Zarządzanie żądaniami podpisu elektronicznego: śledzenie w czasie rzeczywistym wszystkich żądań, zarówno oczekujących, jak i zrealizowanych

Niekończące się e-maile w celu uzyskania umowy lub dni oczekiwania na podpis mogą powodować stratę czasu i pieniędzy. Nie znając procesu podpisywania umów, firmy mogą ponosić konsekwencje w postaci przekroczonych terminów, nieotrzymanych płatności i utraconych możliwości. W przypadku freelancerów i małych i średnich przedsiębiorstw jedna nieudana transakcja może wpłynąć na przepływy pieniężne i relacje z klientami.

Organizacje, które wdrożyły dobrze zorganizowane zarządzanie przepływem pracy związanym z podpisami elektronicznymi, realizują transakcje szybciej niż organizacje, które polegają na ręcznym zatwierdzaniu. Ponadto, według PwC, złe zarządzanie umowami kosztuje firmy prawie 9% ich rocznych dochodów. Liczby te pokazują, że śledzenie umów w czasie rzeczywistym nie jest luksusem, ale koniecznością.

Chaindoc zapewnia przejrzystość transakcji, ich bezpieczeństwo i legalność dzięki połączeniu śledzenia podpisów w czasie rzeczywistym i dokumentów blockchain.

Zarządzanie umowami to nie tylko podpisy, ale także zrozumienie lokalizacji wszystkich dokumentów. W przypadku braku możliwości śledzenia podpisów w czasie rzeczywistym specjaliści tracą cenny czas na zgadywanie, sprawdzanie i weryfikację. W tym przypadku dokumenty online Chaindoc sprawiają, że cały proces jest przejrzysty i kontrolowany.

Typowe problemy bez śledzenia

W przypadku przepływu pracy opartego na wiadomościach e-mail lub dokumentach papierowych zespoły muszą radzić sobie z:

• Opóźnienia w dostarczaniu prac spowodowane zapomnianymi przypomnieniami lub zapomnianymi zadaniami
• Utraconych wiadomości e-mail zawierających ważne umowy lub załączniki
• Brak informacji dotyczących podpisu i daty powoduje nieporozumienia

Freelancerzy, którzy czekają na płatności, lub start-upy, które mają do czynienia z wieloma inwestorami, są szczególnie wrażliwi na te problemy. Nawet podstawowe transakcje stają się długotrwałe i uciążliwe, nie będąc widocznymi. Bez weryfikacji dokumentów online trudno jest bronić umów w przypadku sporów.

Przejrzystość dzięki weryfikacji umów w łańcuchu bloków

Chaindoc rozwiązuje ten problem, przechowując wszystkie działania w niezmiennej formie w łańcuchu bloków. Możesz:

• Sprawdź dokładnie, kiedy podpisujący uzyskał dostęp do pliku i go przeczytał
• Sprawdź czas wykonania każdej czynności, a nie ostatni podpis
• Upewnij się, że po zatwierdzeniu nie zostaną wprowadzone żadne zmiany

Dzięki temu dokumenty blockchain są bezpieczne i bezbłędne. Stanowią one dowód podpisania umów pracowniczych dla kierowników działów kadr oraz dowód, który można wykorzystać podczas audytów przeprowadzanych przez zespoły prawne. Przejrzystość buduje zaufanie, a podpisywanie dokumentów online bez żadnych wątpliwości staje się łatwiejsze.

Oszczędność czasu dla freelancerów i małych i średnich przedsiębiorstw

Małe firmy tracą wiele godzin na poszukiwanie klientów i kontaktowanie się z nimi bez możliwości śledzenia postępów. Dzięki Chaindoc:

• Wyświetl wszystkie prośby o podpisy na jednym pulpicie nawigacyjnym
• Wysyłaj mniej e-maili dzięki automatycznym przypomnieniom
• Szybciej podpisuj umowy online

Niewidoczność zaburza procesy pracy: terminy nie są dotrzymywane, płatności nie są realizowane na czas, a zaufanie zostaje utracone. Dokumenty online Chaindoc sprawiają, że wszystkie etapy są przejrzyste, bezpieczne i wydajne.

Gdy masz kilka transakcji jednocześnie, bardzo łatwo jest zapomnieć, które dokumenty są w toku, które zostały zakończone, a które wymagają rozpatrzenia. Dokumenty online Chaindoc centralizują wszystkie informacje w jednym panelu, dając wszystkim freelancerom, małym i średnim przedsiębiorstwom oraz zespołom prawnym pełną kontrolę nad zarządzaniem przepływem pracy związanym z podpisami elektronicznymi.

