Ứng dụng ký điện tử trên di động: Quét, ký và gửi tài liệu trên iOS và Android

Các chuyên gia ngày nay chốt giao dịch giữa các cuộc họp, phê duyệt hợp đồng trong lúc di chuyển và ký NDA trước khi lên máy bay. Đối với các freelancer, nhóm thực địa và doanh nghiệp phân tán, khả năng ký tài liệu trên điện thoại không còn là tiện ích — đó là lợi thế cạnh tranh.

Quy trình ký truyền thống — in, ký, quét, gửi email — lãng phí hàng giờ mỗi tuần. Ứng dụng chữ ký điện tử di động Chaindoc cho phép bạn quét hợp đồng giấy, thêm chữ ký số có giá trị pháp lý và gửi cho bất kỳ người nhận nào trong vòng hai phút — tất cả từ thiết bị iOS hoặc Android của bạn. Mỗi tài liệu được ký đều được bảo mật bằng xác minh blockchain và dấu kiểm toán chống giả mạo.

Hướng dẫn này giải thích cách ký tài liệu di động hoạt động, điều gì làm cho nó hợp lệ về mặt pháp lý theo ESIGN Act, UETA và eIDAS, và cần đánh giá điều gì khi chọn ứng dụng chữ ký điện tử di động tốt nhất.

Làm việc từ xa và kết hợp đã tách việc ký khỏi văn phòng. Hơn 60% tất cả các hành động chữ ký điện tử hiện được khởi tạo từ thiết bị di động. Nhóm thực địa, môi giới bất động sản, chuyên gia y tế và giám đốc điều hành đi công tác cần ký tài liệu trên điện thoại mà không cần chờ trở về văn phòng.

Ký tài liệu di động kết hợp sức mạnh pháp lý của chữ ký viết tay với tốc độ và bảo mật của công nghệ số.

Từ chữ ký viết tay đến chữ ký số — Chuyển đổi di động

Chữ ký ướt yêu cầu hiện diện thực tế, giấy tờ, bút và máy quét. Chữ ký điện tử di động chỉ cần một điện thoại thông minh. Tính hợp lệ pháp lý là tương đương: theo ESIGN Act (Mỹ), eIDAS (EU) và UETA (các bang Mỹ), chữ ký điện tử có cùng hiệu lực pháp lý như mực trên giấy.

Ký di động được hỗ trợ blockchain thêm lớp không thể phủ nhận mà chữ ký ướt không thể cung cấp: một mã băm mật mã của tài liệu được ghi lại tại thời điểm ký, khiến bất kỳ sửa đổi nào sau đó về mặt toán học không thể thực hiện mà không bị phát hiện.

Lợi ích thực tế:

• Hợp đồng được xem xét và phê duyệt ở bất cứ đâu, theo thời gian thực
• Loại bỏ chi phí giấy tờ, chuyển phát và in ấn
• Thời gian xử lý giảm từ ngày xuống phút
• Dấu kiểm toán được tạo tự động cho mỗi sự kiện ký

Ký tài liệu trên điện thoại mất chưa đến hai phút với ứng dụng chữ ký điện tử di động.

Bước 1 — Tải lên, quét hoặc nhập tài liệu của bạn

• Quét bằng camera: Hướng camera điện thoại vào hợp đồng giấy. Phát hiện cạnh thông minh tự động chuyển đổi thành PDF có thể ký được.
• Nhập từ đám mây: Lấy từ Google Drive, Dropbox, OneDrive hoặc tệp đính kèm email trực tiếp trong ứng dụng.
• Tải lên trực tiếp: Chuyển tệp PDF, DOCX hoặc hình ảnh từ bộ nhớ cục bộ của điện thoại.

Bước 2 — Đặt chữ ký vào trường chữ ký

• Vẽ chữ ký: Sử dụng ngón tay hoặc bút stylus trên bảng chữ ký để tạo chữ ký phong cách viết tay.
• Gõ chữ ký: Chọn từ các phông chữ chữ ký để tạo chữ ký gõ có kiểu dáng.
• Chữ ký đã lưu: Sử dụng lại chữ ký đã tạo trước đó trong vòng chưa đến 10 giây.

Bước 3 — Thêm ngày, chữ viết tắt hoặc các trường bổ sung

Dấu ngày tự động, chữ viết tắt cho mỗi trang, trường văn bản cho tên in hoặc chức danh.

Bước 4 — Xác nhận và hoàn thiện chữ ký số của bạn

Nhấn «Ký» kích hoạt quá trình ký mật mã:

1. 1.
   Ứng dụng tạo mã băm tài liệu (dấu vân tay kỹ thuật số duy nhất của tài liệu tại thời điểm ký)
2. 2.
   Mã băm được đóng dấu thời gian và ghi lại trên blockchain
3. 3.
   Tài liệu đã ký được niêm phong — bất kỳ sửa đổi nào sau đó đều tạo ra mã băm khác

Tài liệu hoàn thành mang chứng chỉ hoàn thành cho biết ai đã ký, khi nào, từ thiết bị nào và địa chỉ IP nào.

