Giải thích về Tài liệu Blockchain: Tại sao các công ty hiện đại đang chuyển sang sử dụng hồ sơ không thể thay đổi

Các công ty đang từ bỏ việc sử dụng tệp đính kèm PDF và chuỗi email vì họ cuối cùng đã nhận ra nguy cơ tiềm ẩn: các tệp truyền thống có thể bị sửa đổi, ghi đè hoặc tranh chấp mà không để lại dấu vết. Ngược lại, tài liệu blockchain là một loại két sắt kỹ thuật số; mỗi bước được mã hóa với ngày tháng riêng của nó và không thể thay đổi sau này.

Hãy lấy một ví dụ đơn giản nhưng đau đầu: một nhóm đang thảo luận về một thỏa thuận hợp tác, và khi hợp đồng cuối cùng được đọc, không ai có thể xác định ai đã chỉnh sửa một trong những điều khoản quan trọng. Cuộc đàm phán thất bại, không phải do điều kiện, mà do lịch sử phiên bản không đáng tin cậy.

Đây là lý do tại sao hồ sơ vĩnh viễn lại quan trọng. Trong trường hợp thiếu các bằng chứng có thể xác minh và hồ sơ không thể bị sửa đổi, tất cả các nỗ lực ký tài liệu trực tuyến đều chỉ là một hành động dựa trên niềm tin mù quáng. Blockchain giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng bằng chứng kỹ thuật số không phải là một phần phụ trong quy trình làm việc.

Ghi chép blockchain không phải là tài liệu kỹ thuật; chúng là một phương pháp mới để tạo ra các ghi chép không thể xóa, sửa đổi mà không để lại dấu vết hoặc phủ nhận trong tương lai. Hãy xem chúng như một lớp sự thật kỹ thuật số có thể áp dụng cho các nhóm nhỏ, tập đoàn quốc tế và bất kỳ ai cần tính bảo mật của xác minh tài liệu trực tuyến.

Một tài liệu, một lịch sử không thể thay đổi

Hãy xem tài liệu như một cuốn nhật ký mà mỗi trang được dán vĩnh viễn. Cậu có thể thêm trang mới; cậu không bao giờ có thể quay lại các trang cũ. Đó chính là một cuốn sách không thể xóa.

Một tệp PDF chứa lịch sử phiên bản là khác biệt. Có thể thao tác với nhật ký PDF, xóa email và dọn dẹp thư mục. Tuy nhiên, các tài liệu blockchain tạo thành một chuỗi hành động không thể bị thay đổi, và không có gì bị mất.

Định dạng mới cung cấp cho các cậu một điều mà các cậu chưa từng có, đó là tính toàn vẹn của tài liệu minh bạch và có thể chứng minh, được tích hợp sẵn trong tệp.

Ghi thời gian cho mọi hành động, không chỉ chữ ký cuối cùng

Dấu thời gian blockchain không theo chữ ký cuối cùng — chúng ghi lại tất cả những gì đã xảy ra với tài liệu:

• Lượt xem
• Bình luận
• Sửa đổi
• Thay đổi quyền truy cập
• Chữ ký

Trong trường hợp xung đột, ngay cả chữ ký cũng có thể ít quan trọng hơn dấu thời gian. Xung đột có thể được giải quyết ngay lập tức bằng cách xác định ai đã làm gì và vào thời điểm nào. Đó là lý do tại sao khái niệm dấu thời gian là nền tảng của việc xác minh tài liệu trực tuyến đáng tin cậy, chứ không phải là một giá trị bổ sung.

Tại sao các công cụ truyền thống không thể đảm bảo tính toàn vẹn

Google Drive, email và các trình chỉnh sửa PDF không được thiết kế để đảm bảo an toàn ở mức độ pháp lý. Các tệp có thể:

• Đã được chỉnh sửa mà không để lại dấu vết nào
• Thay thế bằng các bản sao gần như giống hệt
• Tải xuống, chỉnh sửa không đúng cách và tải lên lại
• Gửi nhầm cho người khác
• Đã xóa hoặc ghi đè

Đây là những thay đổi nhỏ nhất, vi mô, chính xác là những gì dẫn đến tranh chấp hợp đồng. Blockchain giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo rằng tất cả các hành động đều có thể kiểm tra được và tất cả các bản ghi đều vĩnh viễn.

