Dokumentide haldamine

Korraldage ja haldage oma dokumente tõhusalt.

Hoidke kõik oma dokumendid ühes turvalises kohas. Laadige üles, korraldage ja jagage dokumente oma meeskonnaga, kasutades üksikasjalikke õigusi, plokiahela abil kinnitatud salvestusruumi ja põhjalikke auditeerimisjälgi.

Dokumendi elutsükkel

Chaindoc haldab dokumente kogu nende elutsükli jooksul, alates loomisest kuni arhiveerimiseni:

Dokumendi seisundid

• Kavand – dokument on ettevalmistamisel, veel ei ole saadetud
• Ootel – saadetud allkirjastamiseks, oodatakse lõpetamist
• Käimas - Osaliselt allkirjastatud, mõned allkirjad puuduvad
• Lõpetatud – kõik allkirjad on kogutud, dokument on lõplikult valmis
• Tagasi lükatud – allakirjutaja lükkas dokumendi tagasi
• Tühistatud – saatja tühistas enne lõpetamist
• Aegunud – tähtaeg möödunud ilma lõpetamiseta
• Arhiveeritud – valmis dokument on viidud pikaajalisesse arhiivi

Automaatsed seisundi üleminekud

Dokumendid liiguvad automaatselt eri staatuste vahel vastavalt tegevustele:

• Kavand → Ootel (kui saadetud allkirjastajatele)
• Ootel → Käimas (esimene allkiri saadud)
• Käimas → Lõpetatud (kõik allkirjad kogutud)
• Mis tahes → Tühistatud (saatja tühistab)
• Kõik → Tagasi lükatud (allakirjutaja lükkab tagasi)
• Ootel/Käimas → Aegunud (tähtaeg möödunud)

Dokumendi korraldus

Kausta struktuur

Korraldage dokumendid paindlike kaustahierarhiatega:

• Looge piiramatu arv kaustu ja alamkaustu
• Korraldage osakondade, projektide, klientide või kohandatud kriteeriumide järgi
• Liigutage dokumente kaustade vahel lohistamise teel
• Jagatud kaustad meeskonnatööks
• Isiklikud kaustad üksikutele kasutajatele
• Korduskasutatavate dokumentide mallikataloogid
• Arhiivikausta valmis dokumentidele

Nutikad filtrid ja vaated

Leia dokumente kiiresti võimsa filtreerimise abil:

• Filtreeri staatuse järgi (ootab, lõpetatud, aegunud)
• Filtreeri kuupäevade vahemiku järgi (loodud, muudetud, allkirjastatud)
• Filtreeri allkirjastaja või saatja järgi
• Filtreeri dokumendi tüübi või malli järgi
• Filtreeri siltide ja kohandatud metaandmete järgi
• Salvestage kohandatud filtri kombinatsioonid vaadetena
• Kiire juurdepääs viimati vaadatud dokumentidele

Otsinguvõimalused

Kõikide dokumentide täpsem otsing:

• Täistekstiotsing dokumendi sisu piires
• Otsige dokumendi pealkirja, kirjelduse või metaandmete järgi
• Otsige allkirjastaja nime või e-posti aadressi järgi
• Otsige kohandatud väljade ja siltide järgi
• Blockchaini tehingu ID otsing
• Boolesed operaatorid keeruliste päringute jaoks
• Otsingutulemused koos esiletõstetud osade ja eelvaadetega

Dokumendi üleslaadimine ja importimine

Toetatud failivormingud

• PDF (.pdf) – soovitatav formaat
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Pildid (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Tekstifailid (.txt, .rtf)
• OpenDocument-vormingud (.odt, .ods, .odp)

Üleslaadimismeetodid

• Lohistage failid brauserisse
• Valige failid arvutist
• Importige pilvesalvestusest (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Mobiilkaamera pildistamine liikvel olles
• API-üleslaadimine programmiliseks integreerimiseks
• Mitme dokumendi üheaegne üleslaadimine
• Email-to-Chaindoc e-kirja manuste jaoks

Automaatne teisendamine

Dokumendid konverteeritakse järjepidevuse tagamiseks automaatselt PDF-vormingusse:

• Word, Excel, PowerPoint konverteeritud PDF-iks
• OCR-iga (tekstituvastus) PDF-vormingusse konverteeritud pildid
• Säilitage vorming, fondid ja paigutus
• Algne fail on allalaadimiseks saadaval
• Muundamine toimub kohe pärast üleslaadimist

Dokumentide säilitamine ja turvalisus

Turvaline salvestamine

• AES-256 krüpteerimine puhkeolekus
• TLS 1.3 krüpteerimine edastamise ajal
• Geograafiliselt jaotatud salvestusruum (mitme piirkonna)
• Automaatsed varukoopiad iga 6 tunni järel
• 99,99% tööaeg SLA
• GDPR-, HIPAA- ja SOC 2-nõuetele vastav salvestus
• Andmete asukoha valikud (EL, USA, Aasia)