Bước 5 — Gửi, theo dõi và nhận thông báo

• Email với liên kết xác minh bảo mật
• Liên kết trực tiếp cho quy trình ký nhiều bên
• Tin nhắn trong ứng dụng

Thông báo đẩy theo thời gian thực khi mỗi người nhận mở, ký hoặc từ chối tài liệu.

PDF là tiêu chuẩn vàng cho ký tài liệu di động vì nó khóa định dạng trên mọi thiết bị và hệ điều hành.

Tại sao PDF là định dạng ưu tiên

• Chữ ký được nhúng dưới dạng phần tử mật mã, không chỉ là lớp phủ hình ảnh
• Bố cục tài liệu bị khóa — không có sắp xếp lại văn bản hay dịch chuyển lề
• Bất kỳ sửa đổi nào đối với PDF sau khi ký đều phá vỡ con dấu mật mã
• Các công cụ xác minh chữ ký PDF tiêu chuẩn có thể xác minh tính hợp lệ một cách độc lập

Cấp độ chữ ký

Chaindoc hoạt động ở cấp độ AES theo mặc định.

Có, chữ ký điện tử di động có giá trị pháp lý ràng buộc ở tất cả các khu vực pháp lý chính.

Bảng khung pháp lý

Không thể phủ nhận trong ký di động

Không thể phủ nhận là nguyên tắc pháp lý và kỹ thuật ngăn người ký từ chối đáng tin cậy việc đã ký tài liệu. Chaindoc đạt được điều này qua ba lớp:

• Xác minh danh tính trước khi ký
• Mã băm SHA-256 của tài liệu tại thời điểm ký
• Dấu thời gian blockchain trên sổ cái blockchain bất biến

Sau khi ký, tài liệu cần được theo dõi, lưu trữ an toàn và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.

Trạng thái ký theo thời gian thực

• Đang chờ: Đã gửi nhưng chưa được ký bởi tất cả các bên
• Hoàn thành: Tất cả chữ ký cần thiết đã thu thập
• Từ chối: Người ký đã từ chối
• Hết hạn: Thời hạn ký đã qua

Thông báo đẩy và nhắc nhở tự động loại bỏ việc theo dõi thủ công.

Lưu trữ chống giả mạo và tính toàn vẹn tài liệu

Tài liệu đã ký được lưu trữ với mã hóa đầu cuối. Mã băm được xác minh blockchain đi kèm với tệp.

Ký quốc tế và hỗ trợ đa ngôn ngữ

Chaindoc hỗ trợ quy trình ký nhiều bên ở các quốc gia và ngôn ngữ khác nhau, với giao diện có sẵn bằng hơn 14 ngôn ngữ.

Ký tài liệu di động mang lại kết quả kinh doanh có thể đo lường ở mọi quy mô nhóm và ngành.

Chu kỳ giao dịch nhanh hơn

• Freelancer có thể ký hợp đồng khách hàng mới trên tàu điện ngầm
• Đại diện bán hàng có thể chốt giao dịch ngay tại sảnh của khách hàng
• Nhà sáng lập startup có thể ký term sheet từ bất kỳ múi giờ nào

Tiết kiệm chi phí

Tổng chi phí của chu kỳ ký giấy tờ có thể vượt 20 € mỗi tài liệu. Chữ ký điện tử di động loại bỏ giấy, chuyển phát nhanh, bảo trì máy in và thời gian nhân viên.

Bảo mật, tuân thủ và tài liệu sẵn sàng kiểm toán

Mỗi tài liệu được ký trên di động tự động tạo ra:

• Dấu kiểm toán chống giả mạo với mỗi sự kiện
• Chứng chỉ hoàn thành với danh tính người ký, địa chỉ IP và mã băm tài liệu
• Dấu thời gian blockchain đáp ứng yêu cầu không thể phủ nhận

Không phải tất cả ứng dụng chữ ký điện tử di động đều cung cấp cùng mức độ bảo vệ pháp lý, khả năng sử dụng hoặc bảo mật.

Tính năng chính cần tìm kiếm

• Tuân thủ pháp lý: ESIGN Act, UETA và eIDAS
• Cơ chế không thể phủ nhận: băm tài liệu và dấu thời gian blockchain
• Hỗ trợ PDF gốc: chữ ký được nhúng bằng mật mã học
• Dấu kiểm toán và chứng chỉ hoàn thành với mỗi tài liệu đã ký

So sánh ứng dụng

Tốt nhất cho cá nhân và freelancer: Chaindoc

Tốt nhất cho doanh nghiệp khối lượng cao: DocuSign

Ký tài liệu di động đã thay đổi cơ bản cách các chuyên gia chốt giao dịch, quản lý thỏa thuận và duy trì tuân thủ trong thế giới ưu tiên di động. Khả năng quét, ký và gửi PDF từ điện thoại — với đầy đủ giá trị pháp lý theo ESIGN Act, UETA và eIDAS — loại bỏ các nút thắt cổ chai giấy tờ.

Chaindoc mang lại bảo mật cấp blockchain cho mỗi sự kiện ký: mã băm tài liệu SHA-256, dấu kiểm toán chống giả mạo, chứng chỉ hoàn thành và dấu thời gian blockchain.

Bắt đầu ký trên di động ngay hôm nay — không cần thẻ tín dụng.