Automatizza la fatturazione dopo la firma elettronica: fatture, abbonamenti e depositi in Chaindoc

Il processo finanziario inizia solo dopo che un documento è stato firmato. Le aziende devono affrontare problemi quali ritardi nei pagamenti, confusione nella rendicontazione e monitoraggio manuale dei pagamenti ricorrenti. Ecco perché la fatturazione post-firma è essenziale per mantenere un flusso di cassa stabile: organizzando i pagamenti da effettuare dopo la firma del contratto, rende l'operazione prevedibile ed evita saldi non pagati.

Nel nostro articolo precedente abbiamo parlato della funzione Sign-and-Pay, che combina le firme elettroniche con il pagamento istantaneo. In questo articolo facciamo un passo avanti verso l'automazione: vedremo come gestire fatture, abbonamenti, depositi, promemoria di pagamento e impostazioni di autorizzazione una volta firmato il contratto.

• Per i freelance, sarà una garanzia di pagamento puntuale
• Per le agenzie, è un aspetto facile da gestire per i clienti fissi
• Per le aziende garantisce un flusso di cassa stabile con il minimo sforzo

Chaindoc è un sistema di fatturazione post-firma trasparente e facile da capire che ti aiuta a tenere sotto controllo le tue finanze anche dopo aver firmato il contratto.

Nella maggior parte delle aziende, firmare un accordo non vuol dire ricevere il pagamento. Questo crea un grosso problema: il ritardo tra la firma e il pagamento effettivo blocca il capitale circolante e rende instabile il sistema finanziario. I ritardi nei pagamenti o i pagamenti manuali rendono quasi impossibile prevedere entrate, budget o personale.

La fatturazione post-firma di Chaindoc elimina questo problema integrando le firme elettroniche con la logica di pagamento post-firma. Hai una conoscenza approfondita dei tempi di pagamento previsti, dei debiti e dei contratti pagati. Questa prevedibilità migliora la disciplina finanziaria e riduce al minimo le interruzioni improvvise del flusso di cassa.

• Per i freelancer, questo vuol dire che i clienti non possono rimandare i pagamenti "fino a dopo le vacanze"
• Per le agenzie, offre una cronologia più chiara dei ricavi basati sugli abbonamenti
• Per i team aziendali, permette di fare previsioni precise sui ricavi e analisi delle prestazioni contrattuali a lungo termine

Con la fatturazione manuale, tutte le fasi del ciclo di pagamento sono soggette a caos e ritardi. Anche piccole discrepanze si sommano e causano notevoli perdite di entrate nel corso degli anni.

Problemi comuni con la fatturazione manuale

• Errori umani: importi sbagliati, fatture o depositi duplicati sono comuni quando i pagamenti vengono effettuati tramite fogli di calcolo o e-mail
• Comunicazione sparpagliata: quando i manager devono rispondere a un sacco di notifiche e-mail, link a messaggi e versioni di documenti, è una perdita di tempo che potrebbe essere usato per i clienti o i progetti
• Scadenze non rispettate e pagamenti dimenticati: a meno che non si usino notifiche automatiche, è facile perdere di vista le priorità relative alla data in cui un cliente dovrebbe ricevere la fattura, soprattutto quando si gestiscono più contratti contemporaneamente
• Caos nella rendicontazione: senza un monitoraggio centralizzato, i team non avranno un quadro chiaro dei contratti pagati, dei pagamenti in sospeso e dei pagamenti scaduti. Questo rende le previsioni finanziarie poco precise
• Lacune finanziarie nascoste: i soldi raccolti sotto forma di mezzo pagamento o anticipo di solito non vengono collegati a documenti specifici. Sono transazioni fluttuanti che in realtà alterano la liquidità
• Mancanza di verificabilità: se non c'è una relazione tra i pagamenti e i contratti, i contabili non hanno modo di capire quando e perché è stata fatta una transazione
• Fiducia e credibilità compromesse: la mancanza di coerenza nel monitoraggio dei pagamenti infastidisce i clienti, crea conflitti e compromette le relazioni a lungo termine

Chaindoc vuole rendere il processo di firma dei documenti il più semplice possibile. Quando un cliente firma un contratto o una fattura, il pagamento parte subito tramite Stripe. Ti darà una lista dello stato di ogni transazione - Pagato, In sospeso, Non pagato o Errore - in un'unica dashboard, senza dover passare da email a fogli di calcolo.

Chaindoc ti permette di impostare pagamenti ricorrenti quando firmi un documento per abbonamenti o altri contratti a lungo termine. Questo vuol dire che il cliente accetta in anticipo il piano di pagamento e il sistema avvia automaticamente i pagamenti successivi in base a condizioni prestabilite.

