Top 10 sai lầm mà các công ty thường mắc phải khi ký hợp đồng trực tuyến

Hầu hết các vấn đề liên quan đến hợp đồng kỹ thuật số không phải do công cụ bị hỏng hoặc thiếu tính năng. Chúng xuất phát từ cách các đội ngũ ký kết tài liệu trực tuyến trong thực tế.

Việc chia sẻ tệp được thực hiện quá nhanh, các bước kiểm tra bị bỏ qua, và một quy trình làm việc đủ tốt có thể trở thành một mối đe dọa pháp lý và tài chính thực sự.

Điều thú vị nhất là những lỗi tương tự xuất hiện ở mọi nơi. Các mẫu lỗi này được lặp lại bởi các chuyên gia độc lập, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang mở rộng quy mô, các startup đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, và thậm chí cả các đội ngũ nhân sự và pháp lý.

Các ngành nghề đa dạng, quy mô khác nhau, nhưng thói quen tương tự khi cá nhân vội vàng tạo tài liệu trực tuyến và cần ký tên trong thời gian ngắn.

Đây không phải là vấn đề do sự cẩu thả cố ý. Đó là vì hầu hết các đội đã được đào tạo về cách ký tên, nhưng không được đào tạo về cách ký các tài liệu trực tuyến một cách an toàn.

Email cảm thấy quen thuộc. PDFs cảm thấy chính thức. Và các liên kết truy cập cảm thấy thuận tiện—cho đến khi có sự cố xảy ra và không ai có thể khẳng định đã xem, chỉnh sửa hoặc ký vào tài liệu đó.

Bài viết này phân tích 10 lỗi thường gặp khi ký kết hợp đồng mà các công ty mắc phải hàng ngày. Mỗi lỗi có thể trông có vẻ nhỏ lẻ, nhưng tất cả đều góp phần vào lý do tại sao hợp đồng điện tử thường trở thành nguyên nhân gây ra xung đột, trì hoãn và việc sửa chữa tốn kém.

Đây là một trong những sai lầm lớn nhất mà các công ty thường mắc phải khi ký các tài liệu trực tuyến. Vấn đề thường bắt đầu từ các tệp tin rời rạc: chuỗi email, ổ đĩa chia sẻ và tệp "final_v3_last_pdf".

Vấn đề kiểm soát phiên bản tài liệu trở nên rõ ràng rất nhanh khi các nhóm tạo tài liệu trực tuyến mà không có bất kỳ kiểm soát nào. Một cá nhân duy nhất xác minh một tệp tin, và một cá nhân khác ký vào một tệp tin có chút khác biệt.

Cả hai đều tin rằng họ đã trải qua quy trình đúng đắn, tuy nhiên, về mặt pháp lý, họ chưa ký cùng một thỏa thuận.

Nguy hiểm được làm rõ sau đó:

• Tranh cãi về phiên bản nào có giá trị
• Sự không khớp về kỳ vọng giữa các bên
• Vị thế pháp lý yếu do thiếu bằng chứng

Đây là một trường hợp điển hình về rủi ro hợp đồng kỹ thuật số do quy trình ký điện tử không an toàn. Việc có chữ ký là không đủ khi không thể kiểm tra phiên bản của tài liệu.

Lỗi này được thiết kế để tránh trong các tài liệu trực tuyến Chaindoc. Các hợp đồng có một chuỗi kiểm tra có thể xác minh, một lịch sử và một tài liệu duy nhất.

Các tài liệu blockchain bảo mật phiên bản đã ký, và việc xác minh tài liệu trực tuyến đảm bảo nội dung đã ký và thời gian ký.

Lỗi này xảy ra ngay cả trước khi ký các tài liệu trực tuyến. Các nhóm thường vội vàng tạo tài liệu trực tuyến bằng cách sử dụng một số công cụ quen thuộc và cho rằng lịch sử phiên bản đơn giản là đủ. Điều này hiếm khi là đủ.

Nhật ký thay đổi đơn giản chỉ cho thấy có điều gì đó đã được thay đổi, nhưng không chỉ ra ai là người chịu trách nhiệm. Chúng không ngăn chặn các chỉnh sửa song song, các điều khoản bị ghi đè và các thay thế im lặng.

