Chaindoc logoChaindoc

Elektroonilised allkirjad

Chaindoc võimaldab lisada igale dokumendile õiguslikult siduvaid e-allkirju koos blockchaini verifitseerimisega. See leht käsitleb kolme allkirja tüüpi, nõuetele vastavuse üksikasju ja seda, kuidas allkirjastamise töövoog tegelikult toimib.

Iga allkiri salvestatakse blockchainis, luues puutumatu kirje, mis kehtib ka kohtus. See lisandub tavapärasele auditi rajale (ajatemplid, IP-aadressid, autentimismeetod). Kui oled Chaindocis uus, siis kiirjuhend juhendab sind läbi esimese allkirjataotluse saatmise.

Allkirja tüübid

Chaindoc toetab kolme e-allkirja taset. Enamik ärilepinguid töötab hästi lihtsate allkirjadega. Reguleeritud tööstusharjad vajavad tavaliselt täiustatud või kvalifitseeritud allkirju.

Lihtne elektrooniline allkiri (SES)

Vaikimisi valik igapäevaste dokumentide jaoks. Allkirjastajad klõpsavad allkirjastamiseks pärast e-posti kinnitust. Pole täiendavat autentimissammu, seega on protsess kiire.

  • Klõpsa-allkirjastamine e-posti kinnitusega
  • Töötab häti NDA-de, sisemiste kinnituste ja mitteametlike kokkulepete puhul
  • Auditi rada ajatempliga ja IP-aadressiga
  • Allkirjastamine võtab enamiku dokumentide puhul alla minuti

Täiustatud elektrooniline allkiri (AES)

Lisab allkirjastamiseks mitmefaktorilise autentimise. Allkirjastaja tõestab oma isikut SMS-i, autentimisrakenduse või e-posti koodi kaudu. See on õige valik lepingute, töölepingute ja hankijalepingute jaoks, kus on vaja tugevamat tõendit selle kohta, kes allkirjastas.

  • Mitmefaktoriline autentimine (SMS, autentimisrakendus või e-post)
  • Isikutuvastus enne dokumendile juurdepääsu
  • Täielik auditi rada, sealhulgas autentimise üksikasjad
  • Blockchainis verifitseeritud lõpetamise sertifikaat

Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri (QES)

Kõrgeim tase. QES-il on ELi eIDAS-i alusel sama õiguslik kaal kui käsitsi kirjutatud allkirjal. See nõuab valitsuse väljastatud ID kinnitust ja sertifikaate usaldusväärsest asutusest. Kui töötad õigus-, finants- või tervishoiusektoris, siis see on tõenäoliselt see, mida sinu nõuetele vastavuse meeskond küsib.

  • Sertifitseeritud usaldusväärsete sertifikaadiasutuste poolt
  • ID kinnitus valitsuse väljastatud dokumentidega
  • Vastab nõuetele eIDAS, ESIGN Act ja UETA
  • HSM-kaitstud sertifikaadid
  • Muutmatu blockchaini allkirja tõend

Õiguslik nõuetele vastavus

Chaindoc allkirjad vastavad peamistele e-allkirja määrustele. Siin on, mis on kaetud ja kuidas see praktikas toimib.

Toetatud määrused

  • eIDAS — Electronic Identification and Trust Services (Euroopa Liit)
  • ESIGN Act — Electronic Signatures in Global and National Commerce (Ameerika Ühendriigid)
  • UETA — Uniform Electronic Transactions Act (Ameerika Ühendriigid, vastu võetud 47 osariigis)
  • PIPEDA — Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada)
  • Electronic Transactions Act (Austraalia)
  • Information Technology Act (India)

Mis teeb allkirja õiguslikult kehtivaks

Chaindoc käsitleb neid nõudeid automaatselt, kuid on kasulik teada, mis toimub tagatoas:

  • Allkirjastajad peavad selgesõnaliselt nõustuma allkirjastamisega (pole automaatset allkirjastamist)
  • Iga allkiri on krüptograafiliselt seotud dokumendiga
  • Dokumendid säilitatakse puutumatu terviklikkuse kontrollidega
  • Allkirjastaja isik tuvastatakse sinu seadistatud tasemel
  • Täielik auditi rada: ajatemplid, IP-aadressid, autentimismeetod, seadme info
  • Blockchaini räsi pakub sõltumatut, püsivat tõendit

Küberturvalisuse ja juurdepääsukontrollide sügavama vaate jaoks vaata turvalisuse parimate tavade juhendit.

