I 10 errori più comuni che le aziende fanno quando firmano contratti online

La maggior parte dei problemi legati ai contratti digitali non è dovuta a strumenti difettosi o alla mancanza di funzionalità. Dipende piuttosto dal modo in cui i team possono firmare i documenti online nel mondo reale.

La condivisione dei file è troppo veloce, i controlli vengono saltati e un flusso di lavoro abbastanza buono diventa una vera minaccia legale e finanziaria.

La cosa più interessante è che gli stessi errori si vedono ovunque. Questi schemi si ripetono tra professionisti indipendenti, piccole e medie imprese in crescita, startup che stanno crescendo velocemente e persino team legali e delle risorse umane.

Settori diversi, dimensioni diverse, ma le stesse abitudini quando le persone hanno fretta di creare documenti online e farli firmare in poco tempo.

Non si tratta di negligenza intenzionale. È perché la maggior parte dei team ha imparato a firmare, ma non a firmare in modo sicuro i documenti online.

Le e-mail sembrano familiari. I PDF sembrano definitivi. E i link di accesso sono comodi, finché non succede qualcosa e nessuno può dire di aver visto, modificato o firmato qualcosa.

Questo articolo spiega 10 errori che le aziende fanno ogni giorno quando firmano i contratti. Anche se possono sembrare piccoli, tutti insieme fanno sì che i contratti digitali diventino spesso motivo di litigi, ritardi e costose revisioni.

Questo è uno degli errori più grossi che le aziende fanno quando firmano documenti online. Il problema di solito inizia con file sparsi ovunque: catene di email, drive condivisi e il "final_v3_last_pdf".

I problemi di controllo delle versioni dei documenti saltano subito all'occhio quando i team creano documenti online senza alcun controllo. Una persona controlla un file, mentre un'altra firma un file leggermente diverso.

Entrambi pensano di aver seguito la procedura giusta, ma, legalmente, non hanno firmato lo stesso accordo.

Il pericolo viene spiegato meglio più avanti:

• La polemica su quale versione sia quella giusta
• Differenze nelle aspettative tra le parti
• Posizione giuridica debole a causa della mancanza di prove

È un tipico caso di rischi legati ai contratti digitali a causa di flussi di lavoro di firma elettronica non sicuri. Non basta avere una firma quando non si può controllare la versione del documento.

Questo errore viene evitato grazie al design dei documenti online Chaindoc. I contratti hanno una traccia di controllo verificabile, una cronologia e un unico documento.

I documenti blockchain proteggono la versione firmata e la verifica online dei documenti garantisce cosa è stato firmato e quando.

Questo errore si verifica anche prima di firmare i documenti online. I team hanno fretta di creare documenti online usando strumenti che conoscono bene e pensano che una semplice cronologia delle versioni sia sufficiente. Ma spesso non lo è.

I semplici registri delle modifiche dicono che qualcosa è stato cambiato, ma non chi è responsabile. Non impediscono modifiche parallele, clausole sovrascritte e sostituzioni silenziose.

Di conseguenza, il problema del controllo delle versioni dei documenti si presenta già prima della fase di firma, rappresentando una minaccia latente per i contratti digitali.

Ecco alcuni risultati tipici:

• Diverse versioni esistenti venivano usate contemporaneamente
• Nessun legame evidente tra approvazioni e modifiche
• Prove insufficienti in caso di controversie o verifiche

Questo crea flussi di lavoro di firma elettronica poco sicuri, dove si firma un documento che non ha nemmeno una base stabile.

Il controllo della versione dei documenti online Chaindoc inizia al momento della creazione, non della firma. I documenti blockchain forniscono una cronologia unica del caricamento iniziale.

Insieme alla verifica dei documenti online, tutte le modifiche possono essere tracciate e la collaborazione sicura nel contratto può essere garantita fin dall'inizio.

