Tự động hóa thanh toán sau chữ ký điện tử: Hóa đơn, gói đăng ký và khoản đặt cọc trong Chaindoc

Quy trình tài chính chỉ mới bắt đầu sau khi tài liệu được ký kết. Các công ty gặp phải các vấn đề như thanh toán chậm trễ, nhầm lẫn trong báo cáo và theo dõi thủ công các khoản thanh toán định kỳ. Đó là lý do tại sao thanh toán sau khi ký kết là yếu tố thiết yếu để duy trì dòng tiền ổn định - tổ chức các khoản thanh toán được thực hiện sau khi ký kết hợp đồng, giúp hoạt động trở nên dự đoán được và tránh các khoản nợ chưa thanh toán.

Chúng ta đã đề cập đến tính năng Sign-and-Pay trong bài viết trước, đây là sự kết hợp giữa chữ ký điện tử và thanh toán tức thì. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tiến thêm một bước nữa đến giai đoạn tự động hóa: ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về cách xử lý hóa đơn, đăng ký, khoản đặt cọc, nhắc nhở thanh toán và cài đặt ủy quyền sau khi hợp đồng đã được ký kết.

• Đối với các cậu làm việc tự do, đây sẽ là sự đảm bảo về việc thanh toán đúng hạn
• Đối với các cơ quan, đây là một khía cạnh đơn giản trong việc quản lý hợp đồng dịch vụ
• Đối với các công ty, nó cung cấp dòng tiền ổn định với nỗ lực tối thiểu

Chaindoc là một hệ thống thanh toán sau khi ký kết minh bạch và dễ hiểu, đảm bảo rằng tài chính được kiểm soát ngay cả sau khi thỏa thuận đã được ký kết.

Trong phần lớn các công ty, việc ký kết hợp đồng không đồng nghĩa với việc nhận thanh toán. Điều này tạo ra một khoảng cách lớn, khoảng thời gian chênh lệch giữa việc ký kết và thanh toán thực tế sẽ làm đóng băng vốn lưu động và gây bất ổn cho hệ thống tài chính. Sự chậm trễ trong thanh toán hoặc thanh toán thủ công khiến việc dự đoán doanh thu, lập ngân sách hoặc bố trí nhân sự trở nên gần như không thể.

Chaindoc post-sign billing loại bỏ khoảng trống này bằng cách tích hợp chữ ký điện tử với logic thanh toán sau khi ký. Cậu có thể dự đoán chính xác thời điểm tiền được mong đợi, thời điểm tiền phải trả và thời điểm hợp đồng được thanh toán. Sự dự đoán này giúp nâng cao kỷ luật tài chính và giảm thiểu các gián đoạn đột ngột trong dòng tiền.

• Đối với người làm tự do, điều này có nghĩa là khách hàng không thể hoãn thanh toán "cho đến sau kỳ nghỉ lễ".
• Đối với các cơ quan, nó cung cấp một lịch trình rõ ràng hơn về doanh thu dựa trên đăng ký
• Đối với các đội ngũ doanh nghiệp, điều này giúp dự báo chính xác doanh thu và phân tích hiệu suất hợp đồng trong dài hạn

Với hình thức thanh toán thủ công, tất cả các giai đoạn của chu kỳ thanh toán đều dễ dẫn đến hỗn loạn và chậm trễ. Ngay cả những sai sót nhỏ cũng tích tụ theo thời gian và gây ra những tổn thất doanh thu nghiêm trọng trong nhiều năm.

