Meeskonna juhtimine

Tehke oma meeskonnaga tõhusat koostööd.

Kutsu meeskonnaliikmeid, määra rollid ja halda õigusi, et tagada sujuv koostöö kogu organisatsioonis. Chaindoc'i meeskonna haldamise funktsioonid võimaldavad turvalist koostööd, säilitades samal ajal vastavuse ja auditeerimisjäljed.

Meeskonna struktuur

Organisatsiooni hierarhia

Looge oma organisatsiooni struktuur Chaindocis:

• Organisatsioon – teie ettevõtte kõrgeim taseme üksus
• Osakonnad – korraldage meeskonnad funktsioonide järgi (õigusosakond, personaliosakond, müügiosakond jne).
• Meeskonnad – osakondade sees olevad väiksemad rühmad
• Projektid – ajutised rühmad konkreetsete algatuste jaoks
• Pesastatud struktuurid – osakonnad võivad sisaldada allosakondi
• Mitme organisatsiooni tugi – halda mitut üksust ühelt kontolt

Meeskonnatüübid

• Privaatsed meeskonnad – nähtavad ainult liikmetele
• Avalikud meeskonnad – nähtavad kogu organisatsioonile
• Ristfunktsionaalsed meeskonnad – liikmed mitmest osakonnast
• Kliendimeeskonnad – kaasake välised koostööpartnerid
• Ajutised meeskonnad – automaatne arhiveerimine pärast projekti lõpetamist

Kasutajarollid ja õigused

Globaalsed rollid

Organisatsiooniüleseid rolle erinevate õiguste tasemetega:

• Omanik – täielik halduskontroll, arveldamine ja kasutajate haldamine
• Admin – kasutajate haldamine, meeskonna loomine ja süsteemi seaded
• Juht – meeskonna ja dokumentide haldamine määratud valdkondades
• Liige – tavakasutaja, kellel on õigus dokumente luua ja allkirjastada
• Külaline – piiratud juurdepääs välistele koostööpartneritele
• Audiitor – ainult lugemisõigus koos auditeerimisjälje nähtavusega

Lubade maatriks

Mida iga roll teha saab:

• Omanik: kõik õigused, sealhulgas konto kustutamine
• Admin: halda kasutajaid, meeskondi, arveldusi, integratsioone ja turvasätteid
• Juht: looge meeskonnad, haldage meeskonnaliikmeid, kinnitage dokumente
• Liige: looge/saatke dokumente, allkirjastage, vaadake meeskonna dokumente
• Külaline: vaadake ja allkirjastage ainult teile määratud dokumente
• Audiitor: vaadake kõiki dokumente ja auditeerimisjälgi, koostage aruandeid

Kohandatud rollid

Looge spetsiifiliste vajaduste jaoks kohandatud rollid:

• Määrake üksikasjalikud õigused (vaatamine, loomine, muutmine, kustutamine, kinnitamine)
• Määrake kindlatele osakondadele või meeskondadele
• Dokumenditüübispetsiifilised õigused (nt ainult personaliosakond saab juurdepääsu töötajate lepingutele)
• Ajutised rollide määramised koos kehtivuskuupäevadega
• Rollimallid tavaliste stsenaariumide jaoks
• Piiratud juurdepääsuga vastavusrollid

Kasutajate haldamine

Kasutajate lisamine

Meeskonnaliikmete lisamise mitu viisi:

• E-kirja kutse koos kohandatud tervitussõnumiga
• Hulgiimport CSV-faili kaudu
• Ühekordne sisselogimine (SSO) automaatne varustamine
• Domeenipõhine automaatne liitumine (kasutajad, kellel on @company.com)
• API-põhine kasutajate loomine
• Iseteeninduslik registreerimine administraatori heakskiidul

Kasutajaprofiilid

Igal kasutajal on põhjalik profiil:

• Nimi, e-post ja kontaktandmed
• Profiilifoto ja elulugu
• Ametinimetus ja osakond
• Meeskonna liikmed
• Määratud rollid ja õigused
• Dokumendi tegevusstatistika
• Viimane sisselogimine ja tegevuse staatus
• Kahefaktoriline autentimise staatus

Kasutaja elutsükli haldus

• Onboarding – automatiseeritud tervitusmeilid ja koolitusmaterjalid
• Aktiivne – täielik juurdepääs määratud ressurssidele
• Peatatud – ajutine juurdepääsu eemaldamine (puhkus, uurimine)
• Deaktiveeritud – püsiv juurdepääsu eemaldamine (lahkunud töötajad)
• Omandiõiguse üleandmine – dokumendid uuele kasutajale ümber määramine
• Arhiveerige kasutajaandmed – säilitage auditeerimisjälg pärast lahkumist

Meeskonnatöö

Jagatud töökeskkonnad

Tehke koostööd dokumentidega meeskonna ruumides:

