Gestione delle richieste di firma elettronica: monitoraggio in tempo reale di tutte le richieste, quelle in sospeso e quelle completate

Le infinite e-mail per ottenere un contratto o i giorni di attesa per ottenere una firma possono comportare uno spreco di tempo e denaro. Non essendo a conoscenza del processo di firma, le aziende possono subire ritardi nelle scadenze, mancati pagamenti e opportunità perse. Nel caso dei freelancer e delle PMI, un solo affare perso può influire sul flusso di cassa e sui rapporti con i clienti.

Le aziende che usano un sistema ben organizzato per gestire le firme elettroniche fanno le transazioni più velocemente rispetto a quelle che si affidano alle approvazioni manuali. Inoltre, secondo PwC, una cattiva gestione dei contratti costa alle aziende quasi il 9% del loro reddito annuale. Questi numeri mostrano che il monitoraggio in tempo reale degli accordi non è un lusso, ma una necessità.

Chaindoc rende tutto più trasparente, sicuro e legale nelle transazioni grazie al monitoraggio delle firme in tempo reale e ai documenti blockchain.

La gestione dei contratti non riguarda solo le firme, ma anche capire dove sono tutti i documenti. Senza un monitoraggio in tempo reale delle firme, i professionisti finiscono per perdere tempo prezioso a cercare, seguire e controllare. Qui, i documenti online di Chaindoc rendono tutto il processo chiaro e controllato.

Problemi comuni senza tracciamento

Nei flussi di lavoro via e-mail o cartacei, i team devono gestire:

• Ritardi nella consegna a causa di promemoria dimenticati o attività dimenticate
• Email perse di accordi o allegati importanti
• La mancanza di info sulla firma e sulla data può portare a discussioni

I liberi professionisti che aspettano di essere pagati o le startup che hanno a che fare con diversi investitori sono particolarmente sensibili a questi problemi. Anche le transazioni di base diventano lunghe e complicate senza essere visibili. Senza la verifica dei documenti online, diventa difficile difendere i contratti in caso di controversie.

Trasparenza con la verifica dei contratti blockchain

Chaindoc risolve questo problema memorizzando tutte le azioni in modo immutabile sulla blockchain. È possibile:

• Vedi esattamente quando un firmatario ha aperto e letto il file
• Controlla l'ora di ogni azione, non l'ultima firma
• Assicurati che non vengano apportate modifiche dopo l'approvazione

Questo rende i documenti blockchain sicuri e impeccabili. Offre prove dei contratti firmati dai dipendenti ai responsabili delle risorse umane e prove difendibili alle verifiche dei team legali. La trasparenza crea fiducia ed è più facile firmare documenti online senza alcuna esitazione.

Risparmio di tempo per liberi professionisti e piccole e medie imprese

Le piccole imprese perdono un sacco di tempo a cercare i clienti e a fare follow-up senza un sistema di tracciamento. Con Chaindoc, puoi:

• Guarda tutte le richieste di firma su un unico pannello di controllo
• Manda meno email automatizzando i promemoria
• Firma più velocemente i contratti online completati

L'invisibilità manda all'aria il flusso di lavoro: le scadenze non vengono rispettate, i pagamenti non arrivano in tempo e si perde la fiducia. I documenti online di Chaindoc rendono tutte le fasi trasparenti, sicure ed efficienti.

Quando hai più contratti contemporaneamente, è facile dimenticare quali documenti sono in sospeso, quali sono completati e quali richiedono attenzione. I documenti online Chaindoc mettono tutte le informazioni in un unico posto, dando a tutti i liberi professionisti, le piccole e medie imprese e i team legali il controllo totale sulla gestione del flusso di lavoro delle firme elettroniche.

Visualizzazione degli accordi attivi e archiviati

Puoi vedere subito:

• Contratti attivi che devono ancora essere presi
• Le richieste di firma in sospeso hanno una data di scadenza
• Contratti elettronici pronti che puoi archiviare o fatturare
• File di riferimento a lungo termine

Questa visibilità riduce le possibilità che le approvazioni vengano trascurate e che i documenti blockchain vadano persi nella casella di posta di qualcuno. Nel caso di team internazionali, significa che i manager non devono aspettare per controllare i progressi oltre confine.

