Cách các startup có thể giảm chi phí pháp lý bằng cách sử dụng xác minh tài liệu tự động

Chi phí pháp lý đang tăng cao, không phải do sự phức tạp của các luật sư mà startup cần, mà do việc kiểm tra thủ công các hợp đồng. Mỗi lần sửa đổi bị bỏ qua, một tệp tin lỗi thời hoặc thậm chí một điều khoản bị bỏ sót đều là sai sót sẽ cần được sửa chữa với chi phí tiền bạc.

Những người sáng lập không chi tiền cho luật sư; họ chi tiền cho những sai sót có thể tránh được mà luật sư phải sửa chữa. Mặt khác, khi các đội ngũ vội vàng ký các tài liệu trực tuyến hoặc phê duyệt hợp đồng rải rác trên các ổ đĩa và email, ngay cả một sự không khớp nhỏ cũng có thể trở thành một tranh chấp phải trả phí.

Nhiều startup hoạt động với tốc độ chóng mặt, tuy nhiên, trừ khi họ có các kiểm tra tự động, họ vẫn đang làm việc trong bóng tối. Khi mỗi thỏa thuận yêu cầu kiểm tra thủ công thay vì xác minh tài liệu trực tuyến, lỗi sẽ không được phát hiện cho đến khi quá muộn. Quy trình thủ công này sẽ thất bại khi một startup bắt đầu nhận hàng chục hợp đồng mỗi tháng hoặc khi đạt đến 2-3 hợp đồng.

Các startup không chi nhiều tiền cho luật sư do các vụ việc phức tạp; họ chi nhiều tiền vì những sai lầm đơn giản, có thể tránh được, lại đòi hỏi hàng giờ làm việc có trả lương. Mỗi khi các đội ngũ ký các tài liệu trực tuyến không được tự động hóa, mỗi lần sửa đổi, gửi lại hoặc sai sót đều là một tác vụ tính phí. Ngay cả các hợp đồng đơn giản mà không có hệ thống kiểm soát phiên bản tài liệu đầy đủ cũng trở thành các quy trình trao đổi tốn kém.

Kiểm tra thủ công làm tăng chi phí pháp lý

Hầu hết chi phí pháp lý phát sinh do việc xem xét lại cùng một tệp nhiều lần. Các nhóm thường chỉnh sửa những chi tiết nhỏ trong nhiều bản nháp, và luật sư tính phí theo từng vòng.

Các tình huống điển hình bao gồm:

• Các bản nháp khác nhau đã được gửi cho các nhà đầu tư hoặc đối tác
• Các nhóm đang thực hiện thay đổi trong email hoặc ổ đĩa đám mây
• Kiểm tra thời hạn, sản phẩm đầu ra hoặc giá cả giữa các bản nháp

Trong trường hợp không có xác minh tài liệu trực tuyến, các luật sư sẽ phải xác minh từng bản cập nhật riêng lẻ, điều này sẽ làm tăng chi phí một cách nhanh chóng. Một biến thể gõ sai duy nhất sẽ gây ra quy trình xem xét lại toàn bộ—và một hóa đơn không cần thiết.

Chi phí sửa lỗi sau khi ký kết

Chi phí của sai sót sẽ cao hơn nhiều ngay sau khi hợp đồng được ký kết. Tất cả các chi tiết bị bỏ qua đều phải được sửa chữa theo quy định pháp luật.

Chi phí sau khi ký kết thông thường:

• Ngày tháng sai → phạt tiền hoặc sửa chữa
• Điều khoản IP sai → Tư vấn để viết lại (có trả phí)
• Tỷ lệ báo cáo sai → thỏa thuận được tính lại
• Thiếu trách nhiệm → kiểm tra và giải thích thêm

Các nhóm tạo tài liệu trực tuyến thường phải chi tiền cho luật sư để sửa chữa lịch sử. Điều này được ngăn chặn thông qua các kiểm tra tự động và tài liệu blockchain sẵn sàng cho kiểm toán, giúp phát hiện các vấn đề trước khi ký kết.

Chi phí ẩn của các quy trình pháp lý chậm chạp

Sự chậm trễ trong việc phê duyệt dẫn đến tổn thất vượt quá chi phí pháp lý. Sự chậm trễ ảnh hưởng đến hoạt động, lịch trình và doanh thu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bao gồm:

• Giao dịch bị trì hoãn do hợp đồng nằm trong hộp thư đến
• Quá trình onboarding bị trì hoãn do các thuật ngữ chưa được xác minh.
• Các nhà sáng lập đang dần rời khỏi công việc phát triển sản phẩm để tìm kiếm chữ ký.