Inoltre, il sito aiuta a evitare di dimenticare i pagamenti. Puoi impostare promemoria di pagamento nella stessa interfaccia senza dover creare email o modelli separati. Ogni azione viene registrata nella traccia di controllo, firma, pagamento, promemoria, ecc. come prova digitale.

Chaindoc non solo organizza i processi finanziari, ma inventa anche una nuova cultura dei pagamenti, in cui il processo di firma e di esecuzione degli impegni finanziari diventa un unico processo unificato e fluido.

Quando ci sono termini concordati, i pagamenti devono seguire un percorso prevedibile e senza compromessi. Chaindoc permette alle aziende di scegliere il modello di pagamento più adatto alla loro collaborazione: fattura una tantum, abbonamento ricorrente o sistema di deposito/anticipo. Questo organizza i requisiti finanziari e riduce il lavoro manuale.

Fatture una tantum

Una singola fattura va bene quando devi ricevere il pagamento per una tappa raggiunta in un servizio o progetto. Chaindoc, può essere allegata al contratto che il cliente firmerà per confermare i termini e il pagamento. La fattura può anche avere una data di scadenza, un rinvio del pagamento o un piano di rateizzazione, se specificato nell'accordo. Questo garantisce trasparenza finanziaria e riduce le perdite di tempo.

Abbonamenti ricorrenti

Chaindoc ti permette di fare pagamenti ricorrenti per progetti a lungo termine o contratti di servizio, che puoi impostare direttamente quando firmi. Puoi scegliere se pagare ogni mese, ogni trimestre o in un modo personalizzato. Una volta firmato, le transazioni successive avverranno automaticamente, senza bisogno di promemoria o fatture doppie.

Il sistema ti permetterà di:

• Metti in pausa i pagamenti per un po'.
• Rivedi l'importo o il piano
• Riprendi in un secondo momento

È super utile con agenzie, piattaforme educative o team SaaS, dove la collaborazione è continua.

Depositi e anticipi

Per i contratti che devono essere finanziati in più fasi, puoi fissare un deposito o un anticipo.

Un deposito serve come garanzia di prestazione e può essere versato al termine di un progetto o restituito secondo i termini e le condizioni contrattuali.

Un anticipo è una tariffa di accesso che si paga in anticipo per servizi continui, come quelli legali o di marketing.

Chaindoc ti permette di inserire direttamente tutti questi dettagli nel contratto: quando i soldi sono in sospeso, rilasciati o rimborsati. Questo aiuta a evitare problemi e ti dà la possibilità di controllare tutto il ciclo finanziario.

Infine, Chaindoc offre un modello di fatturazione globale. Che si tratti di un singolo progetto, di una collaborazione a lungo termine o di un contratto basato su un deposito, tutti i pagamenti sono ben contrassegnati, archiviati e allegati ai documenti firmati.

Quando le aziende lavorano con clienti su base ricorrente, non si tratta solo di essere pagate, ma anche di rendere più semplici le transazioni future. Ecco perché Chaindoc rende più facile salvare in modo sicuro i metodi di pagamento. Questo significa che i clienti potranno autorizzare gli addebiti successivi senza dover inserire le loro informazioni di pagamento ogni volta che firmano un nuovo documento o rinnovano l'abbonamento.

Ulteriore consenso ai pagamenti

Quando gli utenti firmano un contratto, possono inserire una clausola per dare il permesso di addebitare costi futuri, che è un'opzione legalmente consentita per autorizzare pagamenti ricorrenti o a tappe. Questa approvazione è vincolante durante il contratto e può essere revocata dal cliente in qualsiasi momento lo desideri. Se l'autorizzazione scade o il cliente cambia il suo metodo di pagamento, Chaindoc permetterà una rapida riautorizzazione, senza conferme e richieste inutili.

Questo servizio è super utile per le aziende che gestiscono abbonamenti o progetti in più fasi. Il cliente deve solo firmare una volta e accettare il piano di fatturazione, e il sistema si occuperà automaticamente dei pagamenti successivi. Le aziende, dal canto loro, ricevono un flusso di cassa affidabile senza dover mandare solleciti o fare più pagamenti.

Sicurezza e controllo degli accessi

Tutti i metodi di pagamento salvati sono criptati: i dati delle carte non vengono mai memorizzati sul lato utente. Chaindoc usa Stripe per gestire tutte le transazioni ed è conforme allo standard internazionale di sicurezza PCI DSS.

Accesso basato sui ruoli ai token di pagamento e allo stato delle transazioni Solo i membri autorizzati del team possono vedere i dettagli delle transazioni o riavviare un pagamento. Questo è in linea con il principio del privilegio minimo: da un lato, i responsabili finanziari hanno pieno accesso, mentre dall'altro, gli altri membri del team possono vedere solo lo stato generale dei pagamenti.

