10 najczęstszych błędów popełnianych przez firmy podczas podpisywania umów online

Większość problemów związanych z umowami cyfrowymi nie wynika z wadliwych narzędzi lub braku funkcji. Wynikają one ze sposobu, w jaki zespoły mogą podpisywać dokumenty online w rzeczywistym świecie.

Udostępnianie plików odbywa się zbyt szybko, pomijane są kontrole, a wystarczająco dobry przepływ pracy staje się rzeczywistym zagrożeniem prawnym i finansowym.

Najciekawsze jest to, że te same błędy są widoczne wszędzie. Schematy te powtarzają niezależni specjaliści, rozwijające się małe i średnie przedsiębiorstwa, szybko rosnące start-upy, a nawet działy kadr i prawne.

Różnorodne branże, różne skale, ale te same nawyki, gdy ludzie spieszą się, aby stworzyć dokumenty online i podpisać je w krótkim czasie.

Nie jest to kwestia celowego zaniedbania. Wynika to z faktu, że większość zespołów została przeszkolona w zakresie podpisywania dokumentów, ale nie w zakresie bezpiecznego podpisywania dokumentów online.

E-maile wydają się znajome. Pliki PDF wydają się ostateczne. A linki dostępowe są wygodne — dopóki coś nie pójdzie nie tak i nikt nie może twierdzić, że widział, edytował lub podpisał coś.

W tym artykule omówiono 10 błędów popełnianych codziennie przez firmy podczas podpisywania umów. Każdy z nich może wydawać się nieistotny, ale wszystkie razem przyczyniają się do tego, że umowy cyfrowe tak często stają się przyczyną konfliktów, opóźnień i kosztownych poprawek.

Jest to jeden z największych błędów popełnianych przez firmy podczas podpisywania dokumentów online. Problem zazwyczaj zaczyna się od nieuporządkowanych plików: łańcuchów e-maili, współdzielonych dysków i plików „final_v3_last_pdf”.

Problemy związane z kontrolą wersji dokumentów stają się bardzo szybko widoczne, gdy zespoły tworzą dokumenty online bez żadnej kontroli. Jedna osoba weryfikuje jeden plik, a inna podpisuje nieco inny plik.

Oboje uważacie, że przeszliście przez właściwy proces, ale z prawnego punktu widzenia nie podpisaliście tej samej umowy.

Niebezpieczeństwo zostaje wyjaśnione później:

• Kontrowersje dotyczące tego, która wersja jest ważna
• Rozbieżność oczekiwań między stronami
• Słaba pozycja prawna z powodu braku dowodów

Jest to typowy przykład ryzyka związanego z umowami cyfrowymi wynikającego z niebezpiecznych procesów podpisywania elektronicznego. Posiadanie podpisu nie jest wystarczające, jeśli nie można sprawdzić wersji dokumentu.

Błąd ten można uniknąć dzięki dokumentom online Chaindoc. Umowy posiadają weryfikowalną ścieżkę audytu, jedną historię i jeden dokument.

Dokumenty blockchain zabezpieczają podpisaną wersję, a weryfikacja dokumentów online gwarantuje, co zostało podpisane i w jakim czasie.

Błąd ten występuje nawet przed podpisaniem dokumentów online. Zespoły spieszą się z tworzeniem dokumentów online przy pomocy znanych narzędzi i uważają, że wystarczy prosta historia wersji. Rzadko tak jest.

Proste dzienniki zmian wskazują, że coś zostało zmienione, ale nie wskazują, kto jest za to odpowiedzialny. Nie zapobiegają one równoległym edycjom, nadpisywaniu klauzul i cichym zamianom.

W związku z tym problem kontroli wersji dokumentów pojawia się jeszcze przed etapem podpisywania, stanowiąc potencjalne zagrożenie dla umów cyfrowych.

Typowe wyniki obejmują:

• Kilka istniejących wersji było używanych jednocześnie
• Brak wyraźnego związku między zatwierdzeniami a edycjami
• Słabe dowody w obliczu kontrowersji lub audytu

Prowadzi to do powstania niebezpiecznych procesów podpisywania elektronicznego, w których podpis jest składany na dokumencie, który nie ma nawet stabilnej linii bazowej.

Kontrola wersji dokumentów online Chaindoc rozpoczyna się w momencie ich utworzenia, a nie podpisania. Dokumenty blockchain zapewniają jedną historię początkowego przesłania.

Dzięki weryfikacji dokumentów online wszystkie zmiany mogą być śledzone, co pozwala zapewnić bezpieczną współpracę nad umową już na początkowym etapie.

Większość zespołów uważa, że wysłanie umowy na właściwą skrzynkę odbiorczą potwierdza weryfikację tożsamości. W rzeczywistości dostęp do wiadomości e-mail nie może stanowić weryfikacji tożsamości w przypadku umów. Jest to jedynie dostarczenie wiadomości.

