Os 10 principais erros que as empresas cometem ao assinar contratos online

A maioria dos problemas relacionados com contratos digitais não é causada por ferramentas defeituosas ou pela ausência de funcionalidades. Eles baseiam-se na forma como as equipas podem assinar documentos online no mundo real.

A partilha de ficheiros é feita muito rapidamente, as verificações são ignoradas e um fluxo de trabalho suficientemente bom torna-se uma ameaça legal e financeira real.

O mais interessante é que os mesmos erros são evidentes em todos os lugares. Os padrões são repetidos por profissionais independentes, PMEs em expansão, startups que estão a crescer rapidamente e até mesmo equipas de RH e jurídicas.

Setores variados, escalas diferentes, mas os mesmos hábitos quando as pessoas estão com pressa para criar documentos online e assiná-los em pouco tempo.

Não se trata de negligência deliberada. Isso ocorre porque a maioria das equipas foi treinada sobre como assinar, mas não sobre como assinar documentos online com segurança.

O e-mail parece familiar. Os PDFs parecem definitivos. E os links de acesso são confortáveis — até que algo dá errado e ninguém pode afirmar ter visto, editado ou assinado o quê.

Este artigo detalha 10 erros que as empresas cometem diariamente ao assinar contratos. Todos eles podem parecer pequenos individualmente, mas contribuem para que os contratos digitais se tornem frequentemente motivo de conflitos, adiamentos e retrabalhos dispendiosos.

Este é um dos maiores erros que as empresas cometem quando assinam documentos online. O problema geralmente começa com os ficheiros desorganizados: cadeias de e-mails, unidades partilhadas e o «final_v3_last_pdf».

Os problemas de controlo de versão de documentos tornam-se evidentes muito rapidamente quando as equipas estão a gerar documentos online sem qualquer controlo. Uma única pessoa verifica um único ficheiro e outra assina um ficheiro ligeiramente diferente.

Ambos acreditam que seguiram o processo correto, mas, legalmente, não assinaram o mesmo acordo.

O perigo fica claro mais tarde:

• A controvérsia sobre qual versão é válida
• Desfasamento das expectativas entre as partes
• Péssima situação jurídica por falta de provas

É um caso típico de riscos de contratos digitais devido a fluxos de trabalho de assinatura eletrónica inseguros. Não é suficiente ter uma assinatura quando a versão do documento não pode ser verificada.

Este erro é evitado por design com os documentos online Chaindoc. Os contratos têm uma pista de auditoria verificável, um histórico e um documento.

Os documentos em blockchain protegem a versão assinada, e a verificação online dos documentos garante o que foi assinado e a que horas.

Este erro ocorre mesmo antes da assinatura de documentos online. As equipas têm pressa em criar documentos online com a ajuda de algumas ferramentas familiares e acham que um histórico de versões simples será suficiente. Raramente é.

Registos de alterações simples indicam que algo foi alterado, mas não quem é o responsável. Eles não impedem edições paralelas, cláusulas sobrescritas e substituições silenciosas.

Consequentemente, o problema do controlo de versão do documento é observado mesmo antes da fase de assinatura, representando uma ameaça latente para os contratos digitais.

Os resultados típicos incluem:

• Várias versões existentes estavam a ser usadas ao mesmo tempo
• Não há ligação distinta entre aprovações e edições
• Evidência insuficiente em caso de controvérsia ou auditoria

Isso gera fluxos de trabalho de assinatura eletrónica inseguros, em que uma assinatura é colocada num documento que nem sequer tinha uma linha de base estável.

O controlo de versão dos documentos online Chaindoc começa na criação, não na assinatura. Os documentos blockchain fornecem um único histórico do upload inicial.

Juntamente com a verificação de documentos online, todas as alterações podem ser rastreadas e a colaboração segura no contrato pode ser garantida na fase inicial.

