Elektroonilised allkirjad

Looge hõlpsasti õiguslikult siduvaid elektroonilisi allkirju.

Chaindoc pakub lihtsat ja turvalist viisi elektrooniliste allkirjade lisamiseks dokumentidele. Meie allkirjad vastavad rahvusvahelistele standarditele ja on tagatud blockchain-verifitseerimisega, mis tagab maksimaalse õigusliku kehtivuse ja auditeerimise terviklikkuse.

Allkirja tüübid

Chaindoc toetab mitut allkirja tüüpi, et vastata erinevatele õiguslikele ja ärialastele nõuetele:

Lihtne elektrooniline allkiri (SES)

Põhiline digitaalne allkiri madala riskiga dokumentide ja sisemiste kokkulepete jaoks:

• Klõpsa-alla-funktsioon
• Vajalik e-posti aadressi kinnitamine
• Sobib konfidentsiaalsuslepingutele, sisemistele heakskiitmistele ja mitteametlikele kokkulepetele
• Kiire allkirjastamisprotsess ilma autentimise viivitusteta
• Põhiline auditeerimisjälg koos ajamärgise ja IP-aadressiga

Täiustatud elektrooniline allkiri (AES) (tulemas 2026. aastal)

Ärikriitiliste dokumentide täiustatud turvalisus:

• Mitme teguri autentimine (SMS, autentimise rakendus või e-kiri)
• Identiteedi kontrollimine enne allkirjastamist
• Sobib lepingute, töölepingute ja tarnijate lepingute jaoks
• Kõikehõlmav auditeerimisjälg koos allkirjastaja autentimise andmetega
• Blockchainiga kinnitatud lõpetamistunnistus

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES) (tulemas 2026. aastal)

Kõrgeim allkirja tase, mis on õiguslikult võrdväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga:

• Sertifitseeritud usaldusväärsete sertifitseerimisasutuste poolt
• Isikut tõendavate dokumentide kontrollimine valitsuse poolt väljastatud dokumentidega
• Vastab eIDAS-ile, ESIGN-seadusele ja UETA-le
• Nõutav rangelt reguleeritud tööstusharudes (õigus-, finants-, tervishoiuvaldkond)
• Riistvaraline turvemoodul (HSM) kaitstud sertifikaadid
• Muutumatu plokiahela allkirja tõend

Õigusnormide järgimine

Chaindoc-allkirjad vastavad peamistele elektrooniliste allkirjade eeskirjadele kogu maailmas:

Rahvusvahelised standardid

• eIDAS (elektrooniline identifitseerimine ja usaldusteenused) – Euroopa Liit
• ESIGN Act (elektrooniliste allkirjade kasutamine globaalses ja riiklikus kaubanduses) – Ameerika Ühendriigid
• UETA (Ühtne elektrooniliste tehingute seadus) – Ameerika Ühendriigid
• PIPEDA (isikuandmete kaitse ja elektrooniliste dokumentide seadus) – Kanada
• Elektrooniliste tehingute seadus – Austraalia
• Infotehnoloogia seadus – India

Vastavusnõuded

Õigusliku kehtivuse tagamiseks rakendab Chaindoc järgmist:

• Selge kavatsus allkirjastada (vajalik selgesõnaline nõusolek)
• Nõusolek äritegevuse teostamiseks elektrooniliselt
• Allkirja seostamine dokumendiga
• Dokumentide säilitamine ja võltsimiskindel hoiustamine
• Allkirjastaja isiku tuvastamine
• Auditeerimisjälg koos ajamärgiste ja IP-aadressidega
• Blockchaini toetatud terviklikkuse tõend

Allkirjastamise töövoog

Allkirja taotluse loomine

Allkirjade taotlemiseks järgige järgmisi samme:

1. Laadige üles oma dokument (PDF-, Word- või pildiformaadis)
2. Lisage allkirjastajad koos nende e-posti aadresside ja nimedega
3. Määrake allkirjastamise järjekord (järjekorras või paralleelselt allkirjastamine)
4. Paigutage allkirja väljad dokumendile
5. Konfigureerige allkirja tüüp ja autentimise nõuded
6. Lisage kohandatud sõnum ja tähtaeg (valikuline)
7. Saada allkirja taotlus