Các công ty ở mọi quy mô đều nhận ra một thực tế: các tài liệu cũ khiến mọi thứ trở nên mơ hồ, trong khi các bản ghi không thể sửa đổi (tamper-proof records) làm cho mọi thứ trở nên rõ ràng. Vì các đội ngũ đang làm việc ngày càng nhanh hơn, hoạt động 24/7 và ký các tài liệu trực tuyến hàng ngày, họ cần một hệ thống trong đó mọi hành động đều có thể được chứng minh và tất cả các tệp đều không thể bị sửa đổi.

Phòng chống gian lận mà không cần thêm công sức

Sử dụng các bản ghi không thể thay đổi, không ai có thể thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung tài liệu mà không để lại dấu vết. Hệ thống sẽ tự động theo dõi tất cả các hành động mà không cần các đội phải thực hiện bất kỳ hành động nào.

Điều này thay đổi cục diện trong:

• Các phòng nhân sự phải xử lý thư mời làm việc
• Các đội ngũ pháp lý phải xem xét hợp đồng
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hợp tác với nhà cung cấp
• Các đội làm việc từ xa hợp tác qua các múi giờ khác nhau

Hãy tưởng tượng một buổi ký kết hợp đồng, và một trong các điều khoản có sự khác biệt giữa hai phiên bản được phân phối cho hai bộ phận. Vì không có lịch sử tài liệu bất biến được cung cấp, công ty không thể xác định tài liệu nào là phiên bản cuối cùng, dẫn đến một tranh chấp tốn kém. Vấn đề này hoàn toàn được giải quyết bằng các bản ghi bất biến.

Phê duyệt nhanh hơn thông qua quy trình làm việc đã được xác minh

Các cá nhân chỉ tin tưởng vào cách thức ký kết tài liệu trực tuyến khi tất cả các bước đã được xác nhận. Các quy trình làm việc truyền thống yêu cầu các nhóm phải kiểm tra phiên bản thủ công, tìm kiếm qua email và xác định xem tệp mới nhất có phải là tệp mới nhất hay không.

Quá trình phê duyệt diễn ra nhanh hơn vì hệ thống hiển thị:

• Ai đã xem tài liệu này?
• Ai đã chỉnh sửa nó?
• Ai đã ký tên?
• Mỗi hành động xảy ra vào thời điểm nào?

Không kiểm tra thủ công. Không theo dõi cập nhật. Không có câu hỏi "Cậu có thể xác nhận phiên bản này không?". Quy trình phê duyệt đơn giản, dễ dự đoán và nhanh chóng.

Sự chắc chắn pháp lý thông qua tính không thể chối bỏ

Không thể chối bỏ là một thuật ngữ kỹ thuật; tuy nhiên, khái niệm này không khó hiểu: không ai có thể nói, "Tớ không ký vào đây; tớ không thực hiện thay đổi này." Các hành động kỹ thuật số được xác minh tạo ra thông tin không thể chối cãi về tất cả các bước.

Trong trường hợp đàm phán, kiểm toán và thẩm định, điều này có nghĩa là:

• Không sở hữu tài liệu
• Không có sự không rõ ràng nào về chữ ký
• Không được mất dữ liệu hoặc xóa các bản sửa đổi

Các đội được cung cấp bảo mật pháp lý mà không cần công cụ hoặc luật sư bổ sung, vì tất cả các bước trong quy trình làm việc đã được ghi lại và được hệ thống tự động bảo vệ.