Sytuacje, które zazwyczaj natychmiast niszczą zaufanie:

• Umowy są wysyłane do stron trzecich
• Zatwierdzanie odbywa się za pośrednictwem wspólnych skrzynek pocztowych.
• Dostęp do skrzynki odbiorczej zachowują byli pracownicy

Podpisany dokument w takich przypadkach nie ma większego znaczenia. Brak możliwości weryfikacji dokumentu online uniemożliwia potwierdzenie, kto zapoznał się z umową lub ją zatwierdził.

Podważa to autentyczność podpisu elektronicznego i sprawia, że umowy, które w innym przypadku byłyby ważne, stają się nieważne.

Dokumenty online Chaindoc pokonują tę słabość poprzez oddzielenie dostępu od tożsamości. Uwierzytelnianie odbywa się przed interakcją, a nie po podpisaniu.

Wraz z dokumentami blockchain i wyraźną ścieżką audytu umów wszystkie podpisy są powiązane z zaufaną osobą — podpisy nie są uznawane za ważne.

Umowa może wydawać się kompletna dzięki podpisowi na umowie, ale bez zweryfikowanej tożsamości podpis może być łatwo zakwestionowany.

Nie należy pomijać kontroli tożsamości, ponieważ ich brak stwarza poważne ryzyko związane z umowami cyfrowymi, szczególnie w przypadku podpisywania dokumentów online między działami lub na poziomie międzynarodowym.

Ten błąd ma największy wpływ w:

• Umowy HR z kandydatami zewnętrznymi
• Zdalne podpisywanie umów prawnych
• Transakcje międzynarodowe obejmujące inne standardy zgodności

W przypadku braku weryfikacji tożsamości w umowach nie można przedstawić wiarygodnych dowodów na to, kim jest osoba, która zatwierdziła dokument.

Podważa to autentyczność podpisu elektronicznego w sporach i sprawia, że zespoły opierają się na domysłach, zamiast przedstawiać dowody.

Posiada bezpieczne procedury, które obejmują weryfikację tożsamości przed każdym podpisaniem dokumentu. Weryfikacja po fakcie nie zabezpiecza umowy, a jedynie rejestruje problem.

Dokumenty online Chaindoc są sprawdzane pod kątem tożsamości przed uzyskaniem dostępu lub podpisaniem. Oprócz weryfikacji dokumentów online i widocznej ścieżki audytu umów, metodologia ta sprawi, że wszystkie podpisy będą powiązane z prawdziwą, ustaloną osobą, co sprawi, że umowy będą uzasadnione, a nie dyskusyjne.

Jedną z najczęstszych przyczyn utraty kontroli nad poufnymi umowami jest udostępnianie umów za pośrednictwem załączników do wiadomości e-mail lub otwartych linków.

Po usunięciu pliku z systemu przestaje on być częścią bezpiecznego przepływu pracy, co stwarza natychmiastowe ryzyko związane z umowami cyfrowymi przed podpisaniem plików online przez zespoły.

W przypadku załączników lub linków publicznych nie można udowodnić:

• Kto otworzył dokument?
• Kto wysłał to do innych stron?
• Kto to przeglądał lub pobrał?

Zakłóca to bezpieczną współpracę w zakresie umowy i zaufanie stron. W przypadku sporu umowa nie jest rzetelnie weryfikowana i nie ma możliwości sprawdzenia dokumentów online, aby zrozumieć, co dokładnie stało się z plikiem.

Wiele niebezpiecznych procesów związanych z podpisami elektronicznymi zawodzi właśnie w tym momencie: podpis może być poprawny, ale mechanizm dostarczania nie jest.

Nawet silne uwierzytelnianie za pomocą podpisu elektronicznego bez kontrolowanego dostępu staje się słabe pod względem egzekwowania prawa.

Umowy są dystrybuowane w ramach zweryfikowanego dostępu, a nie plików przy użyciu dokumentów online Chaindoc. Dzięki temu wszystkie działania są przejrzyste, monitorowane i weryfikowalne przed podpisaniem, w trakcie podpisywania i po podpisaniu.

Przyznanie wszystkim prawa do wprowadzania poprawek do umowy przed jej podpisaniem wydaje się być wspólnym wysiłkiem, jednak w rzeczywistości jest to chaos.

Problem kontroli wersji dokumentów jest nieunikniony, gdy wiele osób może wprowadzać zmiany do samego końca, a zespoły często podpisują dokumenty online w pośpiechu.

