ChaindocHow to Write a Contract: Step-by-Step Guide for Business
Learn how to write a legally binding contract step by step. Essential clauses, free templates, and common mistakes to avoid. Create and sign contracts online.
Giới thiệu
Hầu hết mọi ngườ không biết cách viết hợp đồng cho đến khi họ gặp rắc rối với một hợp đồng tồi. Khách hàng biến mất sau khi nhận hàng. Nhà thầu trễ hạn mà không bị sao. Đối tác giải thể và không ai đồng ý về những gì đã thực sự được thỏa thuận.
Một hợp đồng viết tốt ngăn chặn tất cả điều đó. Bạn không cần luật sư cho mọi tài liệu, và hợp đồng cũng không phải là 40 trang điều khoản khó hiểu. Điều cần có là cấu trúc đúng, ngôn ngữ rõ ràng, và một vài điều khoản cụ thể đứng vững khi mọi chuyện không suôn sẻ.
Viết hợp đồng có hiệu lực pháp lý gồm năm yếu tố và bảy bước thực tế, cộng thêm một số điều khoản giúp bạn khi có vấn đề. Bạn cũng sẽ tìm thấy phân tích các điều khoản cần thiết, lỗi phổ biến làm mất hiệu lực hợp đồng, và so sánh giữa thực hiện hợp đồng kỹ thuật số và giấy.
Tin tốt: một khi bạn hiểu cấu trúc, viết hợp đồng sẽ nhanh hơn. Và với mẫu hợp đồng sẵn dùng, bạn không phải bắt đầu từ con số không.
Điều gì làm cho hợp đồng có hiệu lực pháp lý?
Trước khi viết một từ, bạn cần hiểu điều gì phân biệt hợp đồng có hiệu lực pháp lý với tài liệu chỉ là hai người hứa hẹn.
Theo luật hợp đồng Mỹ, như được định nghĩa bởi Viện Thông tin Pháp lý Trường Luật Cornell, năm yếu tố phải có mặt để hợp đồng có thể thực thi:
Chào hàng là yếu tố đầu tiên. Một bên đề xuất các điều khoản cụ thể, và lời chào phải rõ ràng để cả hai bên hiểu chính xác điều gì đang được đề xuất. "Tôi sẽ làm việc gì đó cho bạn khi nào đó" không phải lời chào. "Tôi sẽ giao website 10 trang trước ngày 1/5 với giá 3.000 USD" là lời chào.
Chấp nhận. Bên kia đồng ý với các điều khoản chính xác của lời chào. Lời chào lại ("Tôi sẽ trả 2.500 USD thay vì 3.000") hủy lời chào ban đầu và bắt đầu mới. Chấp nhận phải phản chiếu lời chào, được gọi là quy tắc hình ảnh gương.
Có đối ứng. Cả hai bên phải cho đi thứ gì đó. Trong hầu hết hợp đồng kinh doanh, đó là dịch vụ hoặc hàng hóa đổi lấy tiền. Đối ứng là điều biến hứa hẹn thành hợp đồng thay vì quà tặng. Hứa làm điều gì đó miễn phí, không nhận gì lại, thường không có hiệu lực thực thi.
Năng lực. Cả hai bên phải có khả năng pháp lý để ký hợp đồng. Người vị thành niên, người say rượu, và người được tuyên bố mất năng lực thường không có năng lực. Với doanh nghiệp, người ký phải có thẩm quyền ràng buộc tổ chức.
Hợp pháp là yếu tố cuối. Nội dung hợp đồng phải hợp pháp. Hợp đồng làm điều bất hợp pháp không chỉ không thể thực thi mà còn có thể khiến bạn chịu trách nhiệm.
Hợp đồng điện tử theo Đạo luật ESIGN và UETA
Nếu bạn ký kỹ thuật số, hai luật quan trọng. Đạo luật ESIGN (Đạo luật Chữ ký điện tử trong Thương mại Toàn cầu và Quốc gia) xác lập rằng hợp đồng và chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý như hợp đồng giấy và chữ ký viết tay. UETA (Đạo luật Giao dịch Điện tử Thống nhất) được 49 tiểu bang thông qua và có chức năng tương tự.