Chaindoc bilancia perfettamente la comodità dei pagamenti ricorrenti e il controllo totale dell'accesso finanziario, rendendo le procedure di fatturazione semplici, trasparenti e sicure per tutti.

Invece di perdere tempo con spiegazioni generiche sui ritardi nei pagamenti, possiamo vedere come impostare la procedura in Chaindoc: come ricordare ai clienti i saldi in sospeso e come riprovare ad addebitare senza dover fare nuovi accordi.

Promemoria di pagamento

Puoi anche ricordare al cliente di pagare direttamente dalla dashboard di Chaindoc con pochi clic se il pagamento non arriva dopo aver firmato il contratto con lui. Il messaggio viene mandato all'email collegata al contratto e ha un link per il pagamento che va usato subito.

Nel sistema, puoi scegliere a chi vuoi che venga inviato il promemoria:

• Il firmatario principale
• Il contatto finanziario dell'azienda

Se ci sono contratti con scadenze rigide, puoi impostare un periodo di tolleranza in cui il pagamento non viene penalizzato fino alla scadenza di questo periodo. Se il cliente non risponde, lo stato del pagamento diventa Non pagato e l'accesso al servizio o al documento potrebbe essere bloccato temporaneamente in base ai termini del contratto.

Tutti i tentativi di pagamento e i promemoria vengono registrati nella cronologia delle attività, così è più facile tenere traccia e comunicare.

Strategie di riprova

A volte, i pagamenti non vanno a buon fine per motivi tecnici, tipo una carta scaduta, un cambio di banca o un piccolo problema di rete. Chaindoc ti dà la possibilità di usare una strategia di recupero dei pagamenti in questi casi.

Decidi tu quando riprovare:

• Ora
• Dopo un giorno
• Quando il cliente cambia il suo metodo di pagamento

Quando aggiungi una nuova carta, quella vecchia si aggiorna automaticamente con i nuovi dati. Puoi anche cambiare il tipo di pagamento, tipo da carta a bonifico bancario o valuta digitale, senza cambiare la struttura del contratto.

Questo algoritmo di pagamento intelligente aiuta a ridurre al minimo i pagamenti in sospeso e a mantenere i clienti. Con questi strumenti, avrai un sistema finanziario solido in cui anche i ritardi non interferiscono con il flusso di cassa della tua attività.

Chaindoc offre anche una dashboard interattiva che tiene traccia di tutta la tua storia finanziaria una volta firmato il contratto, permettendo agli utenti di avere una visione completa del loro flusso di cassa. Anche tutti i pagamenti, i depositi, i promemoria e i tentativi di pagamento vengono registrati automaticamente. Ogni azione è cronometrata e ha uno stato che aiuta gli utenti a capire la loro situazione finanziaria in tempo reale senza dover fare richieste manuali.

Funzionalità del dashboard

La dashboard ti aiuta a:

• Tieni traccia di ogni pagamento e deposito in tempo reale
• Guarda gli aggiornamenti automatici dei promemoria e dei tentativi
• Dai subito un'occhiata alla tua situazione finanziaria attuale

La sezione Documenti ti permette di vedere il contratto associato a ogni transazione e di vedere le conferme o le ricevute di pagamento. Questo perché può facilitare la rendicontazione e garantire la completa trasparenza legale nei rapporti con i clienti. Nel caso di team con più contratti contemporaneamente, il sistema sostituisce i vecchi fogli di calcolo: tutte le fasi, le firme, i pagamenti finali, ecc. sono visualizzati sullo schermo.

Nel Registro delle attività non ci sono solo gli stati dei pagamenti, ma anche tutta la cronologia delle comunicazioni: quando è stato inviato il promemoria, quando il cliente ha aperto il documento o quando è stato fatto il pagamento. Questo vuol dire che non servono sistemi di monitoraggio esterni e si può avere il pieno controllo di tutte le attività finanziarie sulla piattaforma.

Così, i team non hanno solo uno strumento di contabilità, ma anche un sistema facile da usare per analizzare le fatture, che mostra quali affari portano entrate stabili, dove si perde tempo e come migliorare i flussi di cassa futuri.

Chaindoc può essere usato facilmente in diversi modelli di business, tipo liberi professionisti o agenzie e istituti di formazione.

Agenzie e aziende IT

Chaindoc aiuta le agenzie e i team di sviluppo a gestire la fatturazione basata su SLA o i pagamenti a pacchetto orario. Per esempio, un'azienda può pianificare un pagamento mensile su un pacchetto di ore o su una fase di progetto. Tutti i pagamenti vengono firmati elettronicamente e sono collegati al contratto corrispondente, il che rende più facile segnalare e monitorare la conformità.