Zazwyczaj skutkuje to nieumyślnymi zmianami tuż przed podpisem:

• Numery zostały zmienione przypadkowo
• Klauzule są usuwane lub przeformułowywane wyłącznie w celu poprawienia terminologii
• Nie wszystkie strony przechodzą przez edycję w ostatniej chwili

W rezultacie podpisany dokument może nie być zgodny z ustaleniami. Jest to jeden z najczęstszych błędów popełnianych podczas podpisywania umów i istotny czynnik zwiększający ryzyko związane z umowami cyfrowymi, zwłaszcza w działach prawnych, kadrowych i transgranicznych.

Brak ścisłego podziału ról nie pozwala na weryfikację dokumentów online w celu potwierdzenia, że zatwierdzona wersja jest prawdziwa.

Dokumenty online Chaindoc nie pozwalają na edycję i kontynuuj bez podpisywania. Istnieje ścisły podział ról, a kiedy nadchodzi czas podpisania, dokument zostaje zamknięty, a zaufanie do umowy nie zostaje utracone.

Odpowiedzialność zanika, gdy wszyscy otrzymują równe uprawnienia. Gdy dana osoba może przeglądać, edytować i podpisywać ten sam plik, w przyszłości nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na kluczowe pytanie: kto miał prawo wykonać daną czynność?

Jest to jedna z podstawowych wad większości niebezpiecznych procesów związanych z podpisami elektronicznymi.

W przypadku braku podziału ról drobne działania łatwo przekształcają się w poważne problemy:

• Osoba wprowadza poprawki do klauzuli przed podpisaniem
• Recenzent zatwierdza nieumyślnie, a nie tylko przegląda
• Podpisujący zmienia również wcześniej uzgodnione warunki.

W takich sytuacjach ryzyko związane z umowami cyfrowymi gwałtownie wzrasta. W przypadku sporu nie ma ścieżki audytu umów, która pozwoliłaby ustalić, czy działania zostały zatwierdzone, czy nie.

Nawet potężne uwierzytelnianie eSignature staje się bezużyteczne w przypadku niejasnych uprawnień.

Kontrola oparta na rolach stanowi podstawę bezpiecznych metod podpisywania dokumentów online. Przeglądanie, edytowanie i podpisywanie powinny być odrębnymi operacjami, do których wymagane są różne uprawnienia.

Dokumenty online Chaindoc z góry określają role, dzięki czemu tylko właściwe osoby mogą podjąć właściwe działania na odpowiednim etapie. Taki przejrzysty system zapewnia odpowiedzialność i pomaga uniknąć drobnych błędów, które mogą przerodzić się w spory prawne.

Ślad audytowy umów może nie być łatwym do odczytania, prostym podpisanym potwierdzeniem o godz. 14:32. Sygnatura czasowa nie jest opisem tego, co faktycznie miało miejsce wokół podpisu, i to właśnie tutaj zazwyczaj zaczynają się konflikty.

Firmy nie są w stanie wykazać:

• Kto zapoznał się z dokumentem, a następnie go podpisał?
• Czy dostęp był współdzielony lub przekazany dalej
• W przypadku zmian wprowadzonych tuż przed podpisaniem
• Kto mógł występować na jakiej scenie?

Stwarza to poważne ryzyko związane z umowami cyfrowymi, zwłaszcza gdy zespoły podpisują dokumenty online w ramach działów lub między działami lub krajami.

Podstawowe uwierzytelnianie eSignature nie działa w przypadku przeglądów prawnych lub zgodności, ponieważ nie jest kontekstualizowane.

Aby wiedzieć, jak bezpiecznie podpisywać dokumenty online, wszystkie działania powinny być możliwe do prześledzenia, a nie tylko ostatnie kliknięcie.

Dokumenty online Chaindoc rozwiązują ten problem, przechowując widoki, modyfikacje dostępu i podpisy w jednej historii opatrzonej sygnaturą czasową. Tak wysoki stopień weryfikacji dokumentów online sprawia, że podpisy są dowodem możliwym do obrony, a nie tylko przypuszczeniem.

Na pierwszy rzut oka korzystanie z poczty elektronicznej, dysków w chmurze, edytorów plików PDF i aplikacji do czatu wydaje się elastyczne. W praktyce takie rozwiązanie zapewnia fragmentaryczne i niebezpieczne procesy podpisywania elektronicznych podpisów, w których żaden system nie jest w stanie zapewnić pełnego obrazu tego, co działo się z umową.

Podczas podpisywania dokumentów online w różnych narzędziach tracone są ważne dowody:

• Spotkania odbywają się na czacie i nie są dokumentowane
• Drive służy do edycji plików, które są następnie wysyłane w inne miejsca w celu podpisania
• Dostęp jest udostępniany za pośrednictwem poczty elektronicznej bez kontroli i historii

Oznacza to, że w przypadku sporów lub audytów odtworzenie przebiegu wydarzeń nie jest możliwe. Powoduje to bezpośrednie ryzyko związane z umowami cyfrowymi, ponieważ dowody są rozproszone lub całkowicie nieobecne.