Nói cách khác: hợp đồng kỹ thuật số ký trên điện thoại của bạn là ràng buộc pháp lý đầy đủ. Không có bước bổ sung nào để "làm cho nên hợp pháp."
Chạy mọi hợp đồng bạn viết qua danh sách kiểm tra này trước khi gửi: chào hàng, chấp nhận, có đối ứng, năng lực, hợp pháp. Thiếu bất kỳ yếu tố nào có thể làm toàn bộ thỏa thuận không thể thực thi, bất kể phần còn lại chi tiết đến đâu.
Cách viết hợp đồng trong 7 bước
Đây là quy trình từng bước để viết hợp đồng rõ ràng, đầy đủ và có hiệu lực pháp lý.
Bước 1. Xác định các bên
Mọi hợp đồng bắt đầu bằng việc xác định chính xác ai tham gia thỏa thuận. Dùng tên pháp lý đầy đủ, không dùng biệt danh, viết tắt, hoặc tên giao dịch trừ khi bạn cũng bao gồm tên pháp nhân. Với doanh nghiệp, bao gồm loại hình pháp nhân (LLC, Inc., Ltd.) và tiểu bang thành lập.
Sau khi xác định đầy đủ, bạn có thể định nghĩa từ viết tắt cho phần còn lại của tài liệu: "Alex Johnson ("Khách hàng")" hoặc "Meridian Design Studio LLC ("Nhà thầu")." Từ viết tắt sau đó xuất hiện xuyên suốt hợp đồng, giúp dễ đọc mà không mơ hồ về ai là ai.
Làm đúng ngay từ đầu. Xác định sai thực thể (ví dụ, công ty mẹ thay vì công ty con đang hoạt động) có thể tạo vấn đề thực thi nếu bạn cần thu hồi theo thỏa thuận.
Bước 2. Xác định phạm vi công việc
Đây là nơi hầu hết hợp đồng thất bại. Phạm vi mơ hồ tạo tranh chấp. "Thiết kế website" nghĩa khác với khách hàng và khác với nhà thầu. Liệt kê chính xác những gì sẽ được giao: số trang, định dạng file, vòng sửa đổi, cái gì bao gồm và cái gì không.
Nếu bạn viết hợp đồng dịch vụ, đính kèm phạm vi công việc chi tiết như phụ lục. Như vậy hợp đồng chính có thể gọn gàng và dễ đọc trong khi các sản phẩm cụ thể nằm trong tài liệu riêng, dễ cập nhật. Hướng dẫn của chúng tôi về những gì cần có trong Tuyên bố Công việc đi sâu hơn về cấu trúc sản phẩm giao.
Với bán hàng sản phẩm, mô tả hàng hóa với đủ chi tiết để không có sự mơ hồ: số lượng, thông số kỹ thuật, tình trạng (mới, tân trang), và bất kỳ tiêu chuẩn hoặc chứng nhận nào.
Bước 3. Thiết lập điều khoản thanh toán
Hãy cụ thể về tiền. "Tôi sẽ trả tiền khi dự án xong" không phải điều khoản thanh toán. Điều khoản thanh toán thực sự chỉ định:
- Tổng giá trị hợp đồng
- Lịch thanh toán (trả trước, theo cột mốc, hàng tháng)
- Phương thức thanh toán được chấp nhận
- Điều gì xảy ra nếu thanh toán trễ (phí chậm trả, quyền ngừng việc)
- Chi phí đã bao gồm gì (và không bao gồm gì)
Với dự án cố định, hãy định rõ thanh toán theo tiến độ: 50% trước khi bắt đầu, 25% sau bản nháp, 25% khi hoàn thành. Với công việc định kỳ, chỉ định ngày thanh toán và điều kiện (net 15, net 30).