• Meeskonna kaustad automaatse juurdepääsuga liikmetele
• Jagatud dokumendimallid
• Kogu meeskonna sildid ja metaandmed
• Ühine redigeerimine ja kommenteerimine
• Meeskonna tegevuse armatuurlaud
• Jagatud allkirja töövood
• Meeskonna analüüsid ja aruanded

Suhtlusfunktsioonid

• Dokumendi kommentaarid ja mainimised (@kasutajanimi)
• Sisemised märkused (allakirjutajatele nähtamatud)
• Meeskonna teated ja teavitused
• Meeskonna tegevuste tegevusvoog
• Dokumendi sündmuste kohta e-posti teated
• Rakendusesisesed sõnumid kiireloomuliste küsimuste jaoks
• Integreerimine Slacki ja Microsoft Teamsiga

Heakskiitmise töövood

Suunake dokumendid heakskiitmisahelate kaudu:

• Määrake mitmeastmelised heakskiitmisprotsessid
• Järgnev või paralleelne heakskiitmine
• Dokumendi väärtustel põhinev tingimuslik suunamine
• Automaatne edastamine, kui ei kiideta heaks ettenähtud aja jooksul
• Delegeerige heakskiitmise õigus
• Heakskiitmise ajalugu ja auditeerimisjälg
• Mallipõhised töövood tavaliste stsenaariumide jaoks

Välispartneritega koostöö

Külaliste juurdepääs

Tehke turvalist koostööd väliste osapooltega:

• Kutsu kliente, tarnijaid või partnereid külalistena
• Piiratud juurdepääs konkreetsetele dokumentidele või kaustadele
• Ei ole juurdepääsu sisemistele meeskonna dokumentidele
• Ajalised külaliskontod
• Külaliste tegevus jälgitakse auditeerimislogides
• Täiendavat kasutajalisentsi ei ole vaja
• Vajadusel lihtne üleminek täisliikmeks

Kliendiportaalid

Looge bränditud portaalid väliseks koostööks:

• Kliendile kohandatud bränditud liides
• Kliendi dokumentidele mõeldud eraldi ruum
• Klient saab faile üles ja alla laadida
• Turvaline sõnumivahetus kliendi meeskonnaga
• Kliendispetsiifiline aruandlus ja analüütika
• Valge sildi valik (eemalda Chaindoc bränding)
• Mitmed portaalid erinevatele klientidele

Juurdepääsu kontroll ja turvalisus

Meeskonna tasandi õigused

• Kontrollige, kes saab meeskonna dokumente vaadata
• Piirata dokumentide loomist kindlate rollidega
• Tundlike dokumentide heakskiitmise nõuded
• Ärge lubage allalaadimist ega printimist
• IP-aadressi piirangud meeskonna juurdepääsuks
• Seadme piirangud (ainult ettevõtte seadmed)
• Geograafilised piirangud (blokeerige teatud riigid)

Autentimise valikud

Tagage meeskonna juurdepääs mitme autentimismeetodiga:

• E-post/parool koos tugevate paroolipoliitikatega
• Nõutav on mitme teguri autentimine (MFA)
• Ühekordne sisselogimine (SSO) SAML 2.0 kaudu
• Google Workspace / Microsoft 365 integratsioon
• LDAP/Active Directory integratsioon
• Biomeetriline autentimine mobiilis
• Riistvaraline turvalisusvõti (FIDO2)

Sessiooni haldamine

• Automaatne väljalogimine pärast tegevusetust
• Sunnige parooli muutmisel välja logimist
• Vaadake aktiivseid sessioone kõikidel seadmetel
• Kaugseansi lõpetamine
• Rolli järgi määratud sessiooni aegumise eeskirjad
• Paralleelsete sessioonide piirangud
• Sisselogimisteated kahtlase tegevuse korral

Meeskonna analüüs ja aruandlus

Meeskonna tulemuslikkuse näitajad

Jälgige meeskonna tootlikkust ja dokumenteerige tegevust:

• Meeskonna/kasutaja kohta loodud dokumendid
• Allkirjastamise keskmine aeg
• Kõige aktiivsemad kasutajad ja meeskonnad
• Dokumendi heakskiitmise kitsaskohad
• Kasutaja sisselogimise sagedus
• Meeskonna salvestusruumi kasutamine
• Allkirja taotluste vastamise aeg

Tegevusaruanded

• Kasutaja tegevuse logid (sisselogimine, dokumentidele juurdepääs)
• Meeskonna koostöö statistika
• Dokumendi staatuse aruanded (ootab, valmis)
• Ebaõnnestunud autentimiskatsed
• Lubade muutuste auditeerimine
• Väliste kasutajate juurdepääsuloogid
• E-posti teel saadetavad planeeritud aruanded

Vastavusaruandlus

• Juurdepääs auditeerimisjälgedele reguleerivatele asutustele
• Kasutaja sertifitseerimisaruanded
• Dokumentide säilitamise nõuete täitmine
• Turvalisusega seotud intsidentide aruanded
• Rollide määramise ajalugu
• Andmete asukoha kontrollimine
• Eksportige aruanded välisauditite jaoks