A maioria das equipas acredita que, quando um contrato é enviado para a caixa de entrada correta, isso confirma que a identidade foi verificada. Na verdade, o acesso a e-mails não pode ser considerado verificação de identidade para contratos. É apenas entrega.

Situações típicas que destroem a confiança imediatamente:

• Os contratos são enviados a terceiros
• As aprovações são feitas através de caixas de correio partilhadas
• O acesso à caixa de entrada é mantido pelos ex-funcionários

Um documento assinado nessas instâncias não tem grande valor. A ausência de verificação de documentos online torna impossível provar quem leu o contrato ou o aprovou.

Isso compromete a autenticação da assinatura eletrónica e torna contratos válidos em passivos.

Os documentos online Chaindoc superam essa fraqueza ao separar o acesso da identidade. A autenticação ocorre antes da interação e não após a assinatura.

Juntamente com documentos blockchain e uma trilha de auditoria explícita dos contratos, todas as assinaturas estão associadas a um indivíduo confiável — as assinaturas não são consideradas válidas.

Um contrato pode parecer completo devido à assinatura nele, mas sem a identidade verificada, a assinatura pode ser facilmente contestada.

As verificações de identidade não devem ser negligenciadas, pois ignorá-las representa sérios riscos para os contratos digitais, especialmente quando as equipas assinam documentos online entre departamentos ou internacionalmente.

Este erro é mais grave em:

• Contratos de RH com candidatos externos
• Assinatura remota de contratos legais
• Transações internacionais envolvendo outras normas de conformidade

Na ausência de verificação de identidade para contratos, não é possível fornecer provas credíveis sobre quem é a pessoa real que aprovou o documento.

Isso prejudica a autenticação da assinatura eletrónica em disputas e faz com que as equipas assumam em vez de fornecerem provas.

Possui fluxos de trabalho seguros que envolvem verificações de identidade antes de qualquer ação de assinatura. A verificação pós-facto não garante o acordo; apenas regista o problema.

Os documentos online Chaindoc passam por verificações de identidade antes do acesso ou assinatura. Além da verificação online dos documentos e de uma trilha de auditoria visível dos contratos, essa metodologia vinculará todas as assinaturas a uma pessoa real e identificada, o que tornará os contratos justificáveis, em vez de discutíveis.

Uma das formas mais comuns de perder o controlo sobre acordos confidenciais é partilhar contratos por e-mail ou links abertos.

Depois que um ficheiro é retirado do sistema, ele deixa de fazer parte de um fluxo de trabalho seguro, o que representa riscos imediatos para os contratos digitais antes que as equipas assinem os ficheiros online.

Com anexos ou links públicos, é impossível provar:

• Quem abriu o documento?
• Quem enviou para outras pessoas?
• Quem viu ou fez o download?

Isso prejudica a colaboração segura do contrato e a confiança das partes. O contrato não é auditado de forma confiável em caso de litígio, e não há como verificar os documentos online para entender o que exatamente aconteceu com o ficheiro.

Muitos dos fluxos de trabalho de assinatura eletrónica inseguros falham neste ponto: a assinatura pode estar correta, mas o mecanismo de entrega não está.

Mesmo a autenticação forte por assinatura eletrónica, sem acesso controlado, torna-se fraca em termos de aplicação legal.

Os contratos são distribuídos em acesso verificado, em vez de ficheiros usando documentos online Chaindoc. Isso torna todas as ações transparentes, monitoradas e verificáveis antes, durante e após a assinatura.

Dar a todos o direito de fazer alterações num contrato antes de assiná-lo parece ser um esforço colaborativo; no entanto, a verdade é que isso é uma confusão.

O problema do controlo de versões de documentos é inevitável quando muitas pessoas podem fazer alterações até ao último momento e as equipas tendem a assinar documentos online com pressa.