Bước 4. Thêm điều khoản bảo mật và sở hữu trí tuệ
Mọi hợp đồng kinh doanh cần xác định ai sở hữu công việc được tạo ra và thông tin nào cần được giữ kín. Điều khoản bảo mật (NDA) ngăn bất kỳ bên nào tiết lộ thông tin độc quyền được chia sẻ trong thời gian hợp tác.
Về sở hữu trí tuệ, mặc định pháp lý trong hầu hết khu vực tài phán Mỹ là người tạo sở hữu công việc, không phải người trả tiền. Nếu bạn thuê ai đó tạo logo, bạn cần điều khoản rõ ràng chuyển quyền sở hữu cho bạn khi thanh toán đầy đủ.
Bước 5. Bao gồm điều khoản chấm dứt
Hợp đồng cần nói cách kết thúc. Chấm dứt vì lý do bao gồm:
- Hoàn thành: công việc đã xong, thanh toán đã nhận
- Thời hạn hết hạn: hợp đồng có thời hạn cố định
- Chấm dứt vì lý do: một bên vi phạm và không khắc phục trong thời gian quy định
- Chấm dứt vì thuận tiện: một hoặc cả hai bên có thể rời đi với thông báo trước
Xác định thời gian thông báo trước (thường 14-30 ngày) và điều gì xảy ra với thanh toán đã nhận nếu công việc chưa hoàn thành.
Bước 6. Chọn luật điều chỉnh và giải quyết tranh chấp
Chỉ định tiểu bang (hoặc quốc gia) nào có luật điều chỉnh hợp đồng. Điều này quan trọng khi các bên ở các khu vực tài phán khác nhau. Thông thường, đó là luật nơi đặt trụ sở chính của bên thuê hoặc nơi dịch vụ được thực hiện.
Bao gồm điều khoản giải quyết tranh chấp: các bên sẽ thương lượng trước trong bao lâu, liệu trọng tài có bắt buộc không, và tòa án nào có thẩm quyền nếu cần kiện tụng. Bỏ qua điều này có nghĩa là mọi tranh chấp mặc định đến tòa án có thể không thuận tiện hoặc không có lợi cho bạn.
Bước 7. Để chỗ ký và ngày tháng
Đây là bước đơn giản nhưng bị bỏ sót nhiều nhất. Hợp đồng cần:
- Dòng ký cho mỗi bên
- In tên rõ ràng dưới chữ ký
- Chức danh (nếu ký thay mặt công ty)
- Ngày ký
Với hợp đồng kỹ thuật số, đảm bảo nền tảng của bạn ghi lại dấu thời gian, địa chỉ IP, và nhận dạng người ký. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nếu chữ ký bị thách thức.
Chaindoc kết hợp tạo hợp đồng, thu thập chữ ký điện tử và thanh toán trong một quy trình. Bạn không cần ba công cụ riêng biệt. Bắt đầu từ mẫu, gửi để ký, và nhận thanh toán khi cột mốc được phê duyệt, tất cả ở một nơi. Có gói miễn phí.
Điều khoản cần thiết cho mọi hợp đồng
Một số điều khoản xuất hiện trong hầu hết mọi hợp đồng kinh doanh. Đây là mỗi điều khoản làm gì và tại sao nó quan trọng.