La maggior parte dei team pensa che quando un contratto arriva nella casella di posta giusta, vuol dire che l'identità è stata verificata. In realtà, l'accesso alle e-mail non può essere considerato una verifica dell'identità per i contratti. È solo una consegna.

Situazioni che di solito fanno perdere subito la fiducia:

• I contratti vengono inviati a terze parti
• Le approvazioni si fanno tramite caselle di posta condivise
• L'accesso alla casella di posta viene mantenuto dagli ex dipendenti

Un documento firmato in questi casi non serve a molto. Non potendo controllare i documenti online, è impossibile capire chi ha letto o approvato l'accordo.

Questo compromette l'autenticazione delle firme elettroniche e rende i contratti, altrimenti validi, non validi.

I documenti online Chaindoc risolvono questo problema separando l'accesso dall'identità. L'autenticazione avviene prima dell'interazione e non dopo la firma.

Insieme ai documenti blockchain e a una traccia di audit esplicita dei contratti, tutte le firme sono collegate a una persona fidata: le firme non sono considerate valide.

Un contratto può sembrare completo grazie alla firma su di esso, ma senza un'identità verificata, la firma può essere facilmente contestata.

Non bisogna trascurare i controlli di identità perché saltarli può portare a grossi rischi nei contratti digitali, soprattutto quando i team firmano documenti online tra dipartimenti o a livello internazionale.

Questo errore colpisce di più in:

• Contratti HR con candidati esterni
• Firma remota di contratti legali
• Transazioni internazionali che coinvolgono altri standard di conformità

Senza una verifica dell'identità per i contratti, non si può avere una prova credibile di chi sia davvero la persona che ha approvato il documento.

Questo rende più difficile verificare l'autenticità delle firme elettroniche quando ci sono problemi e fa sì che i team debbano fare supposizioni invece di dare prove concrete.

Ha dei flussi di lavoro sicuri che includono controlli di identità prima di qualsiasi firma. La verifica a posteriori non rende sicuro l'accordo, ma si limita a registrare il problema.

I documenti online Chaindoc vengono controllati prima di poterli vedere o firmare. Oltre alla verifica online dei documenti e alla tracciabilità dei contratti, questa cosa fa sì che tutte le firme siano legate a una persona reale, rendendo i contratti chiari e non discutibili.

Uno dei modi più comuni per perdere il controllo sugli accordi importanti è condividere i contratti tramite allegati e-mail o link aperti.

Quando un file esce dal sistema, non fa più parte di un flusso di lavoro sicuro e questo crea subito dei rischi per i contratti digitali prima che i team firmino i file online.

Se ci sono allegati o link pubblici, è impossibile dimostrare:

• Chi ha aperto il documento?
• Chi l'ha mandato ad altre persone?
• Chi l'ha visto o scaricato?

Questo compromette la collaborazione sicura sul contratto e la fiducia tra le parti. Il contratto non viene controllato in modo affidabile in caso di controversia e non c'è modo di verificare i documenti online per capire cosa sia successo esattamente al file.

Molti dei flussi di lavoro di firma elettronica non sicuri falliscono proprio su questo punto: la firma può essere corretta, ma il modo in cui viene consegnata non lo è.

Anche l'autenticazione forte tramite firma elettronica, se non c'è un controllo sull'accesso, diventa debole in termini di applicazione legale.

I contratti vengono distribuiti con accesso verificato invece che come file usando i documenti online Chaindoc. Questo rende tutte le azioni trasparenti, monitorate e verificabili prima, durante e dopo la firma.

Dare a tutti la possibilità di cambiare un contratto prima di firmarlo sembra una cosa collaborativa, ma in realtà è un casino.

Il problema del controllo delle versioni dei documenti è inevitabile quando tante persone possono fare modifiche fino all'ultimo minuto e i team tendono a firmare i documenti online in fretta.