Isso geralmente resulta em alterações inadvertidas logo antes da assinatura:

• Os números são alterados acidentalmente
• As cláusulas são eliminadas ou reformuladas simplesmente para corrigir a terminologia
• Nem todas as partes passam por edições de última hora

Consequentemente, o documento assinado pode não ser o que foi acordado. Esse é um dos erros mais comuns na assinatura de contratos e um fator significativo para os riscos dos contratos digitais, especialmente entre os departamentos jurídico, de recursos humanos e transfronteiriço.

A ausência de uma divisão rígida de funções não permite que a verificação de documentos online confie na versão que foi aprovada.

Os documentos online Chaindoc não permitem edição e continuam sem assinatura. Há uma divisão rígida de funções e, quando chega a hora de assinar, o documento é fechado e a confiança no acordo não se perde.

A responsabilidade perde-se quando todas as pessoas têm as mesmas permissões. Quando uma pessoa pode ver, editar e assinar o mesmo ficheiro, fica impossível responder claramente a uma pergunta importante no futuro: quem tinha permissão para fazer o quê?

Essa é uma das falhas fundamentais da maioria dos fluxos de trabalho de assinatura eletrónica inseguros.

Na ausência de separação de funções, pequenas ações são facilmente transformadas em grandes problemas:

• Uma pessoa faz alterações a uma cláusula antes de assinar
• Um revisor aprova sem querer, em vez de apenas ver
• Um signatário também altera termos previamente acordados

O risco dos contratos digitais aumenta rapidamente nessas situações. Em caso de litígio, não há um registo de auditoria dos contratos para determinar se as ações foram aprovadas ou não.

Mesmo uma autenticação poderosa por assinatura eletrónica torna-se inútil se as permissões forem ambíguas.

O controlo baseado em funções é a base dos métodos seguros de assinatura de documentos online. Visualizar, editar e assinar devem ser operações diferentes, com privilégios diferentes.

Os documentos online Chaindoc definem as funções com antecedência e, por isso, só as pessoas certas podem tomar as medidas certas na fase certa. Um sistema tão transparente garante a responsabilização e ajuda a evitar pequenos erros que podem se transformar em disputas legais.

Uma pista de auditoria de contratos pode não ser uma confirmação assinada simples e fácil de ler às 14:32. Um carimbo de data/hora não é uma descrição do que realmente aconteceu em torno da assinatura, e é aí que os conflitos normalmente começam.

As empresas não conseguem demonstrar:

• Quem viu o documento e depois o assinou?
• Se houve acesso partilhado ou reencaminhado
• No caso de alterações feitas logo antes da assinatura
• Quem tinha permissão para atuar em que palco?

Isso representa riscos graves para contratos digitais, especialmente quando as equipas assinam documentos online dentro ou entre departamentos ou fronteiras.

A autenticação básica da assinatura eletrónica não funciona em revisões legais ou de conformidade, uma vez que não é contextualizada.

Para saber como assinar documentos online com segurança, todas as ações devem ser rastreáveis, e não apenas o último clique.

Os documentos online Chaindoc resolvem isso armazenando visualizações, modificações de acesso e assinaturas num único histórico, que é marcado com data e hora. Esse alto nível de verificação de documentos online torna as assinaturas evidências defensáveis, em vez de suposições.

À primeira vista, o uso de e-mails, unidades na nuvem, editores de PDF e aplicativos de chat é flexível. Na prática, esse tipo de organização resulta em fluxos de trabalho de assinatura eletrónica fragmentados e inseguros, nos quais nenhum sistema consegue fornecer uma visão completa do que aconteceu com um contrato.

No processo de assinatura de documentos online em várias ferramentas, perdem-se provas importantes:

• As reuniões são realizadas no chat e não são documentadas
• O Drive é usado para editar ficheiros, e eles são enviados para outros lugares para serem assinados
• O acesso é partilhado por e-mail, sem controlo ou histórico

Isso significa que não é possível reconstruir eventos em caso de disputas ou auditorias. Isso aumenta diretamente os riscos dos contratos digitais, pois as evidências ficam dispersas ou completamente ausentes.

