Automatização do faturamento após a assinatura eletrónica: faturas, assinaturas e depósitos no Chaindoc

Um processo financeiro só começa depois que um documento é assinado. As empresas enfrentam problemas como atrasos nos pagamentos, confusão nos relatórios e acompanhamento manual de pagamentos recorrentes. É por isso que o faturamento pós-assinatura é essencial para manter um fluxo de caixa estável — organizar os pagamentos a serem efetuados após a assinatura do contrato torna a operação previsível e evita saldos pendentes.

Falámos sobre o recurso Sign-and-Pay no nosso artigo anterior, que é uma combinação de assinaturas eletrónicas com pagamento instantâneo. Neste artigo, vamos dar um passo adiante na automação: aqui discutiremos como lidar com faturas, assinaturas, depósitos, lembretes de pagamento e configurações de autorização após a assinatura de um contrato.

• Para freelancers, será uma garantia de pagamento em dia
• Para agências, é um aspecto fácil de lidar com contratos de prestação de serviços
• Para as empresas, proporciona um fluxo de caixa estável com o mínimo de esforço

O Chaindoc é um sistema de faturação pós-assinatura transparente e fácil de entender, que garante o controlo das finanças mesmo depois de o contrato ser assinado.

Na maioria das empresas, assinar um contrato não significa receber o pagamento. Isso cria uma grande lacuna, pois o intervalo entre a assinatura e o pagamento real congela o capital de giro e desestabiliza o sistema financeiro. Atrasos nos pagamentos ou pagamentos manuais tornam quase impossível prever receitas, orçamentos ou contratação de pessoal.

O faturamento pós-assinatura do Chaindoc elimina essa lacuna ao integrar assinaturas eletrónicas com a lógica de pagamento pós-assinatura. Você tem muito conhecimento sobre quando o dinheiro é esperado, quando o dinheiro é devido e quando os contratos são pagos. Essa previsibilidade melhora a disciplina financeira e minimiza interrupções repentinas no fluxo de caixa.

• Para freelancers, isso significa que os clientes não podem adiar os pagamentos «até depois das férias»
• Para as agências, fornece um cronograma mais bem definido da receita baseada em assinaturas
• Para equipas corporativas, permite uma previsão precisa das receitas e uma análise do desempenho dos contratos a longo prazo

Com o faturamento manual, todas as fases do ciclo de pagamento ficam sujeitas a confusão e atrasos. Mesmo pequenas discrepâncias se acumulam e causam grandes perdas de receita ao longo dos anos.

Problemas comuns com o faturamento manual

• Erros humanos: valores errados, faturas ou depósitos duplicados são comuns quando os pagamentos são feitos por meio de planilhas ou e-mails
• Comunicação dispersa: quando os gestores têm de responder a dezenas de notificações de e-mail, links de mensagens e versões de documentos, isso é uma perda de tempo, que poderia ser dedicado aos clientes ou projetos
• Prazos perdidos e pagamentos esquecidos: a menos que se use notificações automáticas, é fácil perder a noção de quando um cliente deve receber a fatura, especialmente quando há vários contratos a serem geridos ao mesmo tempo
• Caos nos relatórios: sem o monitoramento centralizado, as equipas não terão uma visão clara dos contratos pagos, pagamentos pendentes e pagamentos em atraso. Isso torna as previsões financeiras imprecisas
• Lacunas financeiras ocultas: o dinheiro recolhido na forma de meio pagamento ou adiantamento geralmente não é alocado a determinados documentos. Trata-se de transações flutuantes que distorcem o dinheiro na realidade
• Falta de auditabilidade: na ausência de relação entre pagamentos e contratos, os contabilistas não têm como rastrear quando e por que uma transação ocorreu
• Confiança e credibilidade prejudicadas: a falta de consistência no acompanhamento dos pagamentos irrita os clientes, gera conflitos e prejudica as relações de longo prazo

O Chaindoc visa garantir que o processo de assinatura seja o mais tranquilo possível. Quando um cliente assina um contrato ou fatura, o pagamento é lançado imediatamente através do Stripe. Ele fornecerá uma lista do status de cada transação - Pago, Pendente, Não pago ou Erro - num único painel, sem necessidade de alternar entre e-mails ou planilhas.

O Chaindoc permite-lhe implementar pagamentos recorrentes ao assinar um documento quando se trata de assinaturas ou quaisquer outros contratos de longo prazo. Isso implica que o cliente pré-aceita o calendário de pagamentos e o sistema inicia automaticamente os pagamentos subsequentes com base nos termos pré-determinados.