Allkirja väljade tüübid

Kohandage oma dokumente erinevate väljade tüüpidega:

• Allkiri – elektroonilise allkirja väli
• Initsiaalid – lehtede või klauslite initsialiseerimiseks
• Allkirjastamise kuupäev – täidetakse automaatselt allkirjastamise kuupäevaga
• Tekstiväli – nimede, pealkirjade või kohandatud teabe jaoks
• Valikukast – nõusoleku või kinnituse jaoks
• Rippmenüü – eeldefineeritud valikute hulgast valiku tegemiseks
• Valikunupud – eksklusiivse valiku tegemiseks

Allkirjastamise järjekorra valikud

• Järjekorras – allakirjutajad saavad dokumendi kindlaksmääratud järjekorras
• Paralleelne – kõik allakirjutanud saavad dokumendi samaaegselt
• Hübriid – kombineerige järjestikused ja paralleelsed allkirjastamisrühmad
• Tingimuslik – järgmine allkirjastaja sõltub eelmise allkirjastaja tegevusest

Allkirjastaja kogemus

Allkirja taotluse saamine

Kui saate allkirjastamise kutse, siis:

1. Saate turvalise lingiga e-posti teate
2. Klõpsake lingil, et avada dokument (põhiliste allkirjade jaoks pole sisselogimist vaja)
3. Kinnitage vajadusel oma identiteet (MFA, SMS-kood jne).
4. Vaadake dokument üle, milles on esile tõstetud allkirja väljad
5. Lisage allkiri, initsiaalid ja täitke nõutud väljad
6. Kontrollige teavet ja kinnitage allkiri
7. Saate allkirjastatud koopia kohe e-postiga

Allkirja loomise valikud

Allakirjutajad saavad allkirju luua järgmiste vahendite abil:

• Mitme fontistiiliga trükitud allkiri
• Joonistage allkiri hiire või puuteekraaniga
• Laadige üles käsitsi kirjutatud allkirja pilt
• Mobiilne allkiri sõrmega või pliiatsiga
• Salvestatud allkiri (tagasi pöörduvatele kasutajatele)

Blockchaini kontrollimine

Iga allkiri on turvatud plokiahela tehnoloogiaga:

Muutumatu tõend

• Dokumendi hash salvestatakse plokiahelas allkirjastamise ajal
• Iga allkirjastamise sündmuse unikaalne tehingu ID
• Võltsimiskindel tõend
• Kõikidele osapooltele kättesaadav sõltumatu kontroll
• Püsiv arhiiv, mis säilib organisatsiooniliste muudatuste korral

Kinnitamisprotsess

Igaüks saab allkirjastatud dokumenti kontrollida:

1. Juurdepääsu kontrolli portaalil verify.chaindoc.com
2. Laadige üles allkirjastatud dokument või sisestage kinnituskood
3. Süsteem arvutab dokumendi hash-väärtuse
4. Hash võrreldes blockchaini andmetega
5. Kontrolli tulemus näitab: dokumendi terviklikkust, allkirjastamise kuupäevi, allkirjastaja andmeid
6. Lae alla kinnitussertifikaat (valikuline)

Auditi jälg ja sertifikaat

Kõikehõlmav auditeerimisjälg

Iga allkiri sisaldab üksikasjalikku auditeerimisteavet:

• Dokumendi saatmise aeg ja saatja andmed
• Iga saaja jaoks e-kirja kättetoimetamise ja avamise ajamärgid
• Dokumendi vaatamise ajamärgid (kui allakirjutajad dokumendile juurde pääsesid)
• Autentimismeetod ja edukuse/ebaedu logid
• Allkirja ajamärgid millisekundilise täpsusega
• IP-aadressid ja seadmete andmed
• Geolokatsiooniandmed (kui need on lubatud)
• Dokumendi valmimise ajamärge
• Blockchaini tehingu ID ja ploki number

Lõpetamistunnistus

Automaatselt genereeritud sertifikaat sisaldab:

• Dokumendi pealkiri ja unikaalne dokumendi ID
• Kõik osapooled, kellel on rollid (saatja, allakirjutajad, vaatajad)
• Kõigi sündmuste täielik ajakava
• Allkirja pildid ja trükitud nimed
• Rakendatud turvameetmed (autentimismeetodid)
• Blockchaini kontrolli teave
• Õiguslik hoiatus ja teenuse tingimuste viide
• QR-kood kiireks kontrollimiseks

