eIDAS, RODO, NIST: co współczesne zespoły powinny wiedzieć o zgodności podpisów cyfrowych

Wymogi dotyczące zgodności są obecnie nakładane nawet na małe zespoły, które wcześniej obowiązywały tylko przedsiębiorstwa. Ramy prawne, takie jak eIDAS, RODO i NIST, mogą wydawać się przytłaczające, ale wszystkie one rodzą to samo fundamentalne pytanie: czy można ufać temu dokumentowi i osobie, która go podpisała?

Większość zespołów uważa, że zasady te nie mają do was zastosowania, dopóki ktoś z zespołu nie przeprowadzi kontroli zgodności. Startup podpisał umowę partnerską, jednak nie przeprowadzono bezpiecznej weryfikacji tożsamości, a umowa nie spełniała wymagań dotyczących zgodności podpisu cyfrowego, więc dział prawny partnera nie zaakceptował jej. Sfinalizowanie transakcji zajęło kilka tygodni, a cała umowa musiała zostać ponownie podpisana.

Zgodność z przepisami jest łatwa dzięki takim narzędziom, jak dokumenty online Chaindoc: prywatność w fazie projektowania, zweryfikowane tożsamości i ścieżki audytu, którym partnerzy mogą od razu zaufać.

eIDAS określa sposób funkcjonowania podpisów cyfrowych w całej UE, aby przedsiębiorstwa, pracownicy zdalni i międzynarodowe firmy partnerskie mogły polegać na sobie nawzajem bez konieczności fizycznego spotkania. Warunkiem wstępnym jest zgodność podpisów cyfrowych, która gwarantuje, że wszystkie umowy są ważne, identyfikowalne i uzasadnione prawnie.

Co faktycznie wymaga eIDAS (wyjaśnienie w prostych słowach)

eIDAS rozróżnia trzy poziomy podpisu – podstawowy, zaawansowany i kwalifikowany; jednak koncepcja ta jest łatwa do zrozumienia:

• Należy pamiętać o podpisie na dokumencie
• Musisz wykazać, że dokument nie został zmieniony po podpisaniu.
• Ponadto powinieneś być w stanie wykazać datę podpisania dokumentu.

Oznacza to, że eIDAS nie jest technicznym żargonem — to zaufanie. Powinieneś mieć takie samo zaufanie do podpisu partnera z innego kraju UE, jak do podpisu w swoim własnym biurze. Niezależnie od tego, czy zespoły podpisują dokumenty online, czy też udostępniają umowy za pomocą zautomatyzowanego systemu, cel pozostaje ten sam: jasna tożsamość, integralność dokumentów i możliwe do udowodnienia autorstwo.

Jak Chaindoc wspiera zasady eIDAS, nie zmuszając was do zastanawiania się nad nimi

Chaindoc w niewidoczny sposób zapewnia zgodność z eIDAS poprzez wdrożenie wymagań w przepływie pracy:

• Sprawdzanie tożsamości odbywa się przed uzyskaniem dostępu do pliku przez kogokolwiek
• Domyślnie dokumenty w łańcuchu bloków są zabezpieczone przed manipulacją; wszelkie modyfikacje są widoczne, opatrzone sygnaturą czasową i powiązane z zweryfikowanym użytkownikiem
• Weryfikacja dokumentów online zastępuje ręczną kontrolę/weryfikację dokumentów prawnych, zapewniając wam natychmiastowy dowód ważności umowy

Nie musisz uczyć się skomplikowanych terminów i przepisów prawnych. Po prostu pracuj, a Chaindoc automatycznie zapewni zgodność z przepisami.