Studi legali

I retainer sono una cosa comune nel mondo legale; sono pagamenti anticipati che servono per continuare con i servizi. In Chaindoc, è tutto super trasparente: il cliente firma il contratto, conferma il pagamento e può vedere il saldo rimanente nella sua dashboard. Nel frattempo, lo studio può mettere delle regole flessibili, tipo il rinnovo automatico del retainer quando finisce o dei promemoria per ricaricarlo.

Immobiliare e istruzione

Chaindoc è perfetto anche per i settori in cui ci sono periodi di pagamento fissi. Da un lato, gestisce i depositi cauzionali e l'affitto mensile per conto dei proprietari, dall'altro le tasse semestrali o dei corsi per conto degli istituti di istruzione. Ogni transazione viene registrata e ai clienti vengono fornite automaticamente ricevute digitali: nessuno deve confermare manualmente le transazioni.

Chaindoc aiuta le aziende ad avere un flusso costante di finanze: possono ricevere i pagamenti in tempo e gestire il flusso di cassa come da contratto. Il monitoraggio automatico dei pagamenti aiuta ad alleggerire il carico di lavoro dei reparti finanziari e permette di pianificare gli investimenti in modo più efficace, evitando carenze di liquidità. Tutte le transazioni, gli abbonamenti, i depositi o i pagamenti singoli, sono in un ambiente ben definito, quindi la gestione del denaro sarà strutturata e tracciabile.

Per le aziende, questo vuol dire avere previsioni di budget più precise e meno sorprese. I clienti possono contare su un sistema di pagamento chiaro e trasparente, senza solleciti o ritardi, che rafforza la fiducia e il rapporto commerciale. Le informazioni raccolte in Chaindoc mostrano le tendenze: quali contratti possono portare un reddito stabile, dove i pagamenti sono sospesi e come il comportamento dei clienti può cambiare nel tempo. Queste analisi consentono di elaborare strategie finanziarie basate sui fatti anziché su supposizioni.

Infine, la fatturazione post-firma diventa un punto di equilibrio finanziario: tutti i pagamenti possono essere previsti, tutte le transazioni contestualizzate e tutte le decisioni prese sulla base di informazioni quantificabili.

Chaindoc non solo stabilizza le finanze, ma riduce anche il carico di lavoro dei team. Con la fatturazione automatizzata, i dipendenti non devono più occuparsi manualmente di confermare i pagamenti, inviare promemoria e creare fatture duplicate: il sistema fa tutto con pochi clic.

Vantaggi principali

• Risparmio di tempo per i team finanziari e operativi
• Meno errori manuali e elaborazione più veloce
• Maggiore attenzione ai clienti e allo sviluppo dei prodotti

Meno cose da fare a mano vuol dire meno errori e processi più veloci. I team possono concentrarsi sul rapporto con i clienti e sullo sviluppo dei prodotti invece che sulle scartoffie.

Grazie alla flessibilità del sistema di ruoli e accessi della piattaforma, ogni persona vede solo quello che le serve: i manager possono controllare lo stato dei pagamenti, mentre gli esperti di finanza possono vedere la cronologia delle transazioni. Questo rende i team più efficienti e aiuta a rispettare gli accordi interni.

Questo rende il lavoro più veloce, più coeso tra i team e con meno errori umani. L'automazione della fatturazione di Chaindoc trasforma processi finanziari complicati in attività semplici e coerenti, offrendo ai team chiarezza e sicurezza durante tutto il lavoro.

La comodità della fatturazione post-firma non è l'unico punto forte per una crescita finanziaria sostenibile. Ha un flusso di cassa stabile, accorcia i tempi di incasso e dà alle aziende una visione completa dei tempi e dei motivi dei pagamenti. Questo aiuta le aziende a ridurre i rischi, a imporre una disciplina finanziaria e a concentrarsi sulla crescita invece che sul recupero dei crediti.

Chaindoc rende tutto più facile: basta fare un contratto, specificare le condizioni di pagamento e il sistema fa il resto. Fatture, depositi, abbonamenti ricorrenti e promemoria di pagamento sono tutti in un unico flusso, senza bisogno di integrazioni o cose tecniche complicate.

Quindi, la fatturazione post-sign emerge come base di un ciclo finanziario di successo che riduce al minimo i rischi, stabilizza il flusso di cassa e permette alle aziende di non doversi preoccupare della gestione del conto, ma di crescere.

Imposta la fatturazione post-firma in Chaindoc: usa fatture, depositi, abbonamenti e promemoria per far sì che i tuoi pagamenti siano sempre a posto e puntuali.