Umowy wymagają ciągłości, aby wiedzieć, jak prawidłowo podpisywać dokumenty online. Chaindoc online rejestruje tworzenie, dostęp, podpisywanie i weryfikację w jednym środowisku.

To rozwiązanie, wraz z weryfikacją dokumentów online i dziennikami opartymi na technologii blockchain, zapewni dowody i umożliwi prawdziwie bezpieczną współpracę w zakresie umów bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi lub ręcznej weryfikacji.

Jest to najkosztowniejszy błąd ze wszystkich. Kiedy zespoły podpisują dokumenty online, wszystkie błędy mają charakter prawny, a nie są zwykłymi poprawkami.

Renegocjacje, analiza prawna i strata czasu, które mogą nastąpić po ustaleniu terminów, klauzul, warunków SLA lub warunków dotyczących własności intelektualnej po podpisaniu umowy, są zazwyczaj niepotrzebne.

Problem nie dotyczy samego podpisu, ale czasu weryfikacji. Kontrole w większości niebezpiecznych procesów e-podpisywania są traktowane jako zadania następcze.

Dopiero gdy coś idzie nie tak, zespoły sprawdzają tożsamość, wersje i uprawnienia. W tym momencie umowy zostały już zawarte.

Skuteczna weryfikacja dokumentów online zapewnia kontrolę w odpowiednim momencie — przed podpisaniem. Sprawdzanie wersji, weryfikacja tożsamości i kontrola dostępu gwarantują, że zespoły zatwierdzają to, co faktycznie zamierzają zatwierdzić.

To właśnie stanowi podstawę prawidłowego uwierzytelniania podpisów elektronicznych.

Chaindoc eliminuje przyczyny problemów na poziomie przepływu pracy, zamiast rozwiązywać je po ich wystąpieniu. Platforma została zbudowana w oparciu o proste zasady architektury, które zapobiegają powtarzaniu się częstych błędów przy podpisywaniu umów, nawet w dynamicznych zespołach, które codziennie podpisują dokumenty elektroniczne.

Jeden dokument, jedna wersja, jedna oś czasu

Chaindoc ma jedno źródło prawdy.

• Jeden plik zamiast nieskończonej liczby plików „final_final_v7.pdf”
• Tylko jeden łańcuch bloków dokumentuje oś czasu, a nie fragmentaryczne dokumenty.
• Łatwo zauważalna historia opisująca, co zostało zmienione i kiedy, bez konieczności ręcznego wyjaśniania

Strategia ta nie eliminuje niepewności na poziomie struktury poprzez dodatkowe kontrole.

Weryfikacja przed uzyskaniem dostępu, a nie po podpisaniu umowy

Bezpieczeństwo zaczyna się jeszcze zanim ktoś otworzy plik.

• Dostęp jest przyznawany wyłącznie po weryfikacji tożsamości w przypadku umów
• Po podpisaniu nie przeprowadza się weryfikacji.
• Wszystkie interakcje są powiązane z prawdziwą osobą, a nie tylko z adresem e-mail

Dzięki temu weryfikacja dokumentów online staje się domyślnym rozwiązaniem, a nie środkiem naprawczym.

Gotowe do audytu przepływy pracy bez dodatkowych ręcznych czynności

Chaindoc to tryb rejestrowania kontekstu.

• Ścieżka audytu dla umów jest tworzona na bieżąco.
• Dostęp, działania i czas to tylko niektóre z informacji zawartych w logach, a nie tylko podpis
• Żadnych zewnętrznych logów, zrzutów ekranu ani ręcznego gromadzenia dowodów

W rezultacie bezpieczna współpraca w zakresie umów przebiega naturalnie, bez dodatkowego obciążenia operacyjnego.

Większość problemów związanych z umowami cyfrowymi nie wynika z samych podpisów elektronicznych, ale raczej ze sposobu, w jaki zespoły decydują się podpisywać dokumenty online.

Brak weryfikacji, anarchia wersji i niepewne procesy sprawiają, że proste transakcje stają się kosztownym ryzykiem.

Rzecz jest prosta: bezpieczny proces podpisywania musi być łatwy. Zespoły nie muszą martwić się o ochronę, gdy tożsamość, dostęp i historia są częścią przepływu pracy, ponieważ odbywa się to automatycznie.

Jest to decyzja dotycząca przepływu pracy, która jest decyzją pewną. Podpisywanie dokumentów online oznacza przejrzystość, dowody i pewność, a gdy umowy przestają być zagrożeniem, stają się solidną podstawą współpracy.