Prawdziwy przypadek: kiedy dowód na poziomie eIDAS ratuje transakcję

Jeden z europejskich start-upów został poproszony przez jednego ze swoich partnerów o zakwestionowanie ważnej umowy dystrybucyjnej, ponieważ nigdy nie zatwierdził jej ostatecznej wersji. W przypadku starszych narzędzi byłaby to kosztowna debata. Jednak dzięki Chaindoc mieliby:

• Nieprzerwana ścieżka audytu, która jest zabezpieczona przed manipulacją
• Dokładna historia wersji
• Zweryfikowane uwierzytelnianie podpisu elektronicznego wraz z tożsamością podpisującego

Jest to praktyczna wartość eIDAS: ciągłość działania jest gwarantowana, ponieważ wszystkie podpisane dokumenty można bronić nawet kilka miesięcy później.

eIDAS jest ważny, ponieważ pomaga uniknąć niepewności, która może przerodzić się w konflikt prawny. Dla współczesnych zespołów zgodność z przepisami nie jest tylko formalnością, ale przedsięwzięciem, które pozwala ratować, przyspieszać i realizować transakcje transgraniczne. Chaindoc wprowadza te standardy do codziennych procesów pracy, aby zapewnić zespołom bezpieczeństwo bez dodatkowego wysiłku.

RODO dotyczy nie tylko bezpieczeństwa danych osobowych, ale także wykazania, że wszystkie dokumenty, nad którymi pracuje twój zespół, są regulowane, bezpieczne i przekazywane odpowiednim osobom. W przypadku zespołów, które codziennie podpisują dokumenty online, RODO określa zasady dostępu do plików, ich udostępniania i przechowywania bez ryzyka naruszenia przepisów.

Części RODO, które mają znaczenie dla podpisów cyfrowych

RODO dotyczy minimalizacji danych, bezpieczeństwa, przejrzystości i odpowiedzialności, które mają kluczowe znaczenie, gdy zespoły podpisują dokumenty online lub udostępniają pliki wewnętrznie. Jeśli dokument przechodzi przez niezabezpieczone kanały lub jeśli dostęp do niego nie może być kontrolowany lub potwierdzony, nie jest on zgodny z podpisem cyfrowym.

Główne zasady RODO mające zastosowanie do podpisów cyfrowych to:

• Minimalizacja danych: udostępnianie danych osobowych powinno być ograniczone do minimum
• Integralność i bezpieczeństwo: dokumenty nie powinny być narażone na nieuprawniony dostęp lub zmianę
• Przejrzystość: użytkownik powinien mieć jasność co do tego, kto ma dostęp do pliku lub jest uprawniony do podejmowania jakichkolwiek działań
• Odpowiedzialność: zespoły powinny być w stanie wykazać wszystkie działania, które zostały podjęte w związku z dokumentem

Czynniki te determinują sposób, w jaki współczesne zespoły obsługują umowy cyfrowe, oraz wyjaśniają, dlaczego tradycyjny przepływ pracy oparty na wiadomościach e-mail regularnie nie spełnia wymogów audytów zgodności.

Jak dokumenty online Chaindoc są domyślnie zgodne z RODO

Chaindoc przestrzega zasad privacy-by-design. Bezpieczeństwo nie jest opcją, ale częścią wszystkich działań. Platforma egzekwuje:

• Bezpieczne przechowywanie i dostępność
• Weryfikacja tożsamości przed wyświetleniem
• Żadnych linków, publicznych ani udostępnianych innym osobom
• Weryfikacja dokumentów online zamiast rozproszonych plików

Chaindoc eliminuje ryzyko naruszenia zgodności z RODO poprzez przechowywanie pracy w jednym bezpiecznym obszarze roboczym.

Błędy popełniane przez zespoły, które przypadkowo naruszają przepisy RODO

Większość problemów związanych z RODO wynika z ludzkich błędów, a nie z działań hakerów:

• Przekazywanie dokumentów niewłaściwej osobie
• Zapisuj kopie na różnych dyskach w chmurze
• Utrata kontroli dostępu z powodu braku zabezpieczonej przed manipulacją ścieżki audytu

Certyfikat Cloud Security Alliance jako dodatkowa warstwa zaufania

Certyfikat Cloud Security Alliance (CSA) przyznany Chaindoc świadczy o tym, że platforma spełnia międzynarodowe wymagania w zakresie bezpieczeństwa chmury. Ma to znaczenie, ponieważ:

• Szyfrowanie i przechowywanie danych są testowane oddzielnie
• Systemy bezpieczeństwa spełniają wymagania branżowe.
• Twoje dokumenty online Chaindoc nie ograniczają się do wewnętrznych obietnic, ale raczej do oczekiwań partnerów na poziomie globalnym

CSA to dodatkowy poziom pewności, że twoje procesy są bezpieczne, nawet przed rozpoczęciem audytu RODO.