Khái niệm về hồ sơ chống giả mạo không phải là một khái niệm tương lai, mà là một giải pháp hợp lý để giảm thiểu rủi ro từ các tài liệu được sử dụng hàng ngày. Sự minh bạch và khả năng không thể thay đổi của mỗi hành động cho phép các công ty đẩy nhanh quá trình phê duyệt, giảm thiểu tranh chấp và đảm bảo rằng các hợp đồng của họ không bị lợi dụng bởi gian lận hoặc thao túng.

Trong các đội ngũ hiện đại, không còn sự tin tưởng vào các tài liệu có thể được chỉnh sửa, sao chép và thay thế mà không để lại dấu vết. Chaindoc giải quyết vấn đề này bằng cách xây dựng mỗi quy trình làm việc xung quanh các tài liệu blockchain, sao cho mỗi thao tác—tải lên, truy cập, xác minh và lưu trữ—đều tạo ra một lịch sử minh bạch và không thể sửa đổi.

Một lần tải lên → Một dòng thời gian minh bạch

Chaindoc duy trì toàn bộ quy trình bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu kỹ thuật số trong một luồng xác minh duy nhất: tải lên → truy cập → xác minh → ký → lưu trữ. Mọi hành động đều được ghi lại vào một bản ghi kiểm tra không thể sửa đổi, xóa bỏ hoặc ghi đè.

Điều này có nghĩa là sẽ không còn các tên tệp gây nhầm lẫn như "contract final v4 realfinal.pdf" hoặc các tệp đính kèm cũ bị mất trong chuỗi email. Thay vào đó, các nhóm làm việc dựa trên một bản ghi chính thức duy nhất, trong đó:

• Mọi thay đổi đều hiển thị
• Tất cả các chữ ký đều có thể được xác minh
• Toàn bộ lịch sử tài liệu không thể thay đổi chỉ có một bản duy nhất

Xác minh danh tính an toàn trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào

Chaindoc được sử dụng để xác minh danh tính trước khi xem, chỉnh sửa hoặc ký tài liệu, chứ không phải sau đó. Điều này đảm bảo rằng các tài liệu trực tuyến chỉ được truy cập bởi những người được ủy quyền, và không có người dùng không được ủy quyền nào có thể truy cập hoặc thay đổi các tệp tin nhạy cảm.

Sự khôn ngoan này rất đơn giản nhưng hiệu quả: việc bảo vệ tài liệu được thực hiện trước khi tài liệu được mở. Kiểm tra danh tính và xác minh tài liệu trực tuyến giúp các đội loại bỏ rủi ro giả mạo, giảm thiểu lỗi của con người và đảm bảo rằng tất cả các hành động được xác minh thực sự được thực hiện bởi cá nhân đúng.

Quyền truy cập dựa trên vai trò giúp ngăn ngừa sai sót

Chaindoc đảm bảo các quy trình làm việc sạch sẽ và dự đoán được với một bộ vai trò được định nghĩa rõ ràng: xem, chỉnh sửa hoặc ký tên — chỉ có thế. Thiết kế này ngăn chặn các cập nhật vô tình, phiên bản sai hoặc chữ ký không hợp lệ, những vấn đề thường xuất hiện trong các quy trình làm việc sử dụng nhiều công cụ một cách lộn xộn.

Quy trình làm việc với tài liệu an toàn được thực hiện nhanh chóng và an toàn hơn như sau:

• Không ai được chỉnh sửa sai tệp
• Không có cái nào trong số đó được ký vào phiên bản sai.
• Không ai được xem các tài liệu mà họ không được phép xem

Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho việc làm lại và hỗ trợ đội ngũ tiến hành toàn bộ quy trình từ cách tạo tài liệu trực tuyến đến cách ký tài liệu trực tuyến mà không gây ra lỗi.

Hầu hết các vấn đề trong tài liệu không phải là kỹ thuật, mà là do con người. Các bản sửa đổi bị mất, thay đổi không được ghi nhận hoặc các phiên bản song song có thể gây ra các vấn đề pháp lý mà các đội ngũ không thể lường trước. Điều này được giải quyết bằng các tài liệu blockchain chống giả mạo, cung cấp cho mỗi tệp một lịch sử có thể xác minh, cho thấy chính xác những gì đã xảy ra và thời điểm xảy ra.