Do đó, vấn đề kiểm soát phiên bản tài liệu đã được phát hiện ngay từ trước giai đoạn ký kết, tạo ra một mối đe dọa tiềm ẩn đối với hợp đồng điện tử.

Các kết quả điển hình bao gồm:

• Nhiều phiên bản hiện có đang được sử dụng đồng thời
• Không có mối liên hệ rõ ràng giữa việc phê duyệt và chỉnh sửa
• Bằng chứng yếu kém trong bối cảnh tranh cãi hoặc kiểm toán

Điều này dẫn đến các quy trình ký điện tử không an toàn, trong đó chữ ký được ký trên một tài liệu thậm chí không có cơ sở ổn định.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc kiểm soát phiên bản bắt đầu từ khi tạo, không phải từ khi ký. Tài liệu blockchain cung cấp một lịch sử duy nhất của lần tải lên ban đầu.

Cùng với việc xác minh tài liệu trực tuyến, tất cả các thay đổi có thể được theo dõi, và việc hợp tác an toàn trong hợp đồng có thể được đảm bảo ngay từ giai đoạn ban đầu.

Hầu hết các đội ngũ cho rằng khi hợp đồng được gửi đến hộp thư đến đúng, điều đó xác nhận rằng danh tính đã được xác minh. Trên thực tế, việc truy cập email không thể được coi là xác minh danh tính cho hợp đồng. Đó chỉ là việc giao hàng.

Các tình huống sau đây thường làm mất niềm tin ngay lập tức:

• Hợp đồng được gửi cho các bên thứ ba
• Việc phê duyệt được thực hiện thông qua hộp thư chung
• Quyền truy cập vào hộp thư đến vẫn được giữ lại cho nhân viên cũ

Một tài liệu có chữ ký trong trường hợp này không có giá trị cao. Việc thiếu xác minh tài liệu trực tuyến khiến việc chứng minh ai đã xem xét thỏa thuận hoặc phê duyệt nó trở nên bất khả thi.

Điều này làm suy yếu quá trình xác thực chữ ký điện tử và khiến các hợp đồng hợp lệ trở thành rủi ro pháp lý.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc khắc phục nhược điểm này bằng cách tách biệt quyền truy cập và danh tính. Việc xác thực diễn ra trước khi tương tác và không diễn ra sau khi ký.

Cùng với các tài liệu blockchain và một bản ghi kiểm toán rõ ràng của các hợp đồng, tất cả các chữ ký đều được liên kết với một cá nhân đáng tin cậy — các chữ ký không được coi là hợp lệ một cách mặc định.

Một hợp đồng có thể trông có vẻ hoàn chỉnh do có chữ ký trên hợp đồng, nhưng nếu không có xác minh danh tính, chữ ký đó có thể dễ dàng bị tranh cãi.

Việc kiểm tra danh tính không được bỏ qua vì việc thiếu sót có thể gây ra rủi ro hợp đồng kỹ thuật số nghiêm trọng, đặc biệt khi các đội ngũ ký kết tài liệu trực tuyến giữa các bộ phận hoặc quốc tế.

Lỗi này ảnh hưởng nghiêm trọng nhất đến:

• Hợp đồng lao động với ứng viên bên ngoài
• Ký hợp đồng pháp lý từ xa
• Giao dịch quốc tế liên quan đến các tiêu chuẩn tuân thủ khác

Trong trường hợp không có xác minh danh tính cho hợp đồng, không thể cung cấp bằng chứng đáng tin cậy về người thực sự đã phê duyệt tài liệu.

Điều này làm suy yếu quá trình xác thực chữ ký điện tử trong các tranh chấp và khiến các đội phải giả định thay vì cung cấp bằng chứng.

Nó có các quy trình làm việc an toàn bao gồm kiểm tra danh tính trước bất kỳ hành động ký kết nào. Việc xác minh sau khi ký kết không đảm bảo tính an toàn của thỏa thuận; nó chỉ ghi lại vấn đề.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc có kiểm tra xác thực trước khi truy cập hoặc ký kết. Ngoài việc xác minh tài liệu trực tuyến và dấu vết kiểm toán rõ ràng của hợp đồng, phương pháp này sẽ đảm bảo tất cả chữ ký được liên kết với một cá nhân thực tế và đã được xác minh, từ đó làm cho hợp đồng trở nên có cơ sở pháp lý thay vì gây tranh cãi.