| Điều khoản | Mục đích | Ví dụ ngôn ngữ |
|---|---|---|
| Bảo mật / NDA | Ngăn bất kỳ bên nào tiết lộ thông tin độc quyền được chia sẻ trong thời gian hợp tác. | "Mỗi bên đồng ý giữ bí mật mọi thông tin phi công cộng được tiết lộ bởi bên kia và không sử dụng thông tin đó trừ khi cần thiết để thực hiện theo Thỏa thuận này." |
| Quyền sở hữu trí tuệ (IP) | Xác định ai sở hữu sản phẩm công việc được tạo dưới hợp đồng. | "Mọi sản phẩm công việc do Nhà thầu tạo theo Thỏa thuận này được coi là công việc thuê và sẽ thuộc sở hữu độc quyền của Khách hàng khi nhận đủ thanh toán." |
| Giới hạn trách nhiệm | Giới hạn tối đa thiệt hại mà bất kỳ bên nào có thể yêu cầu, ngăn rủi ro thảm họa. | "Không bên nào chịu trách nhiệm về thiệt hại gián tiếp, ngẫu nhiên hoặc hậu quả. Tổng trách nhiệm của mỗi bên không vượt quá số tiền đã thanh toán theo Thỏa thuận này trong 3 tháng trước." |
| Bồi thường | Yêu cầu một bên chi trả chi phí pháp lý nếu bên thứ ba yêu cầu phát sinh từ hành động của bên đó. | "Nhà thầu sẽ bồi thường và giữ cho Khách hàng không bị yêu cầu từ bên thứ ba phát sinh từ vi phạm Thỏa thuận này hoặc xâm phạm quyền IP của bên thứ ba." |
| Bất khả kháng | Miễn trừ thực hiện khi sự kiện ngoài tầm kiểm soát của bên khiến việc thực hiện không thể. | "Không bên nào chịu trách nhiệm về chậm trễ do hoàn cảnh ngoài tầm kiểm soát hợp lý, bao gồm thiên tai, hành động chính phủ, hoặc đình công lao động." |
| Toàn bộ thỏa thuận / Điều khoản sáp nhập | Xác lập rằng hợp đồng bằng văn bản thay thế mọi đàm phán trước bằng lời nói hoặc bằng văn bản. | "Thỏa thuận này cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa các bên và thay thế mọi đàm phán, tuyên bố, hoặc thỏa thuận trước, dù bằng văn bản hay bằng lời nói." |
| Tách rời | Đảm bảo phần còn lại của hợp đồng vẫn hiệu lực nếu một điều khoản bị tuyên bố không thể thực thi. | "Nếu bất kỳ điều khoản nào của Thỏa thuận này bị tuyên bố không thể thực thi, các điều khoản còn lại vẫn có hiệu lực đầy đủ." |
Điều khoản sở hữu trí tuệ là điều thường bị bỏ qua nhất và tranh chấp nhiều nhất. Không có nó, mặc định pháp lý trong hầu hết khu vực tài phán Mỹ là người tạo sở hữu công việc, không phải khách hàng trả tiền. Nếu bạn thuê ai đó tạo cái gì đó, hãy đảm bảo quyền sở hữu được nêu rõ trong hợp đồng.
Mẫu hợp đồng theo loại
Các giao dịch khác nhau cần cấu trúc hợp đồng khác nhau. Dùng mẫu chung cho tình huống chuyên biệt thường có nghĩa là thiếu các điều khoản quan trọng cho loại hợp đồng đó.
Hợp đồng lao động bao gồm chức danh công việc, lương, phúc lợi, làm việc tùy ý hoặc có thời hạn, điều khoản cạnh tranh và không tuyển dụng, và chuyển nhượng IP cho công việc được tạo trong công việc. Ở hầu hết tiểu bang Mỹ, việc làm là tùy ý trừ khi hợp đồng chỉ định khác.
Thỏa thuận freelance / nhà thầu độc lập. Xác định phạm vi dự án, lịch thanh toán, quyền sở hữu IP, bảo mật, và tình trạng độc lập của nhà thầu (không phúc lợi nhân viên, không khấu trừ thuế). Điểm cuối này quan trọng: phân loại sai nhân viên là nhà thầu là vi phạm nghiêm trọng của IRS và lao động tiểu bang.
NDA (Thỏa thuận Bảo mật). Thỏa thuận bảo mật độc lập cho các tình huống cần bảo vệ thông tin nhạy cảm trước khi có hợp đồng đầy đủ. Có thể một chiều (chỉ bảo vệ bên tiết lộ) hoặc hai chiều (cả hai bên bảo vệ thông tin của nhau).
Thỏa thuận dịch vụ là hợp đồng tiêu chuẩn cho mối quan hệ dịch vụ liên tục: tư vấn, marketing theo gói, hỗ trợ IT, bảo trì. Nó xác định dịch vụ, giá cả, thời hạn, và điều khoản gia hạn.