Blockchaini kinnitamine

Iga dokument on kinnitatud plokiahelasse võltsimiskindla kontrolli tagamiseks:

• Dokumendi hash salvestatakse üleslaadimisel plokiahelasse
• Lisage iga seisundi muutuse juurde täiendavad hash-märgid.
• Muutumatu tõend dokumendi olemasolu ja terviklikkuse kohta
• Kõikidele osapooltele kättesaadav sõltumatu kontroll
• Säilib isegi juhul, kui Chaindoc teenus lõpetatakse

Versioonihaldus

Jälgi dokumendi muudatusi automaatse versioonihalduse abil:

• Automaatne versiooni loomine sama dokumendi üleslaadimisel
• Vaadake versioonide ajalugu koos ajamärkidega
• Võrdle versioone kõrvuti
• Taasta vajadusel eelmised versioonid
• Igal versioonil on unikaalne plokiahela hash
• Auditijälg näitab, kes iga versiooni üles laadis

Juurdepääsu kontroll ja õigused

Lubade tasemed

Dokumentide ja kaustade üksikasjalikud õigused:

• Omanik – täielik kontroll, võib kustutada ja hallata õigusi
• Toimetaja – saab dokumente redigeerida, allkirjastamiseks saata ja hallata
• Vaata - Ainult lugemisõigus, saab vaadata ja alla laadida
• Allkirjastaja – saab vaadata ja allkirjastada talle määratud dokumente
• Kommentaator – saab vaadata ja lisada kommentaare (redigeerimine pole lubatud)
• Juurdepääs keelatud – vaatamine on selgesõnaliselt blokeeritud

Jagamisvõimalused

• Jagage teatud kasutajatega e-posti teel
• Jagage kogu meeskonna või osakonnaga
• Jagage väliste osapooltega (kliendid, tarnijad)
• Ajaline juurdepääs (aegub pärast kindlaksmääratud perioodi)
• Parooliga kaitstud jagamislingid
• Avalikuks jagamiseks mõeldud ainult vaatamiseks mõeldud lingid
• Aeguvad lingid ajutiseks juurdepääsuks

Juurdepääsu auditeerimise jälg

Täielik ülevaade dokumendile juurdepääsust:

• Kes ja millal dokumendile juurde pääses
• Milliseid toiminguid tehti (vaatamine, allalaadimine, muutmine)
• IP-aadress ja seadme teave
• Geolokatsiooniandmed (kui need on lubatud)
• Lubade muutmise ajalugu
• Ebaõnnestunud juurdepääsu katsed
• Ekspordi auditeerimislogid vastavuse tagamiseks

Dokumendi metaandmed ja sildid

Standardmetadata

Automaatselt salvestatud metaandmed:

• Dokumendi pealkiri ja kirjeldus
• Loomise kuupäev ja looja
• Muudetud kuupäev ja viimane muudatuse tegija
• Faili suurus ja lehekülgede arv
• Dokumendi staatus ja seisund
• Allakirjutajad ja adressaadid
• Täitmise kuupäev (kui see on asjakohane)
• Blockchaini tehingu ID-d

Kohandatud metaandmed

Lisage oma äri vajadustele vastavad kohandatud väljad:

• Looge kohandatud väljade tüübid (tekst, number, kuupäev, rippmenüü)
• Kohustuslikud või valikulised väljad
• Osakonna, projekti või kliendi identifikaatorid
• Lepingu väärtus, kehtivusaeg
• Kohandatud kategooriad ja klassifikatsioonid
• Integreerimine väliste süsteemidega (CRM, ERP)
• Mitme dokumendi metaandmete üheaegne muutmine

Sildid ja märgised

• Lisage dokumentidele piiramatu arv sildid
• Värvikoodiga märgistused visuaalseks organiseerimiseks
• Automaatne täitmine olemasolevatest siltidest
• Filtreeri ja otsi märksõnade järgi
• Mitme dokumendi massiline märgistamine
• Dokumendi sisu põhjal soovitatud sildid
• Kogu meeskonna jaoks mõeldud sildiraamatukogud

Dokumentide säilitamine ja arhiveerimine

Säilitamispoliitika

Automatiseerige dokumendi elutsükkel säilitamiseeskirjadega:

• Määrake säilitamisajad dokumenditüübi järgi (nt maksudokumendid 7 aastat)
• Automaatne arhiveerimine säilitamisaja möödumisel
• Õiguslik säilitamine, et vältida kustutamist kohtuvaidluse ajal
• Vastavus tööstusharu eeskirjadele (GDPR, HIPAA, SOX)
• Automaatne kustutamine pärast arhiveerimisperioodi (valikuline)
• Säilitamispoliitika mallid tavaliste stsenaariumide jaoks
• Ületage konkreetsete dokumentide puhul kehtivad eeskirjad

Arhiivide säilitamine

• Lõpetatud dokumentide pikaajaline säilitamine
• Vähendatud juurdepääsu sagedus (külmhoone)
• Madalamad kulud kui aktiivsel salvestusalal
• Vajadusel kohene otsing
• Hoolitsetud plokiahela kontroll
• Ekspordi arhiivid väliseks varundamiseks
• Arhiveeritud dokumentidest koostatud vastavusaruanded