Một trong những phương pháp phổ biến nhất dẫn đến mất kiểm soát đối với các thỏa thuận nhạy cảm là chia sẻ hợp đồng qua tệp đính kèm email hoặc liên kết mở.

Sau khi một tệp tin được đưa ra khỏi hệ thống, nó không còn là một phần của quy trình làm việc an toàn, và điều này gây ra rủi ro hợp đồng kỹ thuật số ngay lập tức trước khi các đội ký các tệp tin trực tuyến.

Nếu có tệp đính kèm hoặc liên kết công khai, không thể chứng minh được:

• Ai đã mở tài liệu?
• Ai đã gửi nó cho các bên khác?
• Ai đã xem hoặc tải xuống nó?

Điều này làm gián đoạn quá trình hợp tác hợp đồng an toàn và niềm tin giữa các bên. Hợp đồng không thể được kiểm toán một cách đáng tin cậy trong trường hợp có tranh chấp, và không có cách nào để xác minh các tài liệu trực tuyến để hiểu chính xác điều gì đã xảy ra với tệp tin.

Nhiều quy trình ký điện tử không an toàn gặp sự cố chính xác tại điểm này: chữ ký có thể đúng, nhưng cơ chế giao nhận không đúng.

Ngay cả khi có xác thực chữ ký điện tử mạnh mẽ, nếu thiếu quyền truy cập được kiểm soát, nó sẽ trở nên yếu về mặt thi hành pháp lý.

Hợp đồng được phân phối thông qua truy cập được xác minh thay vì tệp tin bằng cách sử dụng Chaindoc online documents. Điều này đảm bảo tất cả các thao tác đều minh bạch, được giám sát và có thể xác minh trước, trong và sau khi ký kết.

Cho phép mọi người có quyền sửa đổi hợp đồng trước khi ký kết có vẻ như là một nỗ lực hợp tác; tuy nhiên, thực tế là điều đó gây ra sự hỗn loạn.

Vấn đề kiểm soát phiên bản tài liệu là không thể tránh khỏi khi nhiều người có thể thực hiện thay đổi cho đến phút chót, và các nhóm có thể ký tài liệu trực tuyến một cách vội vàng.

Điều này thường dẫn đến các sửa đổi vô ý ngay trước chữ ký:

• Số liệu bị thay đổi một cách vô tình
• Các mệnh đề được xóa hoặc diễn đạt lại chỉ để chỉnh sửa thuật ngữ.
• Không phải tất cả các bên đều trải qua các chỉnh sửa phút chót

Do đó, tài liệu đã ký có thể không đúng với những gì đã thỏa thuận. Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất khi ký kết hợp đồng và là nguyên nhân chính gây ra rủi ro hợp đồng kỹ thuật số, đặc biệt là trong các bộ phận pháp lý, nhân sự và các bộ phận hoạt động xuyên biên giới.

Sự thiếu vắng sự phân chia vai trò cứng nhắc không cho phép việc xác minh tài liệu trực tuyến tin tưởng vào phiên bản đã được phê duyệt.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc không cho phép chỉnh sửa và tiếp tục mà không cần ký tên. Có sự phân chia vai trò rõ ràng, và khi đến thời điểm ký tên, tài liệu sẽ được đóng lại, và sự tin tưởng vào thỏa thuận không bị mất.

Trách nhiệm sẽ bị mất khi tất cả mọi người đều được cấp quyền truy cập như nhau. Khi một cá nhân có thể xem, chỉnh sửa và ký cùng một tệp, sẽ không thể trả lời rõ ràng câu hỏi quan trọng trong tương lai: ai được phép làm gì?

Đây là một trong những nhược điểm cơ bản của hầu hết các quy trình ký điện tử không an toàn.

Trong trường hợp không có sự phân chia vai trò, các hành động nhỏ có thể dễ dàng trở thành vấn đề lớn:

• Một người thực hiện các sửa đổi đối với một điều khoản trước khi ký tên.
• Người duyệt chấp thuận một cách vô tình thay vì chỉ đơn thuần xem qua.
• Người ký cũng có thể thay đổi các điều khoản đã thỏa thuận trước đó.

Rủi ro hợp đồng kỹ thuật số tăng nhanh trong những tình huống như vậy. Trong trường hợp có tranh chấp, không có bản ghi kiểm tra cho hợp đồng để xác định liệu các hành động có được phê duyệt hay không.