Wyświetlanie aktywnych i zarchiwizowanych umów

Możesz natychmiast wyświetlić:

• Aktywne umowy, które nie zostały jeszcze przyjęte
• Termin ważności oczekujących wniosków o podpis wygasł
• Gotowe umowy elektroniczne, które można przechowywać lub fakturować
• Długoterminowe pliki referencyjne

Dzięki temu zmniejsza się ryzyko przeoczenia zatwierdzeń, a żadne dokumenty dotyczące łańcucha bloków nie giną w skrzynce odbiorczej danej osoby. W przypadku zespołów międzynarodowych oznacza to, że menedżerowie nie muszą czekać, aby sprawdzić postępy w innych krajach.

Sortowanie i filtrowanie dla przejrzystości

Im bardziej rozwija się twoja firma, tym więcej masz umów. Dokumenty online Chaindoc pozwalają ci:

• Filtruj według nazwiska lub nazwy firmy uczestnika
• Sortuj według terminów wykonania, aby nadać priorytet pilnym umowom
• Wyszukuj według typu umowy lub słowa kluczowego

Pozwala to zaoszczędzić czas poświęcany na ręczne sprawdzanie i uniknąć nieporozumień w przypadku dziesiątek umów. Niezależnie od tego, czy uczysz się podpisywać dokumenty online, czy też obsługujesz ogromną liczbę transakcji, filtry gwarantują przejrzystość na wszystkich etapach procesu bezpiecznego podpisywania dokumentów.

Eksportowanie rekordów do użytku prawnego lub wewnętrznego

Podpisany plik czasami nie jest wystarczający; potrzebujesz dowodów. Chaindoc pozwala ci:

• Eksportuj ścieżkę audytu, która wyświetla wszystkie działania i daty
• Sprawdzanie zgodności klienta lub pobieranie plików zapewniających klienta
• W przypadku sporu należy zapewnić jasną dokumentację na potrzeby obrony prawnej

Dzięki takim eksportom każda umowa staje się dokumentem, który można bronić w sądzie, a nawet podczas audytów, poprzez weryfikację dokumentów online. Dla małych i średnich przedsiębiorstw to komfort wynikający ze świadomości, że umowa nie zostanie zakwestionowana, a dla prawników to sprawa, która ma solidne podstawy.

Czekanie na podpisy, które zawsze są spóźnione, jest jedną z największych frustracji związanych z zarządzaniem umowami. Dokumenty online Chaindoc pozwalają ci zobaczyć wszystkie oczekujące prośby o podpis, dzięki czemu łatwo jest sprawdzić, kiedy sprawy nie posuwają się naprzód, wysłać przypomnienie i wprowadzić zmiany, aby utrzymać umowę w mocy.

Identyfikacja wąskich gardeł w procesie podpisywania

Śledzenie podpisów w czasie rzeczywistym daje pewność co do statusu każdego odbiorcy, zamiast spekulować, kto opóźnia transakcję. Możesz natychmiast sprawdzić:

• Kto już podpisał dokument
• Co mają zrobić pozostali odbiorcy
• Data i godzina zakończenia każdego etapu

Jest to metoda oparta na danych, która pomaga uniknąć nieporozumień i sprawia, że zarządzanie przepływem pracy związanym z podpisami elektronicznymi jest przejrzyste dla wszystkich stron.

Wysyłanie inteligentnych przypomnień do sygnatariuszy

Ręczne śledzenie jest czasochłonne i zazwyczaj psuje relacje z klientami. Dzięki Chaindoc możesz:

• Zainstaluj powiadomienia o podpisach cyfrowych, które działają automatycznie
• Wiadomości z przypomnieniem powinny być spersonalizowane, aby zapewnić ich profesjonalny charakter
• Zminimalizuj błędy ludzkie, upewniając się, że żadna umowa nie zostanie pominięta

Dostosowywanie terminów lub odbiorców w trakcie procesu

Sytuacje biznesowe są dynamiczne, dlatego umowy również powinny być dynamiczne. Chaindoc umożliwia:

• Dodaj czas do terminów, jeśli podpisujący potrzebuje dodatkowego czasu na zapoznanie się z dokumentem
• Zmieniaj lub dodawaj nowych sygnatariuszy bez konieczności ponownego inicjowania całego procesu
• Anuluj lub zmień żądania, zachowując ścieżkę audytu dokumentów blockchain

Ta elastyczność pozwala ci nie zwalniać tempa pracy w przypadku zmian w składzie zespołu lub zmian warunków klienta.

Po podpisaniu umów firmy nie potrzebują jedynie pliku PDF, ale także gwarancji. Dokumenty online Chaindoc: każda podpisana umowa jest opatrzona pełną weryfikacją online, ochroną blockchain i bezpiecznym przechowywaniem.

Potwierdzanie, kto podpisał, kiedy i na jakich warunkach

Korzystając z funkcji śledzenia podpisów w czasie rzeczywistym, uzyskasz szczegółową ścieżkę audytu, która rejestruje:

• Tożsamość i nazwisko poszczególnych sygnatariuszy
• Kiedy i o której godzinie to zrobili?
• Wszelkie warunki umowy

Ta przejrzystość zapewnia dobrą weryfikację ścieżki audytu w przypadku sporu i sprawia, że zarządzanie przepływem pracy związanym z podpisami elektronicznymi jest całkowicie uzasadnione w sądzie lub podczas audytu.