Thỏa thuận đối tác. Điều chỉnh mối quan hệ giữa đồng sáng lập hoặc đối tác kinh doanh. Bao gồm tỷ lệ sở hữu, phân phối lợi nhuận, thẩm quyền ra quyết định, và điều gì xảy ra nếu đối tác muốn rút lui.
Tất cả những mẫu này có sẵn dưới dạng mẫu sẵn dùng trong thư viện mẫu Chaindoc. Chọn mẫu, tùy chỉnh các yếu tố cần thiết, và gửi để ký. Không cần định dạng từ đầu.
Loại hợp đồng phù hợp phụ thuộc vào mối quan hệ và hồ sơ rủi ro của bạn. Bắt đầu với mẫu đúng, sau đó tùy chỉnh.
Tạo và ký hợp đồng của bạn, có gói miễn phí
Chaindoc cung cấp mẫu hợp đồng, chữ ký điện tử tích hợp và thu thập thanh toán ở một nơi. Viết hợp đồng, gửi để ký, và nhận tiền mà không cần xoay sở ba công cụ khác nhau.
Lỗi thường gặp khi viết hợp đồng
Tự viết hợp đồng được. Viết hợp đồng tồi thì tốn kém. Đây là các lỗi gây nhiều vấn đề nhất trong thực tế.
Ngôn ngữ mơ hồ là kẻ giết đầu tiên. Từ như "hợp lý," "kịp thời," "thỏa đáng," và "khi cần" trông vô hại nhưng là nam châm tranh chấp. Nếu "thời gian hợp lý" nghĩa là hai tuần với bạn và hai tháng với bên kia, bạn có vấn đề ngay khi hạn chót quan trọng. Định nghĩa mọi thuật ngữ có thể được hiểu khác bởi hai người bình thường.
Không giới hạn phạm vi. Hợp đồng dịch vụ không có phạm vi công việc rõ ràng mời gọi phạm vi mở rộng. Khi hợp đồng nói "hỗ trợ marketing liên tục" mà không chỉ định giờ, kênh, hoặc sản phẩm giao, định nghĩa "hỗ trợ" của khách hàng sẽ mở rộng cho đến khi ai đó phản đối. Phạm vi mở rộng rẻ hơn khi ngăn chặn so với kiện tụng.
Sao chép hợp đồng từ internet mà không chỉnh sửa là một cạm bẫy phổ biến khác. Mẫu hợp đồng miễn phí là điểm khởi đầu, không phải sản phẩm hoàn thiện. Thỏa thuận freelance chung từ trang mẫu pháp lý sẽ không có điều khoản thanh toán của bạn, luật điều chỉnh khu vực tài phán của bạn, hoặc sản phẩm giao cụ thể cho dự án của bạn. Dùng nguyên bản nghĩa là bạn đang ký hợp đồng theo điều khoản của người khác cho giao dịch của bạn.
Thiếu hậu quả thanh toán. Viết "thanh toán trong vòng 30 ngày" mà không chỉ định điều gì xảy ra nếu không thanh toán là bỏ lỡ tiền. Thêm phí chậm trả (1.5-2% mỗi tháng là tiêu chuẩn), thời gian khắc phục, và quyền ngừng việc hoặc chấm dứt nếu không nhận thanh toán.
Ký mà không đọc? Nghe có vẻ hiển nhiên. Nhưng không phải. Mọi người ký hợp đồng họ chưa đọc vì bên kia có vẻ đáng tin, tài liệu trông tiêu chuẩn, hoặc họ đang vội. Hợp đồng là tài liệu điều chỉnh mối quan hệ của bạn khi niềm tin sụp đổ. Hãy đọc nó.
Không có điều khoản sửa đổi. Hợp đồng thay đổi. Phạm vi mở rộng, giá cả thay đổi, thời hạn di chuyển. Không có quy trình rõ ràng cách thay đổi được thực hiện và ghi lại, bạn sẽ kết thúc với email, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn Slack mà không ai đồng ý về điều gì được chấp thuận. Mọi sửa đổi cần văn bản bổ sung đã ký.