Các tài liệu trực tuyến Chaindoc và quyền truy cập tài liệu an toàn giúp quá trình phê duyệt diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời giảm thiểu gánh nặng pháp lý và sự chậm trễ trong hoạt động.

Việc kiểm tra luật pháp thủ công là tốn thời gian, công sức và chi phí. Xác minh tài liệu trực tuyến sử dụng các quy trình tự động thay thế hàng chục lần kiểm tra thủ công bằng một hệ thống xác minh tài liệu duy nhất, giúp xác minh tính xác thực, theo dõi các hành động và loại bỏ lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề phát sinh chi phí.

Một hệ thống loại bỏ việc kiểm tra thủ công

Tự động hóa được sử dụng để đảm bảo rằng mỗi hành động được xác minh ngay lập tức khi nó xảy ra, thay vì các luật sư phải kiểm tra từng dòng của từng tệp đã cập nhật để xác minh tính chính xác của nó.

Chaindoc giúp tiết kiệm thời gian dành cho việc xem xét pháp lý thông qua việc cung cấp:

• Xác thực chữ ký điện tử, là quá trình xác minh danh tính tự động.
• Các chỉnh sửa được kiểm soát để tránh các chỉnh sửa không được phép
• Tài liệu trực tuyến Chaindoc có một nguồn thông tin chính xác duy nhất
• Thông báo thời gian thực khi có sự khác biệt — trước khi nó trở thành vấn đề

Trong trường hợp các đội không ký tài liệu trực tuyến tự động, họ phải sử dụng xác minh thủ công về tính xác thực và kiểm soát phiên bản. Chaindoc loại bỏ điều này, và các startup không phải trải qua hàng chục lần kiểm tra vô ích.

Tài liệu Blockchain Giải quyết tranh chấp trước khi chúng phát sinh

Xung đột xảy ra khi các nhóm không đồng ý về phiên bản nào là chính xác. Với tài liệu blockchain, câu hỏi này đơn giản là biến mất.

Chaindoc đảm bảo:

• Một phiên bản mà mọi người đều thấy
• Lịch sử phiên bản minh bạch duy nhất
• Một chuỗi hành động, không thể thay đổi

Một luật sư có thể mất 2-3 giờ để so sánh và tìm ra sự khác biệt. Chaindoc tự động thực hiện điều này bằng cách đảm bảo tài liệu được khóa trong trạng thái không thể sửa đổi và ghi lại tất cả các thay đổi. Đối với các startup có ngân sách hạn hẹp, điều này giúp tiết kiệm hàng giờ chi phí pháp lý.

Dòng theo dõi sẵn sàng cho kiểm toán giúp mọi hợp đồng rõ ràng về mặt pháp lý

Dòng sự kiện không thể thay đổi có nghĩa là bằng chứng được tạo ra thay vì thu thập bởi con người sau một xung đột. Đây là khía cạnh tốn kém nhất của công việc pháp lý, đó là việc lập tài liệu và thu thập bằng chứng, được loại bỏ trong trường hợp của một startup.

Bản ghi kiểm tra cung cấp cho cậu các thông tin sau:

• Danh sách những người đã mở, chỉnh sửa hoặc ký tên được xác minh
• Các hành động không thể đảo ngược
• Tuân thủ tự nhiên mà không cần sự tham gia của luật sư
• Hiển thị thời gian thực của các cuộc đàm phán hoặc kiểm toán

Các quy trình làm việc được phê duyệt chuyển đổi quản lý hợp đồng từ một quy trình thủ công tốn kém thành một quy trình có thể dự đoán và tự động hóa. Khi tất cả các hành động được theo dõi, tất cả các chữ ký được kiểm tra và tất cả các tệp được bảo mật, các startup không cần phải trải qua quy trình xem xét pháp lý nhiều lần và tránh được những sai lầm tốn kém.

Giảm chi phí pháp lý bên ngoài

Luật sư bên ngoài thường tính phí mỗi lần họ xem xét tài liệu—kể cả khi phiên bản mới chỉ được thay đổi bằng một dòng duy nhất. Các startup không cần phải trả phí lại để xác minh tài liệu trực tuyến của mình nhờ vào quy trình xác minh sẵn sàng cho kiểm toán.

Ví dụ, một startup chi tiêu $300 cho mỗi lần xem xét hợp đồng. Khi luật sư chuyển sang sử dụng tài liệu trực tuyến Chaindoc, cậu/cô ấy chỉ cần kiểm tra nhật ký thay vì đọc lại toàn bộ hợp đồng.