Podpisy chronione technologią blockchain

Dokumenty blockchain nie mogą być zmieniane ani fałszowane po utworzeniu, w przeciwieństwie do tradycyjnych plików PDF. Każdy podpis jest trwale przechowywany, co zapewnia ci:

• Niepodzielne dokumenty wszystkich umów
• Zgodność z przepisami: weryfikacja umów blockchain
• Dodatkowe zabezpieczenia dla branż takich jak finanse, opieka zdrowotna lub usługi prawne

Archiwizacja i łatwe wyszukiwanie podpisanych umów

Podpisane umowy są przydatne tylko wtedy, gdy można je łatwo odnaleźć w przyszłości. Chaindoc ułatwia:

• Bezpieczny i umożliwiający wyszukiwanie system archiwizowanych umów
• Uzyskaj do nich natychmiastowy dostęp w celu przeprowadzenia audytu, odnowienia lub skonsultowania się z klientem
• Przechowuj dokumenty o ustalonej strukturze bez dodatkowej papierkowej roboty

Ta funkcja przekształca zawarte umowy cyfrowe w aktywa długoterminowe, co pozwala na łatwe sprawdzanie ich zgodności i efektywne zarządzanie nimi.

Zaufanie i terminowość to dwa kluczowe czynniki dla każdego profesjonalisty. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, prowadzisz małą firmę, czy jesteś członkiem większego zespołu prawnego, utrata kontroli nad zarządzaniem przepływem pracy związanym z podpisami elektronicznymi może powodować opóźnienia, konflikty lub problemy z przestrzeganiem przepisów.

Freelancerzy zapewniają terminowe płatności

W przypadku freelancerów i niezależnych konsultantów opóźnienie w podpisaniu umowy może skutkować opóźnieniem w płatności. Dzięki śledzeniu podpisywania umów w czasie rzeczywistym możesz sprawdzić, kiedy klient podpisał umowę, i bezpośrednio powiązać umowy z fakturami.

Główne zalety dla freelancerów:

• Szybsze zamykanie transakcji związanych z fakturami
• Łatwo jest sprawdzić, kto podpisał dokument i kiedy.
• Mniej konfliktów dzięki weryfikacji dokumentów online

Małe i średnie przedsiębiorstwa rozwijają się bez utraty kontroli

Im większe są małe i średnie przedsiębiorstwa, tym większe są kontrakty i liczba osób zaangażowanych w proces zatwierdzania. Dokumenty online Chaindoc pozwalają menedżerom śledzić otwarte wnioski o podpisanie, sortować listę umów według działów i przechowywać wypełnione umowy cyfrowe w jednym miejscu.

Korzyści dla małych i średnich przedsiębiorstw obejmują:

• Pulpit wszystkich umów
• Sortowanie i filtrowanie według zespołu, klienta lub statusu
• Łatwy i bezpieczny proces podpisywania dokumentów na etapie rozwoju

Zespoły prawne zyskują pewność co do zgodności z przepisami

W przypadku zespołów prawnych i kadrowych nie ma możliwości negocjowania zgodności. W dokumentach blockchain każdy krok, w tym zaproszenie i sam podpis, jest rejestrowany. Ta weryfikacja umowy blockchain zapewnia ścieżkę audytu, która nie może być sfałszowana i jest odporna na kontrolę prawną i wymogi regulacyjne.

Korzyści dla zespołu prawnego w zakresie zgodności z przepisami:

• Ślad audytowy wszystkich podpisów, którego nie można zmienić
• Dowody tożsamości i data podpisania
• Ostatecznie zawarte umowy cyfrowe

Niezależnie od tego, czy pracujesz samodzielnie, czy w zespole, nie ma ryzyka utraty możliwości, ponieważ przepływ pracy w dokumentach online Chaindoc można kontrolować.

Zarządzanie podpisami elektronicznymi to nie tylko kwestia kliknięcia przycisku „Podpisz”. Ma ono związek z przejrzystością, zaufaniem i wydajnością na wszystkich etapach procesu. Dokumenty online Chaindoc sprawiają, że twój przepływ pracy jest przejrzysty, bezpieczny i całkowicie pod kontrolą.

Chaindoc zapewni, że wszystkie umowy będą zabezpieczone przed manipulacją i prawnie wiążące, łącząc śledzenie podpisów w czasie rzeczywistym, technologię blockchain i weryfikację dokumentów online. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, rozwijającą się małą lub średnią firmą, czy członkiem zespołu prawnego, uproszczone procesy pracy spowodują mniej opóźnień i więcej możliwości zamknięcia transakcji na czas.

Już dziś zacznij zarządzać procesem podpisywania umów w czasie rzeczywistym i przekształć wszystkie umowy w zaufane aktywa biznesowe.