Znacznie łatwiej jest zachować zgodność z RODO, gdy dokumenty są przechowywane w kontrolowanym i weryfikowalnym środowisku. Chaindoc eliminuje niebezpieczne praktyki, takie jak nieuporządkowane pliki, przekazywane pliki PDF, utracone wersje itp., i zastępuje je bezpiecznymi i zgodnymi z przepisami procesami, które chronią zarówno informacje, jak i firmę.

Małe zespoły pracują obecnie ponad granicami, a fakt ten ma tylko jedno konsekwencje: oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa nie są już lokalne. NIST to standard, którym kieruje się wiele organizacji, aby zapewnić uwierzytelnianie, rejestrowanie i weryfikowalność wszystkich działań cyfrowych. Sprawia on, że bezpieczna współpraca jest nie tylko miłym dodatkiem, ale także minimum niezbędnym, szczególnie gdy zespoły podpisują dokumenty online lub zajmują się wrażliwymi zatwierdzeniami na odległość.

Co NIST oznacza dla zespołów pracujących na co dzień

NIST kieruje się zasadą „ufaj, ale zawsze weryfikuj” na każdym etapie. W przypadku zespołów nietechnicznych oznacza to stosowanie konkretnych, przewidywalnych zabezpieczeń przed błędami ludzkimi.

Codzienne praktyki pracy zgodne z NIST to:

• Dobrze ugruntowane kontrole tożsamości przed uzyskaniem dostępu do pliku przez jakąkolwiek osobę
• Rejestrowanie działań, tj. wszystkie wyświetlenia, edycje lub podpisy są rejestrowane
• Ścisła kontrola uprawnień, upewniając się, że robią to właściwe osoby

Te zasady prywatności od samego początku pozwalają grupom na stosowanie sprawdzonych procesów roboczych bez konieczności zatrudniania specjalistów ds. bezpieczeństwa.

Przepływ pracy Chaindoc w odniesieniu do zasad NIST

Chaindoc jest z natury zgodny z NIST, ponieważ wszystkie kluczowe etapy procesu pracy są weryfikowane, śledzone i zabezpieczone. Nie musisz konfigurować zespołów do wykonywania żadnych czynności — zgodność jest częścią domyślnego przepływu pracy.

Chaindoc wdraża kontrole w stylu NIST poprzez:

• Zezwolenie na dostęp do dowolnego dokumentu
• Dziennik zdarzeń, który jest stale aktualizowany
• Niepodważalna ścieżka audytu, która jest rozliczalna

Struktura ta eliminuje niepewność i zapewnia wiarygodne dowody elektroniczne bez konieczności stosowania dodatkowych aplikacji.

Dlaczego zgodność z normami NIST ma znaczenie dla zespołów międzynarodowych

Członkowie zespołów z USA, UE, Wielkiej Brytanii, Kanady i innych krajów znajdują się po drugiej stronie globu, a partnerzy chcą mieć pewność co do poziomu bezpieczeństwa, niezależnie od lokalizacji członków zespołu. NIST zapewnia wspólną płaszczyznę, dzięki której wszyscy pracują zgodnie z tymi samymi wymogami bezpieczeństwa.

W przypadku zespołów rozproszonych zgodność z NIST oznacza:

• Jednolite zasady weryfikacji, dostępu i bezpieczeństwa przepływu pracy
• Zwiększenie zaufania partnerów i klientów, którzy rozumieją, że proces jest weryfikowalny
• Zapewnienie bezpieczeństwa umów niezależnie od miejsca ich przeglądania lub podpisywania

NIST nie jest skomplikowany, jest przewidywalny. Korzystając z weryfikacji dokumentów online, bezpiecznej weryfikacji tożsamości i zabezpieczonych przed manipulacją ścieżek audytu oferowanych przez Chaindoc, zespoły automatycznie dostosowują się do tych samych standardów, którym ufają globalne organizacje. Zapewnia to start-upom, małym zespołom i współpracownikom z różnych krajów niezbędny poziom bezpieczeństwa, proporcjonalny do ich potrzeb, bez spowalniania ich pracy.