Tranh chấp về các thay đổi ẩn

Một điều khoản hợp đồng được cập nhật bởi một nhóm người, và không ai biết ai đã thực hiện thay đổi và vào thời điểm nào. Trong quá trình đàm phán, mỗi bên đều giữ phiên bản chính xác của mình, và giao dịch bị đổ vỡ. Điều này xảy ra khi các nhóm tạo file trực tuyến trong email và thư mục đám mây mà không có hệ thống theo dõi kiểm soát.

Các mẫu rủi ro phổ biến là:

• Các thay đổi được thực hiện ngoài quy trình làm việc được phê duyệt
• Các mệnh đề được thay thế mà không được phát hiện
• Xóa các bình luận hoặc bình luận được viết đè lên
• Không có lịch sử truy cập tệp

Với một lịch sử không thể thay đổi, tất cả các chỉnh sửa đều được lưu trữ trong một lịch sử minh bạch — có thể xem được, có ngày tháng và không thể xóa bỏ.

Phiên bản bị mất hoặc xung đột

Một tình huống điển hình: hai quản lý đang ký hai tệp tin hơi khác nhau, và cả hai đều cho rằng mình đang ký phiên bản cuối cùng. Khi phát hiện sự khác biệt, hợp đồng sẽ không có giá trị pháp lý—không bên nào có thể chứng minh tính ưu tiên của một tệp tin so với tệp tin kia.

Khi các công cụ thông thường không hiệu quả:

• Một số tệp PDF đầy đủ được lưu trữ trong các thư mục khác nhau
• Các liên kết Drive đã được thay thế bằng các liên kết cũ hơn
• Trao đổi email tạo ra văn bản song song
• Không có bản ghi chép duy nhất về chuỗi các chỉnh sửa.

Một dòng thời gian blockchain loại bỏ điều này. Các nhóm làm việc trên các bản ghi không thể sửa đổi.

Chứng minh ai thực sự đã ký

Các giải pháp chữ ký điện tử truyền thống chỉ xác minh chữ ký, chứ không xác minh người ký thực sự. Trong trường hợp tài khoản bị chia sẻ hoặc bị xâm phạm, không thể đảm bảo tính xác thực.

Các rủi ro về danh tính phổ biến:

• Tài khoản đăng nhập chung trong các nhóm
• Chữ ký được thực hiện trên các thiết bị chưa được xác minh
• Tài khoản email bị xâm phạm
• Không có dấu vết kiểm tra giữa danh tính và hành động

Ghi chép không thể thay đổi và xác thực chữ ký điện tử cung cấp tính xác thực vững chắc cho tài liệu, bằng chứng về bất kỳ tệp tin nào — vĩnh viễn, có thể xác minh và có giá trị pháp lý.

Blockchain không còn là công nghệ tương lai mà đã trở thành giải pháp khả thi để duy trì hợp đồng ở trạng thái sạch sẽ và có thể truy vết, đồng thời ngăn chặn các chỉnh sửa không được thông báo. Những thực hành đơn giản này giúp các nhóm tích hợp tài liệu blockchain vào quy trình làm việc thông thường mà không cần phần mềm bổ sung hay kỹ thuật phức tạp.

Thay thế tệp đính kèm email bằng liên kết đã xác minh

Email là điểm yếu nhất trong quy trình làm việc của bất kỳ hợp đồng nào — các tệp đính kèm có thể bị mất, thay thế, chuyển tiếp hoặc chỉnh sửa mà không có sự giám sát. Cách tốt nhất để tạo tài liệu trực tuyến là lưu trữ chúng trong một môi trường được xác thực, nơi tất cả các hoạt động đều được ghi lại tự động.