Ngay cả xác thực chữ ký điện tử mạnh mẽ cũng trở nên vô dụng nếu quyền truy cập không rõ ràng.

Kiểm soát dựa trên vai trò là nền tảng của các phương pháp ký tài liệu trực tuyến an toàn. Việc xem, chỉnh sửa và ký nên là các thao tác khác nhau với các quyền hạn khác nhau.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc xác định các vai trò trước, do đó chỉ những người có thẩm quyền mới có thể thực hiện các hành động đúng đắn ở giai đoạn phù hợp. Hệ thống minh bạch này đảm bảo trách nhiệm giải trình và giúp tránh những sai sót nhỏ có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý.

Danh sách theo dõi hợp đồng có thể không phải là một xác nhận ký tên đơn giản, dễ đọc vào lúc 14:32. Dấu thời gian không phải là mô tả về những gì thực sự xảy ra xung quanh việc ký tên, và đây chính là nơi xung đột thường bắt đầu.

Các công ty không thể chứng minh:

• Ai đã xem tài liệu và sau đó ký tên vào đó?
• Có phải là quyền truy cập được chia sẻ hay chuyển tiếp không?
• Trong trường hợp có sự thay đổi được thực hiện ngay trước chữ ký
• Ai được phép hành động trên sân khấu nào?

Điều này gây ra rủi ro hợp đồng kỹ thuật số nghiêm trọng, đặc biệt khi các đội ngũ ký kết tài liệu trực tuyến trong hoặc giữa các bộ phận hoặc biên giới.

Xác thực chữ ký điện tử cơ bản không hoạt động trong các cuộc đánh giá pháp lý hoặc tuân thủ vì nó không được bối cảnh hóa.

Để biết cách ký tài liệu trực tuyến một cách an toàn, tất cả các thao tác phải có thể theo dõi được, không chỉ cú nhấp chuột cuối cùng.

Tài liệu trực tuyến Chaindoc giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ các phiên bản xem, thay đổi quyền truy cập và chữ ký trong một lịch sử duy nhất, được đánh dấu thời gian. Mức độ xác minh tài liệu trực tuyến cao như vậy khiến chữ ký trở thành bằng chứng có thể bảo vệ được thay vì chỉ là giả định.

Trên bề mặt, việc sử dụng email, ổ đĩa đám mây, trình chỉnh sửa PDF và ứng dụng trò chuyện có tính linh hoạt cao. Tuy nhiên, trên thực tế, cách sắp xếp này dẫn đến các quy trình ký điện tử bị phân mảnh và không an toàn, trong đó không có hệ thống nào có thể cung cấp cái nhìn tổng quan đầy đủ về những gì đã xảy ra với hợp đồng.

Trong quá trình ký các tài liệu trực tuyến bằng các công cụ khác nhau, các bằng chứng quan trọng bị mất:

• Các cuộc họp được tổ chức qua chat và không được ghi chép lại
• Drive được sử dụng để chỉnh sửa tệp, và các tệp này được gửi đến các nơi khác để ký tên.
• Quyền truy cập được chia sẻ qua email mà không có kiểm soát hoặc lịch sử

Điều này có nghĩa là việc tái tạo sự kiện trong trường hợp tranh chấp hoặc kiểm toán là không thể. Điều này trực tiếp gây ra rủi ro hợp đồng kỹ thuật số, vì bằng chứng hoặc bị phân tán hoặc hoàn toàn không có.

Hợp đồng yêu cầu một quy trình liên tục để biết cách ký tài liệu trực tuyến đúng cách. Chaindoc online lưu trữ quá trình tạo, truy cập, ký và xác minh trong một môi trường duy nhất.

Giải pháp này, kết hợp với xác minh tài liệu trực tuyến và nhật ký được hỗ trợ bởi blockchain, sẽ đảm bảo tính xác thực của bằng chứng và cho phép hợp tác hợp đồng an toàn tuyệt đối mà không cần sử dụng các công cụ bổ sung hoặc xác minh thủ công.

Đây là lỗi nghiêm trọng nhất. Khi các đội ký các tài liệu trực tuyến, tất cả các sai sót đều trở thành vấn đề pháp lý chứ không chỉ là những sửa đổi đơn thuần.

