Dokumendihaldus

Chaindoc salvestab sinu dokumendid plokiahela kinnituse, versioonikontrolli ja täieliku auditiarajaga. See leht käsitleb üleslaadimist, organiseerimist, õigusi, säilitamist ja seda, kuidas dokumendid oma elutsükli läbivad.

Kui tuled jagatud kettalt või lihtsast failisalvestusest, siis suurim erinevus on see, et iga tegevus logitakse ja igal avaldatud dokumendil on plokiahela räsi. Sa ei saa kogemata kaotada jälgimiselt, kes mida ja millal muutis.

Dokumendi elutsükkel

Dokumendid liiguvad olekutest läbi, kui need luuakse, saadetakse allkirjadele ja lõpetatakse. Sa ei pea üleminekuid käsitsi haldama; need toimuvad automaatselt allkirjastajate tegevuse põhjal.

Dokumendi olekud

• Draft — veel valmistamisel, pole veel saadetud
• Pending — saadetud allkirjadele, ootab esimest
• In progress — vähemalt üks allkiri kogutud, on veel tulemas
• Completed — kõik allkirjad olemas, dokument lõplikult vormistatud
• Declined — allkirjastaja keeldus dokumendist
• Voided — tühistasid selle enne lõpetamist
• Expired — tähtaeg möödus ilma kõiki allkirju saamata
• Archived — viidud pikaajalisse salvestusse

Kuidas üleminekud töötavad

Üleminekud on automaatsed. Kui saadad mustandi, muutub see "pending"-ks. Kui esimene allkirjastaja allkirjastab, liigub see "in progress"-ks. Kui viimane allkirjastab, on see "completed". Sa saad dokumendi igal hetkel tühistada ja allkirjastajad saavad igal hetkel keelduda. Kui tähtaeg möödub, aegub see.

Dokumentide üleslaadimine

Toetatud vormingud

Chaindoc aktsepteerib enamikku levinud failitüüpidest. Mitte-PDF failid konverteeritakse üleslaadimisel automaatselt PDF-ks (originaal jääb allalaadimiseks saadavaks).

• PDF (soovitatav)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Pildid: JPG, PNG, GIF, TIFF — konverteeritakse PDF-ks koos OCR tekstituvastusega
• Tekstifailid: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Üleslaadimise meetodid

Lohista ja aseta brauserisse on kõige kiirem viis. Saad kasutada ka failivalijat, importida Google Drive'ist / Dropboxist / OneDrive'ist või laadida üles programmeeritult läbi API. Hulgilaadimiste jaoks toetab API mitme faili saatmist ühes päringus.

Maksimaalne failisuurus on 50MB. Kui satud regulaarselt selle limiidi vastu, tihenda oma PDF-id enne üleslaadimist.

Dokumentide organiseerimine

Kaustad

Saad luua piiramatult kaustu ja alamkaustu. Enamik meeskondi organiseerib osakonna, kliendi või projekti järgi. Kaustu saab jagada oma meeskonnaga või hoida isiklikuna.

Lohista-ja-aseta töötab dokumentide liigutamiseks kaustade vahel. Tasub seada selge struktuur enne hulgilaadimisi, kuna hiljem ümberkorraldamine on tüütu.

Filtrid ja otsing

Filtrid võimaldavad kitsendada oleku, kuupäevavahemiku, allkirjastaja, dokumenditüübi või kohandatud siltide järgi. Saad salvestada filtri kombinatsioonid vaadetena, et ei peaks neid iga kord uuesti üles ehitama.

Otsing töötab dokumentide pealkirjade, kirjelduste, metaandmete, allkirjastajate nimede, e-postide ja isegi plokiahela tehingu ID-de üle. See toetab täistekstiotsingut ka dokumendi sisu seest, kuigi see on suurtes teekides aeglasem.

Sildid ja metaandmed

Iga dokument saab automaatselt standardmetaandmed: pealkiri, looja, kuupäevad, failisuurus, lehekülgede arv, olek ja plokiahela tehingu ID-d. Saad lisada ka kohandatud välju (tekst, number, kuupäev, rippmenüü) asjade nagu lepinguväärtus, kliendi nimi või projektikood jaoks.

Sildid on hashtagipõhised. Lisa nii palju kui soovid ja need pakuvad automaattäitmist sinu olemasolevatest siltidest. Hulgisildistamine töötab, kui pead korraga märgistama partii dokumente.

Salvestus ja turvalisus

Dokumendid on krüpteeritud AES-256-ga puhkeolekus ja TLS 1.3 edastamisel. Salvestus on jaotatud mitme piirkonna vahel automaatsete varukoopiatega iga 6 tunni järel. Krüpteerimise ja juurdepääsukontrollide kohta vaata lisaks turvajuhendist.

Plokiahela ankurdus

Kui avaldad dokumendi, kirjutatakse selle räsi plokiahelasse. Täiendavaid räsisid salvestatakse iga olekumuutusega (allkirjastatud, tühistatud jne). See loob sõltumatu tõendi dokumendi olemasolu ja terviklikkuse kohta, mis püsib ka siis, kui Chaindoc ise kaoks ära.

Versioonikontroll

Laadi üles sama dokumendi uus versioon ja Chaindoc jälgib ajalugu automaatselt. Saad vaadata, võrrelda ja taastada eelmisi versioone. Iga versioon saab oma plokiahela räsi ja auditirada näitab, kes mida ja millal üles laadis.

Juurdepääsukontroll

Õigused kontrollivad, mida iga inimene dokumendiga teha saab. Sa sead need dokumendi või kausta tasemel.