Além disso, o site ajuda a evitar pagamentos em atraso. Podes criar lembretes de pagamento na mesma interface, sem precisar criar e-mails ou modelos separados. Cada ação é documentada na pista de auditoria, assinatura, pagamento, lembrete, etc., como prova digital.

O Chaindoc não só organiza processos financeiros, mas também cria uma nova cultura de pagamentos - quando o processo de assinatura e execução de compromissos financeiros se torna um processo unificado e tranquilo.

Sempre que houver termos acordados, os pagamentos devem seguir um caminho previsível e sem compromissos. O Chaindoc oferece às empresas a possibilidade de selecionar o modelo de pagamento que melhor se adapta à sua colaboração: fatura única, assinatura recorrente ou sistema de depósito/retenção. Isso organiza os requisitos financeiros e reduz o trabalho manual.

Faturas únicas

Uma única fatura é adequada quando é necessário receber o pagamento de uma etapa alcançada num serviço ou projeto. O Chaindoc pode ser anexado ao contrato, onde o cliente assinará o contrato e confirmará os termos e o pagamento. A fatura também pode ter uma data de vencimento, diferimento de pagamento ou plano de parcelamento, conforme mencionado no contrato. Isso garantirá transparência financeira e reduzirá a perda de tempo.

Assinaturas recorrentes

O Chaindoc permite pagamentos recorrentes no caso de projetos de longo prazo ou contratos de serviço, que são configurados diretamente durante a assinatura. O utilizador pode definir um calendário mensal, trimestral ou personalizado. Assim que for assinado, as transações futuras ocorrerão automaticamente, sem necessidade de lembretes ou faturas duplicadas.

O sistema vai permitir que você:

• Suspender temporariamente os pagamentos
• Revê a quantidade ou o plano
• Retome numa data posterior

É especialmente útil com agências, plataformas educacionais ou equipas SaaS, cuja colaboração é cíclica.

Depósitos e adiantamentos

No caso de contratos que serão financiados em fases, você pode estabelecer um depósito ou adiantamento.

Um depósito serve como garantia de desempenho e pode ser depositado no final de um projeto ou devolvido de acordo com os termos e condições contratuais.

Um adiantamento é uma taxa de acesso paga antecipadamente para serviços contínuos, como serviços jurídicos ou de marketing.

O Chaindoc permite que você insira diretamente todos esses detalhes no contrato - quando o dinheiro está retido, liberado ou reembolsado. Isso ajuda a evitar conflitos e dá a capacidade de controlar todo o ciclo financeiro.

Por fim, o Chaindoc oferece um modelo de faturação global. Seja um projeto único, uma relação de longo prazo ou um contrato baseado em depósito, todos os pagamentos são bem marcados, bem armazenados e anexados aos documentos assinados.

No caso de negócios em que as empresas lidam com clientes de forma recorrente, não se trata apenas de receber pagamentos, mas também de simplificar transações futuras. É por isso que o Chaindoc facilita o armazenamento seguro de métodos de pagamento. Isso significa que os clientes poderão autorizar cobranças subsequentes sem precisar preencher suas informações de pagamento toda vez que assinarem um novo documento ou renovarem a sua assinatura.

Consentimento adicional para pagamentos

Quando os utilizadores assinam um contrato, podem incluir uma cláusula para conceder permissão para cobranças futuras, o que é uma opção legalmente permitida para autorizar pagamentos recorrentes ou por etapas. Essa aprovação é vinculativa durante o contrato e pode ser retirada pelo cliente a qualquer momento que ele desejar. Caso a autorização expire ou o cliente altere o seu método de pagamento, a Chaindoc permitirá que uma rápida reautorização seja realizada — sem confirmações e solicitações desnecessárias.

O serviço é especialmente útil para empresas que lidam com assinaturas ou projetos em várias etapas. O cliente só precisa assinar uma vez e concordar com o cronograma de faturamento definido, e o sistema fará automaticamente os pagamentos seguintes. As empresas, por sua vez, recebem um fluxo confiável de dinheiro sem o incómodo de enviar lembretes ou fazer vários pagamentos.

Segurança e controlo de acesso

Todos os métodos de pagamento armazenados são encriptados - os dados do cartão nunca são guardados no lado do utilizador. O Chaindoc usa o Stripe para processar todas as transações e está em conformidade com a norma internacional de segurança PCI DSS.

Acesso baseado em funções a tokens de pagamento e status de transações O acesso aos detalhes das transações ou reinício do pagamento só pode ser visualizado pelos membros autorizados da equipa. Isso está de acordo com o princípio do privilégio mínimo: por um lado, os gestores financeiros têm acesso total, enquanto, por outro lado, os outros membros da equipa só podem visualizar os status gerais de pagamento.

