құжаттамасы — бағдарламалық құжаттарды басқару
• Вебхуктер — құжаттар күйді өзгергенде хабарландыру алу
• Қауіпсіздік — шифрлау, қолжетімділік бақылаулары және сәйкестік параметрлері