Các vấn đề thường gặp khi thanh toán thủ công

• Lỗi của con người: Số tiền sai, hóa đơn hoặc khoản đặt cọc trùng lặp là những lỗi thường gặp khi thực hiện thanh toán qua bảng tính hoặc email
• Giao tiếp phân tán: Khi các cậu phải trả lời hàng chục thông báo email, liên kết tin nhắn và phiên bản tài liệu, điều này là sự lãng phí thời gian, vốn có thể dành cho khách hàng hoặc dự án
• Vi phạm thời hạn và quên thanh toán: trừ khi sử dụng thông báo tự động, việc ưu tiên dễ bị lãng quên khi khách hàng được dự kiến nhận hóa đơn - đặc biệt khi có nhiều hợp đồng đang được quản lý đồng thời
• Tình trạng hỗn loạn trong báo cáo: Nếu không có hệ thống giám sát tập trung, các đội ngũ sẽ không có cái nhìn rõ ràng về các hợp đồng đã thanh toán, các khoản thanh toán đang chờ xử lý và các khoản thanh toán quá hạn. Điều này khiến cho việc dự báo tài chính trở nên không chính xác.
• Khoảng trống tài chính ẩn: Số tiền thu được dưới dạng thanh toán trước hoặc thanh toán tạm ứng thường không được phân bổ cho các tài liệu cụ thể. Đây là các giao dịch không cố định, làm méo mó tình hình tiền mặt thực tế
• Thiếu tính minh bạch: Trong trường hợp không có mối liên hệ giữa các khoản thanh toán và hợp đồng, kế toán viên không có cơ sở để theo dõi thời điểm và lý do giao dịch diễn ra
• Sự suy giảm niềm tin và uy tín: Sự thiếu nhất quán trong việc theo dõi thanh toán khiến khách hàng bực bội, gây ra xung đột và làm suy yếu các mối quan hệ lâu dài

Chaindoc hướng đến việc đảm bảo quy trình ký kết hợp đồng diễn ra một cách trơn tru nhất có thể. Khi khách hàng ký kết hợp đồng hoặc hóa đơn, thanh toán sẽ được thực hiện ngay lập tức qua Stripe. Hệ thống sẽ cung cấp cho cậu danh sách trạng thái của từng giao dịch - Đã thanh toán, Đang chờ xử lý, Chưa thanh toán hoặc Lỗi - trên một bảng điều khiển duy nhất, thay vì phải chuyển đổi giữa email hoặc bảng tính.

Chaindoc cho phép cậu thực hiện thanh toán định kỳ khi ký kết tài liệu liên quan đến các gói đăng ký hoặc các hợp đồng dài hạn khác. Điều này có nghĩa là khách hàng đã đồng ý trước với lịch thanh toán và hệ thống sẽ tự động khởi tạo các khoản thanh toán tiếp theo dựa trên các điều khoản đã được xác định trước.

Ngoài ra, trang web này giúp ngăn chặn việc bỏ sót thanh toán. Cậu có thể tạo lời nhắc thanh toán trong cùng một giao diện mà không cần tạo email hoặc mẫu riêng biệt. Mỗi hành động đều được ghi lại trong nhật ký kiểm tra, chữ ký, thanh toán, lời nhắc, v.v., như một bằng chứng kỹ thuật số.

Chaindoc không chỉ tổ chức các quy trình tài chính mà còn tạo ra một văn hóa thanh toán mới - khi quá trình ký kết và thực hiện các cam kết tài chính trở thành một quy trình thống nhất, trơn tru.

Khi có các điều khoản đã được thỏa thuận, các khoản thanh toán phải tuân theo một quy trình không thể thay đổi và có thể dự đoán được. Chaindoc cho phép các công ty lựa chọn mô hình thanh toán phù hợp nhất với hợp tác của họ, bao gồm hóa đơn một lần, đăng ký định kỳ hoặc hệ thống đặt cọc/đặt trước. Điều này giúp tổ chức các yêu cầu tài chính và giảm bớt công việc thủ công.

Hóa đơn một lần

Một hóa đơn duy nhất là phù hợp khi cậu cần thu tiền cho một mốc hoàn thành trong dịch vụ hoặc dự án. Chaindoc có thể được đính kèm vào hợp đồng, nơi khách hàng sẽ ký hợp đồng và xác nhận các điều khoản cũng như thanh toán. Hóa đơn cũng có thể có ngày đến hạn, hoãn thanh toán hoặc kế hoạch trả góp nếu được đề cập trong thỏa thuận. Điều này sẽ đảm bảo tính minh bạch tài chính và giảm thiểu thời gian lãng phí.