Zgodność z przepisami nie jest już formalnością; obecnie jest oznaką zaufania. Kiedy zespoły podpisują dokumenty online, partnerzy chcą mieć pewność, że proces jest bezpieczny, podpisy są ważne, a dane są zabezpieczone. W przypadku start-upów i rozwijających się zespołów zgodność z przepisami nie jest już wymogiem, ale sposobem na przyspieszenie działania, zawieranie transakcji i prezentowanie stabilności od samego początku.

Szybsze transakcje dzięki weryfikowalnym podpisom

Transakcje nie utkną w pętli przeglądu prawnego, gdy wszystkie działania w dokumencie są dokumentowane i weryfikowane automatycznie. Zweryfikowane podpisy oznaczają mniej ręcznej weryfikacji i mniej pytań ze strony partnerów.

Chaindoc przyspiesza proces zatwierdzania poprzez:

• Logi, które są automatyczne, zastępują ręczną weryfikację
• Wyraźna tożsamość każdego działania
• Jednolitość dokumentacji w całym procesie pracy

Ułatwia to sprawny przebieg procesu zatwierdzania i zapobiega opóźnieniom w realizacji umów.

Zmniejsz koszty prawne dzięki gotowym do audytu przepływom pracy

Nie chodzi o to, że zespoły prawne są skomplikowane, ale raczej o to, że są niepewne. Brak identyfikowalności dokumentów sprawia, że ktoś musi sprawdzać, kto i kiedy dokonał zmian. Gotowe do audytu przepływy pracy eliminują tę stratę czasu i minimalizują liczbę godzin rozliczeniowych, które zazwyczaj poświęcają start-upy.

Chaindoc zmniejsza wydatki prawne poprzez:

• Wyeliminuj kontrowersje dotyczące autorstwa i daty
• Upewnij się, że każdy dokument posiada zabezpieczoną przed manipulacją ścieżkę audytu.
• Przechowuj wszystkie wersje w bezpiecznym środowisku

Dlaczego współcześni klienci oczekują domyślnej zgodności

Obecni klienci i partnerzy biznesowi wybierają dostawców, którzy potrafią wykazać się dyscypliną operacyjną. Kupujący nie traktują już bezpieczeństwa przepływu pracy jako kwestii drugorzędnej.

Klienci mają zaufanie do procesów opartych na Chaindoc ze względu na:

• Wszystkie dokumenty są chronione za pomocą bezpiecznej weryfikacji tożsamości
• Nie ma otwartych linków ani niekontrolowanych kopii
• Historia wersji jest przejrzysta i niezmienna

Zgodność z przepisami jest oznaką dojrzałości, a sprawdzone procesy sprawiają, że zespoły wyglądają profesjonalnie przed skalowaniem.

Zgodność z przepisami nie jest przeszkodą, lecz czynnikiem przyspieszającym rozwój działalności. Chaindoc oferuje internetową weryfikację dokumentów i zabezpieczoną przed manipulacją ścieżkę audytu, a także bezpieczne przepływy pracy, które zapewniają wiarygodność pożądaną przez klientów, inwestorów i partnerów. Bez dodatkowego wysiłku łatwiej jest zawierać transakcje, minimalizować koszty prawne i budować zaufanie.

Grupy podpisujące dokumenty online nie potrzebują skomplikowanych zasad, potrzebują natomiast nawyków, na których mogą polegać. Łatwo jest przestrzegać zasad, gdy istnieje jedno źródło informacji, jasno określone uprawnienia i przepływ pracy, który automatycznie weryfikuje działania. Takie podstawowe regulacje eliminują nieporozumienia, minimalizują ryzyko prawne i sprawiają, że każdy dokument staje się częścią bezpiecznego i identyfikowalnego procesu zawierania umów cyfrowych.