Allkirjastamise töövoog

Allkirjataotluse loomine

Saad luua taotlusi läbi veebiliidese või API. Sammud on samad mõlemal viisil:

  1. Lae üles oma dokument (PDF, Word või pilt)
  2. Lisa allkirjastajad nende e-posti aadressidega
  3. Vali allkirjastamise järjekord (järjestikune, paralleelne või hübriid)
  4. Paiguta allkirjaväljad dokumendile
  5. Vali allkirja tüüp ja autentimise tase
  6. Määra tähtaeg ja valikuline kohandatud sõnum
  7. Saada taotlus

Kui teed seda koodi kaudu, siis API dokumendid sisaldavad täielikku lõpp-punkti viidet. SDK meetod on `chaindoc.signatures.createRequest()`.

Allkirjavälja tüübid

Saad lisada oma dokumentidele erinevaid väljatüüpe. Mitte iga dokument ei vaja kõiki neid, kuid need on saadaval:

  • Signature — peamine e-allkirja väli
  • Initials — üksikute lehekülgede või klauslite initsialiseerimiseks
  • Date signed — automaatselt täidetud allkirjastamise ajatempliga
  • Text field — nimed, ametinimetused või mis tahes kohandatud tekst
  • Checkbox — nõusoleku või kinnituse jaoks
  • Dropdown ja raadionupud — valikuvõimaluste seast valimiseks

Allkirjastamise järjekorra valikud

  • Järjestikune — allkirjastajad saavad dokumendi ükshaaval sinu seatud järjekorras
  • Paralleelne — kõik saavad dokumendi korraga ja saavad sõltumatult allkirjastada
  • Hübriid — segage järjestikuseid ja paralleelseid gruppe (nt mõlemad kliendid allkirjastavad paralleelselt, siis allkirjastab juht viimasena)
  • Tinglik — järgmine allkirjastaja sõltub sellest, mida eelmine tegi

Mida allkirjastajad näevad

Allkirjastaja kogemuse mõistmine on oluline, kui soovid kõrget lõpuleviimise määra. Siin on voo nende vaatenurgast.

Allkirjastamise voog

1E-posti teavitusAllkirjastaja saab e-kirja turvalise lingiga. Põhiliste allkirjade jaoks pole Chaindoc kontot vaja.

2Autentimine (kui seadistatud)AES/QES puhul tõestab allkirjastaja oma isikut MFA, SMS-koodi või ID üleslaadimise kaudu enne dokumendile juurdepääsu.

3Dokumendi ülevaatusDokument avaneb esiletõstetud väljadega, mis näitavad täpselt, kuhu allkirjastada, initsialiseerida või infot täita.

4Allkirjasta ja kinnitaAllkirjastaja lisab oma allkirja (trükitud, joonistatud või üles laaditud), täidab kõik nõutud väljad ja kinnitab.

5Allkirjastatud koopia kohaletoimetatudKõik saavad allkirjastatud dokumendi kohe e-posti teel koos blockchaini verifitseerimise sertifikaadiga.

Kuidas allkirjastajad oma allkirja loovad

Allkirjastajad saavad valida ükskõik millise meetodi, mis tundub kõige loomulikum:

  • Trüki oma nimi ja vali fondistiil
  • Joonista hiire, puuteplaadi või puuteekraaniga
  • Lae üles oma käsitsi kirjutatud allkirja pilt
  • Kasuta eelmisest allkirjastamissessioonist salvestatud allkirja

Blockchaini verifitseerimine

See on see, mis eristab Chaindoci standardsetest e-allkirja tööriistadest. Iga allkirjastatud dokument saab räsi, mis kirjutatakse blockchaini, luues püsiva, sõltumatu tõendi, et dokumenti pole pärast allkirjastamist muudetud.

Mida salvestatakse

  • Allkirjastatud dokumendi krüptograafiline räsi
  • Unikaalne tehingu ID iga allkirjasündmuse jaoks
  • Ploki number ja ajatempel blockchaini võrgus
  • Kirje on püsiv ja seda ei saa kustutada mitte keegi, kaasa arvatud Chaindoc

Kuidas dokumenti verifitseerida

Igaüks saab allkirjastatud dokumenti verifitseerida, isegi ilma Chaindoc kontota:

  1. Mine verifitseerimisportaali aadressil verify.chaindoc.com
  2. Lae üles allkirjastatud dokument või sisesta verifitseerimiskood
  3. Süsteem arvutab dokumendi räsi ja kontrollib seda blockchaini vastu
  4. Näed tulemust: dokumendi terviklikkuse olek, allkirjade kuupäevad ja allkirjastajate üksikasjad
  5. Laadi alla verifitseerimissertifikaat, kui vajad seda oma kirjete jaoks

Auditi rada ja sertifikaat

Iga allkiri genereerib üksikasjalise auditi raja ja lõpetamise sertifikaadi. Auditi rada on see, mida näitaksid kohtule või audiitorile, kui keegi vaidlustab allkirja.