Các quy trình được chứng nhận giúp giảm chi phí pháp lý vì:

• Tất cả các hoạt động đều được ghi lại trên một bản ghi kiểm tra vĩnh viễn
• Tính xác thực và danh tính được xác thực bằng xác thực chữ ký điện tử.
• Nhờ có tài liệu blockchain, sự không nhất quán giữa các phiên bản đã được loại bỏ
• Luật sư không xem xét các bản sao trùng lặp, mà tập trung vào những gì quan trọng.

Tránh làm lại và đàm phán lại

Những sai sót pháp lý tốn kém nhất thường xảy ra sau khi hợp đồng đã được ký kết. Một con số, ngày tháng hoặc điều khoản được ghi sai có thể dẫn đến việc thương lượng lại, hoàn tiền hoặc phạt tiền. Những rủi ro này có thể được ngăn chặn ngay từ đầu bằng cách sử dụng kiểm tra tài liệu trực tuyến tự động.

Xác minh bảo vệ các startup bằng cách:

• Kiểm tra tự động phát hiện các giá trị sai trước khi ký
• Quyền truy cập vào các hợp đồng được bảo mật
• Một số nhật ký cung cấp chi tiết chính xác về ai đã sửa đổi gì và khi nào.
• Không có sự phỏng đoán khi ký các tài liệu trực tuyến bởi các nhóm

Phê duyệt nhanh hơn có nghĩa là thu nhập nhanh hơn

Sự chậm trễ trong quy trình hợp đồng làm chậm doanh thu. Việc phê duyệt tự động loại bỏ khoảng thời gian trễ khiến các startup mất cả tiền bạc lẫn đà phát triển.

Các quy trình đã được xác thực giúp tăng tốc độ thu nhập vì:

• Các chuỗi email dài được thay thế bằng thông báo tự động
• Quyền truy cập được quản lý giúp đẩy nhanh các quy trình làm việc sẵn sàng cho kiểm toán
• Ghi chép rõ ràng để tránh gây nhầm lẫn cho người ký tiếp theo
• Không mất thời gian trong quá trình truyền tải các tệp PDF

Các công ty có quy trình phê duyệt tự động có thể hoàn tất giao dịch trong vài ngày thay vì vài tuần.

Việc xử lý hợp đồng bằng các công cụ rời rạc khiến các nhà sáng lập phải đối mặt với các chi phí ẩn: trùng lặp công việc, mất phiên bản và kiểm tra pháp lý. Những vấn đề này được loại bỏ nhờ một quy trình làm việc duy nhất. Tài liệu trực tuyến Chaindoc tích hợp kiểm soát truy cập, xác minh và theo dõi sẵn sàng cho kiểm toán, loại bỏ nhu cầu cài đặt phần mềm bổ sung, thuê nhân viên thêm và tốn thời gian sửa lỗi.

Một quy trình làm việc thay vì năm công cụ

Hầu hết các đội ngũ đều phụ thuộc vào một loạt công cụ tốn kém và thiếu tổ chức: email để gửi tệp, Google Drive để lưu trữ tệp, trình chỉnh sửa PDF để thực hiện các thay đổi nhỏ, Slack để kiểm tra nhanh chóng và bộ phận pháp lý để thực hiện mọi kiểm tra. Sự phân mảnh này gây ra sự chậm trễ, sự không nhất quán và chi phí pháp lý không cần thiết.

Trong tài liệu trực tuyến Chaindoc, các nhà sáng lập sẽ loại bỏ tất cả những điều này chỉ với một quy trình làm việc:

• Tải lên một lần
• Đặt quyền truy cập tài liệu an toàn
• Xác minh danh tính
• Thực hiện xác thực chữ ký điện tử
• Theo dõi từng hoạt động trong một chuỗi kiểm tra không thể sửa đổi

Một nền tảng duy nhất có nghĩa là ít gói đăng ký hơn, ít kiểm tra thủ công hơn và ít điểm yếu hơn, điều này dẫn đến chi phí pháp lý thấp hơn và giảm thiểu hỗn loạn hoạt động một cách trực tiếp.

Quyền truy cập tài liệu an toàn giúp tránh nhầm lẫn và lạm dụng

Hầu hết các tranh chấp pháp lý phát sinh từ việc chỉnh sửa không kiểm soát hoặc một người ký vào phiên bản sai. Những rủi ro này được loại bỏ thông qua việc truy cập tài liệu an toàn.

Cách Chaindoc ngăn chặn sự hỗn loạn:

• Vai trò rõ ràng: xem, bình luận, ký tên
• Không ai được phép ghi đè các thuật ngữ
• Không có bất kỳ chỉnh sửa không được phép nào hoặc các tệp PDF đã cập nhật
• Tất cả các tương tác đều liên quan đến danh tính
• Không mất thời gian tìm kiếm để xác định ai đã sửa đổi tệp

Điều này giúp giảm thiểu sai sót cũng như chi phí pháp lý liên quan đến việc nghiên cứu chúng.