Täpsemad funktsioonid

Isiklik allkirjastamine

Koguge allkirju isiklikult ühe seadmega:

• Host-režiim mitme allkirja kogumiseks
• Iga allakirjutaja allkirjastab samal seadmel
• Iga allkirjastaja e-posti aadressi eraldi kinnitamine
• Ideaalne ürituste, konverentside või kontori allkirjastamiseks
• Kõik allkirjad salvestatakse eraldi auditeerimisjälgedega

Masspostitus

Saada sama dokument mitmele adressaadile:

• Laadige üles CSV-fail saaja andmetega
• Ühendage väljad isikustamiseks (nimi, ettevõte jne)
• Saada sadadele allakirjutajatele korraga
• Iga dokumendi individuaalne jälgimine
• Hulgi staatuse aruandlus ja meeldetuletused

Meeldetuletused ja teated

• Automaatsed meeldetuletused iga 3 päeva tagant (konfigureeritav)
• Kohandatud meeldetuletussõnumid
• Aegumise hoiatused enne tähtaega
• Reaalajas teated dokumendi sündmuste kohta
• E-posti ja rakendusesisesed teavitamisvõimalused

Allkirja keeldumine ja tühistamine

Käsitlege allkirja keeldumisi ja dokumentide tühistamist:

• Allakirjutanud võivad keelduda põhjenduse esitamisel
• Saatja saab kohe teate
• Saatja võib dokumendid enne täitmist tühistada
• Tühistatud dokumendid, mis on auditeerimisjäljes märgitud tühistatuks
• Kõik osapooled on teavitatud keeldumisest või tühistamisest

Parimad tavad

Dokumendi ettevalmistamine

• Kasutage selgeid dokumendi pealkirju, et neid oleks lihtne identifitseerida
• Optimeerige PDF-faile (pakkige suured failid, eemaldage turvalisus)
• Paigutage allkirja väljad loogilistesse kohtadesse
• Märgistage väljad selgelt (nt „Kliendi allkiri”, „Juhi heakskiit”).
• Lisage keeruliste väljade jaoks juhised või kirjeldused
• Testige allkirjastamise protsessi enne saatmist olulistele adressaatidele

Turvalisuse soovitused

• Kasutage juriidiliste dokumentide puhul täiustatud või kvalifitseeritud allkirju.
• Luba MFA tundlike lepingute puhul
• Määrake sobivad kehtivusajad (tavaliselt 7–30 päeva)
• Nõua autentimist kõrge väärtusega lepingute puhul
• Hoidke allkirjastatud dokumendid turvalises hoiukohas
• Tehke regulaarselt varukoopiaid allkirjastatud dokumentidest ja sertifikaatidest.
• Kontrollige kriitiliste dokumentide plokiahela kirjeid

Suhtlemisnõuanded

• Lisage allkirja taotlustesse selged teemaread
• Lisage isikupärastatud sõnumid, milles selgitate dokumenti
• Esitage kontekst ja tähtaeg
• Lisage kontaktandmed küsimuste jaoks
• Kasutage kõigis suhtlustes professionaalset tooni.
• Järgige telefonikõnega kiireloomuliste dokumentide puhul

Vigade leidmine

Tavalised probleemid

Lahendused sagedastele allkirjastamisprobleemidele:

• Allkirjastaja ei saanud e-kirja: kontrollige rämpsposti kausta, kontrollige e-posti aadressi, saatke taotlus uuesti
• Link aegunud: saatja võib tähtaega pikendada ja uuesti saata
• Autentimine ebaõnnestus: kontrollige, kas kontaktandmed vastavad taotlusele, proovige alternatiivset autentimist
• Mobiilseadmes ei saa allkirja joonistada: veenduge, et seade võimaldab puutesisestust, proovige kirjutada allkiri
• Dokument ei lae: kontrollige internetiühendust, proovige teist brauserit, tühjendage vahemälu
• Allkirja väli puudub: võtke ühendust saatjaga, et lisada nõutavad väljad

Tugiressursid

• E-posti tugi: support@chaindoc.io
• API dokumentatsioon arendajatele