Dokumendi eksport ja allalaadimine

Ekspordi valikud

• Laadige üksikud dokumendid alla PDF-vormingus
• Lae alla ZIP-arhiivina
• Eksportige koos auditeerimisjälje ja sertifikaadiga
• Ekspordi metaandmed CSV- või JSON-vormingusse
• Eksportige pilve salvestusse (Google Drive, Dropbox)
• Planeeritud ekspordid varundamiseks
• API eksport süsteemi integreerimiseks

Allalaadimise kontrollid

Kontrollige, kes saab dokumente alla laadida:

• Keelake tundlike dokumentide allalaadimine
• Lisage allalaaditud failidele veemärk kasutajaandmetega
• Jälgige kõiki allalaadimisi auditeerimisjäljes
• Piirata kasutaja kohta allalaadimiste arvu
• Lõpetage allalaadimislingid pärast kasutamist
• Nõua allalaadimiste jaoks täiendavat autentimist

Dokumendi analüüs

Kasutamisstatistika

Jälgige dokumendi ja süsteemi kasutamist:

• Kokku dokumendid staatuse järgi
• Keskmine täitmise aeg
• Kõige aktiivsemad kasutajad ja meeskonnad
• Dokumenteerige mahu muutused aja jooksul
• Populaarsed dokumenditüübid ja mallid
• Salvestusruumi kasutamine ja kasv
• API kasutamise statistika

Vastavusaruanded

• Allkirjastamist ootavad dokumendid
• Aegunud või tagasilükatud dokumendid
• Juurdepääsu auditi aruanded
• Kasutaja tegevuse aruanded
• Säilitamispoliitika järgimine
• Blockchaini kontrolliaruanded
• Kohandatud aruandegeneraator

Integreerimine ja automatiseerimine

Pilvesalvestuse integreerimine

• Kahepoolne sünkroniseerimine Google Drive'iga
• Dropboxi integratsioon failidele juurdepääsuks
• OneDrive'i ja SharePointi ühendus
• Boxi ettevõtte salvestusruum
• Automaatne üleslaadimine pilve pärast allkirjastamist
• Kausta kaardistamine süsteemide vahel

Ärisüsteemide integratsioon

• Salesforce – lisage võimalustele ja kontodele
• HubSpot – link tehingutele ja kontaktidele
• Microsoft Dynamics – CRM-integratsioon
• SAP – ERP dokumentide haldus
• NetSuite – finantsdokumentide töövoog
• Zapier – ühendage üle 5000 rakendusega
• Kohandatud API-integratsioonid

Parimad tavad

Dokumendi korraldus

• Looge enne massilist üleslaadimist selge kausta struktuur
• Kasutage järjepidevaid nimetamiskonventsioone
• Kohaldage sildid ja metaandmed kohe
• Looge mallid korduvate dokumenditüüpide jaoks
• Arhiveerige vanu dokumente regulaarselt
• Kehtestage säilitamispoliitika varakult
• Vaadake kord kvartalis kaustad läbi ja koristage need.

Turvalisus ja vastavus

• Vaadake juurdepääsuõigusi kord kuus läbi.
• Tühistage lahkunud töötajate juurdepääs kohe
• Kasutage väliste osapoolte jaoks ajaliselt piiratud jagamist
• Luba tundlike dokumentide allalaadimisel veemärgistuse kasutamine
• Jälgige auditeerimisjälgi ebatavalise tegevuse suhtes
• Oluliste dokumentide regulaarne varundamine
• Kontrollige oluliste dokumentide plokiahela hash-väärtusi

Jõudluse optimeerimine

• Suured failid tuleb enne üleslaadimist pakkida.
• Kasutage mitme dokumendi puhul hulgitoiminguid
• Arhiveerige valmis dokumendid, et vähendada segadust
• Kasutage salvestatud filtreid korduvate otsingute asemel
• Planeerige eksportimine väljaspool tipptunde
• Koristage eelnõud ja tühistatud dokumendid

Vigade leidmine

Tavalised probleemid

• Üleslaadimine ebaõnnestus: kontrollige faili suurust (maksimaalselt 100 MB), kontrollige internetiühendust, proovige teist veebilehitsejat
• Dokumenti ei leitud: kasutage otsingut sirvimise asemel, kontrollige filtreid ja kaustade juurdepääsu
• Luba keelatud: võtke ühendust dokumendi omaniku või administraatoriga, et saada juurdepääs
• Aeglane töö: puhasta brauseri vahemälu, vähenda kuvatavate dokumentide arvu, arhiveeri vanad failid
• Allalaadimine ei tööta: kontrollige hüpikakende blokeerijaid, kontrollige allalaadimisõigusi, proovige teist veebilehitsejat
• Versioonide konflikt: mitu kasutajat redigeerivad samaaegselt – kooskõlastage oma tegevus meeskonnaga