Ordinare e filtrare per chiarezza

Più la tua attività cresce, più contratti hai. I documenti online Chaindoc ti permettono di:

• Filtra per nome o azienda del partecipante
• Ordina per data di scadenza per dare la priorità agli accordi urgenti
• Cerca per tipo di contratto o parola chiave

Questo ti fa risparmiare tempo sui controlli manuali ed evita confusione quando ci sono un sacco di accordi. Che tu stia imparando a firmare documenti online o gestendo un sacco di contratti, i filtri ti danno trasparenza in tutte le fasi del processo di firma sicura dei documenti.

Esportazione di record per uso legale o interno

A volte un file firmato non basta; servono delle prove. Chaindoc ti permette di:

• Esporta il registro di controllo che mostra tutte le attività e le date
• Controllo di conformità/cliente o download di rassicurazione del cliente
• Tieni registri chiari in caso di difesa legale in caso di controversia

Queste esportazioni rendono qualsiasi accordo un documento che può essere difeso in tribunale, o anche durante le verifiche, grazie alla verifica dei documenti online. Per le PMI, è rassicurante sapere che non verrà messo in discussione; per gli avvocati, è un caso che reggerà.

Aspettare di ricevere firme che arrivano sempre in ritardo è una delle cose più fastidiose quando si gestiscono i contratti. I documenti online di Chaindoc ti permettono di vedere tutte le richieste di firma in sospeso, così è facile capire quando le cose non si muovono, mandare un promemoria e fare modifiche per mantenere vivo l'accordo.

Individuare i colli di bottiglia nel processo di firma

Il monitoraggio delle firme in tempo reale ti dice chiaramente a che punto è ogni destinatario, così non devi indovinare chi sta bloccando l'accordo. Puoi vedere subito:

• Chi ha già firmato il documento
• Cosa devono fare gli altri destinatari
• La data e l'ora di completamento di ogni fase

Questo è un metodo basato sui dati che aiuta a evitare fraintendimenti e rende la gestione del flusso di lavoro delle firme elettroniche trasparente per tutti.

Invio di promemoria intelligenti ai firmatari

Il controllo manuale è una perdita di tempo e di solito rovina i rapporti con i clienti. Con Chaindoc puoi:

• Installa le notifiche delle firme digitali, che funzionano automaticamente
• I messaggi di promemoria dovrebbero essere personalizzati per essere sicuri che siano scritti in modo professionale
• Cerca di non fare errori assicurandoti che nessun contratto sfugga al controllo

Modifica delle scadenze o dei destinatari durante il processo

Le situazioni aziendali sono dinamiche e anche i contratti dovrebbero esserlo. Chaindoc ti permette di:

• Aggiungi tempo alle scadenze quando chi firma ha bisogno di più tempo per controllare
• Cambia o aggiungi nuovi firmatari senza dover ricominciare tutto da capo
• Cancella o modifica le richieste mantenendo la traccia di controllo dei documenti blockchain

Questa flessibilità ti permette di non rallentare il lavoro quando cambiano i membri del team o le condizioni del cliente.

Dopo aver firmato i contratti, le aziende non vogliono solo un PDF, ma anche delle garanzie. Documenti online Chaindoc: ogni accordo firmato ha una verifica completa online, protezione blockchain e archiviazione sicura.

Confermare chi ha firmato, quando e in che condizioni

Usando il monitoraggio delle firme in tempo reale, avrai una traccia di controllo dettagliata che registra:

• L'identità e il nome dei singoli firmatari
• Quando e a che ora l'hanno fatto?
• Tutti i termini e le condizioni dell'accordo

Questa trasparenza ti dà una buona tracciabilità in caso di controversia e rende la gestione del flusso di lavoro delle firme elettroniche completamente difendibile in tribunale o durante un audit.