O Chaindoc equilibra a quantidade certa de conveniência dos pagamentos repetidos e o controlo total do acesso financeiro, permitindo que os procedimentos de faturação sejam fáceis, abertos e seguros para todos os envolvidos.

Em vez de nos concentrarmos em explicações genéricas sobre o atraso nos pagamentos, podemos examinar maneiras de configurar o procedimento no Chaindoc - como lembrar os clientes dos saldos pendentes e como refazer cobranças sem causar novos acordos.

Lembretes de pagamento

Você também pode lembrar o cliente com pagamento direto pelo painel do Chaindoc com alguns cliques, caso o pagamento não seja recebido após a assinatura do contrato com o cliente. A mensagem é encaminhada para o e-mail conectado ao contrato e contém um link de pagamento que deve ser acessado imediatamente.

No sistema, você tem a opção de escolher para quem deseja enviar o lembrete:

• O principal signatário
• O contacto financeiro da empresa

No caso de contratos com prazos rígidos, existe a possibilidade de definir um período de carência, durante o qual o pagamento não é penalizado até que esse período termine. Caso o cliente não responda, o estado do pagamento será alterado para Não pago e o acesso ao serviço ou documento poderá ser temporariamente bloqueado, de acordo com os termos do contrato.

O histórico de todas as tentativas de pagamento e lembretes é registrado no histórico de atividades, o que facilita o acompanhamento e a comunicação.

Estratégias de repetição

Em alguns casos, os pagamentos não são aceites devido a causas técnicas, como um cartão expirado, uma mudança de banco ou uma pequena falha na rede. O Chaindoc permite que você use uma estratégia de cobrança de pagamento de nova tentativa nessas situações.

Você decide quando quer tentar de novo:

• Agora
• Depois de um dia
• Quando o cliente alterar o seu método de pagamento

Ao adicionar um novo cartão, ele é automaticamente atualizado com os novos dados. Você ainda tem a opção de alterar o tipo de pagamento, por exemplo, de cartão para transferência bancária ou moeda digital, sem qualquer alteração na estrutura do contrato.

Este algoritmo de pagamento inteligente ajuda a minimizar pagamentos pendentes e ainda mantém os clientes. Com essas ferramentas, você tem um sistema financeiro robusto, no qual mesmo atrasos não interferem no fluxo de caixa da sua empresa.

O Chaindoc também oferece um painel interativo único que guarda todo o seu histórico financeiro assim que você assina um contrato, o que dá aos usuários a oportunidade de ver um panorama completo do seu fluxo de caixa. Quaisquer pagamentos, depósitos, lembretes e novas tentativas também são documentados automaticamente. Cada ação é cronometrada e tem um status que ajuda os usuários a determinar a sua situação financeira em tempo real, sem a necessidade de fazer consultas manuais.

Funcionalidades do painel

O painel ajuda-te a:

• Acompanhe todos os pagamentos e depósitos em tempo real
• Veja atualizações automáticas de lembretes e novas tentativas
• Avalie instantaneamente a sua situação financeira atual

A secção Documentos permite-te ver o contrato associado a cada transação e ver a confirmação ou os recibos de pagamento. Isto porque facilita a elaboração de relatórios e proporciona total transparência jurídica nas relações com os clientes. No caso de equipas com vários contratos em simultâneo, o sistema substitui as antigas folhas de cálculo, todas as etapas, assinatura, pagamento final, etc., são apresentadas no ecrã.

Não só os status de pagamento são apresentados no Registo de Atividades, mas também todo o histórico de comunicação: a hora em que o lembrete foi enviado, a hora em que o cliente abriu o documento ou a hora em que o pagamento foi feito. Isso significa que não requer nenhum sistema de monitoramento externo e permite o controle total de todas as atividades financeiras na plataforma.

Consequentemente, as equipas não só têm uma ferramenta de contabilidade, mas também um sistema intuitivo de análise de faturação, que mostra quais os negócios que geram receitas estáveis, onde está o desperdício de tempo e como otimizar os fluxos de caixa futuros.

O Chaindoc pode ser facilmente usado em diferentes modelos de negócio, por exemplo, freelancers ou agências e instituições de ensino.

Agências e empresas de TI

O Chaindoc ajuda agências e equipes de desenvolvimento a manter o faturamento baseado em SLA ou pagamentos por pacotes horários. Por exemplo, uma empresa pode planejar um pagamento mensal por um conjunto de horas ou por uma fase do projeto. Todos os pagamentos são assinados eletronicamente e associados ao contrato correspondente, o que facilita a geração de relatórios e o acompanhamento da conformidade.