Õigustasemed

• Owner — täielik kontroll, saab kustutada ja hallata, kes veel juurdepääsu omab
• Editor — saab redigeerida, saata allkirjale ja hallata dokumenti
• Viewer — ainult lugemiseks, saab vaadata ja alla laadida
• Signer — saab vaadata ja allkirjastada määratud dokumente
• Commenter — saab vaadata ja kommenteerida, kuid ei saa redigeerida
• No access — selgelt blokeeritud

Jagamine väliste osapooltega

Saad jagada dokumente inimestega väljaspool oma meeskonda e-posti teel. Ajutise juurdepääsu jaoks kasuta ajaliselt piiratud või parooliga kaitstud linke. Näed iga juurdepääsusündmust auditirajal, kaasa arvatud ebaõnnestunud katsed.

Säilitamine ja arhiivimine

Seadista säilituspoliitikad, et automatiseerida, mis juhtub dokumentidega pärast teatud perioodi. See on oluline vastavuse jaoks: maksudokumendid võivad vajada 7 aastat, töötajate andmed võivad vajata kauem.

• Seadista säilitusperioodid dokumenditüübi järgi
• Automaatne arhiivimine, kui periood lõpeb
• Juriidiline hoidik kustutamise vältimiseks kohtuvaidluste ajal
• Vastab GDPR, HIPAA ja SOX säilitusnõuetele
• Valikuline automaatne kustutamine pärast arhiiviperioodi
• Tühistamispoliitikad konkreetsete dokumentide jaoks kui vaja

Arhiveeritud dokumendid liiguvad külmhoiusesse (madalam hind, sama kättesaamise kiirus). Plokiahela kinnitus jääb puutumatuks.

Eksport ja allalaadimine

Laadi alla üksikud dokumendid PDF-ina või hulgi ZIP-ina. Saad kaasata auditiraja ja lõpetamistunnistuse ekspordis. Metaandmed eksporditakse CSV või JSON-ina, kui pead need teise süsteemi tõmbama.

Automaatsete eksportide jaoks kasuta API. Saad seadistada ka veebihaake, et käivitada ekspordid, kui dokument jõuab kindlasse olekusse.

Allalaadimise kontrollid

Tundlike dokumentide puhul saad allalaadimised täielikult keelata, lisada vesimärke vaataja nimega või piirata allalaadimiste arvu inimese kohta. Kõik allalaadimissündmused ilmuvad auditirajal.

Analüütika ja aruandlus

Armatuurlaud näitab dokumentide mahtu oleku järgi, keskmist lõpetamise aega, kõige aktiivsemaid kasutajaid, salvestuskasutust ja suundumusi ajas. Vastavuse jaoks saad genereerida aruandeid ootel allkirjade, aegunud dokumentide, juurdepääsulogide ja säilituspoliitika järgimise kohta.

Kui vajad kohandatud aruandeid, annab API sulle juurdepääsu kogu alusolevale andmele.

Integratsioonid

Chaindoc ühendub pilvesalvestuse pakkujatega (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) kahesuunaliseks sünkroonimiseks. See integreerub ka CRM ja ERP süsteemidega nagu Salesforce, HubSpot ja Microsoft Dynamics. Kõige muu jaoks kasuta API või Zapiert 5000+ rakendusega ühendamiseks.

Parimad tavad

Mõned asjad, mis säästavad aega, kui su dokumenditeek kasvab:

• Seadista oma kaustastruktuur enne hulgilaadimisi. Sadade dokumentide hiljem ümberkorraldamine pole lõbus.
• Kasuta järjekindlat nimetamist: "Q4 2025 Konsultatsioonileping" beats "Contract_v3_FINAL.pdf".
• Rakenda sildid üleslaadimise ajal, mitte hiljem. On lihtne maha jääda.
• Vaata juurdepääsuõigusi igakuiselt ja tühista juurdepääs inimestele, kes on meeskonnast lahkunud.
• Arhiveeri lõpetatud dokumendeid regulaarselt, et hoida oma aktiivne vaade puhtana.
• Seadista säilituspoliitikad varakult, et ei peaks hil kõike tagantjärele klassifitseerima.

Troubleshooting

Üleslaadimine ebaõnnestub

Kontrolli failisuurust (max 50MB) ja oma internetiühendust. Kui see on Wordi või PowerPointi fail, võib PDF konverteerimine tugevasti vormindatud dokumentide puhul ebaõnnestuda. Proovi ise PDF-iks konverteerida ja see üles laadida.

Ei leia dokumenti

Kasuta otsingut sirvimise asemel. Kontrolli, et sinu filtrid ei peida seda (üks levinumaid: olekufilter on seatud "active"-ks, kuid dokument on arhiveeritud). Kontrolli ka, et sul on selle vaatamiseks õigus.

Õigus keelatud

Võta ühendust dokumendi omaniku või oma meeskonna administraatoriga. Nad saavad anda juurdepääsu dokumendi jagamise seadetest. Kui oled administraator, vaata meeskonnahalduse dokumente, kuidas õigused kaustadest dokumentidesse edasi kanduvad.

Mida teha edasi

• Allkirjad — õpi allkirjatüüpidest ja allkirjastamise töövoogudest
• Meeskonnahaldus — seadista rollid, õigused ja meeskonnatööruumid
• API dokumentatsioon — programmeeritav dokumendihaldus
• Veebihaagid — saa teavitusi, kui dokumendid muudavad olekut
• Turvalisus — krüpteerimine, juurdepääsukontrollid ja vastavuse seaded