Không tốn chi phí cho việc tuân thủ

Trong trường hợp các đội nhỏ mới thành lập, việc cần sự hỗ trợ pháp lý để tuân thủ GDPR, eIDAS và các tiêu chuẩn kiểm toán là điều phổ biến—và sự hỗ trợ pháp lý thường tốn kém. Chaindoc tự động hóa các công việc phức tạp.

Điều này giúp việc tuân thủ trở nên dễ dàng vì:

• Bản chất của tài liệu blockchain là không thể bị sửa đổi.
• Tất cả các chữ ký đều được hỗ trợ bởi hệ thống xác minh tài liệu trực tuyến.
• Nhật ký có thể được xuất và kiểm tra
• Không cần thu thập bằng chứng từ sổ tay.
• Không cần các công cụ tuân thủ bổ sung

Các nhà sáng lập cũng tiết kiệm chi phí bằng cách không phải chịu các chi phí pháp lý cần thiết để duy trì quy trình hợp đồng tuân thủ pháp luật.

Hồ sơ giấy tờ có thể gây trì hoãn việc phát hành sản phẩm, huy động vốn và quá trình onboarding. Xác minh tài liệu trực tuyến giúp các startup tự động hóa không cần kiểm tra lại tài liệu thường xuyên, tiết kiệm chi phí luật sư và nhanh hơn so với những startup vẫn sử dụng PDF và chuỗi email.

Tại sao nhà đầu tư ưa chuộng các startup có hệ thống theo dõi tài liệu tự động

Quy trình hợp đồng lộn xộn là một dấu hiệu cảnh báo đối với nhà đầu tư vì chúng cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém. Với tài liệu trực tuyến Chaindoc, mỗi hợp đồng được hỗ trợ bởi một chuỗi kiểm tra không thể sửa đổi, minh bạch, do đó, nhà đầu tư có thể ngay lập tức xem:

• Tuân thủ dự đoán được
• Kiểm soát phiên bản ổn định của tài liệu
• Lịch sử tác giả và phê duyệt rõ ràng

Điều này loại bỏ chi phí thẩm định và chứng minh rằng đội ngũ có khả năng thực hiện các hoạt động pháp lý một cách nghiêm ngặt như phát triển sản phẩm.

Sự minh bạch dựa trên blockchain giúp nhà đầu tư tin tưởng cậu hơn

Các tệp không ổn định, chữ ký bị mất và thời gian không thể dự đoán được dẫn đến sự thiếu tin tưởng. Tài liệu blockchain là minh bạch và không thể gây ra bất kỳ bất ngờ nào vì tất cả hoạt động đều được đóng dấu thời gian, xác minh và không thể thay đổi. Điều này mang lại cho các nhà đầu tư sự đảm bảo rằng các thỏa thuận mà họ đang đọc hôm nay sẽ không bị thay đổi vào ngày mai — không có sửa đổi, không có trách nhiệm pháp lý không lường trước và không có sự hiểu lầm.

Các thử nghiệm tự động đóng giúp startup trông chuyên nghiệp hơn trước khi mở rộng lên quy mô doanh nghiệp. Các đội ngũ chấp nhận cách thức ký tài liệu trực tuyến an toàn, lưu trữ dữ liệu vĩnh viễn và tự động hóa tuân thủ sẽ nhanh chóng giành được sự tin tưởng của nhà đầu tư.

Các startup không chi nhiều tiền cho luật sư, nhưng họ lại chi nhiều tiền cho những sai lầm mà luật sư phải sửa chữa. Hầu hết các chi phí ẩn này được loại bỏ thông qua việc tự động hóa quy trình xác minh tài liệu trực tuyến: không có bản sao trùng lặp, không có chỉnh sửa mơ hồ, không có tranh cãi về việc ai đã ký tài liệu nào.

Các tài liệu trực tuyến Chaindoc mang lại lợi thế kép: ít lỗi hơn, ít kiểm tra pháp lý hơn, ít trì hoãn hơn và nhiều thời gian hơn để tập trung vào sản phẩm và phát triển thay vì giấy tờ.

Khi đội ngũ của cậu sẵn sàng chuyển sang quy trình làm việc mà tài liệu không cần phải kiểm tra thủ công, cậu nên bắt đầu sử dụng hệ thống được thiết kế để đảm bảo tính rõ ràng, nhanh chóng và đáng tin cậy.