Escritórios de advocacia

Os adiantamentos são comuns no setor jurídico; são pagamentos antecipados feitos para continuar com os serviços. No Chaindoc, é tudo transparente: o cliente assina o contrato, confirma o pagamento e pode ver o saldo restante no seu painel. Enquanto isso, a empresa pode estabelecer regras flexíveis, como renovação automática do adiantamento quando ele se esgota ou lembretes de reposição.

Imobiliário e Educação

O Chaindoc também se adapta bem a setores onde existem períodos de pagamento estabelecidos. Por um lado, ele lida com cauções e rendas mensais em nome dos senhorios e, por outro lado, com propinas semestrais ou anuais em nome de instituições de ensino. Todas as transações são registadas e os clientes recebem recibos digitais automaticamente — ninguém precisa de confirmar as transações manualmente.

A Chaindoc ajuda as empresas a ter um fluxo constante de finanças - elas podem receber pagamentos em dia e gerir o fluxo de caixa conforme o contrato. O acompanhamento automatizado dos pagamentos ajuda a aliviar a carga sobre os departamentos financeiros e permite planear investimentos de forma mais eficaz e evitar a falta de dinheiro. Todas as transações, assinaturas, depósitos ou pagamentos únicos, estão num ambiente bem definido e, assim, a gestão do dinheiro será estruturada e rastreável.

No caso das empresas, isso significa uma previsão orçamental mais precisa e menos surpresas. Os clientes podem ter um sistema de pagamento claro e bem definido, sem lembretes ou atrasos nos pagamentos, o que cria confiança e uma boa relação comercial. As informações recolhidas no Chaindoc mostram tendências: quais contratos podem trazer uma renda estável, onde os pagamentos estão suspensos e como o comportamento dos clientes pode mudar ao longo do tempo. Essas análises permitem estratégias financeiras baseadas em fatos, em vez de suposições.

Por fim, a faturação pós-assinatura transforma-se num ponto de equilíbrio financeiro — todos os pagamentos podem ser previstos, todas as transações colocadas em contexto e todas as decisões tomadas com base em informações quantificáveis.

O Chaindoc não só estabiliza as finanças, mas também reduz a carga de trabalho entre as equipas. Com o faturamento automatizado, os funcionários não precisam de fazer manualmente a confirmação de pagamentos, lembretes e duplicatas de faturas: o sistema faz tudo isso com apenas alguns cliques.

Principais vantagens

• Economia de tempo para as equipas financeiras e operacionais
• Menos erros manuais e processamento mais rápido
• Maior foco nos clientes e no desenvolvimento de produtos

A redução do número de operações manuais implica a redução do número de erros e a aceleração dos processos. As equipas podem concentrar-se no relacionamento com os clientes e no desenvolvimento de produtos, em vez de se preocuparem com a burocracia.

A flexibilidade do sistema de funções e acesso da plataforma significa que só as pessoas vão ver o que precisam: os gestores podem ver o estado dos pagamentos, enquanto os especialistas financeiros podem ver o histórico de uma transação. Isso melhora a eficiência das equipas e ajuda a cumprir os SLAs internos.

Isso leva a um trabalho mais rápido, mais coeso pelas equipas e com o mínimo de erros humanos. A automação da faturação da Chaindoc transforma processos financeiros complicados em atividades simples e consistentes, proporcionando às equipas concisão e certeza ao longo do trabalho.

A conveniência do faturamento pós-assinatura não é o único pilar estratégico do crescimento financeiro sustentável. Ela proporciona um fluxo de caixa estável, reduz o tempo de recebimento e dá às empresas total visibilidade do prazo e do motivo dos pagamentos. Isso ajuda as empresas a reduzir riscos, impor disciplina financeira e se concentrar no crescimento, em vez de perseguir faturas pendentes.

O Chaindoc simplifica esse processo: você faz um contrato, define as condições de pagamento e o sistema cuida do resto. Faturas, depósitos, assinaturas recorrentes e lembretes de pagamento estão todos integrados num único fluxo — sem necessidade de integrações ou obstáculos técnicos.

Portanto, o faturamento pós-assinatura surge como a base de um ciclo financeiro bem-sucedido, minimizando riscos, estabilizando o fluxo de caixa e permitindo que as empresas não precisem se preocupar com a gestão da conta, mas sim com o crescimento.

Configure o faturamento pós-assinatura no Chaindoc — use faturas, depósitos, assinaturas e lembretes para manter os seus pagamentos funcionando perfeitamente e em dia.