Đăng ký định kỳ

Chaindoc cho phép thanh toán định kỳ trong trường hợp các dự án dài hạn hoặc hợp đồng dịch vụ, được cấu hình trực tiếp trong quá trình ký kết. Người dùng có thể thiết lập lịch thanh toán hàng tháng, hàng quý hoặc tùy chỉnh. Ngay sau khi ký kết, các giao dịch tiếp theo sẽ tự động diễn ra, không cần nhắc nhở hoặc hóa đơn trùng lặp.

Hệ thống sẽ cho phép cậu:

• Tạm thời ngừng thanh toán
• Sửa đổi số lượng hoặc kế hoạch
• Tiếp tục vào một ngày sau đó

Điều này đặc biệt hữu ích cho các cơ quan, nền tảng giáo dục hoặc các đội ngũ SaaS, nơi sự hợp tác diễn ra theo chu kỳ.

Khoản đặt cọc và khoản giữ chỗ

Trong trường hợp các hợp đồng được tài trợ theo giai đoạn, cậu có thể thiết lập khoản đặt cọc hoặc khoản giữ lại.

Khoản đặt cọc* đóng vai trò là bảo đảm thực hiện và có thể được nộp khi kết thúc dự án hoặc hoàn lại theo các điều khoản và điều kiện hợp đồng.

Phí giữ chỗ là khoản phí truy cập được thanh toán trước cho các dịch vụ tiếp theo - như dịch vụ pháp lý hoặc tiếp thị.

Chaindoc cho phép cậu nhập trực tiếp tất cả các chi tiết này vào hợp đồng - khi tiền bị giữ lại, giải phóng hoặc hoàn lại. Điều này giúp tránh xung đột và cho phép kiểm soát toàn bộ chu kỳ tài chính.

Cuối cùng, Chaindoc cung cấp mô hình thanh toán toàn cầu. Dù là dự án đơn lẻ, mối quan hệ lâu dài hay hợp đồng dựa trên khoản đặt cọc, tất cả các khoản thanh toán đều được ghi chú rõ ràng, lưu trữ an toàn và đính kèm vào các tài liệu đã ký.

Trong trường hợp các doanh nghiệp làm việc với khách hàng theo hình thức định kỳ, việc này không chỉ liên quan đến việc thu tiền mà còn nhằm đơn giản hóa các giao dịch trong tương lai. Đó là lý do tại sao Chaindoc hỗ trợ lưu trữ an toàn các phương thức thanh toán. Điều này có nghĩa là khách hàng có thể ủy quyền cho các giao dịch tiếp theo mà không cần phải điền lại thông tin thanh toán mỗi khi ký hợp đồng mới hoặc gia hạn đăng ký.

Sự đồng ý thêm về thanh toán

Khi người dùng ký hợp đồng, họ có thể thêm một điều khoản cho phép thu phí trong tương lai, đây là một tùy chọn hợp pháp để ủy quyền thanh toán định kỳ hoặc theo mốc thời gian. Sự ủy quyền này có hiệu lực trong suốt thời gian hợp đồng và có thể bị hủy bỏ bởi khách hàng bất cứ lúc nào. Nếu ủy quyền hết hạn hoặc khách hàng thay đổi phương thức thanh toán, Chaindoc sẽ cho phép thực hiện việc ủy quyền lại nhanh chóng — mà không cần bất kỳ xác nhận hoặc yêu cầu thừa thãi nào.

Dịch vụ này đặc biệt hữu ích cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực đăng ký dịch vụ hoặc dự án nhiều giai đoạn. Khách hàng chỉ cần ký hợp đồng một lần và đồng ý với lịch thanh toán đã được thiết lập, hệ thống sẽ tự động thực hiện các khoản thanh toán tiếp theo. Các công ty, về phần mình, sẽ nhận được dòng tiền ổn định mà không cần phải nhắc nhở hoặc thực hiện nhiều lần thanh toán.

Bảo mật và Kiểm soát Truy cập

Tất cả các phương thức thanh toán được lưu trữ đều được mã hóa - dữ liệu thẻ không bao giờ được lưu trữ trên phía người dùng. Chaindoc sử dụng Stripe để xử lý tất cả các giao dịch và tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế PCI DSS.

