Quản lý yêu cầu chữ ký điện tử: Theo dõi thời gian thực trên tất cả, đang chờ xử lý và đã hoàn thành

Mỗi ngày không có khả năng hiển thị vào đường dẫn hợp đồng của bạn đều tốn tiền. Bỏ lỡ thời hạn ký kết, email thỏa thuận bị mất và các theo dõi không được trả lời không chỉ gây khó chịu — nghiên cứu của PwC cho thấy quản lý hợp đồng kém khiến các doanh nghiệp thiệt hại tới 9% doanh thu hàng năm.

Quản lý hiệu quả các yêu cầu e-signature có nghĩa là nhiều hơn chỉ lấy chữ ký trên một tài liệu. Nó yêu cầu theo dõi thời gian thực mỗi bước — từ khi gửi yêu cầu đến khi thỏa thuận kỹ thuật số có ràng buộc pháp lý được lưu trữ.

Chaindoc kết hợp theo dõi chữ ký thời gian thực với xác minh tài liệu được bảo mật bằng blockchain, cung cấp cho mỗi người ký và chủ quy trình một bản ghi duy nhất chống giả mạo về mọi hành động được thực hiện trên mỗi thỏa thuận.

Không có khả năng hiển thị thời gian thực, quản lý quy trình e-signature sẽ thoái hóa thành quản lý hộp thư đến.

Chi phí của các quy trình ký vô hình

• Vi phạm thời hạn do nhắc nhở bị quên hoặc trách nhiệm không rõ ràng
• Tệp đính kèm thỏa thuận bị mất trong hộp thư đến đông đúc
• Tranh chấp phát sinh từ việc thiếu bằng chứng dấu thời gian
• Không thể xác định nút cổ chai trong quá trình ký

Nhật ký kiểm toán blockchain: bản ghi chống giả mạo, có thể bảo vệ pháp lý

Chaindoc giải quyết khoảng cách hiển thị bằng cách ghi lại mọi hành động ký dưới dạng mục không thể thay đổi trên blockchain. Mỗi mục ghi lại dấu thời gian chính xác, hàm băm tài liệu mã hóa và dữ liệu nhận dạng của mỗi người ký.

Không thể phủ nhận là nguyên tắc pháp lý rằng người ký không thể sau đó phủ nhận đã ký một tài liệu. Nhật ký kiểm toán blockchain thiết lập không thể phủ nhận bằng cách liên kết hàm băm tài liệu, danh tính người ký và dấu thời gian blockchain thành một bản ghi được niêm phong mã hóa duy nhất.

Tiết kiệm thời gian: từ ngày đến giờ

Nhắc nhở tự động đã được chứng minh giảm thời gian ký lên đến 80%.

Bước 1 — Xem các thỏa thuận đang hoạt động và đã lưu trữ trong nháy mắt

• Hợp đồng đang hoạt động — tài liệu đã gửi đang chờ một hoặc nhiều chữ ký
• Yêu cầu ký đang chờ xử lý — ít nhất một người ký chưa hành động
• Thỏa thuận kỹ thuật số đã hoàn thành — tài liệu đã được ký đầy đủ
• Tệp tham chiếu dài hạn đã lưu trữ — thỏa thuận lịch sử để truy cập tuân thủ

Bước 2 — Lọc và sắp xếp để rõ ràng quy trình

• Lọc theo tên người tham gia, công ty hoặc vai trò người ký
• Sắp xếp theo ngày đến hạn để ưu tiên các yêu cầu khẩn cấp nhất
• Xem thứ tự ký tuần tự cho các thỏa thuận nhiều bên

Ký tuần tự là tính năng quan trọng cho các thỏa thuận nhiều bên như hợp đồng nhà cung cấp, đề xuất việc làm và term sheet đầu tư.