Bỏ qua điều khoản giải quyết tranh chấp. Không có nó, bất kỳ bất đồng nào cũng mặc định đến kiện tụng tại tòa án có thẩm quyền, có thể không thuận tiện, không rẻ, hoặc không có lợi cho bất kỳ bên nào. Yêu cầu thương lượng 30 ngày sau đó trọng tài ràng buộc chi phí gần như không có gì để thêm và có thể tiết kiệm hàng chục nghìn phí pháp lý.
Hợp đồng kỹ thuật số hay giấy: cái nào tốt hơn?
Thực ra, hợp đồng giấy khó biện minh hơn vào năm 2026. Trường hợp pháp lý cho hợp đồng kỹ thuật số đã được giải quyết. Theo Đạo luật ESIGN và UETA, hợp đồng và chữ ký điện tử có thể thực thi đầy đủ. Lợi thế thực tế đủ lớn để hầu hết doanh nghiệp đã chuyển đổi.
Tốc độ là điều hiển nhiên. Hợp đồng kỹ thuật số có thể được gửi, ký và trả lại trong vài phút. Hợp đồng giấy cần in, ký, quét (hoặc gửi thư), chờ đợi và lưu trữ. Với các giao dịch nhạy cảm về thời gian (khách hàng mới, nhà thầu bắt đầu thứ Hai), khác biệt là ngày so với vài phút.
Lịch sử kiểm tra. Hợp đồng kỹ thuật số với chữ ký điện tử tuân thủ tạo nhật ký chống giả mạo: ai mở tài liệu, khi nào họ ký, từ địa chỉ IP nào, và liệu tài liệu có bị sửa đổi sau khi ký không. Giấy không có điều này. Nếu hợp đồng giấy bị tranh chấp, bạn đang tái tạo sự kiện từ trí nhớ và email.
Lưu trữ và truy xuất. Hợp đồng kỹ thuật số tồn tại trong kho có thể tìm kiếm, kiểm soát quyền truy cập. Tìm thỏa thuận cụ thể mất vài giây. Hợp đồng giấy sống trong tủ hồ sơ, bị lưu trữ sai, bị mất và không thể tìm kiếm mà không xem xét vật lý mọi thư mục.
Chi phí cũng quan trọng khi quy mô lớn. In, chuyển phát, quét và lưu trữ giấy tích lũy. Kỹ thuật số rẻ hơn rất nhiều.
Một lĩnh vực giấy đôi khi vẫn thắng: các giao dịch rất cao (giấy tờ bất động sản, nộp tòa án, một số nộp cơ quan quản lý) nơi bên nhận hoặc khu vực tài phán yêu cầu chữ ký viết tay. Ngay cả ở đây, khoảng cách cũng đang thu hẹp nhanh.
Với các hợp đồng hầu hết doanh nghiệp gặp hàng ngày (thỏa thuận dịch vụ, NDA, hợp đồng freelance, hợp đồng lao động) kỹ thuật số là lựa chọn đúng. Ký hợp đồng với Chaindoc nghĩa là quy trình thực hiện của bạn mất vài phút, không phải ngày, và mọi tài liệu đã ký đi kèm lịch sử kiểm tra đầy đủ, có thể chấp nhận pháp lý.
Câu hỏi thực sự không phải "kỹ thuật số hay giấy." Đó là liệu bạn có hệ thống để tạo, thực hiện và lưu trữ hợp đồng một cách nhất quán hay không.
Hợp đồng kỹ thuật số với chữ ký điện tử nhanh hơn, dễ truy xuất và dễ lưu trữ hơn các lựa chọn dựa trên giấy.
Thẻ
Câu hỏi thường gặp
Giải đáp nhanh về Chaindoc và quy trình ký tài liệu an toàn.
Sẵn sàng bảo mật tài liệu của bạn bằng công nghệ blockchain?
Hãy tham gia cùng hàng nghìn doanh nghiệp đang sử dụng nền tảng của chúng tôi để quản lý tài liệu an toàn, ký số điện tử và quy trình làm việc hợp tác được hỗ trợ bởi công nghệ blockchain.