Tại sao tệp đính kèm email bị lỗi:

• Họ phát triển các bản sao không kiểm soát
• Các phiên bản có thể được gửi hoặc thay đổi mà không cần thông báo trước
• Không kiểm tra danh tính trước khi nhập
• Xác minh tài liệu trực tuyến là 0

Một tài liệu, một dòng thời gian và một bản ghi kiểm tra được đảm bảo bởi một liên kết đã được xác minh.

Duy trì một nguồn thông tin chính xác cho mỗi hợp đồng

Một hợp đồng, một nền tảng, một bản ghi đã trở thành một quy tắc đơn giản giúp loại bỏ hầu hết sự hỗn loạn trong tài liệu. Trong tình huống các đội làm việc dựa trên các động lực chung, ứng dụng nhắn tin hoặc các tệp PDF có tiêu đề "final_LAST_v9.pdf", việc phiên bản bị lệch là điều không thể tránh khỏi.

Các nguyên tắc tốt nhất cho một nguồn thông tin duy nhất:

• Lưu trữ hợp đồng cửa hàng trên một nền tảng đáng tin cậy (không sử dụng các thư mục song song)
• Việc sao chép tệp nên được thay thế bằng việc chia sẻ quyền truy cập
• Hạn chế quyền truy cập cho các vai trò
• Yêu cầu phê duyệt và ký tên trực tuyến qua Chaindoc online

Tập trung hóa mang lại sự rõ ràng, và sự rõ ràng loại bỏ lỗi hợp đồng.

Tự động hóa quá trình xác minh trước khi ký

Hợp đồng không cần phải kiểm tra sau khi đã được ký kết; nó nên được xác minh tự động mỗi khi xem, chỉnh sửa hoặc thay đổi quyền truy cập. Dấu thời gian và một dòng kiểm tra không thể sửa đổi giúp chứng minh rằng mọi bước đều có thể được theo dõi và chữ ký cuối cùng có thể tin cậy.

Các thành phần chính của quá trình xác minh trước khi ký:

• Ghi thời gian cho tất cả các lần truy cập
• Giám sát danh tính bằng xác thực chữ ký điện tử
• Ghi lại các thay đổi trong một bản ghi không thể sửa đổi
• Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu tự động và sau đó phê duyệt nó

Với mỗi hợp đồng có lịch sử riêng, tệp PDF kết quả chỉ là kết quả - không phải là sự thật.

Khi các đội ngũ không còn sử dụng tệp đính kèm email và các thư mục rải rác, họ ngừng tin tưởng và bắt đầu sử dụng bằng chứng. Công việc hợp đồng hàng ngày trở nên minh bạch, được quản lý và dự đoán được thông qua tài liệu blockchain, các hành động có dấu thời gian và quyền truy cập được xác minh.

Các tài liệu được hỗ trợ bởi blockchain được tin cậy vì chúng không thể bị thay đổi, che giấu hoặc sửa đổi, và điều đó thay đổi cách thức hoạt động của các đội ngũ hiện đại. Ghi chép không thể sửa đổi loại bỏ các phỏng đoán và chỉnh sửa bí mật, đồng thời cung cấp cho mỗi hợp đồng một lịch sử có thể xác minh được, có thể được kiểm toán, đàm phán và thậm chí sử dụng trong các giao dịch xuyên biên giới.

Chaindoc xử lý quá trình chuyển đổi này một cách dễ dàng. Nền tảng này mang đến tính toàn vẹn của tài liệu kỹ thuật số blockchain, quyền truy cập đáng tin cậy và khả năng theo dõi không thể bị can thiệp vào các quy trình làm việc hàng ngày mà không gây phức tạp. Không cần phải học về blockchain, chỉ cần làm việc trong hệ thống nơi tất cả các hành động đã được bảo mật.

Khi đội ngũ của cậu đã sẵn sàng làm việc với quy trình làm việc mà tất cả tài liệu đều dựa trên bằng chứng thực tế chứ không phải giả định, đã đến lúc chuyển sang sử dụng các bản ghi không thể thay đổi và có thể xác minh.