Việc đàm phán lại, kiểm tra pháp lý và lãng phí thời gian có thể xảy ra sau khi ký kết liên quan đến việc điều chỉnh ngày tháng, điều khoản, điều kiện SLA hoặc điều kiện sở hữu trí tuệ thường là không cần thiết.

Vấn đề không nằm ở chính chữ ký, mà là thời điểm xác minh. Các bước kiểm tra trong hầu hết các quy trình ký điện tử không an toàn được coi là nhiệm vụ theo dõi.

Chỉ khi có sự cố xảy ra, các đội mới xem xét lại danh tính, phiên bản và quyền truy cập. Lúc này, các hợp đồng đã được thiết lập.

Xác minh tài liệu trực tuyến hiệu quả đặt quyền kiểm soát vào thời điểm thích hợp — trước khi ký. Kiểm tra phiên bản, xác minh danh tính và kiểm soát truy cập đảm bảo rằng các đội ngũ đang phê duyệt chính xác những gì họ thực sự có ý định phê duyệt.

Đây là cơ sở cho việc xác thực chữ ký điện tử đáng tin cậy.

Chaindoc loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề ở cấp độ quy trình làm việc thay vì giải quyết chúng khi chúng xảy ra. Nền tảng này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc kiến trúc đơn giản, giúp ngăn chặn các lỗi ký hợp đồng thường xuyên lặp lại, ngay cả trong các đội ngũ làm việc với tốc độ cao ký tài liệu điện tử hàng ngày.

Một tài liệu, một phiên bản, một dòng thời gian

Chaindoc có một nguồn thông tin duy nhất và chính xác.

• Một tệp duy nhất thay vì vô số tệp "final_final_v7.pdf"
• Chỉ có một blockchain ghi lại dòng thời gian thay vì các blockchain phân mảnh.
• Một lịch sử dễ nhận biết mô tả những gì đã được thay đổi và thời gian thay đổi, mà không cần phải giải thích thủ công.

Chiến lược này không loại bỏ sự không chắc chắn ở cấp độ cấu trúc thông qua các kiểm tra bổ sung.

Xác minh trước khi truy cập, không phải sau khi ký kết

Bảo mật bắt đầu ngay cả trước khi ai đó mở tệp.

• Quyền truy cập chỉ được cấp sau khi xác minh danh tính cho các hợp đồng
• Việc xác minh không được thực hiện sau khi ký tên
• Tất cả các tương tác đều được thực hiện với một người thật, không chỉ với địa chỉ email

Điều này khiến việc xác minh tài liệu trực tuyến trở thành mặc định, thay vì là biện pháp khôi phục.

Quy trình làm việc sẵn sàng cho kiểm toán mà không cần các bước thủ công bổ sung

Chaindoc là chế độ ghi lại bối cảnh.

• Dòng thời gian kiểm tra cho hợp đồng được tạo tự động
• Truy cập, hành động và thời gian là một số thông tin được ghi lại trong nhật ký, không chỉ là chữ ký.
• Không sử dụng nhật ký bên ngoài, không chụp màn hình, không thu thập bằng chứng thủ công

Do đó, việc hợp tác hợp đồng an toàn diễn ra một cách tự nhiên, mà không gây thêm gánh nặng vận hành.

Hầu hết các vấn đề liên quan đến hợp đồng điện tử không phải do chính chữ ký điện tử gây ra, mà là do cách các đội ngũ quyết định ký các tài liệu trực tuyến.

Sự thiếu kiểm tra, tình trạng hỗn loạn về phiên bản và quy trình làm việc yếu kém biến các giao dịch đơn giản thành rủi ro tốn kém.

Điểm mấu chốt rất đơn giản: quy trình ký tên an toàn phải dễ dàng. Các nhóm không cần phải lo lắng về việc bảo vệ khi danh tính, quyền truy cập và lịch sử là một phần của quy trình làm việc, vì điều đó sẽ diễn ra tự động.

Đây là một quyết định về quy trình làm việc, một quyết định mang tính chắc chắn. Ký kết tài liệu trực tuyến mang lại sự rõ ràng, bằng chứng và sự tin tưởng, và khi các hợp đồng không còn là mối đe dọa, chúng trở thành nền tảng vững chắc cho hợp tác.