Questo di solito porta a modifiche involontarie proprio prima della firma:

• I numeri sono stati cambiati per sbaglio
• Le frasi vengono cancellate o riscritte solo per sistemare la terminologia
• Non tutte le parti fanno modifiche all'ultimo minuto

Di conseguenza, il documento firmato potrebbe non essere quello che era stato concordato. È uno degli errori più comuni nella firma dei contratti e contribuisce in modo significativo ai rischi dei contratti digitali, soprattutto nei dipartimenti legali, delle risorse umane e transfrontalieri.

Senza una chiara divisione dei ruoli, non si può fidarsi della versione approvata quando si controllano i documenti online.

I documenti online Chaindoc non si possono modificare e si continuano senza firmare. C'è una divisione netta dei ruoli e, quando arriva il momento di firmare, il documento si chiude e la fiducia nell'accordo non si perde.

Quando tutti hanno gli stessi permessi, è facile perdere il controllo. Se una persona può vedere, modificare e firmare lo stesso file, diventa difficile capire in futuro chi ha fatto cosa.

Questo è uno dei difetti principali della maggior parte dei flussi di lavoro di firma elettronica non sicuri.

Se non si separano i ruoli, le piccole cose possono diventare grossi problemi:

• Una persona fa delle modifiche a una clausola prima di firmare
• Un revisore approva involontariamente invece di limitarsi a visualizzare
• Un firmatario può anche cambiare i termini concordati in precedenza

In queste situazioni, il rischio legato ai contratti digitali aumenta un sacco. Se c'è una controversia, non c'è una traccia di controllo per i contratti che permetta di capire se le azioni sono state approvate o no.

Anche un'autenticazione eSignature super potente diventa inutile se i permessi non sono chiari.

Il controllo basato sui ruoli è la base dei metodi sicuri per firmare i documenti online. Guardare, modificare e firmare dovrebbero essere operazioni diverse con privilegi diversi.

I documenti online Chaindoc definiscono i ruoli in anticipo, così solo le persone giuste possono fare le cose giuste al momento giusto. Un sistema così trasparente garantisce la responsabilità e aiuta a evitare piccoli errori che potrebbero diventare problemi legali.

Una traccia di controllo dei contratti potrebbe non essere una semplice conferma firmata alle 14:32 di facile lettura. Un timestamp non è una descrizione di ciò che è realmente accaduto intorno alla firma, ed è qui che normalmente iniziano i conflitti.

Le aziende non riescono a dimostrare:

• Chi ha visto il documento e poi l'ha firmato?
• Se l'accesso è stato condiviso o inoltrato
• Se hai fatto delle modifiche proprio prima della firma
• Chi poteva esibirsi su quale palco?

Questo comporta seri rischi per i contratti digitali, soprattutto quando i team firmano documenti online all'interno o tra dipartimenti o paesi.

L'autenticazione di base della firma elettronica non funziona nelle revisioni legali o di conformità perché non è contestualizzata.

Per sapere come firmare i documenti online in modo sicuro, tutte le azioni dovrebbero essere tracciabili, non solo l'ultimo clic.

I documenti online Chaindoc risolvono questo problema salvando le visualizzazioni, le modifiche di accesso e le firme in un unico registro cronologico. Questo alto livello di verifica dei documenti online rende le firme prove difendibili piuttosto che semplici supposizioni.

A prima vista, usare email, cloud drive, editor PDF e app di chat sembra una cosa flessibile. Ma in realtà, questo tipo di organizzazione crea flussi di lavoro di firma elettronica frammentati e poco sicuri, dove nessun sistema può dare un quadro completo di quello che è successo con un contratto.

Quando si firmano documenti online con vari strumenti, si perdono prove importanti:

• Le riunioni si fanno in chat e non vengono scritte
• Drive serve per modificare i file, che poi vengono mandati altrove per essere firmati
• L'accesso viene condiviso tramite e-mail senza controllo o cronologia

Questo vuol dire che non è possibile ricostruire gli eventi in caso di controversie o verifiche. Questo aumenta direttamente i rischi dei contratti digitali, perché le prove sono sparse o mancano del tutto.