Quyền truy cập dựa trên vai trò đối với token thanh toán và trạng thái giao dịch Việc truy cập chi tiết giao dịch hoặc khởi động lại thanh toán chỉ có thể được xem bởi các thành viên được ủy quyền trong đội ngũ. Điều này tuân thủ nguyên tắc quyền truy cập tối thiểu: một mặt, các quản lý tài chính có quyền truy cập đầy đủ, trong khi mặt khác, các thành viên khác trong đội ngũ chỉ có thể xem trạng thái thanh toán chung.

Chaindoc kết hợp hoàn hảo giữa sự tiện lợi của thanh toán định kỳ và quyền kiểm soát tài chính toàn diện - cho phép quy trình thanh toán trở nên đơn giản, minh bạch và an toàn cho tất cả các bên liên quan.

Thay vì tập trung vào những giải thích chung chung về việc thanh toán trễ, chúng ta có thể xem xét các cách thiết lập quy trình trong Chaindoc - cách nhắc nhở khách hàng về số dư chưa thanh toán và cách tái tính phí mà không gây ra các thỏa thuận mới.

Nhắc nhở thanh toán

Cậu cũng có thể nhắc nhở khách hàng thanh toán trực tiếp qua bảng điều khiển Chaindoc chỉ với vài cú nhấp chuột trong trường hợp thanh toán chưa được thực hiện sau khi hợp đồng được ký kết với khách hàng. Thông báo sẽ được gửi đến email liên kết với hợp đồng và chứa liên kết thanh toán cần được thực hiện ngay lập tức.

Trong hệ thống, cậu có thể chọn người mà cậu muốn gửi lời nhắc nhở đến:

• Người ký chính
• Thông tin liên hệ tài chính của công ty

Trong trường hợp hợp đồng có thời hạn nghiêm ngặt, có thể thiết lập một khoảng thời gian ân hạn, trong đó việc thanh toán sẽ không bị phạt cho đến khi khoảng thời gian này kết thúc. Nếu khách hàng không phản hồi, trạng thái thanh toán sẽ được thay đổi thành Chưa thanh toán và quyền truy cập vào dịch vụ hoặc tài liệu có thể bị tạm thời chặn theo điều khoản của hợp đồng.

Lịch sử của tất cả các lần thanh toán và nhắc nhở được ghi lại trong lịch sử hoạt động, giúp việc theo dõi và giao tiếp trở nên dễ dàng hơn.

Chiến lược thử lại

Trong một số trường hợp, việc thanh toán không được thực hiện do các nguyên nhân kỹ thuật như thẻ hết hạn, thay đổi ngân hàng hoặc sự cố mạng tạm thời. Chaindoc cho phép cậu sử dụng chiến lược thu tiền bằng cách thử lại trong những trường hợp như vậy.

Cậu quyết định thời điểm muốn thử lại:

• Bây giờ
• Sau một ngày
• Khi khách hàng thay đổi phương thức thanh toán

Khi thêm một thẻ mới, thẻ cũ sẽ tự động được cập nhật với dữ liệu mới. Cậu thậm chí có thể thay đổi loại hình thanh toán, ví dụ: từ thẻ tín dụng sang chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền điện tử, mà không cần thay đổi cấu trúc hợp đồng.

Thuật toán thanh toán thông minh này giúp giảm thiểu các khoản thanh toán chưa thanh toán và vẫn giữ chân khách hàng. Với các công cụ này, cậu có một hệ thống tài chính vững chắc, trong đó ngay cả các trễ hẹn cũng không ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh của cậu.

Chaindoc cũng cung cấp một bảng điều khiển tương tác duy nhất lưu trữ toàn bộ lịch sử tài chính của cậu sau khi ký hợp đồng, cho phép người dùng xem tổng quan về dòng tiền của mình. Tất cả các giao dịch thanh toán, gửi tiền, nhắc nhở và thử lại đều được ghi chép tự động. Mỗi hành động đều được ghi thời gian và có trạng thái, giúp người dùng xác định tình trạng tài chính của mình theo thời gian thực mà không cần phải thực hiện các yêu cầu thủ công.