Zasada „jednego źródła prawdy”

Gdy wszyscy pracują nad jednym kontrolowanym dokumentem, zgodność z przepisami jest znacznie łatwiejsza. Jeden certyfikowany dokument eliminuje możliwość powstawania starych plików PDF, powielania zmian lub zatwierdzeń.

W jaki sposób poprawia to bezpieczeństwo procesu pracy:

• Pojedynczy dokument oznacza jedną autorytatywną formę
• Żadna z niekontrolowanych kopii nie znajduje się w skrzynkach odbiorczych ani na dyskach
• Wszystkie działania są powiązane z historią wersji, co zwiększa wiarygodność weryfikacji dokumentów online.

Ta zasada sama w sobie eliminuje wiele naruszeń wynikających z nieuporządkowanego przechowywania i powielania plików.

Minimalne uprawnienia = maksymalne bezpieczeństwo

Im mniej czynności mogą wykonać użytkownicy, tym mniej pojawia się problemów związanych z przestrzeganiem zasad zgodności. Ograniczenie uprawnień jest prostym, ale skutecznym środkiem bezpieczeństwa — szczególnie w przypadku dokumentów zawierających poufne lub kontrolowane informacje.

Znaczenie szczegółowych uprawnień:

• Tylko przeglądanie eliminuje niezamierzone modyfikacje
• Znak ten gwarantuje jedynie odpowiednie uwierzytelnienie podpisu elektronicznego.
• Zatwierdzone terminy nie mogą być nadpisywane ani przepisywane przez nikogo

Chaindoc domyślnie wdraża te środki i domyślnie traktuje uprawnienia jako warstwę ochronną.

Budujcie kulturę zweryfikowanych podpisów

Zgodność z przepisami nie jest jedynie kwestią narzędzi; jest to kwestia codziennej dyscypliny. Zweryfikowane podpisy gwarantują, że dokumenty są weryfikowalne, identyfikowalne i bezpieczne do udostępniania partnerom i organom regulacyjnym.

Ważne praktyki zapewniające zgodność procesów roboczych:

• Nie załączaj umów w wiadomościach e-mail
• Korzystaj z systemów, które zapewniają bezpieczną weryfikację tożsamości i zabezpieczone przed manipulacją ścieżki audytu.
• Spraw, aby wszystkie działania w dokumencie były możliwe do śledzenia i identyfikacji

Te nawyki zastępują ryzyko jasnością i sprawiają, że zespoły zachowują zgodność z przepisami nawet w przypadku napiętych terminów.

Kiedy zespoły kierują się jednym dokumentem, jedną wersją i jednym zweryfikowanym przepływem pracy, łatwo jest przestrzegać zasad na co dzień. Chaindoc, będący jedynym źródłem prawdy, zapewnił uprawnienia i zaufane podpisy; każda umowa jest łatwiejsza do zarządzania, bezpieczniejsza do zatwierdzenia i przygotowana do wszelkich kontroli regulacyjnych.

Takie ramy zgodności jak eIDAS, RODO i NIST mogą wydawać się zniechęcające, ale wszystkie one chronią te same wartości: zaufanie, przejrzystość i odpowiedzialność. Praca cyfrowa nie jest trudniejsza: kiedy zespoły wiedzą, że zgodność nie jest biurokracją, ale zabezpieczeniem, praca staje się łatwiejsza.

Chaindoc zapewnia praktycznie niewidoczną zgodność z przepisami. Zasady prywatności od samego początku, zaufane tożsamości, uwierzytelnione przepływy pracy i nienaganne logi są automatycznie uruchamiane w tle. Każdy dokument, każda czynność i każdy podpis są dokumentowane wraz z dowodami — i nie spowalniają pracy zespołów.

W przypadku nowoczesnych organizacji przejście na proces, w którym każdy etap można zweryfikować, nie jest już kwestią wyboru. Jest to przewaga konkurencyjna. Wybierz system, w którym wszystkie podpisy, wszystkie wersje i wszystkie zatwierdzenia mają samowystarczalne dowody. Chaindoc sprawia, że zgodność z przepisami staje się najmniej wymagającą częścią twojej pracy.