Mida auditi rada jäädvustab

  • Millal dokument saadeti ja kes saatis
  • E-posti kohaletoimetamise ja avamise ajatemplid iga adressaadi kohta
  • Millal iga allkirjastaja dokumenti vaatas
  • Autentimismeetod ja eduka/ebaõnnestunud logid
  • Allkirjade ajatemplid (millisekundi täpsus)
  • IP-aadressid ja seadme teave
  • Geolokatsiooni andmed (kui lubatud)
  • Blockchaini tehingu ID ja ploki number

Lõpetamise sertifikaat

Genereeritakse automaatselt, kui kõik pooled on allkirjastanud. See koondab kõik ühte dokumenti:

  • Dokumendi pealkiri ja unikaalne ID
  • Kõik osapooled, nende rollid ja tegevused
  • Täielik sündmuste ajajoon
  • Allkirjade pildid ja trükitud nimed
  • Kasutatud autentimismeetodid
  • Blockchaini verifitseerimise andmed
  • QR-kood koheseks verifitseerimiseks

Täiustatud funktsioonid

Isiklik allkirjastamine

Mõnikord on vaja koguda allkirju näost näkku. Chaindoc'i hostirežiim võimaldab mitmel inimesel allkirjastada samal seadmel, eraldi e-posti kinnitusega iga allkirjastaja jaoks. Kasulik ürituste, konverentside või kontori külastajate jaoks.

Massisaatmine

Vaja saata sama dokument kümnetele (või sadadele) inimestele? Lae üles CSV adressaadi infoga, kasuta ühivälju isikupärastamiseks ja jälgi igaühte eraldi. Mõtle onboarding-pakkidele, poliitikakinnitustele või aastastele uuendustele.

Meeldetuletused ja teavitused

Automaatsed meeldetuletused saadetakse vaikimisi iga 3 päeva tagant (saad muuta intervalli). Saad ka teavitusi, kui dokumente vaadatakse, allkirjastatakse või tagasi lükatak. Seadista veebihookid, kui soovid neid sündmusi reaalajas oma rakendusse tõmmata.

Tagasilükkamine ja tühistamine

Allkirjastajad saavad taotluse tagasi lükata ja põhjuse anda. Saad kohe teavituse. Sina saad dokumendi tühistada igal ajal enne lõpuleviimist. Mõlemad tegevused logitakse auditi rajale ja kõik pooled saavad teavituse.

Parimad tavad

Dokumentide ettevalmistamine

Mõned asjad, mis säästavad aega ja vähendavad allkirjastamise hõõrdumist:

  • Kasuta selgeid dokumendipealkirju. "Q4 2025 konsultatsioonileping" on parem kui "Contract_v3_final_FINAL.pdf".
  • Tihenda suuri PDF-e enne üleslaadimist. Maksimum on 50MB, kuid väiksemad failid laevad allkirjastajate jaoks kiiremini.
  • Paiguta allkirjaväljad sinna, kus allkirjastajad neid loomulikult ootavad.
  • Märgista väljad selgelt: "Kliendi allkiri", "Juhi kinnitus", mitte lihtsalt "Allkiri 1".
  • Testi allkirjastamise voogu ise enne saatmist tegelikele adressaatidele. Nii püüad paigutuse probleemid varakult kinni.

Turvalisuse näpunäited

Sobita allkirja tüüp dokumendi tähtsusega. Ära liialda sellega, kuida ära ei jää autentimist oluliste lepingute puhul.

  • Kasuta AES või QES õigus- ja finantsdokumentide jaoks
  • Luba MFA kõige jaoks, kus allkirjastaja isik on kriitiline
  • Määra mõistlikud tähtajad (7-30 päeva enamiku lepingute jaoks)
  • Hoia allkirjastatud dokumente varundatuna ja juurdepääsetavana
  • Kõrge väärtusega lepingute puhul verifitseeri blockchaini kirje pärast allkirjastamist

Tõrkeotsing

Allkirjastaja ei saanud e-kirja

Kontrolli esmalt nende rämpsposti/junk kausta. Kui see pole seal, siis kontrolli, kas e-posti aadress on õige ja saada taotlus uuesti. Mõned ettevõtte e-posti filtrid blokeerivad allkirjalingid, seega võid vajada chaindoc.io lisamist valgesse nimekirja.

Saad pikendada tähtaega oma armatuurlaualt ja saata uuesti. Allkirjastaja saab värskendatud lingi.

Ei saa mobiilis allkirja joonistada

Veendu, et brauser lubab puutesisestust. Kui see ikka ei tööta, saab allkirjastaja lülituda trükitud allkirjale. Kõik allkirjameetodid on õiguslikult võrdselt kehtivad.

API-spetsiifiliste probleemide jaoks vaata API dokumentatsiooni. Veebihookide kohaletoimetamise probleemide jaoks on veebihookide dokumentides olemas uuestiproovimise ja tõrkeotsingu juhend. Kui seadistad meeskonna rolle ja õigusi, siis see on kaetud meeskonnahalduse jaotises.