Tính năng Bảng điều khiển

Bảng điều khiển giúp cậu:

• Theo dõi mọi giao dịch thanh toán và gửi tiền theo thời gian thực
• Xem các cập nhật tự động của lời nhắc và lần thử lại
• Đánh giá ngay lập tức tình hình tài chính hiện tại của cậu

Phần Tài liệu cho phép cậu xem hợp đồng liên quan đến từng giao dịch và xem xác nhận hoặc biên lai thanh toán. Điều này giúp việc báo cáo trở nên dễ dàng và đảm bảo tính minh bạch pháp lý hoàn toàn trong quá trình làm việc với khách hàng. Trong trường hợp các đội có nhiều hợp đồng cùng lúc, hệ thống thay thế các bảng tính cũ, tất cả các bước, chữ ký, thanh toán cuối cùng, v.v., đều được hiển thị trên màn hình.

Không chỉ trạng thái thanh toán được hiển thị trong Nhật ký hoạt động, mà còn toàn bộ lịch sử giao tiếp: thời gian gửi lời nhắc, thời gian khách hàng mở tài liệu hoặc thời gian thanh toán được thực hiện. Điều này có nghĩa là không cần hệ thống giám sát bên ngoài và cho phép kiểm soát toàn bộ các hoạt động tài chính trên nền tảng.

Do đó, các đội không chỉ có một công cụ kế toán mà còn có một hệ thống phân tích hóa đơn thân thiện với người dùng, giúp xác định các giao dịch nào là nguồn thu nhập ổn định, nơi nào có sự lãng phí thời gian và cách tối ưu hóa dòng tiền trong tương lai.

Chaindoc có thể được sử dụng dễ dàng trong các mô hình kinh doanh khác nhau - ví dụ: freelancer, công ty quảng cáo hoặc các cơ sở giáo dục.

Các cơ quan và công ty công nghệ thông tin

Chaindoc hỗ trợ các cơ quan và đội ngũ phát triển trong việc duy trì thanh toán dựa trên SLA hoặc gói thanh toán theo giờ. Ví dụ, một công ty có thể lập kế hoạch thanh toán hàng tháng dựa trên số giờ trong một gói hoặc theo giai đoạn dự án. Tất cả các khoản thanh toán đều được ký kết điện tử và liên kết với hợp đồng tương ứng, giúp việc báo cáo và theo dõi tuân thủ trở nên dễ dàng hơn.

Công ty luật

Phí đặt cọc là một hình thức thanh toán phổ biến trong ngành luật; đây là khoản thanh toán trước để tiếp tục sử dụng dịch vụ. Trong Chaindoc, quy trình này hoàn toàn minh bạch: khách hàng ký hợp đồng, xác nhận thanh toán và có thể xem số dư còn lại trên bảng điều khiển của mình. Trong khi đó, công ty có thể thiết lập các quy tắc linh hoạt như tự động gia hạn phí đặt cọc khi hết hạn hoặc nhắc nhở nạp lại.

Bất động sản và Giáo dục

Chaindoc cũng phù hợp với các ngành có kỳ thanh toán đã được thiết lập. Mặt khác, nó quản lý tiền đặt cọc và tiền thuê hàng tháng thay mặt cho chủ nhà, mặt khác là phí học kỳ hoặc phí khóa học thay mặt cho các cơ sở giáo dục. Mọi giao dịch đều được ghi nhận, và khách hàng được cung cấp hóa đơn điện tử tự động - không ai phải xác nhận giao dịch thủ công.

Chaindoc hỗ trợ các doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định - họ có thể nhận thanh toán đúng hạn và quản lý dòng tiền theo hợp đồng. Hệ thống theo dõi thanh toán tự động giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận tài chính, cho phép lập kế hoạch đầu tư hiệu quả hơn và tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt. Tất cả các giao dịch, bao gồm đăng ký, nạp tiền hoặc thanh toán đơn lẻ, đều diễn ra trong môi trường được định nghĩa rõ ràng, do đó việc quản lý tiền bạc sẽ được tổ chức một cách có cấu trúc và có thể theo dõi.