Bước 3 — Xuất bản ghi kiểm toán để sử dụng pháp lý và tuân thủ

• Xuất nhật ký kiểm toán đầy đủ với mọi dấu thời gian, danh tính người ký và hàm băm tài liệu
• Tải xuống tài liệu chứng nhận hoàn thành — bản ghi chính thức xác nhận tất cả các bên đã ký
• Tạo gói tuân thủ cho kiểm toán viên hoặc cố vấn pháp lý

Xác định nút cổ chai trong quá trình ký

Theo dõi chữ ký thời gian thực cho phép bạn thấy người nhận nào đã hoàn thành bước ký của họ, người nào đã xem tài liệu nhưng chưa ký, và ngày và giờ chính xác của mỗi hành động.

Gửi nhắc nhở tự động, được cá nhân hóa

• Thông báo chữ ký kỹ thuật số tự động kích hoạt khi người ký chưa hành động trong khoảng thời gian xác định
• Tin nhắn nhắc nhở được cá nhân hóa với tên người ký, bối cảnh tài liệu và thời hạn
• Tần suất nhắc nhở có thể cấu hình
• Mỗi hành động nhắc nhở được ghi lại trong nhật ký kiểm toán

Điều chỉnh thời hạn và người ký trong quá trình

• Gia hạn thời hạn khi người ký cần thêm thời gian xem xét mà không cần khởi động lại quy trình
• Thay thế hoặc thêm người ký mới
• Hủy yêu cầu trong khi bảo toàn nhật ký kiểm toán blockchain

Xác nhận danh tính người ký, dấu thời gian và điều kiện thỏa thuận

Theo dõi chữ ký thời gian thực tạo ra bản ghi xác minh chi tiết cho mỗi thỏa thuận đã hoàn thành, bao gồm tên đầy đủ và danh tính đã xác minh của mỗi người ký, dấu thời gian của mỗi hành động ký, cùng siêu dữ liệu thiết bị và IP.

Tính toàn vẹn tài liệu được bảo vệ bởi blockchain

Khác với PDF truyền thống, tài liệu blockchain không thể bị thay đổi lặng lẽ sau khi ký. Mỗi thỏa thuận đã hoàn thành được lưu trữ với hàm băm tài liệu mã hóa — bất kỳ thay đổi tiếp theo nào đều tạo ra hàm băm khác, làm cho việc giả mạo có thể phát hiện ngay lập tức.

Lưu trữ để truy xuất tức thì

Kho lưu trữ tài liệu của Chaindoc có thể tìm kiếm đầy đủ theo tên người tham gia, loại tài liệu, phạm vi ngày và trạng thái ký.

Có — chữ ký điện tử được quản lý qua nền tảng đã kiểm toán có ràng buộc pháp lý ở tất cả các khu vực pháp lý chính.

Freelancer: kết nối chữ ký với thanh toán

Theo dõi thời gian thực cung cấp cho freelancer khả năng hiển thị tức thời về thời điểm khách hàng mở và ký hợp đồng, cùng với chứng nhận hoàn thành bảo vệ trước tranh chấp thanh toán.

SMB: mở rộng khối lượng hợp đồng mà không mất sự giám sát

Bảng điều khiển tập trung của Chaindoc cung cấp cái nhìn đầy đủ về tất cả các thỏa thuận đang hoạt động, đang chờ xử lý và đã hoàn thành với kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

Đội ngũ pháp lý: không thể phủ nhận và hồ sơ tuân thủ

Xác minh hợp đồng qua blockchain cung cấp bằng chứng không thể phủ nhận, hồ sơ đầy đủ và không thể thay đổi của mỗi bước ký, và tiêu chuẩn bảo mật tương thích với SOC 2 và ISO 27001.

Quản lý yêu cầu e-signature không chỉ là cải tiến quy trình — đó là nền tảng pháp lý và hoạt động cho bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc vào các thỏa thuận đã ký. Với xác minh tài liệu được bảo mật bằng blockchain, nhật ký kiểm toán chống giả mạo, nhắc nhở tự động và bảng điều khiển tập trung, Chaindoc cung cấp cho freelancer, SMB và đội ngũ pháp lý quyền kiểm soát quy trình hoàn chỉnh mà họ cần.

Mỗi thỏa thuận được ký trên Chaindoc đều có ràng buộc pháp lý theo ESIGN Act, UETA và eIDAS — và mỗi mục nhật ký kiểm toán là bản ghi không thể phủ nhận bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong bất kỳ tranh chấp nào.