Firme completate protette da blockchain

I documenti blockchain non possono essere modificati o falsificati dopo la creazione, a differenza dei tradizionali PDF. Ogni firma viene archiviata in modo permanente, il che offre i seguenti vantaggi:

• Documenti irriducibili di tutti gli accordi
• Conformità normativa: verifica dei contratti blockchain
• Sicurezza extra per settori come quello finanziario, sanitario o dei servizi legali

Archiviazione e facile recupero dei contratti firmati

I contratti firmati non servono a niente se non si possono trovare facilmente in futuro. Chaindoc rende tutto più facile:

• Sistema sicuro e ricercabile di contratti archiviati
• Accedi subito per controllare, rinnovare o fare riferimento a un cliente
• Archivia i documenti strutturati senza aggiungere altro lavoro cartaceo

Questa funzione trasforma gli accordi digitali completati in risorse a lungo termine, che potranno essere facilmente controllate per verificarne la conformità e gestite in modo efficiente.

La fiducia e la tempistica sono le due chiavi per ogni professionista. Che tu sia un libero professionista, una piccola impresa o un membro di un team legale più grande, perdere la capacità di controllare la gestione del flusso di lavoro delle firme elettroniche può causare ritardi, conflitti o problemi di conformità.

I liberi professionisti assicurano pagamenti puntuali

Per i freelancer e i consulenti indipendenti, una firma lenta può significare un pagamento lento. Grazie al monitoraggio in tempo reale delle firme, potrai vedere quando un cliente firma e collegare gli accordi direttamente alle fatture.

I vantaggi principali per i freelancer:

• Chiusura più veloce delle trattative relative alle fatture
• È facile vedere chi ha firmato e quando
• Meno problemi grazie alla verifica dei documenti online

Le PMI crescono senza perdere il controllo

Più grandi sono le PMI, più grandi sono i contratti e il numero di persone coinvolte nelle approvazioni. I documenti online Chaindoc permettono ai manager di tenere traccia delle richieste di firma aperte, ordinare l'elenco degli accordi per reparto e archiviare gli accordi digitali completati in un unico posto.

I vantaggi per le PMI includono:

• Tutti i contratti dashboard
• Ordina e filtra per team, cliente o stato
• Processo di firma dei documenti facile e sicuro nelle fasi di sviluppo

I team legali acquisiscono fiducia nella conformità

La conformità non è negoziabile nel caso dei team legali e delle risorse umane. Nei documenti blockchain, ogni fase, compreso l'invito e la firma stessa, viene registrata. Questa verifica del contratto blockchain fornisce una traccia di audit non manomissibile e resistente alle ispezioni legali e ai mandati normativi.

Vantaggi per il team legale in termini di conformità:

• Traccia di controllo di tutte le firme, che non possono essere modificate
• Prova dell'identità e della data di firma
• Accordi digitali conclusivamente completati

Che tu lavori da solo o in team, non c'è rischio di perdere opportunità, perché il flusso di lavoro dei documenti online Chaindoc può essere controllato.

Gestire le firme elettroniche non è solo questione di cliccare sul pulsante "firma". Ha a che fare con la visibilità, la fiducia e l'efficienza a tutti i livelli del processo. I documenti online di Chaindoc rendono il tuo flusso di lavoro trasparente, sicuro e completamente sotto controllo.

Chaindoc ti assicura che tutti gli accordi siano a prova di manomissione e legalmente vincolanti, usando il monitoraggio delle firme in tempo reale, la tecnologia blockchain e la verifica dei documenti online. Che tu sia un libero professionista, una piccola o media impresa in crescita o un membro di un team legale, i flussi di lavoro semplificati ti aiuteranno a ridurre i ritardi e a chiudere più opportunità in tempo.

Inizia oggi stesso a gestire il tuo flusso di lavoro di firma con chiarezza in tempo reale e trasforma tutti i contratti in risorse aziendali affidabili.