Đối với các công ty, điều này có nghĩa là dự báo ngân sách chính xác hơn và giảm thiểu các bất ngờ. Các cậu có thể có một hệ thống thanh toán rõ ràng, minh bạch mà không cần nhắc nhở hoặc chậm trễ thanh toán, điều này giúp xây dựng niềm tin và mối quan hệ kinh doanh. Thông tin được thu thập trong Chaindoc cho thấy các xu hướng: hợp đồng nào có thể mang lại thu nhập ổn định, nơi thanh toán bị tạm dừng và cách hành vi của khách hàng có thể thay đổi theo thời gian. Các phân tích này cho phép các chiến lược tài chính dựa trên dữ liệu thực tế thay vì phỏng đoán.

Cuối cùng, việc thanh toán sau khi ký kết trở thành một điểm cân bằng tài chính - tất cả các khoản thanh toán có thể được dự đoán, tất cả các giao dịch được đặt vào bối cảnh cụ thể, và tất cả các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin có thể đo lường được.

Chaindoc không chỉ giúp ổn định tài chính mà còn giảm tải công việc cho các đội ngũ. Dưới hệ thống thanh toán tự động, nhân viên không cần phải thực hiện thủ công các thao tác xác nhận thanh toán, gửi nhắc nhở hoặc tạo hóa đơn trùng lặp: hệ thống sẽ tự động thực hiện tất cả chỉ với vài cú nhấp chuột.

Ưu điểm chính

• Tiết kiệm thời gian cho các đội ngũ tài chính và vận hành
• Giảm thiểu lỗi thủ công và xử lý nhanh hơn
• Tập trung hơn vào khách hàng và phát triển sản phẩm

Số lượng thao tác thủ công giảm đi đồng nghĩa với việc số lượng lỗi giảm và quy trình được đẩy nhanh. Các đội ngũ có thể tập trung vào mối quan hệ với khách hàng và phát triển sản phẩm thay vì xử lý giấy tờ.

Sự linh hoạt của hệ thống vai trò và quyền truy cập trên nền tảng này có nghĩa là chỉ những người có liên quan mới có thể xem những thông tin cần thiết: quản lý có thể xem trạng thái thanh toán, trong khi chuyên viên tài chính có thể xem lịch sử giao dịch. Điều này giúp nâng cao hiệu quả làm việc của các đội ngũ và góp phần tuân thủ các thỏa thuận cấp dịch vụ nội bộ (SLAs).

Điều này giúp công việc diễn ra nhanh chóng hơn, đồng nhất hơn giữa các đội ngũ và giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Tự động hóa hóa đơn của Chaindoc chuyển đổi các quy trình tài chính phức tạp thành các hoạt động đơn giản, nhất quán - mang lại sự gọn gàng và chắc chắn cho các đội ngũ trong suốt quá trình làm việc.

Sự tiện lợi của việc thanh toán sau khi ký hợp đồng không phải là trụ cột chiến lược duy nhất cho sự tăng trưởng tài chính bền vững. Nó mang lại dòng tiền ổn định, rút ngắn thời gian thu hồi tiền và cung cấp cho các công ty cái nhìn toàn diện về thời điểm và lý do thanh toán. Điều này giúp các công ty giảm thiểu rủi ro, áp dụng kỷ luật tài chính và tập trung vào việc mở rộng quy mô thay vì theo đuổi các hóa đơn chưa thanh toán.

Chaindoc đơn giản hóa quy trình này: cậu tạo hợp đồng, sau đó xác định điều kiện thanh toán và hệ thống sẽ tự động xử lý phần còn lại. Hóa đơn, khoản đặt cọc, gói đăng ký định kỳ và nhắc nhở thanh toán đều được tích hợp trong một quy trình duy nhất - không cần tích hợp thêm hoặc gặp rào cản kỹ thuật nào.

Do đó, hóa đơn sau khi ký kết trở thành nền tảng của một chu kỳ tài chính thành công, giúp giảm thiểu rủi ro, ổn định dòng tiền và cho phép các doanh nghiệp không phải lo lắng về việc quản lý tài khoản mà tập trung vào việc phát triển.

Cài đặt thanh toán sau khi ký kết trong Chaindoc — sử dụng hóa đơn, khoản đặt cọc, gói đăng ký và lời nhắc để đảm bảo các giao dịch thanh toán của cậu diễn ra suôn sẻ và đúng hạn.