Os contratos exigem um fluxo contínuo para saber como assinar documentos online corretamente. Os registos Chaindoc online mantêm a criação, o acesso, a assinatura e a verificação num único ambiente.

Esta solução, juntamente com a verificação de documentos online e registos suportados por blockchain, garantirá provas e permitirá uma colaboração contratual verdadeiramente segura, sem a necessidade de utilizar ferramentas adicionais ou verificação manual.

Este é o erro mais caro de todos. Quando as equipas assinam documentos online, todos os erros são questões legais, e não meras correções.

A renegociação, a análise jurídica e a perda de tempo que provavelmente se seguirão à fixação de datas, cláusulas, termos de SLA ou condições de IP após a assinatura são normalmente desnecessárias.

O problema não é a assinatura em si, mas o momento da verificação. As verificações na maioria dos fluxos de trabalho de assinatura eletrónica inseguros são consideradas uma tarefa de acompanhamento.

Só quando algo dá errado é que as equipas revisam a identidade, as versões e as permissões. Nesse ponto, os contratos já foram estabelecidos.

A verificação eficaz de documentos online coloca o controlo no momento certo — antes da assinatura. As verificações de versão, a verificação de identidade e os controlos de acesso garantem que as equipas estão a aprovar o que realmente pretendem aprovar.

É isso que forma a base da autenticação segura da assinatura eletrónica.

O Chaindoc elimina as causas dos problemas ao nível do fluxo de trabalho, em vez de os resolver quando ocorrem. A plataforma é construída com base em princípios arquitetónicos simples que evitam que erros frequentes na assinatura de contratos se repitam, mesmo em equipas com um ritmo acelerado que assinam documentos eletrónicos diariamente.

Um documento, uma versão, uma linha do tempo

O Chaindoc tem uma única fonte de verdade.

• Um único ficheiro em vez de um número infinito de ficheiros "final_final_v7.pdf"
• Apenas uma blockchain documenta a linha do tempo, em vez de várias fragmentadas
• Um histórico facilmente visível que descreva o que foi alterado e quando, sem a necessidade de esclarecimentos manuais

Essa estratégia não elimina a incerteza no nível da estrutura por meio de verificações adicionais.

Verificação antes do acesso, não após a assinatura

A segurança começa mesmo antes de alguém abrir um ficheiro.

• O acesso só é concedido após a verificação de identidade para contratos
• A verificação não é feita após a assinatura
• Todas as interações estão ligadas a uma pessoa real, não apenas a um endereço de e-mail

Isso torna a verificação online de documentos uma prática padrão, em vez de uma medida de recuperação.

Fluxos de trabalho prontos para auditoria sem etapas manuais adicionais

O Chaindoc é um modo de gravação de contexto.

• Uma pista de auditoria para contratos é criada instantaneamente
• Acesso, ações e tempo são algumas das coisas que estão nos registos, e não só uma assinatura
• Nada de registos externos, capturas de ecrã ou recolha manual de provas

Assim, a colaboração segura em contratos rola naturalmente, sem carga operacional extra.

A maioria dos problemas relacionados com contratos digitais não é resultado das assinaturas eletrónicas em si, mas sim da forma como as equipas decidem assinar documentos online.

A falta de verificação, a anarquia das versões e os fluxos de trabalho frágeis transformam negócios simples em riscos caros.

A questão é muito simples: um processo de assinatura seguro deve ser fácil. As equipas não precisam de se preocupar com proteção quando a identidade, o acesso e o histórico fazem parte do fluxo de trabalho, pois isso acontece automaticamente.

É uma decisão de fluxo de trabalho que é uma decisão de certeza. Assinar documentos online significa clareza, evidência e confiança, e uma vez que os contratos deixam de ser uma ameaça, eles começam a ser uma base sólida de cooperação.