Arveldamine ja litsentsimine

Kasutajalitsentsid

Paindlikud litsentsimisvõimalused:

• Kasutaja-põhine litsentsimine (kuu- või aastapõhine)
• Piiramatu arv külaliskasutajaid ilma lisatasuta
• Lisage või eemaldage kasutajaid igal ajal
• Automaatsed arvelduse korrigeerimised
• Mahahindlused suurtele meeskondadele
• Ettevõtte piiramatu kasutajate arvuga paketid
• Tasuta prooviperiood uutele kasutajatele

Kasutamise jälgimine

• Aktiivsete ja mitteaktiivsete kasutajate jälgimine
• Dokumendi maht kasutaja kohta
• Meeskonna salvestusruumi kasutamine
• API-kõnede kasutamine
• Funktsiooni kasutamise statistika
• Optimeerige litsentsid kasutuse alusel
• Hoiatused lähenevate piiride kohta

Integreerimine ja automatiseerimine

Kataloogi integreerimine

• Azure Active Directory sünkroniseerimine
• Google Workspace'i kataloogi sünkroonimine
• Okta identiteedipakkuja
• OneLogin SSO integratsioon
• LDAP-kataloogi import
• Kasutajate automaatne lisamine/eemaldamine
• Rühma kaardistamine kataloogist

Meeskonna töövoo automatiseerimine

• Määrake dokumendid automaatselt meeskonnaliikmetele
• Automaatne kaustadele juurdepääs rolli alusel
• Meeskonnajuhtidele esitatavad aruanded
• Ootel olevate dokumentide automaatne edastamine
• Dokumendi sündmustel põhinevad töövoo käivitajad
• Integreerimine projektijuhtimise tööriistadega
• Meeskonna sündmuste jaoks kohandatud veebihookid

Parimad tavad

Meeskonna koosseis

• Alustage selge organisatsioonilise struktuuriga
• Määrake rollid ja õigused enne kasutajate lisamist
• Looge meeskonna nimetamise reeglid
• Kehtestage heakskiitmise töövoo mallid
• Seadista SSO enne kasutajate kutsumist
• Dokumenteerige oma meeskonna struktuur ja poliitikad
• Koolitage meeskonna juhte enne kogu meeskonnale rakendamist

Turvalisuse parimad tavad

• Rakendage MFA kõigi kasutajate jaoks
• Regulaarsed juurdepääsuülevaatused (kvartali jooksul)
• Lahkunud kasutajate kohene deaktiveerimine
• Kasutage vähima õiguse põhimõtet
• Jälgige külaliskasutajate juurdepääsu hoolikalt
• Regulaarne turvateadlikkuse koolitus
• Testige katastroofijärgse taastamise protseduure

Koostöö efektiivsus

• Kasutage mallid tavaliste meeskonna dokumentide jaoks
• Kehtestage selged heakskiitmise ahelad
• Määrake dokumendi läbivaatamise SLA-d
• Kasutage @mainimisi, et teavitada konkreetseid kasutajaid
• Loo käimasolevate projektide jaoks jagatud kaustad
• Regulaarne mitteaktiivsete meeskondade puhastamine
• Kasutage analüütikat, et tuvastada kitsaskohad

Uute meeskonnaliikmete sisseelamine

• Saada tervitusmeil koos alustamisjuhendiga
• Määrake mentor või sõber esimeseks nädalaks
• Korraldage koolitus dokumentide töökorra kohta
• Andke juurdepääs järk-järgult (alustage piiratud juurdepääsuga)
• Kavandage sissekirjutamine pärast esimest nädalat
• Jagage meeskonna juhiseid ja parimaid tavasid
• Lisage asjakohastesse meeskondadesse ja kanalitesse

Vigade leidmine

Tavalised probleemid

• Kasutaja ei saa juurdepääsu meeskonna dokumentidele: kontrollige meeskonna liikmelisust ja rolliõigusi
• Kutset ei ole saadud: kontrollige rämpsposti kausta, kontrollige e-posti aadressi, saatke kutse uuesti
• SSO sisselogimine ebaõnnestus: kontrollige SSO konfiguratsiooni, pöörduge IT-administraatori poole
• Luba keelatud viga: kasutaja võib vajada kõrgemate õigustega rolli või konkreetseid dokumendiõigusi
• Ei saa lisada rohkem kasutajaid: kontrollige litsentsi piiranguid, vajadusel uuendage plaani
• Kasutaja ilmub kaks korda: ühendage dubleeritud kontod administraatoripaneeli kaudu

Abi saamine

• Haldaja töölaud abiinfo
• 24/7 chat-tugi administraatoritele
• Pühendunud kontohaldur (Enterprise-paketid)
• Meeskonna juhtimise videoõpetused
• Parimate tavade ühenduse foorum
• E-post: admin-support@chaindoc.com
• Hädaolukordade turvalisuse infotelefon