I contratti richiedono un flusso continuo per sapere come firmare correttamente i documenti online. I registri Chaindoc online conservano la creazione, l'accesso, la firma e la verifica all'interno di un unico ambiente.

Questa soluzione, insieme alla verifica dei documenti online e ai registri supportati dalla blockchain, garantirà la presenza di prove e consentirà una collaborazione contrattuale davvero sicura senza la necessità di utilizzare strumenti aggiuntivi o verifiche manuali.

Questo è l'errore più grave di tutti. Quando i team firmano documenti online, tutti gli errori diventano questioni legali piuttosto che semplici correzioni.

La rinegoziazione, l'esame legale e la perdita di tempo che potrebbero seguire la fissazione di date, clausole, termini SLA o condizioni IP dopo la firma sono normalmente inutili.

Il problema non è la firma in sé, ma il momento della verifica. Nella maggior parte dei flussi di lavoro di firma elettronica poco sicuri, i controlli sono visti come un'attività da fare dopo.

È solo quando qualcosa va storto che i team ricontrollano identità, versioni e permessi. A quel punto, i contratti sono già stati firmati.

Una verifica efficace dei documenti online ti permette di controllare tutto al momento giusto, cioè prima di firmare. Il controllo delle versioni, la verifica dell'identità e i controlli di accesso assicurano che i team approvano proprio quello che vogliono approvare.

Questo è quello che sta alla base di una buona autenticazione delle firme elettroniche.

Chaindoc elimina le cause dei problemi a livello di flusso di lavoro invece di risolverli quando si verificano. La piattaforma è costruita su principi architettonici semplici che impediscono il ripetersi di frequenti errori nella firma dei contratti, anche in team che lavorano a ritmi serrati e firmano documenti elettronici ogni giorno.

Un documento, una versione, una cronologia

Chaindoc ha un'unica fonte di verità.

• Usa un unico file invece di un sacco di file tipo "final_final_v7.pdf"
• Solo una blockchain documenta la cronologia, invece di averne tante frammentate
• Una cronologia facile da vedere che spiega cosa è stato cambiato e quando, senza bisogno di chiarimenti manuali

Questa strategia non elimina l'incertezza a livello di struttura attraverso controlli extra.

Verifica prima dell'accesso, non dopo la firma

La sicurezza inizia prima ancora che qualcuno apra un file.

• L'accesso è concesso solo dopo aver verificato chi sei per i contratti
• Non si fa nessuna verifica dopo la firma
• Tutte le interazioni sono collegate a una persona reale, non solo a un indirizzo e-mail

Questo rende la verifica online dei documenti una cosa normale, invece che una misura di recupero.

Flussi di lavoro pronti per la revisione senza passaggi manuali extra

Chaindoc è una modalità di registrazione del contesto.

• Viene creata al volo una traccia di controllo per i contratti
• Accessi, azioni e tempistiche sono alcune delle cose che si trovano nei log, e non solo una firma
• Niente registri esterni, screenshot o raccolta manuale di prove

Di conseguenza, la collaborazione sicura sui contratti avviene in modo naturale, senza un carico operativo aggiuntivo.

La maggior parte dei problemi legati ai contratti digitali non è dovuta alle firme elettroniche in sé, ma piuttosto al modo in cui i team decidono di firmare i documenti online.

La mancanza di verifica, l'anarchia delle versioni e i flussi di lavoro poco solidi trasformano accordi semplici in rischi costosi.

Il punto è molto semplice: un processo di firma sicuro deve essere facile. I team non devono preoccuparsi della protezione quando l'identità, l'accesso e la cronologia fanno parte del flusso di lavoro, poiché tutto avviene automaticamente.

È una scelta di workflow che è una scelta di sicurezza. Firmare documenti online vuol dire chiarezza, prove e fiducia, e una volta che i contratti smettono di essere una minaccia, iniziano a essere una solida base di collaborazione.